Hypersoft Verfahren mit Trinkgeldbuchungen

Generell empfiehl Hypersoft alle Trinkgelder zu buchen, sowohl bare als auch unbare Trinkgelder. Durch das Hypersoft Pay System können die unbaren Trinkgeldbuchungen weitgehend automatisiert erfasst werden. Aber auch die Erfassung der baren Trinkgelder hat Vorteile: Sie müssen diese Einnahmen nicht von den anderen separieren, bzw. können diesen Anteil bei einer Kassennachschau nachweisen und er kann herausgerechnet werden. Zudem erhalten Sie für Ihren Betrieb und pro Bediener auswertbare Trinkgeldinformationen, was ein wichtiger KPI zur Qualitätskontrolle sein kann.

Weiterführende Dokumentation: Trinkgeld buchen

Trinkgeldbuchungen

Trinkgeldbuchungen werden im Hypersoft // System wie alle anderen Buchungen erfasst und auch signiert.

Weiterführende Dokumentation: Buchungsjournal, Logik und Ablage aus fiskalischer Sicht

MIt der Funktion Restbetrag ist Trinkgeld ist das Trinkgeld bei der Belegerstellung bereits bekannt und wird auch im Standard gebucht.

Behandlung von Trinkgeld-Nachträglich

Im Standard verlangen Kunden nach einer Rechnung und zahlen dann später Trinkgeld. Wenn (in Deutschland) Kunden ein Abrechnungsbeleg vorgelegt wird, dann ist dieser zuvor signiert worden. Zahlt ein Kunde dann Trinkgeld muss die Signierung gegengebucht und mit der neuen Zahlung neu signiert werden. Hierfür hat Hypersoft die Funktion Trinkgeld nachträglich entwickelt.

Payment Datenbank...

 

Zahlungen werden in der Payment Datenbank gespeichert. Artikelbuchungen im Buchungsjournal. Die ursprüngliche (Originale) Buchungen bleiben erhalten und werden mit einem kongruenten Satz Buchungen und der Nummer (NH_GVNO+1) gegengebucht. Somit wird der Ursprüngliche Buchung neutralisiert. Anschließend wird unter der (NH_GVNO+2) neue Payment-Datensätze die das Trinkgeld beinhalten erneut gebucht:

Die Transaction Datenbank erhält diese NH_GVNO Nummer als die aktuelle NH_GVNO-Nummer:

Im Journal wird ein Datensatz zu dem Bestehenden Vorgang (TransactionID) dazu gebucht. (Trinkgeld Nachträglich mit der Summe), diese Summe erhält die neue NH_GVNO Nummer:

 

In der AddOn Tabelle wird die Signierung zu den jeweiligen NH_GVNO nummern gespeichert:

 

ID 28 – NH_GVNO = 0 die ursprüngliche Signierung

ID 29 – NH_GVNO = 1 die Neutralisierung (Stornierung) der ursprüngliche Signierung.

ID 30 _ NH_GVNO = 2 die Neue Signierung inklusive des Trinkgelds.

 

In der Info Tabelle wird der Vorgang (Trinkgeld Nachträglich) dokumentiert:

Status = 21 = Trinkgeld nachträglich

IntVal1 = Datum der Aktion

IntVal2 = Zeit der Aktion

IntVal3 = SigTransNo aus der TSE für die Signierung der Neutralisierung

IntVal4 = SigTransNo aus der TSE für die neue Signierung

DblVal1 = Summe des Trinkgelds

DblVal3 = TSE-ID der Neutralisierung (Gehört zu IntVal3 TSE Einheit der Neutralisierung)

DblVal4 = TSE-ID der Neu Signierung (Gehört zu IntVal4 TSE Einheit der Neusignierung)

NH_GVNO = Geschäftsvorfall Nummer

Trinkgeld nachträglich auf Vorgänge ohne erfolgte Signierung

Ein Vorgang kann zum Beispiel durch TSE Ausfall nicht signiert werden. Der TSE Ausfall ist im TSE System nach genauen Bedingungen vorgesehen. Wird dann auf einem Vorgang nachträglich Trinkgeld gegeben, der zum Beispiel durch technische Probleme nicht signiert ist, so wird das Trinkgeld Nachträglich auf diesem Vorgang auch nicht signiert, da die original Signierung nicht vorhanden ist. Die Buchungen im Journal und in den Payment Daten werden im Standard gebucht.

Journalexport Trinkgeld nachträglich und Zahlungsart ändern

Die Bearbeitung eines Vorgangs durch Trinkgeld nachträglich wird im Export abgebildet. Die eindeutige fortlaufende TransactionID aus Hypersoft wird als Bon_ID im Export verwendet. Die Bon_ID enthält (ab SP 16) die Nummer des jeweiligen Arbeitsschrittes:

Aus der Bon_ID 620123 wird damit 620123-00 (-00 ist hier der ursprüngliche Vorgang)

Wird ein Trinkgeld nachträglich gebucht, werden immer 2 weitere Bearbeitungsschritte für den Vorgang protokolliert.

-01 ist die „Gutschrift“ des ursprünglichen Vorgangs -00

-02 bildet dann den kompletten Vorgang nach dem Hinzufügen ab.

Weitere nachträgliche Änderungen ergeben dann „-03“ & „-04“ etc.

Wechselgeld beim Export...

Wechselgeld Ein- und Auszahlungen werden nicht in unseren Umsatz-Journalen sondern in einer gesonderten Datenbank erfasst. Somit ist es nun nicht möglich, die „Bon_ID“ nummerisch fortlaufend zu exportieren.

Wir verwenden hier die „ID“ aus der Wechselgeld-Datenbank und addieren auf diesen Wert

2000000000 ( 2 Milliarden )

Die „BON_ID“ aus den Wechselgeldern bildet somit einen eigenen Nummernkreis (über 2 Milliarden), der dann in sich fortlaufend ist.

Warnung vor falschem Umgang mit Trinkgeldbuchungen

Schulen Sie Ihre Mitarbeiter, damit diese die Buchungen so zeitnah wie möglich und entsprechend der tatsächlichen Situation vornehmen. Nicht erlaubt sind zum Beispiel:

  • Nachträgliche Trinkgeldbuchungen auf einem beliebigen Vorgang zu buchen.

  • Nachträgliche Trinkgeldbuchungen zu sammeln und diese kumuliert auf einen Vorgang buchen.

  • Trinkgeldbuchungen auf einen separaten Vorgang zu buchen, der nicht der zugehörige Zahlungsvorgang ist.

Diese falschen Vorgehensweisen führen dazu, dass Trinkgelder nicht mehr nachvollziehbar sind. Damit Trinkgelder in Deutschland steuerfrei sind, muss eine Beziehung zwischen dem Geber und dem Empfänger (der nicht Eigentümer sein darf) bestehen.

Erweiterungen und Korrekturen

Mit dem Hotfix 7 vom 16.01.2024 wurde die Funktion Trinkgeld nachträglich in Verbindung mit der TSE optimiert. Gleichwertige Trinkgelder die doppelt eingegeben wurden, können jetzt besser nachvollzogen werden.

Weiterführende Dokumentation: Hypersoft Verfahren für Zahlungsart ändern

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