Hypersoft interne fiskalische Methoden
Hypersoft verwendet die "vereinfachte Methode", bei der Buchungen aus offenen Bestellungen unabhängig von der Zahlung signiert werden, denn das TSE System ist nicht dafür vorgesehen beliebig viele Vorgänge geöffnet zu halten, wie es in der Full-Service Gastronomie üblich ist.
Auf dem Abschlussbeleg ist die Information über den Zeitpunkt der ersten Buchung deshalb besonders wichtig:
Der Zeitpunkt der ersten Bestellung innerhalb eines Vorgangs wird oberhalb des Signierung-Textes ausgegeben. Diese Zeile wird immer gedruckt wenn das TSE System aktiviert ist.
Beispiel (Achtung Zeitzone UTC):
Erste Bestellung: 02.11.2023 - 16:28:31
Rechnungen aus fiskalischer Sicht...
Die Ausgabe von Rechnungen stellen eine Option beim Abschluss eines Vorgangs dar. Bestimmte Formulartypen verwenden Rechnungsnummern. Es gibt aber im Hypersoftsystem keinen Formulartyp ohne Rechnungsnummer
Die Rechungsnummer im Front Office ist wie folgt aufgebaut, um auch dem Notbetrieb gerecht zu werden: Kassennummer (max 3stellig) lfd. Rechnungsnummer (6Stellen) und Formularnummer (-2Stellen).
Beispiele: An Kasse 99 die 12345te Rechnung auf dem zweiten Formular: 99123456-02
An Kasse 10 die 5te A5 Rechnung auf dem vierten Formular: 10000005-04
Es gibt also jeweils einen Rechnungsnummernkreis pro Kasse und Formular., der deshalb nicht im Journal eingetragen wird, so dass alle Buchungen unabhängig von einer Rechnungsnummer Die Rechungsnummer im Front Office ist wie folgt aufgebaut, um auch dem Notbetrieb gerecht zu werden: Kassennummer (max 3stellig) lfd. Rechnungsnummer (6Stellen) und Formularnummer (-2Stellen).
Beispiele: An Kasse 99 die 12345te Rechnung auf dem zweiten Formular: 99123456-02
An Kasse 10 die 5te A5 Rechnung auf dem vierten Formular: 10000005-04
Es gibt also jeweils einen Rechnungsnummernkreis pro Kasse und Formular. oder überhaupt eines Ausdrucks beim Abschluss in das Journal übertragen werden. Im Zweifel erstellen Sie für alle abgeschlossenen Vorgänge ein Formular mit Rechnungsnummer Die Rechungsnummer im Front Office ist wie folgt aufgebaut, um auch dem Notbetrieb gerecht zu werden: Kassennummer (max 3stellig) lfd. Rechnungsnummer (6Stellen) und Formularnummer (-2Stellen).
Beispiele: An Kasse 99 die 12345te Rechnung auf dem zweiten Formular: 99123456-02
An Kasse 10 die 5te A5 Rechnung auf dem vierten Formular: 10000005-04
Es gibt also jeweils einen Rechnungsnummernkreis pro Kasse und Formular..
Weiterführende Dokumentation:Nummernkreise konfigurieren
Schutz von Rechnungen...
Für einen abgeschlossenen Vorgang ist das Ändern eines Vorganges, der mit dem Formulartyp Rechnung abgeschlossen wurde, zu einem Vorgang "Freien Formulartyp" (also nicht Rechnung) nicht möglich. Derartige Änderungen können nur vorgenommen werden, wenn zuvor ein Stornobeleg für die ursprüngliche Rechnung erstellt wurden.
Werden Vorgänge, die mit einem Formular vom Typ Rechnung erstellt wurden, wieder geöffnet (Vorgänge nachträglich bearbeiten ) so erstellt das Programm einen Stornobeleg mit Verweis auf die originale Rechnung und trägt diese in das Rechnungsjournal ein. Dies soll Sie und die Bediener darauf hinweisen, dass die ursprüngliche Rechnung durch den Stornobeleg aufgehoben wurde.
Weisen Sie ihre Bediener an, originale Rechnungen, die revidiert werden wieder einzusammeln und zusammen mit dem Stornobeleg abzulegen, denn Sie tragen die Verantwortung, dass diese nicht anderweitig genutzt werden können.
Interne Datenbezeichnungen...
Das interne Feld DOCUMENTNO betrifft die Rechnungsnummer Die Rechungsnummer im Front Office ist wie folgt aufgebaut, um auch dem Notbetrieb gerecht zu werden: Kassennummer (max 3stellig) lfd. Rechnungsnummer (6Stellen) und Formularnummer (-2Stellen).
Beispiele: An Kasse 99 die 12345te Rechnung auf dem zweiten Formular: 99123456-02
An Kasse 10 die 5te A5 Rechnung auf dem vierten Formular: 10000005-04
Es gibt also jeweils einen Rechnungsnummernkreis pro Kasse und Formular. (nicht etwas den Formulartypnummer oder -nummer). Die Belegnummer 0 entsteht beim Abschluss eines Vorgangs „ohne Formular“ oder mit einem Formulartyp der keine Rechnungsnummer Die Rechungsnummer im Front Office ist wie folgt aufgebaut, um auch dem Notbetrieb gerecht zu werden: Kassennummer (max 3stellig) lfd. Rechnungsnummer (6Stellen) und Formularnummer (-2Stellen).
Beispiele: An Kasse 99 die 12345te Rechnung auf dem zweiten Formular: 99123456-02
An Kasse 10 die 5te A5 Rechnung auf dem vierten Formular: 10000005-04
Es gibt also jeweils einen Rechnungsnummernkreis pro Kasse und Formular. verwendet.
Weiterführende Dokumentation:NoCOO - Digital Billing
Angebundenen und integrierte 3rd Parties aus fiskalischer Sicht
Zitat im Anwendungserlass:
"Angaben zur Mitteilung bei Kassen(-systemen)
Ergänzend zu AEAO zu § 146a, Nr. 1.16.2 gilt Folgendes: Sofern einzelne elektronische Aufzeichnungssysteme ohne Kassenfunktion mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion im Sinne von § 146a AO i. V. m. § 1 Abs. 1 Satz 1 KassenSichV verbunden wurden, ist nur das elektronische Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion und nicht die damit verbundenen elektronischen Aufzeichnungssysteme ohne Kassenfunktion mitteilungspflichtig."
Dies bedeutet für Sie als Unternehmer, dass mit einem Hypersoft Kassensystem verbundene Systeme auch in Hypersoft aufzeichnen müssen. Hypersoft-Produkte wie eCommerce Self-Order Kiosk (SOT) und alle Varianten aus den Bereichen eCommerce Webshopsund In-House Ordering sind so entwickelt, dass dies entsprechend unterstützt wird. Für 3rd Parties stellen wir die Möglichkeiten zur Verfügung, aber Sie als Unternehmer müssen die von Ihnen gewählten 3rd Parties überprüfen, ob diese im Sinne Ihrer Pflichten die Daten an Hypersoft übermitteln. Zur Integration wir entsprechenden Schnittstellen und Integrationen zur Verfügung, wie zum Beispiel:
3rd Party Gutschein Integration
3rd Party Kunden, Reservierung, Tickets API
Vending Catering und Ticketing Anbindungen
Verantwortung bei 3rd Parties und unseren Kunden...
Unsere 3rd Party eCommerce API ist umfangreich dokumentiert:
3rd Party eCommerce Entwicklung
3rd Parties haben die Möglichkeit Stammdaten abzurufen und Buchungen zu übermitteln. Alle Buchungen können von uns im Standard signiert werden. Natürlich ist es möglich, dass 3rd Parties nicht alle Buchungen an uns übermitteln. Eine Absicht zur Steuerverkürzung ist nicht relevant, sondern unser Bestreben alle Buchungen korrekt zu behandeln. Wir warnen daher Sie, unsere Kunden und 3rd Parties in diesem Bereich:
3rd Party eCommerce Fiskalanforderungen
Auslagen Im Kassensystem werden Artikel ohne zugewiesneen MwSt. Satz als Auslagen behandelt. Diese Artikel erzeugen keinen Umsatz. Sollen Artikel ohne MwSt. Umsatz erzeugen, weisen Sie einen MwSt. Satz mit 0% zu. aus fiskalischer Sicht
Artikel die anstelle eines Mehrwertsteuersatzes die Zuweisung Auslagen Im Kassensystem werden Artikel ohne zugewiesneen MwSt. Satz als Auslagen behandelt. Diese Artikel erzeugen keinen Umsatz. Sollen Artikel ohne MwSt. Umsatz erzeugen, weisen Sie einen MwSt. Satz mit 0% zu. erhalten werden als Auslagen Im Kassensystem werden Artikel ohne zugewiesneen MwSt. Satz als Auslagen behandelt. Diese Artikel erzeugen keinen Umsatz. Sollen Artikel ohne MwSt. Umsatz erzeugen, weisen Sie einen MwSt. Satz mit 0% zu. behandelt. Auslagen Im Kassensystem werden Artikel ohne zugewiesneen MwSt. Satz als Auslagen behandelt. Diese Artikel erzeugen keinen Umsatz. Sollen Artikel ohne MwSt. Umsatz erzeugen, weisen Sie einen MwSt. Satz mit 0% zu. sind zum Beispiel Zigaretten, die vom Bediener für Gäste gekauft, finanziell ausgelegt und später durch Zahlung des Kunden an den Bediener bezahlt werden. Auslagen Im Kassensystem werden Artikel ohne zugewiesneen MwSt. Satz als Auslagen behandelt. Diese Artikel erzeugen keinen Umsatz. Sollen Artikel ohne MwSt. Umsatz erzeugen, weisen Sie einen MwSt. Satz mit 0% zu. erscheinen auf dem Bedienerbericht und können auf dem Finanzbericht erscheinen oder nicht – dies ist einstellbar. Auch Buchungen die als Auslagen Im Kassensystem werden Artikel ohne zugewiesneen MwSt. Satz als Auslagen behandelt. Diese Artikel erzeugen keinen Umsatz. Sollen Artikel ohne MwSt. Umsatz erzeugen, weisen Sie einen MwSt. Satz mit 0% zu. behandelt werden, werden wie alle anderen Buchungen behandelt und bei einer Festschreibung auch festgeschrieben. Stellen Sie den Finanzbericht so ein, dass er auch Auslagen Im Kassensystem werden Artikel ohne zugewiesneen MwSt. Satz als Auslagen behandelt. Diese Artikel erzeugen keinen Umsatz. Sollen Artikel ohne MwSt. Umsatz erzeugen, weisen Sie einen MwSt. Satz mit 0% zu. anzeigt. Stellen Sie sicher, dass derartige Artikel nur sachgerecht eingegeben und beim Buchen verwendet werden.
Weiterführende Dokumentation:
Auslagen in Front-Office Berichten...
Berichtsnummern (Front Office) aus fiskalischer Sicht
Prüfer müssen von der Annahme ausgehen, dass durch Unterschlagung einzelner Abschlussberichte Steuerverkürzungen möglich sind. Dies trifft nicht auf das Hypersoft // System zu , trotzdem müssen Berichte möglichst lückenlos nummeriert erstellt und gegebenenfalls auch aufbewahrt werden mussten. Ob und wann Sie Bericht erstellen und aufbewahren müssen stimmen Sie bitte mit Ihrem steuerlichen Berater ab. Eine lückenlose Nummerierung hat auch das Hypersoft Front Office Berichtswesen. Sollten Sie nur anhand von Front Office Berichten Ihre Bediener abrechnen, sollten Sie zu Ihrer Sicherheit auch auf die lückenlose Nummerierung achten, damit Sie nicht das Opfer von Fraud werden. Das Hypersoftsystem arbeitet mit fortlaufenden Berichtsnummern. Es gibt jedoch unterschiedlichen Varianten von Berichten und entsprechende Nummernkreise um ein Kassensystem (mit mehreren Arbeitsplätzen) abzuschließen.
Alle Kassen oder einzelne Kassen abrechnen...
Die Nummernkreise im Hypersoft // System für Tagesabschlüsse wurden mit Einführung der TSE Pflicht geändert. Es werden weiterhin die Kassen, oder „Alle Kassen“ oder Profitcenter Ein Profitcenter ist in der Hypersoft Suite eine oder eine Gruppe von Kassen, die Sie einem Begriff, der das Profitcenter repräsentiert zuordnen. Diese Gruppierungen können für Berichte verwendet werden.-Bezeichnungen auf den Abschlussberichten gedruckt, der Nummernkreis ist seit dem TSE System jedoch nicht mehr separiert, sondern übergeordnet. Es gibt somit für jeden Kassenabschluss immer eine eindeutige laufende Nummer, die jeweils auch im DSFinV-K Export enthalten ist. Zum Beispiel bekommt die Kasse 1 mit ihrem Abschluss die 1 und das "Profitcenter Ein Profitcenter ist in der Hypersoft Suite eine oder eine Gruppe von Kassen, die Sie einem Begriff, der das Profitcenter repräsentiert zuordnen. Diese Gruppierungen können für Berichte verwendet werden. Bar“ erhält beim darauffolgenden Abschluss nächste Nummer, also 2 usw...
Abschlüsse können mehrmals täglich erstellt werden. Die Standardvariante eines Berichtes sind Alle Kassen, damit bei mehreren Arbeitsstationen alle Kassen gemeinsam abgerechnet werden können. Werden Alle Kassen abgeschlossen, erhält der Bericht den Hinweis Alle Kassen und eine fortlaufende Nummer. Eine andere Variante ist die Möglichkeit einzelnen Kassen abzuschließen. Dies kann und muss bei Bedarf in den Berichtseinstellungen festgelegt werden. Auf dem Abschlussbericht einer Kasse steht dann „der Kassenname“ und die nächste freie Nummer aus Nummernkreis. Eine weitere Variante ist die Möglichkeit Profitcenter Ein Profitcenter ist in der Hypersoft Suite eine oder eine Gruppe von Kassen, die Sie einem Begriff, der das Profitcenter repräsentiert zuordnen. Diese Gruppierungen können für Berichte verwendet werden. abzuschließen. Profitcenter Ein Profitcenter ist in der Hypersoft Suite eine oder eine Gruppe von Kassen, die Sie einem Begriff, der das Profitcenter repräsentiert zuordnen. Diese Gruppierungen können für Berichte verwendet werden. können eine oder mehrere Kassen enthalten. Hierfür müssen Profitcenter Ein Profitcenter ist in der Hypersoft Suite eine oder eine Gruppe von Kassen, die Sie einem Begriff, der das Profitcenter repräsentiert zuordnen. Diese Gruppierungen können für Berichte verwendet werden. angelegt und Kassen zugeordnet werden. Zum Abschließen eines Profitcenters werden die dem Profitcenter Ein Profitcenter ist in der Hypersoft Suite eine oder eine Gruppe von Kassen, die Sie einem Begriff, der das Profitcenter repräsentiert zuordnen. Diese Gruppierungen können für Berichte verwendet werden. zugewiesenen Kassen abgeschlossen und erhalten die nächste freie Nummer aus dem fortlaufenden Nummernkreis. Auf dem Abschlussbericht eines Profitcenters steht dann die Bezeichnung des Profitcenters und Nummer.
Der GoBD Export enthält immer alle Buchungsdaten, unabhängig von Abschlüssen einzelner Kassen oder Profitcenter Ein Profitcenter ist in der Hypersoft Suite eine oder eine Gruppe von Kassen, die Sie einem Begriff, der das Profitcenter repräsentiert zuordnen. Diese Gruppierungen können für Berichte verwendet werden..
Bei dem Tagesabschluss prüft das Hypersoft System ob alle beteiligten Kassen im Netzwerk verfügbar sind und zeigt den Status oder Störungen hierzu deutlich an. Hiermit soll vermieden werden dass unbewusst beim Abschluss nicht verbundene Kassen nicht abgeschlossen werden. Nicht abgeschlossenen Buchungen werden dann bei einem nachfolgenden Abschluss mit abgeschlossen.
Weiterführende Dokumentation:
Front Office Berichterstellung
Tagesabschluss Verfahren und Optionen
Best Practice Tagesabschluss automatisieren
Offenen Vorgänge verhindern den Z-Abschluss
Vollständigkeitsprüfung der beteiligten Stationen...
Buchungsjournal, Logik und Ablage aus fiskalischer Sicht
Jede Buchung wird in einem Vorgang vorgenommen. Dies können Tische oder Kunden oder andere Vorgänge sein. Wird bei entsprechender Berechtigung ohne Vorgang gebucht wird automatisch ein so genannter Quick-Service Vorgang (Freeflow) verwendet. Vorgänge, die noch nicht abgerechnet sind (meist Tische im Restaurant) werden Offene Bestellungen oder offene Vorgänge genannt. Abgerechnete Vorgänge werden in das Tagesjournal übertragen. Mit der Festschreibung, die im Standard mit dem Tagesabschluss durchgeführt wird, werden die Daten in das Buchungsjournal übertragen. Auch vor der Festschreibung sind die Daten im Tagesjournal mit den beschriebenen Methoden gesichert.
Änderungen an Text und Preis beim buchen, aus fiskalischer Sicht...
Sie können beim Buchen je nach Bedienerberechtigung und Artikeleinstelllungen deren Text und Preis überschrieben. Bei anderen Systemen von Marktbegleitern, die im Buchungsjournal nur Verweise wie z.B. Artikelnummern speichern, wurde dies kritisch überprüft und besonders ein Änderungsbericht der Stammdaten hinzugezogen um Abrechnen überprüfen zu können. Bei Hypersoft wird (unter anderem) der Artikeltext und Preis pro Buchung mit gesichert, so dass auch Änderungen an diesen Daten in der Buchung enthalten sind.
Weiterführende Dokumentation:
Historischer Export der Stammdaten aus fiskalischer Sicht
Ändern von Artikeltext und Preis
Zeitpunkt und Methoden der Abschlüsse...
Untertägige Abschlüsse:
Abschlüsse können auch mehrfach tägliche erfolgen. Der Report Manager kann aber alle Buchungen eines Öffnungstages gemeinsam auswerten.
Fiskalische Risiken sind uns hierzu nicht bekannt.
Abschlüsse nach der Datumsgrenze:
In der Praxis erfolgen die Abschlüsse häufig über die Datumsgrenze hinaus am Morgen des Folgetages. Hierfür erhalten die Buchungen dann zwei unterschiedliche Datumswerte. Der so genannte Öffnungstag wird über Null Uhr hinaus beibehalten, wobei das Buchungsdatum ab Null Uhr das Datum des neuen Tages ist. Alle Buchungen des Öffnungstages, auch jene über Null Uhr hinaus, werden unter dem Öffnungstagsdatum abgeschlossen. Auch bei einem Monats- oder sogar Jahreswechsel um Null Uhr wird der Umsatz dann auf den Öffnungstag gebucht.
Vergessenen Abschlüsse:
Leider kommt es vor, dass unsere Kunden einen Tagesabschluss vergessen und dann ungewollt am nächsten Tag weiter auf dem Öffnungstag des Vortages weiter buchen. Mehrere Methoden warnen davor, bzw. kann der rechtzeitige Abschluss automatisiert werden aber es passiert in der Praxis. Da das System einen einstellbaren Wert als TTA hat (theoretischer Tagesabschluss) kann das Berichtswesen im Report Manager leicht die Tage separat auswerten. In den Daten bleibt es aber bei dem (falschen) Öffnungstag.
Weiterführende Dokumentation:
Tagesabschluss Verfahren und Optionen
Für weitere Informationen zur Dateiablage und offenen Vorgänge sehen Sie das HS-SSP Der Hypersoft - Service zur Sicherheit und Prüfbarkeit und die Bezeichnung eines DOkumentes, dass Sie im Hypersoft-Portal herunterlöaden können. Dokument, dass Sie im Hypersoft Portal erhalten.
Zeitpunkt der Vorgangsabschlüsse...
Am Hypersoft POS oder mPOS Kassensystem werden Buchungen in Vorgänge eingegeben und diese Buchungen durch einen Abschluss des Vorgangs oder durch Neuen Saldo (als offene Bestellung) an das System übermittelt. Das Hypersoft POS System verwendet den Zeitpunkt der Buchung, dass mPOS System den Zeitpunkt des Absendens an das POS System.
Beispiele hierzu:
Am Hypersoft POS um 13:00 gebucht 1 x Cola , dann bis 13:30 gewartet und Abschluss oder Neuer Saldo betätigt. Die Buchung hat den Zeitstempel 13:00.
Am Hypersoft mPOS um 13:00 gebucht 1 x Cola , dann bis 13:30 gewartet und Abschluss oder Neuer Saldo betätigt, die Buchung wird vom POS System (meistens ein Subsystem verarbeitet). Die Buchung haben den Zeitstempel 13:30.
Fiskalische Risiken sind uns hierzu nicht bekannt.
Abgesicherte Übergabe in das Buchungsjournal...
MIt Abschluss von Vorgängen werden die Buchungen in die Journale übertragen. Ein spezieller Algorithmus überwacht diesen Vorgang auf technische Probleme, behandelt diese und korrigiert eventuelle Probleme. Sollte es trotz dieser technischen Maßnahmen nicht möglich sein, die Buchungsdaten zu erstellen, erscheint eine Störungsmeldung am POS System oder am PC des entsprechenden Subsystems: Businesslogic und HS-SSP
Der betroffen Vorgang verbleibt im Status "In Quarantäne" und kann in den meisten Fällen mit Hilfe unseres Supports in Ihr Journal überführt werden.
Manipulationsschutz des Buchungsjournals...
Das Hypersoftsystem berechnet anhand eines internen Algorithmus einen Hashcode für jede Journalbuchung und berücksichtigt in dieser Formel die umsaztrelevanten Informationen. Sollte jemand die Buchungsdaten auf Datenbankebene modifizieren, wäre der Hashcode nicht mehr gültig. MIt dem Programm Fraud Protection Status Buchungsjournal können Sie Ihre Daten entsprechend analysieren lassen.
Verfolgung von Buchungen mit Hypersoft Trace...
In einem leistungsstarken Kassensystem werden Anforderungen aus der Praxis weitgehend unterstützt. Wenn zum Beispiel einer von mehreren Gästen nun doch nicht bezahlen möchte, sondern bleibt und seinen Buchungen später zusammen mit anderem an einem anderen Tisch bezahlt, bedeutet das für den Bediener: Vorgangsabschluss, Vorgang bearbeiten, Buchungen transferieren, ursprünglich abgeschlossenen Vorgang ohne die Buchungen abschließen. Später wird er dann die transferierten Buchungen in einem anderen Vorgang abschließen. Weiterer Möglichkeiten sind denkbar. Für Sie oder einer prüfenden Instanz stellt sich eventuell die Frage, warum ein Vorgang erst mit einer höheren Summe und dann mit einer geringeren abgeschlossen wurde und wo die Buchungen letztendlich abgerechnet wurden. Um solche "Artikelspuren" ,möglichst verfolgen zu können, hat Hypersoft eine Tracenummer bei Artikel integriert die mit dem Programm Fraud Protection mit Hypersoft Trace ausgewertet werden können.
Vorgangsnummern...
Eine (ehemalige) Art der Prüfung ist das Suchen nach fehlenden Vorgängen. Hierbei wird davon ausgegangen, dass eine lückenlose Nummerierung von Vorgängen dafür maßgeblich ist festzustellen, ob Daten manipulativ entfernt wurden. Das Journal hat eine lückenlose ID, zusätzlich trägt jede Buchung im Journal eine Transaction ID, welche dem jeweiligen Vorgang entspricht. Sind mehrere Buchungen in demselben Vorgang wird die ID weiter hochgezählt, aber die Transaction ID repräsentiert weiterhin den entsprechenden Vorgang.
Formulare für Vorgänge...
Beim Abschließen von offenen Vorgängen können Formulare gedruckt werden. Die Formulartypen sind im Hypersoftsystem von 1-20 nummeriert. Werden Formulare beim Abschluss verwendet, werden dies intern in der Datenbank vermerkt. Dort werden Positionsnummern verwendet und 0 steht für das erste Formular, 1 für das 2. usw. Der Wert -1 wird in den Fällen verwendet, in denen kein Formular beim Abschluss des Vorgangs verwendet wurde. Die Werte 29 und 99 werden verwendet, wenn es sich um ein Training handelt (die Unterschiede der beiden Zahlen betreffen lediglich interne Bereiche des Programms).
Weiterführende Dokumentation:
Datenflussdiagramme für Zahlungsterminal Anbindungen
Fraud Protection Status Buchungsjournal
Fraud Protection mit Hypersoft Trace
Export nach DSFinV_K
Der Export der Journaldaten erfolgt im Standard des Journalexportes wie hier beschrieben: DSFinV_K-, GDPdU-, AmadeusVerify Export
Ihre vollständigen Mandantendaten...
Mit jedem Tagesabschluss werden Ihre Mandantendaten in den Journaldaten gespeichert.
Wenn Straße, Ort oder die UST-ID in den Stammdaten fehlen, war kein Import möglich.
Da die Stammdaten je Abschluss historisch gesichert werden, war nachträglich keine Korrektur möglich.
Ich nehme jetzt die aktuellen Daten, wenn sie im Archiv fehlen
2) Artikel ohne Artikeltext fallen durch die Prüfung und ergeben falsche Folge-Fehlermeldungen im Verify, es wird jetzt die Spalte AritkelNummer als Text eingesetzt falls dieser fehlt
Weiterführende Dokumentation:
Stamminformationen Grundeinstellungen
Finanzdaten der Stamminformationen
Korrekturen fehlender Stammdaten
Wenn Straße, Ort oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer in den Stammdaten fehlten, war bis SP 16 kein Export möglich. Da die Stammdaten pro Abschluss historisch gespeichert werden, war auch keine nachträgliche Korrektur möglich. Ab SP 16 werden die eventuell fehlenden historischen Daten durch die aktuell hinterlegten Daten ergänzt, so dass ein Export durchgeführt werden kann.
Historischer Export der Stammdaten aus fiskalischer Sicht
Zusammen mit dem Journalexport werden auch Änderungshistorie weiterer Stammdaten exportiert. Relevante Änderungen am Artikelstamm werden protokolliert. Dieses Protokoll ist in Form eines Berichtes jederzeit einsehbar. Es können einzelne Artikeländerungen oder alle Änderungen für einen bestimmten Zeitraum ausgegeben werden.
Weiterführende Dokumentation:
DSFinV_K-, GDPdU-, AmadeusVerify Export
Artikeldaten ohne Text...
Im Hypersoft// System gibt es mehrere Artikeltexte, die verwendet werden können. Wenn der Bontext nicht ausgefüllt wird, kann der Artikel ohne weiteres verwendet werden. Das Programm setzt beim Export dann ersatzweise die interne Artikel ID als Text ein.
Einzahlungen und Auszahlungen aus fiskalischer Sicht
Das Hypersoft // System kann Einzahlungen und Auszahlungen buchen. Diese werden im Standard signiert, so wie andere Artikelbuchungen. Das TSE System hat einen Reihe von besonderen Kategorien, die für Einzahlungen und Auszahlungen verwendet werden können, wie zum Beispiel Privatentnahme, Privateinlage und Lohnzahlungen. Diese werden vom Programm bei der TSE Signierung nicht verwendet.
Wenn Sie solche Einzahlungen und Auszahlungen buchen, müssen Sie sich darüber bewusst sein, dass diese mit diesen Kategorien in der TSE signiert werden, sondern als Standard Buchungen. Sie sollten dies mit Ihrem steuerlichen Berater besprechen und festlegen, ob eine Dokumentation dieses Umstands in Ihrer Verfahrensbeschreibung genügt, oder ob Sie auf diese Funktionen verzichten wollen, indem Sie diese Kategorien nicht mit Hypersoft buchen.
Weiterführende Dokumentation: Ein- und Auszahlungen buchen
MixMatch und MixMatch Combo-Preise aus fiskalischer Sicht
MixMatch Buchungen werden im laufenden Vorgang vorgenommen, sozusagen während des aktiven Verkaufsprozesses. Wird zum Beispiel ein Sonderpreis vom System angewandt, so erfolgt dies automatisch und ohne spezielle Umbuchung. Wenn Sie zum Beispiel einen Artikel A für 2,50 verkaufen, aber 4 x Artikel A der Artikel pro Stück nur noch 1,90 kostet, dann sieht man beim Einbuchen, dass die Artikel bis zur dritten Buchung 2,50 kosten und mit der vierten Buchung alle betroffenen Buchungen auf 1,90 geändert werden. Weder Kunde noch Bediener hatten die Absicht etwas anderes zu tun, als genau dieses Angebot beim Zutreffen zu buchen. Es wäre aber (je nach Systembedingungen) nicht richtig von vorneherein "den Rabatt" ab dem ersten Artikel zu buchen. Zur Sicherheit agieren die MixMatch Sonderpreise auch nur bis zu einem Vorgangsabschluss, das heißt, dass Buchungen die bereits mit Neuer Saldo abgeschlossen wurden beim wieder zugreifen auf den Vorgang nicht erneut vom MixMatch bearbeitet werden (sondern eben nur beim aktuellen buchen). Der Rabatt kann in Rabattberichten im Standard ausgewertet werden.
Weiterführende Dokumentation:
Mobile Hypersoft Kassen mPOS aus fiskalischer Sicht
Alle mPOS Systeme sind so konzipiert, dass diese die Buchungen am stationären POS System verarbeiten lassen müssen. Es gibt absichtlich keinen Offline Modus und Sie können sich darauf verlassen, dass die Buchungen sicher protokolliert werden. Zusätzlich werden Rechnungen und Abschlüsse nur dann gebucht, wenn das POS System dafür den Auftrag erhält und die Belege an das mPOS System übermittelt.
Fiskalische Risiken bei Hypersoft mPOS Systemen (die z.B. "offline arbeiten") sind uns somit nicht bekannt.
Negativer Artikelpreis aus fiskalischer Sicht
Das Hypersoft // System kann Verkaufspreise auch mit negativem Wert buchen und hierbei einen normalen Warenverbrauch im Stock Management berechnen. Die Artikel werden wie jede andere Buchung behandelt, gesichert und exportiert. Der Einsatz von Artikel mit negativem Preis und die optionale Nutzung von freier Preiseingabe eines negativen Preises werden selten verwendet. Sie müssen für sich beachten, dass diese Buchungen einen Verringerung des Umsatzes und natürlich auch der Bedienerabrechnungen bewirkt. Sie sollten diese Funktion nur bei Bedarf und dann mit entsprechender Kontrolle verwenden. Wie bei allen Besonderheiten sollten Sie diese in Ihrer Verfahrensbeschreibung dokumentieren und die Verwendung mit Ihrem steuerlichen Berater zuvor abstimmen.
Weiterführende Dokumentation:Ändern von Artikeltext und Preis
Notbetrieb ohne Server fiskalische Themen
Wenn Sie sich im Notbetrieb dazu veranlasst sehen, die Vorgänge an den Offline Kassen neu einzugeben und später wieder ein Datenzugriff möglich wird. Dann können Sie die ursprünglichen Vorgänge über eine entsprechende Verlustbuchung abschließen. Sie sollten dies sowohl in Ihrer Verfahrensbeschreibung definieren, als auch explizit solche Notfälle dokumentieren. Dies erklärt auch nach langer Zeit eventuelle unvermeidbare Abweichungen beim Kassieren.
Die bestehende Vorgabe lückenlose und logisch akkurate Rechnungsnummern zu vergeben, stellt eine hohe Anforderung an den so genannten Notbetrieb (wenn eine oder mehrere Kassen eines vernetzten Kassensystems nicht mehr am Netzwerkverbund teilnehmen). Das Hypersoft System löst diese Aufgabe, indem es für den Offlinebetrieb pro Kasse eigene fortlaufende Rechnungsnummern vergibt. Später im Online Betrieb werden diese in das globale Rechnungsjournal integriert. So werden die Belege nachträglich automatisch im Rechnungsjournal eingetragen und können sowohl unter der behelfsmäßigen Offline-Rechnungsnummer Die Rechungsnummer im Front Office ist wie folgt aufgebaut, um auch dem Notbetrieb gerecht zu werden: Kassennummer (max 3stellig) lfd. Rechnungsnummer (6Stellen) und Formularnummer (-2Stellen).
Beispiele: An Kasse 99 die 12345te Rechnung auf dem zweiten Formular: 99123456-02
An Kasse 10 die 5te A5 Rechnung auf dem vierten Formular: 10000005-04
Es gibt also jeweils einen Rechnungsnummernkreis pro Kasse und Formular. verwaltet werden, als auch in fortlaufenden Rechnungsnummern im Rechnungsjournal.
Die Nummernkreise für den normalen Betrieb und für den Offlinebetrieb können generell eingestellt werden. Jeder Nummernkreis hat zusätzlich ein Präfix der auch Aufschluss über den Status des Systems bei der Entstehung der Daten geben kann. Üblicherweise steht Offline ein "O" vor der Belegnummer, also anstatt Online "AR4711", Offline"OAR2001" etc. Das Feld in der Tabelle heißt DOCUMENTPREFIX. Die automatischen Nummernkreise können anhand manueller Vorgaben individuelle Startwerte erhalten. Die Verwendung der Nummernkreise für Belegnummern ist dokumentiert.
Weiterführende Dokumentation:
Zusammenhänge zwischen eCommerce und dem Notbetrieb...
NoCOO Digital Billing aus fiskalischer Sicht
Mit der integrierten optionalen digitalen Rechnung NoCOO - Digital Billing können Sie den Beleg digitalisieren und weitere Vereinfachungen etablieren. Bei der Ausgabe eines NoCOO Beleges werden zuvor die TSE Signierungen und dann der digitale Rechnungsbeleg erstellt. Die Rechnungen werden auf dem Hypersoft Server gespeichert und können per QR Code oder ausgegebenen URL erreicht werden. Der Zugang zu den Rechnungen wird bei aktiviertem Service gegeben. Nach einer eventuellen Beendigung der Zusammenarbeit oder nach Beendigung des NoCOO Service und Weiterführung der Zusammenarbeit sind die Rechnungen mindestens noch im Kassensystem verfügbar. Bei Bedarf weiterführender Online Verfügbarkeit von NoCOO Rechnungen wenden Sie sich bitte zum Zeitpunkt der Beendigung der Services an Hypersoft.
Weiterführende Dokumentation:
NoCOO Rechnungsadresse durch Kunden eingeben...
Sie können Ihren Kunden die Möglichkeiten geben, Rechnungsadressen einmalig pro Beleg selbst zu hinterlegen.
Stimmen Sie die Verwendung mit Ihrem steuerlichen Berater ab und hinterlegen dies bei Nutzung in Ihrer Verfahrensbeschreibung.
Weiterführende Dokumentation: Best Practice SB Rechnungsadresse vom User
NoCOO SB Bezahlung mit eCommerce...
Sie können Ihren Kunden die Möglichkeiten geben, Rechnung Online mit dem Payment unseres Webshops selbst zu bezahlen. Hierfür wird das Online Payment direkt mit Ihnen vertraglich vereinbart und durchläuft einen KYC Prozess (Know Your Customer). Diese bargeldlosen Zahlungen erhalten Sie über Adyen (Hypersoft Pay powered by Adyen) genau wie bargeldlose Zahlungen mit einem Zahlungsterminal.
Weiterführende Dokumentation: Best Practice SB Online Zahlungen ermöglichen
Pfandbuchungen mit dem TSE System
Pfandbuchungen sind in Hypersoft Artikelbuchungen. Der Verkauf und auch die Rückzahlung von Pfand werden als Artikelbuchungen inkl. dem Mehrwertsteuersatz gebucht und signiert. der optional mögliche "Geschäftsvorfall Pfand" des TSE Systems wird hierfür nicht verwendet.
Weiterführende Dokumentation: Pfandsystem
Stromausfall aus fiskalischer Sicht
Das Hypersoftsystem ist so konzipiert, dass die Daten möglichst schnell und sicher behandelt werden. Trennen der Stromzufuhr soll keine Möglichkeit für Fraud bieten.
Wenn man einen Vorgang bucht (dessen Summe zum Beispiel Quick-Service an der Kundenanzeige angezeigt wird) und in diesem Moment der Strom ausfällt, so kehrt das Hypersoft System beim späteren Neustart genau an diese Stelle des Buchens zurück und lädt auch den verantwortlichen Bediener, so dass dieser Bediener den noch offenen Vorgang korrekt abschließen kann. Vorgänge die auf Tisch-, Kundennummer oder Ähnliches gebucht wurden bleiben ebenfalls erhalten.
TSE Ausfallzeiten und Grund
Ein TSE Ausfall wird auf Belegen und anderweitig kommuniziert.
Es gilt für Sie als "Unternehmer": "Der Unternehmer hat unverzüglich die jeweilige Ausfallursache zu beheben, Maßnahmen zu deren Beseitigung zu treffen und dadurch sicherzustellen, dass die Anforderungen des § 146a AO schnellstmöglich wieder eingehalten werden."
Als Unternehmer sollten Sie Sorge tragen, dass der jeweilige Grund separat aufgezeichnet wird, so dass er bei Bedarf vorgelegt werden kann.
POS Einladungen buchen aus fiskalischer Sicht
Einladungen Ihrer Kunden sollten auch immer am POS gebucht werden. Hierfür hat Hypersoft ein Verlustmanagement. Sehen Sie als Beispiel zur Anwendung Best Practice Schutz vor "falschen Einladungen".
Umsatz- und Mehrwertsteuerverteilung aus fiskalischer Sicht
Die Mehrwertsteuerverteilung sorgt dafür, dass die hinterlegten Mehrwertsteuersätze bei der Warengruppenverteilung Vorrang haben. Dazu durchläuft das System folgende Schritte: Zunächst wird geprüft, ob eine Warengruppenverteilung vorhanden ist. Ist dies der Fall, wird geprüft, ob auch eine Mehrwertsteuerverteilung hinterlegt ist. Ist dies der Fall, wird die Verteilung anhand der hinterlegten Prozentsätze durchgeführt. Es wird geprüft, ob die Summe der Prozentsätze 100% ergibt. Ist dies nicht der Fall, wird der verbleibende Anteil entsprechend der im Artikelstamm hinterlegten Warengruppen und Mehrwertsteuersätze verteilt.
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Ist eine Umsatzverteilung für Warengruppen vorhanden, aber keine Mehrwertsteuersätze hinterlegt (differenziert nach Im-Haus und Außer Haus), so werden die Warengruppen nach der hinterlegten Aufteilung aufgeteilt. Diese werden dann entsprechend der ggf. in der Rezeptur hinterlegten Mehrwertsteuersätze weiter verteilt. Ist in der Rezeptur keine Mehrwertsteuerverteilung hinterlegt, wird nur die Warengruppe mit der im Artikelstamm hinterlegten Mehrwertsteuer verteilt.
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Ist keine Umsatzverteilung für Warengruppen hinterlegt, sucht das System in der Rezeptur nach einer bestimmten Mehrwertsteuerverteilung und wendet diese an, sofern vorhanden.
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Diese Regelungen gelten auch für die Verteilung in der Hotelschnittstelle, um eine einheitliche Behandlung zu gewährleisten.
Weiterführende Dokumentation: Umsatz- und Mehrwertsteuerverteilung
Vorgangsabbruch in der Ordnungsvorschrift
In den Anforderungen an ein TSE System wird der Begriff Vorgangsabbruch verwendet. Hypersoft hat dies nicht als spezielle Funktion. Im Zusammenhang mit der Funktion Neuer Saldo kann es aber zu einem Vorgangsabbruch kommen. Beispiel an Tisch 4 als nicht vorhandener Vorgang:
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Tisch 4
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1 x Kaffee buchen
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Storno vor Order 1 x Kaffee
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Vorgangsabschluss mit Neuer Saldo (oder Bar)
Eigentlich gab es den Vorgang nicht. Um Missbrauch auszuschließen werden die Buchungen 1 x Kaffee und 1 x Storno Kaffee im Journal gespeichert und in der TSE signiert.
Vorläufiger Abschluss von Vorgängen nicht mit TSE kompatibel
Die Funktion Vorläufiger Abschluss kann in Deutschland nicht im Standard verwendet werden, dass mit einem vorläufigen Abschluss ein Zahlungsbeleg erstellt wird, da es ich hierbei dann um einen Zwischenbeleg handelt. Zwischenbelege werden nicht TSE signiert, es ist aber Ihre Pflicht zur Abrechung vorgelegte Belege zuvor TSE signiert zu haben. Verwenden Sie daher diese Funktion zum Beispiel nur zum vorläufigem Schließen des Vorgangs ohne gleichzeitige Belegerstellung und Erstellung dann beim endgültigen Abschließen den Zahlungsbeleg mit TSE Signatur.
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