Trinkgeld buchen

In diesem Kapitel geht es darum Trinkgelder mit dem Kassensystem zu erfassen. Dies ist besonders dann rechtlich notwendig, wenn Trinkgelder auch bargeldlos bezahlt werden.

Keine steuerliche oder rechtliche Beratung

Die folgenden Informationen dienen ausschließlich der allgemeinen Orientierung und stellen weder eine Steuer- noch eine Rechtsberatung dar.

Hypersoft ist hierzu nicht befugt.

Bitte prüfen Sie die Inhalte sorgfältig und stimmen Sie sich bei Bedarf mit Ihrem Steuerberater oder einer anderen fachkundigen Person ab, um sicherzustellen, dass Ihre Vorgehensweise den geltenden rechtlichen und steuerlichen Anforderungen entspricht.

Passen Sie unsere Hinweise ggf. an Ihre individuellen Gegebenheiten an und halten Sie die Ergebnisse in Ihrer Verfahrensdokumentation fest.

Best Practice: Trinkgeld buchen – korrekt, sicher, steuerkonform

Trinkgelder sind ein fester Bestandteil des gastronomischen Alltags – und gleichzeitig ein sensibles Thema im Zusammenspiel von Steuerrecht, Abrechnungssicherheit und Mitarbeitermotivation.

Unser Rat: Buchen Sie Trinkgeld konsequent im Kassensystem.

Das Hypersoft-System bietet dafür spezielle Funktionen und Automatismen, die eine saubere Trennung von Umsätzen und Trinkgeldern ermöglichen – inklusive Unterstützung für steuerfreie Trinkgeldbuchungen gemäß §3 Nr. 51 EStG.

Warum Trinkgelder immer gebucht werden sollten:

  • Buchungsfreie Trinkgelder führen zu Unsicherheiten – etwa beim Kassensturz oder der Abgrenzung von Einnahmen.

  • Nicht gebuchtes Trinkgeld kann die Abrechnung verzerren – wenn es z. B. mit Umsatzbeträgen vermischt wird.

  • Steuerliche Risiken entstehen, wenn der Umfang nicht korrekt dokumentiert ist.

Gefahr durch „Trinkgeld-Fraud“

Ein häufiger Missbrauch: Bediener verzichten auf das Abrechnen einzelner Positionen – im Austausch für ein höheres persönliches Trinkgeld. Dieses Verhalten ist nicht nur zufällig dort verbreitet, wo Sie gerade Urlaub machen – sondern passiert möglicherweise auch in Ihrem eigenen Betrieb. Und das nicht unbedingt aus Bosheit, sondern weil sich subtile Gefälligkeiten und unkontrollierte Spielräume schnell einschleichen können:

„Ich lass das mal durchgehen – der Gast gibt ja gut Trinkgeld.“

Doch hier hilft nur eines: Großzügigkeit mit System – und Kontrolle mit Konzept. Trinkgeld ist kein Feind – aber es darf nicht zum Einfallstor für Missbrauch werden. Geben Sie Ihren Mitarbeitenden stattdessen definierte Freiheiten, um Gäste zu begeistern – mit klarer Absprache und Dokumentation.

Weiterführende Themen: Best Practice: Schutz vor "falschen Einladungen"

Das Problem:

  • Es entsteht Umsatzverlust, der nicht mehr auffällt.

  • Die Trinkgeldverteilung wird intransparent – ehrliche Mitarbeitende sehen sich benachteiligt.

  • Gäste gewöhnen sich an Sonderbehandlungen, die nicht zum Markenauftritt passen.

Kontrollieren statt misstrauen

Ein modernes Kassensystem wie Hypersoft ermöglicht Ihnen, Trinkgeld automatisiert, nachvollziehbar und steuerkonform zu erfassen – ohne Mehraufwand für das Team.

Die integrierten Auswertungen zu Trinkgeldern bieten zusätzlich eine faire Vergleichsbasis für Teamleistung, Servicequalität oder Motivationsmodelle.

Hypersoft unterstützt zwei Ansätze:

  1. Steuerfreies Trinkgeld (z. B. bei Barzahlung, direkte Zuwendung)

  2. Versteuertes Trinkgeld (z. B. über Kreditkarte, Poolregelung oder Lohnabrechnung)

Beide Varianten lassen sich flexibel im System abbilden – inklusive entsprechender Kennzeichnung und Verarbeitung in Berichten und Exporten.

Fazit:

Trinkgeld ist mehr als ein Bonus – es ist Teil Ihres unternehmerischen Gesamtkonzepts. Wer es sauber abbildet, schützt sich vor Fraud, stärkt das Teamgefühl und bleibt bei Betriebsprüfungen auf der sicheren Seite.

Tabellarische Übersicht der Trinkgeldfunktionen

Trinkgeldfunktion Hypersoft POS Hypersoft mPOS Steuerfrei Versteuert
Trinkgeldartikel manuell buchen ja ja ja nein
Artikel als versteuertes Trinkgeld buchen ja ja nein ja
Trinkgeld durch Überzahlung mit angebundenem (EC-) Kartengerät ja ja ja nein
Nachträgliches Trinkgeld am POS ja - ja nein
Trinkgeldabfrage bei Überzahlung am POS und mPOS ja ja ja nein
Auslagen und Trinkgelder im PMS ja ja ja nein
Prozentuales Trinkgeld ja   ja nein
Trinkgeld in Berichten   - ja nein
Versteuertes Trinkgeld auswerten   - nein ja
NoCOO Trinkgeld - - ja manuelle Buchung
Webshop Trinkgeld - - ja manuelle Buchung
NoCOO Online Zahlung Trinkgeld - - ja nein

eSolutions

 

 

 

 
Trinkgeld mit eSolutions API erfassen - - einstellbar einstellbar
In House Order Trinkgeld beeinflusst Steuerung beeinflusst Steuerung abhängig von Vorgangsverantwortung abhängig von Vorgangsverantwortung

Achten Sie unbedingt auf die vollständig Schulung ihrer Mitarbeiter und beachten sie die Hinweise unterHypersoft Verfahren mit Trinkgeldbuchungen.

Best Practice: Bargeldmangel durch bargeldlose Trinkgelder

Mit der Zunahme bargeldloser Zahlungen entsteht in vielen Betrieben ein neues Problem: Es fehlt das Bargeld, um am Tagesende das Trinkgeld an das Team auszuzahlen – obwohl dieses im Zahlungsprozess digital mitgegeben wurde.

Warum das heikel ist

Trinkgelder sind in der Regel nur dann steuerfrei, wenn sie direkt und freiwillig vom Gast an den Bediener übergeben werden – und nicht über den Betrieb laufen. Sobald Sie digitale Trinkgelder als Betrieb einziehen und weitergeben, riskieren Sie den Verlust der Steuerfreiheit. Was einst als Schutz vor trickreichen Inhabern gedacht war („wir nennen alles Trinkgeld“) gefährdet heute die ehrlichen Mitarbeiter, die auf ihren steuerfreien Lohnbestandteil zählen.

✅ Unsere Empfehlung

Zahlen Sie Trinkgelder immer sofort in bar aus. Wenn Ihre Kasse am Abend nicht genug Bargeld enthält, um das gesammelte (digitale) Trinkgeld an die Bediener auszuzahlen: heben Sie Bargeld vom Geschäftskonto ab, und verwenden Sie einen separaten Kassenbestand wie „Kassenbestand Büro“ oder „Kassenbestand Tresor“. So ist der Vorgang korrekt dokumentiert – aber das Trinkgeld bleibt vom Betrieb getrennt.

Rechtliche und praktische Hinweise

Dokumentieren Sie nur die Bargeldbewegung, nicht die Trinkgeldhöhe selbst. Das Trinkgeld bleibt – steuerlich gesehen – beim Bediener.

Keine Auszahlung über die Lohnabrechnung oder als Betriebsausgabe – das wäre lohnsteuerpflichtig.

Trennen Sie klar zwischen Umsätzen und Trinkgeldern – sonst entsteht nicht nur steuerlicher Schaden, sondern auch Misstrauen im Team.

Trinkgeld ist Vertrauen – in beide Richtungen

Ein gut organisiertes Trinkgeldsystem stärkt Ihre Mitarbeiterbindung. Ein schlecht gemanagtes führt zu Streit, Unsicherheit – und im schlimmsten Fall zum Verlust der Steuerfreiheit. Setzen Sie lieber auf:

✔ Transparenz

✔ Sofortige Barauszahlung

✔ Saubere interne Prozesse

Hinweis zu "Zwangsabgaben" von Trinkgeldern

Es gibt unterschiedliche Verfahren im Umgang mit Trinkgeldern, und zunehmend stoßen wir auf sogenannte "Zwangsabgaben". Dabei sind Bediener, die mit Zahlungen und Trinkgeldern zu tun haben, verpflichtet, einen Teil ihres Gesamtumsatzes als Trinkgeld an andere Kollegen abzugeben (z.B. 5% in einem Full-Service Betrieb). In der Regel verbleibt ein Restbetrag des Trinkgeldes beim Mitarbeiter, und die anderen Kollegen erhalten ebenfalls einen Teil.

Rechtliche Aspekte:

  • Steuerfreiheit von Trinkgeldern: Trinkgelder sind in Deutschland grundsätzlich nur dann steuerfrei, wenn sie freiwillig und in direkter Absicht zwischen Gast und Mitarbeiter gegeben werden. Zwangsabgaben oder pauschalisierte Verteilungen können diese Steuerfreiheit infrage stellen.

  • Betriebsdurchlauf von Trinkgeldern: Trinkgelder, die über den Betrieb oder den Inhaber laufen, sind steuerpflichtig. Ein Zwangsabgabeverfahren könnte den Eindruck erwecken, dass die Trinkgelder durch den Arbeitgeber verwaltet werden, was wiederum eine Steuerpflicht auslösen könnte.

  • Haftung und Verantwortung: Als Inhaber haften Sie in der Regel für die ordnungsgemäße Versteuerung. Da auch Ihre Mitarbeiter nicht an der Versteuerung eigentlich steuerfreier Trinkgelder interessiert sind, sollten Sie Ihre Verfahrensweise in diesem Bereich mit Ihrem Steuerberater abstimmen.

  • Verfahrensbeschreibung: Es wird empfohlen, eine klare Verfahrensbeschreibung zu erstellen, die festlegt, welche Teile der Trinkgelder steuerfrei sind und welche nicht. Nicht steuerfreie Trinkgelder sollten korrekt versteuert werden, um spätere Konflikte mit den Finanzbehörden zu vermeiden.

eSolutions Trinkgeld

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Weiterführende Themen:

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