Hypersoft Verfahren im eCommerce
Grundlagen für Architektur und fiskalischer Sicherheit
Aus der Sicht von Hypersoft sind Kassensysteme dann mit eCommerce Systemen verbunden, wenn sie gemeinsam Geschäftsvorfälle bearbeiten. Wenn zum Beispiel ein Kunde Online bestellt und Sie am Kassensystem seinen Änderungswünschen nachkommen, ohne ihn zurück zum Onlineshop zu schicken, bestätigen Sie diesen Kassenverbund auch in der Praxis. Hypersoft behandelt deshalb alle eCommerce Anbindungen auch aus fiskalischer Sicht wie Kassenbuchungen, so dass diese zum Beispiel in Deutschland auch signiert werden.
Gemeinsame Stammdaten im POS und eCommerce Bereich
Bei Hypersoft Systemen werden die Stammdaten und im Besonderen die Artikelstammdaten zentral erzeugt und aktualisiert. Es ist nicht vorgesehen z.B. ein Self Order Kiosk direkt zu programmieren bzw. Preisänderungen vorzunehmen, denn diese werden im zentralen multifunktionalem Artikelstamm gepflegt. Sogar für 3rd Party System bieten wir die 3rd Party eCommerce API an, damit auch diese fiskalisch korrekt integriert werden können (3rd Party eCommerce Fiskalanforderungen).
Eine Quelle der Stammdaten dient allen Ihren Vertriebskanälen.
Lücken in der Nummerierung der eCommerce Bestellungen
Bestellungen, welche durch den User im Bezahlprozess abgebrochen werden, belegen eine Bestellnummer im eCommerce System. Sollten Sie beispielsweise bei einem Export Ihrer Bestellung feststellen, dass Sie Lücken in Ihren Bestellnummern haben, so liegt dies an den durch Ihre User abgebrochenen Zahlungen zu diesen Bestellungen. Abgebrochene Bestellungen werden aktuell nicht in der Bestellübersicht im Portal angezeigt oder an das POS übertragen. Soweit Bestellungen an das POS System übermittelt werden, können diese nicht mehr abgebrochen werden und es entstehen auch keine Lücken. (Bestellungen die bereits an das POS System übermittelt werden, wie In-House Order, oder Abholungen ohne Zahlungszwang werden zuverlässig im POS System gesichert, auch wenn sie nicht vom User bezahlt worden sind.)
Weiterführende Dokumentation: Lücken in der Nummerierung der eCommerce Bestellungen
Webshop und Web-Gutschein-Verkäufe
Die Signierung eines Web-Gutschein-Verkaufes oder verkauften Artikels findet am POS System statt und somit wird der Verkauf eines Gutscheines oder Artikels erst nach Abholung durch den Online Order Connector über das diesem zugewiesene POS System signiert. Im Fall, dass Sie mit manuellen Freigaben durch Bedienern arbeiten erfolgt die Signierung mit der Freigabe. Die Kommunikation zwischen Webshop und POS System erfolgt in der Regel innerhalb von 5 Minuten.
Wenn eine Bestellung nach 5 Minuten nicht vom POS System abgeholt wurde (dies gilt auch für Web-Gutschein-Bestellungen), wird eine Benachrichtigungs per eMail versendet (siehe auch Notbetrieb), die darauf hinweist, dass eine Bestellung vom POS System nicht innerhalb von 5 Minuten abgeholt wurde. Dies ändert nichts am Status der Bestellung. Das heißt, sobald die Kasse (nachträglich) verfügbar ist, wird die Bestellung abgeholt, verarbeitet und signiert.
Zusammenhänge zwischen eCommerce und dem Notbetrieb...
Wenn sie sich dafür entscheiden in diesem Zusammenhang den Notbetrieb zu nutzen, dann haben Sie die Möglichkeit die Bestellungen im Portal einzusehen, um diese erneut und manuell am POS zu erfassen. Die manuelle Erfassung wird (natürlich) von der TSE signiert. Wenn sie nun bei diesen Bestellungen im Portal ebenfalls manuell den haken bei Bestellung an Pos übermittelt setzen, werden diese Buchungen nicht mehr an das POS übermittelt, wenn die Verbindung wieder möglich ist. Andernfalls müssten Sie die nachträgliche doppelte Übermittlung stornieren (nicht empfohlen). Entscheiden Sie sich für das gewünschte Verfahren und legen Sie dies in Ihrer Verfahrensdokumentation ab.
Weiterführende Dokumentation: Notbetrieb ohne Server fiskalische Themen
Zusammenführung und gemeinsame Auswertungen der Bewegungsdaten
Bewegungsdaten sind meist zeitlich relevant und liefern die Informationen für Auswertungen. In der Hypersoft-Suite z.B.Kassenbuchungen.
Wenn die Commerce Bestellungen aus dem Webshop, dem Self Order Kiosk, aus In-House Besserstellung oder von 3rd Parties das Kassensystem am jeweiligen Standort erreichen, werden diese sofort fiskalisch je nach Land verarbeitet: in Deutschland zum Beispiel werden die Buchungen per TSE signiert (es gilt der Standort des Betriebs, bzw. des Kassensystems, der Webshop kann auch außerhalb des Standortes agieren und alle Buchungen werden dann wie vom Standort erzeugt behandelt).
Ein Ziel der Buchungsdaten dient der fiskalischen Behandlung am Standort und darüber hinaus können Sie die Daten in einer Zentrale zusammenführen lassen.
Weiterführende Dokumentation: Hypersoft Verfahren mit SOT
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