Trinkgeld buchen
In diesem Kapitel geht es darum Trinkgelder mit dem Kassensystem zu erfassen. Dies ist besonders dann rechtlich notwendig, wenn Trinkgelder auch bargeldlos bezahlt werden.
Keine steuerliche oder rechtliche Beratung
Die folgenden Informationen dienen ausschließlich der allgemeinen Orientierung und stellen weder eine Steuer- noch eine Rechtsberatung dar, da wir dazu nicht befugt sind. Bitte prüfen Sie die Inhalte sorgfältig und stimmen Sie sich bei Bedarf mit Ihrem Steuerberater oder anderen fachkundigen Experten ab, um sicherzustellen, dass Ihre Vorgehensweise den rechtlichen und steuerlichen Anforderungen entspricht. Ergänzen oder passen Sie unsere Empfehlungen an, falls dies in Ihrem konkreten Fall erforderlich ist. Wir empfehlen Ihnen außerdem, die Ergebnisse in Ihrer Verfahrensdokumentation zu dokumentieren.
Best Practice Trinkgeld buchen
Trinkgelder sind nicht in allen nicht in allen Situationen steuerfrei, aber das Hypersoftsystem hat für steuerfreies Trinkgeld speziellen Hypersoft Funktionen und Automatismen. Wir empfehlen im Rahmen der Übersicht und der Fraud Protection Trinkgelder immer mit dem Kassensystem zu buchen. Trinkgelder nicht zu buchen, führt in vielen Fällen zu Unsicherheiten bei der korrekten Abrechnung. Vermischt sich das nicht gebuchte Trinkgeld mit Ihren Einnahmen sind Probleme beim Kassensturz zudem unausweichlich gegeben.
Leider kommt es außerdem immer wieder vor, dass einzelne Bediener das Trinkgelder nutzen, um sich Vorteile zu verschaffen. Zum Beispiel indem Kunden mit Nichtabrechnung von Leistungen bevorzugt werden um persönliches Trinkgeld zu erhalten (Standard Fraud Prinzip in den USA). Dies wirkt direkt am Gast und Kunden als für Sie nicht planbare Leistung, die von korrekt arbeitenden Mitarbeitern nicht erbracht wird. Abgesehen vom direkten Schaden durch Umsatzverlust entsteht somit ein größerer Schaden durch ein inkongruentes Konzept bei dem der persönliche Erfolg des Einzelnen Ihnen somit direkt schadet. Unabhängig davon kann es auch andere negative (z.B. steuerliche) Konsequenzen mit sich bringen. Eine regelmäßige Kontrolle gegen Fraud bei Trinkgeldern sollte daher zum Standard gehören.
Auswertungen zu (steuerfreien) Trinkgeldern lassen Schlüsse auf die Leistungen der einzelnen Mietarbeiter oder Teams zu. Da in den meisten Fällen in denen Trinkgeld auch steuerfrei behandelt kann, dies auch so gewünscht ist, verfolgen wir den steuerfreien Ansatz in unseren Praxisbeispielen und Techniken. Wenn Sie das Trinkgeld teils oder immer versteuert buchen wollen gibt es auch einen Weg.
Trinkgeldfunktion | Hypersoft POS | Hypersoft mPOS | Clou Mobile für Windows | Steuerfrei | Versteuert |
Trinkgeldartikel manuell buchen | ja | ja | ja | ja | nein |
Artikel als versteuertes Trinkgeld buchen | ja | ja | ja | nein | ja |
Trinkgeld durch Überzahlung mit angebundenem (EC-) Kartengerät | ja | ja | ja | ja | nein |
Nachträgliches Trinkgeld am POS | ja | - | - | ja | nein |
Trinkgeldabfrage bei Überzahlung am POS und mPOS | ja | ja | - | ja | nein |
Auslagen und Trinkgelder im PMS | ja | ja | ja | ja | nein |
Prozentuales Trinkgeld | ja | ja | nein | ||
Trinkgeld in Berichten | - | - | ja | nein | |
Versteuertes Trinkgeld auswerten | - | - | nein | ja | |
NoCOO Trinkgeld | - | - | - | ja | manuelle Buchung |
Webshop Trinkgeld | - | - | - | ja | manuelle Buchung |
NoCOO Online Zahlung Trinkgeld | - | - | - | ja | nein |
eSolutions |
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Trinkgeld mit eSolutions API erfassen | - | - | - | einstellbar | einstellbar |
In House Order Trinkgeld | beeinflusst Steuerung | beeinflusst Steuerung | beeinflusst Steuerung | abhängig von Vorgangsverantwortung | abhängig von Vorgangsverantwortung |
Achten Sie unbedingt auf die vollständig Schulung ihrer Mitarbeiter und beachten sie die Hinweise unterHypersoft Verfahren mit Trinkgeldbuchungen.
Hinweis zur Auszahlung von Trinkgeldern bei Bargeldmangel
Sollten Sie Trinkgelder nach Arbeitsende sofort auszahlen und ein erheblicher Teil Ihrer Umsätze sowie Trinkgelder bargeldlos abgewickelt werden, kann es vorkommen, dass Sie nicht ausreichend Bargeld zur Verfügung haben, um alle Trinkgelder auszuzahlen. Um dieses Problem zu lösen, empfehlen wir Ihnen, bei Bedarf Bargeld von Ihrem Geschäftskonto abzuheben. Zur besseren Nachvollziehbarkeit sollten Sie hierfür einen separaten Kassenbestand, beispielsweise unter "Kassenbestand Büro" oder "Kassenbestand Tresor", führen.Dieses Vorgehen ähnelt dem Umgang mit Wechselgeld, wobei der Bargeldmangel für Trinkgelder eine neuere Herausforderung darstellt, die insbesondere durch den zunehmenden Anteil bargeldloser Zahlungen entstanden ist.
Rechtliche Aspekte:
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Dokumentationspflichten: Achten Sie darauf, dass alle Bargeldbewegungen, einschließlich Abhebungen vom Bankkonto zur Auszahlung von Trinkgeldern, korrekt und nachvollziehbar dokumentiert werden. Eine ordnungsgemäße Buchführung ist gemäß den gesetzlichen Vorgaben unerlässlich, um bei einer Prüfung durch das Finanzamt keine Schwierigkeiten zu bekommen.
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Trinkgeldregelungen: Informieren Sie sich über die geltenden Vorschriften in Ihrem Land bezüglich der Auszahlung von Trinkgeldern. In vielen Ländern sind Trinkgelder steuerfrei, solange sie freiwillig vom Gast gegeben werden. Dennoch sollten sie transparent und dokumentiert ausgezahlt werden, um Unklarheiten zu vermeiden.
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Arbeitsrechtliche Aspekte: Wenn Sie Trinkgelder auszahlen, sollten Sie sicherstellen, dass der Prozess für alle Mitarbeiter fair und nachvollziehbar gestaltet ist. Diskriminierung oder bevorzugte Behandlung bei der Auszahlung kann zu arbeitsrechtlichen Konflikten führen.
Hinweis zu "Zwangsabgaben" von Trinkgeldern
Es gibt unterschiedliche Verfahren im Umgang mit Trinkgeldern, und zunehmend stoßen wir auf sogenannte "Zwangsabgaben". Dabei sind Bediener, die mit Zahlungen und Trinkgeldern zu tun haben, verpflichtet, einen Teil ihres Gesamtumsatzes als Trinkgeld an andere Kollegen abzugeben (z.B. 5% in einem Full-Service Betrieb). In der Regel verbleibt ein Restbetrag des Trinkgeldes beim Mitarbeiter, und die anderen Kollegen erhalten ebenfalls einen Teil.
Rechtliche Aspekte:
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Steuerfreiheit von Trinkgeldern: Trinkgelder sind in Deutschland grundsätzlich nur dann steuerfrei, wenn sie freiwillig und in direkter Absicht zwischen Gast und Mitarbeiter gegeben werden. Zwangsabgaben oder pauschalisierte Verteilungen können diese Steuerfreiheit infrage stellen.
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Betriebsdurchlauf von Trinkgeldern: Trinkgelder, die über den Betrieb oder den Inhaber laufen, sind steuerpflichtig. Ein Zwangsabgabeverfahren könnte den Eindruck erwecken, dass die Trinkgelder durch den Arbeitgeber verwaltet werden, was wiederum eine Steuerpflicht auslösen könnte.
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Haftung und Verantwortung: Als Inhaber haften Sie in der Regel für die ordnungsgemäße Versteuerung. Da auch Ihre Mitarbeiter nicht an der Versteuerung eigentlich steuerfreier Trinkgelder interessiert sind, sollten Sie Ihre Verfahrensweise in diesem Bereich mit Ihrem Steuerberater abstimmen.
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Verfahrensbeschreibung: Es wird empfohlen, eine klare Verfahrensbeschreibung zu erstellen, die festlegt, welche Teile der Trinkgelder steuerfrei sind und welche nicht. Nicht steuerfreie Trinkgelder sollten korrekt versteuert werden, um spätere Konflikte mit den Finanzbehörden zu vermeiden.
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Keine steuerliche oder rechtliche Beratung
Die folgenden Informationen dienen ausschließlich der allgemeinen Orientierung und stellen weder eine Steuer- noch eine Rechtsberatung dar, da wir dazu nicht befugt sind. Bitte prüfen Sie die Inhalte sorgfältig und stimmen Sie sich bei Bedarf mit Ihrem Steuerberater oder anderen fachkundigen Experten ab, um sicherzustellen, dass Ihre Vorgehensweise den rechtlichen und steuerlichen Anforderungen entspricht. Ergänzen oder passen Sie unsere Empfehlungen an, falls dies in Ihrem konkreten Fall erforderlich ist. Wir empfehlen Ihnen außerdem, die Ergebnisse in Ihrer Verfahrensdokumentation zu dokumentieren.
Weiterführende Dokumentation:
Hypersoft Verfahren mit Trinkgeldbuchungen
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