Verlustgründe verwenden
Um Verluste am POS System buchen zu können, wählen Sie zuerst einen Verlustgrund aus und buchen dann den entsprechenden Artikel. Der Artikel wird automatisch ohne Verkaufspreis gebucht. Auf dem Verlustbericht und dem Bedienerbericht (soweit dieser Verlustbuchungen enthalten soll) werden die Verluste zum Einkaufspreis und nach Verlustgründen unterteilt ausgewiesen.
Beispiele für die Handhabung von Verlusten:
- Ein Gast bestellt einen anderen Eisbecher, da die Produktion anhand des Orderbons noch nicht begonnen wurde, kann der Bediener einen Storno buchen und den neuen Artikel bestellen. Als Stornogrund kann er optional eine Umbestellung angeben.
- Ein Gast reklamiert bei der Lieferung den Eisbecher. Der Bediener bucht den gleichen Eisbecher noch einmal, aber mit dem Verlustgrund Reklamation. Der erste Eisbecher wird entsorgt. Gegebenenfalls muss die Rückgabe des reklamierten Artikels durch Unterschrift auf dem neuen Orderbon (mit dem Verlustgrund Reklamation) von dem produzierenden Mitarbeiter bestätigt werden.
Wenn Sie Ihren Bedienern keine Erlaubnis zum Buchen von Verlusten geben möchten, lassen Sie diese Storni buchen und betrachten diese bei der Bedienerabrechnung. Als Verluste erkannte Storni buchen Sie sodann einfach nachträglich auf Verlustgründe um.
Möchten Sie ganze Vorgänge auf Verlust buchen, erstellen Sie ein Makro im Kassiermodus, welches den Verlustgrund am Vorgang anwendet.
Wenn Sie die Verlustbuchungen "mechanisch absichern" möchten, erstellen Sie einen "Verlustschlüssel" oder eine "Verlustkarte" (Magnet oder Transponderkarte), indem Sie einen virtuellen Bediener einrichten, dem Sie den Schlüssel oder die Karten zusammen mit dem Verlustgrund zuordnen.
Achten Sie bei Einladungen und ähnlichen Warenabgaben auf die Einhaltung der Gesetze. In Deutschland gibt es in 2014 zum Beispiel eine Grenze von 35,-€ die pro Person und Jahr geschenkt werden können. Laden Sie jemanden zu mehr ein, hat dies unter Umständen steuerliche Auswirkungen. Klären sie dies in jedem Fall mit Ihrem steuerlichen Berater.
Best Practice Schutz vor "falschen Einladungen"
Ein "beliebter Trick" von einigen Bedienern funktioniert so: Zuerst wird der Gast mit dem Einverständnis der verantwortlichen eingeladen. Aber häufig kommt es daraufhin dann zu weiteren Bestellungen durch die motivierten Gäste. Wenn der Bediener dann am Ende die Rechnung vorliegt, beinhaltet diese die Nachbestellungen nach der Einladung nicht mehr (Begründung: der Vorgang war ja eigentlich schon abgeschlossen). Der Bediener schreibt also die Nachbestellungen der Gäste handschriftlich dazu und passt die Endsumme an. Sein Trinkgeld erhöht er damit um die nicht gebuchten aber bezahlten Nachbestellungen!
Das können Sie mit einer simplen Funktion kontrollieren und geben auch den Gästen ein besseres Gefühl, die einfach nur eingeladen werden, ohne dann nachzubestellen. Denn die Gäste wissen, dass die Einladung in Kenntnis und Übereinstimmung mit den Verantwortlichen erfolgte. Die "Kontrolle durch den Gast" funktioniert wie folgt:
Definieren Sie einen Verlustgrund z.B. als Einladung (oder Werbekosten). Verwenden Sie hierbei einen freundlichen Text für die Rechnung, z.B. "Das Team vom xxx lädt Sie ein:". Der Bediener bucht in die Kasse auch die Einladungen auf diesen Verlustgrund. Dies ist ohnehin der korrekte fiskalische Weg. Somit erscheinen alle Einladungen auf der Abrechnung mit den Gästen zu 0,- und der Betrieb wird von der Ware entlastet. Die Verlustberichte werten den Wareneinsatz für Sie aus.
Die Gästen sehen ganz genau auf der Rechnung, dass Sie Ihre Einladungen korrekt verbuchen. Es besteht kein Grund weitere Bestellungen nicht auch in das Kassensystem einzugeben und die Gäste werden misstrauisch, wenn der Bediener nun handschriftlich ergänzen will und durchschauen den Bediener. Auch die Bediener mit den schlechten Absichten bemerken diese Kontrolle und versuchen in der Praxis vielfach erprobt so nicht mehr handschriftliche Buchungen zu ergänzen.
Unabhängig davon, ob SIe es für die Fraud-Kontrolle verwenden, ist dies der korrekte Weg und Sie geben Ihren Gästen und loyalen Bedienern ein gutes Gefühl, wenn diese wissen, dass die Einladung im Wissen des Betriebs erfolgte.
By the way: Wenn Sie auf demselben Vorgang noch eine Flasche Wein "als korkig" auf Verlust gebucht hätten, wäre dieser Verlust nicht auf der Rechnung erschienen, weil Sie solche Verluste entsprechend definieren. In den internen Daten des Vorgangs und bei Prüfungen ist allerdings genau zu sehen, dass Sie bei diesem Tisch leider auch eine Flasche Wein verloren haben. Ebenso stimmen Ihre Verlustberichte und die Bestandsführung vollständig.
Ihren Wareneinsatzberichte erstellen Sie wahlweise mit oder ohne Verlustbuchungen. Ohne die Verlustbuchungen können Sie Auswertungen es für Ihre interne Kontrolle verwenden (was kann "die Küche/ die Bar" dafür, wenn jemand eingeladen werden soll). Ihr Steuerberater verwendet die Verlustbuchungen zur entsprechenden Abschreibung und in Ihrer BWA wird dies nicht als pauschaler Wareneinsatz belasten. Fazit: Hierdurch erhält Ihr loyales Team die korrekte Möglichkeit gute Gäste einzuladen und Sie behalten stets die Kontrolle.
Komplexe Verluste am POS prüfen
Im Zusammenhang mit größeren Veranstaltungen oder je nach Workflow Konzept kann es dienlich sein die Verluste aus bestimmen (großen) Vorgängen zu kontrollieren. Öffnen Sie den entsprechenden Vorgang und betätigen Sie die Kassenfunktion Verlustgrund anzeigen. Das Programm filtert den Vorgang nach Verlusten und listet diese auf:
Bei sehr großer Anzahl von Verlusten können Sie zur Orientierung die Gruppierung zum Beispiel nach verantwortlichem Bediener ausrichten.
Mit dem Knopf Vorgangsinfo an können Sie ähnlich wie in der Master Vorgangs Übersicht Details eines Vorgangs aufrufen:
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