Hypersoft Verfahren mit Trinkgeldbuchungen

Grundsätzliche Empfehlung und Zielsetzung

Hypersoft empfiehlt grundsätzlich, alle Trinkgelder vollständig zu erfassen, unabhängig davon, ob diese bar oder unbar gezahlt werden.

Unbare Trinkgelder können über Hypersoft Pay weitgehend automatisiert erfasst werden. Auch die Buchung barer Trinkgelder bietet wesentliche Vorteile:

Trinkgelder müssen bei einer Kassennachschau nicht manuell von Umsätzen separiert werden
Der Trinkgeldanteil ist jederzeit nachvollziehbar und rechnerisch abgrenzbar
Es stehen auswertbare Trinkgeldinformationen pro Betrieb und pro Bediener zur Verfügung
Trinkgeld kann als KPI zur Qualitäts- und Servicekontrolle genutzt werden

Weiterführende Themen:Buchungsjournal, Logik und Ablage aus fiskalischer Sicht

Systemlogik der Trinkgeldbuchung

Im Hypersoft Kassensystem werden Trinkgelder als eigenständiger Geschäftsvorfall erfasst.

Trinkgelder, die Arbeitnehmern zustehen (TrinkgeldAN), werden:

systemseitig positiv gebucht

bei Erfassung über das elektronische Aufzeichnungssystem über die TSE signiert

Die Erfassung erfolgt unabhängig davon, ob das Trinkgeld bar oder unbar gezahlt wird.

Weiterführende Themen:Trinkgeld buchen

Abgrenzung zu Umsatz und Berichtswesen

Trinkgeld (AN) stellt keinen Umsatz des Unternehmens dar, sondern einen treuhänderisch vereinnahmten Betrag, der wirtschaftlich dem Arbeitnehmer zuzuordnen ist. Um sicherzustellen, dass umsatzbezogene Auswertungen, steuerliche Summen und Warengruppenberichte nicht verfälscht werden, verwendet Hypersoft seit eine interne Gegenbuchungslogik: Die positive Trinkgeldbuchung wird systemintern neutralisiert, Trinkgelder fließen nicht in umsatzrelevante Berechnungen ein.

Diese Gegenbuchung ist:

eine interne Verrechnungsbuchung

ausschließlich zur korrekten Umsatzermittlung erforderlich

kein eigenständiger Geschäftsvorfall

Signierung und Exportrelevanz

Die interne Gegenbuchung wird nicht über die TSE signiert und wird nicht in prüfungsrelevante Exporte (z. B. DSFinV-K, GoBD) ausgegeben.

In prüfungsrelevanten Exporten erscheinen somit die positiven, signierten Trinkgeldbuchungen und keine korrespondierende Neutralisierungs- oder Auszahlungsbuchung. Dies entspricht der klaren Trennung zwischen signierten Geschäftsvorfällen und internen Verrechnungsbuchungen.

Auswirkungen auf aggregierte Auswertungen

Aggregierte Auswertungen (z. B. Cash per Currency) basieren auf signierten Zahlungsbewegungen.

Da die interne Gegenbuchung nicht signiert und nicht exportiert wird kann es rechnerisch dazu kommen, dass TrinkgeldAN den ausgewiesenen Bargeldbestand erhöht. Diese Abweichung ist systembedingt und stellt keine fehlerhafte Buchung dar. Sie ergibt sich aus der bewussten Trennung zwischen fiskalisch relevanten Geschäftsvorfällen und internen Umsatzkorrekturen.

Trinkgeld bei der Belegerstellung

Mit der Funktion Restbetrag ist Trinkgeld ist das Trinkgeld bereits bei der Belegerstellung bekannt und wird im Standard korrekt gebucht und signiert.

MIt der Funktion Restbetrag ist Trinkgeld ist das Trinkgeld bei der Belegerstellung bereits bekannt und wird auch im Standard gebucht.

Behandlung von Trinkgeld-Nachträglich

Im Standard verlangen Kunden nach einer Rechnung und zahlen dann später Trinkgeld. Wenn (in Deutschland) Kunden ein Abrechnungsbeleg vorgelegt wird, dann ist dieser zuvor signiert worden. Zahlt ein Kunde dann Trinkgeld muss die Signierung gegengebucht und mit der neuen Zahlung neu signiert werden. Hierfür hat Hypersoft die Funktion Trinkgeld nachträglich entwickelt.

Payment Datenbank...

Zahlungen werden in der Payment Datenbank gespeichert. Artikelbuchungen im Buchungsjournal. Die ursprüngliche (Originale) Buchungen bleiben erhalten und werden mit einem kongruenten Satz Buchungen und der Nummer (NH_GVNO+1) gegengebucht. Somit wird der Ursprüngliche Buchung neutralisiert. Anschließend wird unter der (NH_GVNO+2) neue Payment-Datensätze die das Trinkgeld beinhalten erneut gebucht:

Die Transaction Datenbank erhält diese NH_GVNO Nummer als die aktuelle NH_GVNO-Nummer:

Im Journal wird ein Datensatz zu dem Bestehenden Vorgang (TransactionID) dazu gebucht. (Trinkgeld Nachträglich mit der Summe), diese Summe erhält die neue NH_GVNO Nummer:

In der AddOn Tabelle wird die Signierung zu den jeweiligen NH_GVNO nummern gespeichert:

ID 28 – NH_GVNO = 0 die ursprüngliche Signierung

ID 29 – NH_GVNO = 1 die Neutralisierung (Stornierung) der ursprüngliche Signierung.

ID 30 _ NH_GVNO = 2 die Neue Signierung inklusive des Trinkgelds.

In der Info Tabelle wird der Vorgang (Trinkgeld Nachträglich) dokumentiert:

Status = 21 = Trinkgeld nachträglich

IntVal1 = Datum der Aktion

IntVal2 = Zeit der Aktion

IntVal3 = SigTransNo aus der TSE für die Signierung der Neutralisierung

IntVal4 = SigTransNo aus der TSE für die neue Signierung

DblVal1 = Summe des Trinkgelds

DblVal3 = TSE-ID der Neutralisierung (Gehört zu IntVal3 TSE Einheit der Neutralisierung)

DblVal4 = TSE-ID der Neu Signierung (Gehört zu IntVal4 TSE Einheit der Neusignierung)

NH_GVNO = Geschäftsvorfall Nummer

Trinkgeld nachträglich auf Vorgänge ohne erfolgte Signierung

Ein Vorgang kann zum Beispiel durch TSE Ausfall nicht signiert werden. Der TSE Ausfall ist im TSE System nach genauen Bedingungen vorgesehen. Wird dann auf einem Vorgang nachträglich Trinkgeld gegeben, der zum Beispiel durch technische Probleme nicht signiert ist, so wird das Trinkgeld Nachträglich auf diesem Vorgang auch nicht signiert, da die original Signierung nicht vorhanden ist. Die Buchungen im Journal und in den Payment Daten werden im Standard gebucht.

Journalexport Trinkgeld nachträglich und Zahlungsart ändern

Die Bearbeitung eines Vorgangs durch Trinkgeld nachträglich wird im Export abgebildet. Die eindeutige fortlaufende TransactionID aus Hypersoft wird als Bon_ID im Export verwendet. Die Bon_ID enthält (ab SP 16) die Nummer des jeweiligen Arbeitsschrittes:

Aus der Bon_ID 620123 wird damit 620123-00 (-00 ist hier der ursprüngliche Vorgang)

Wird ein Trinkgeld nachträglich gebucht, werden immer 2 weitere Bearbeitungsschritte für den Vorgang protokolliert.

-01 ist die „Gutschrift“ des ursprünglichen Vorgangs -00

-02 bildet dann den kompletten Vorgang nach dem Hinzufügen ab.

Weitere nachträgliche Änderungen ergeben dann „-03“ & „-04“ etc.

Wechselgeld beim Export...

Wechselgeld Ein- und Auszahlungen werden nicht in unseren Umsatz-Journalen sondern in einer gesonderten Datenbank erfasst. Somit ist es nun nicht möglich, die „Bon_ID“ nummerisch fortlaufend zu exportieren.

Wir verwenden hier die „ID“ aus der Wechselgeld-Datenbank und addieren auf diesen Wert

2000000000 ( 2 Milliarden )

Die „BON_ID“ aus den Wechselgeldern bildet somit einen eigenen Nummernkreis (über 2 Milliarden), der dann in sich fortlaufend ist.

Warnung vor falschem Umgang mit Trinkgeldbuchungen

Schulen Sie Ihre Mitarbeiter, damit diese die Buchungen so zeitnah wie möglich und entsprechend der tatsächlichen Situation vornehmen. Nicht erlaubt sind zum Beispiel:

Nachträgliche Trinkgeldbuchungen auf einem beliebigen Vorgang zu buchen.
Nachträgliche Trinkgeldbuchungen zu sammeln und diese kumuliert auf einen Vorgang buchen.
Trinkgeldbuchungen auf einen separaten Vorgang zu buchen, der nicht der zugehörige Zahlungsvorgang ist.

Diese falschen Vorgehensweisen führen dazu, dass Trinkgelder nicht mehr nachvollziehbar sind. Damit Trinkgelder in Deutschland steuerfrei sind, muss eine Beziehung zwischen dem Geber und dem Empfänger (der nicht Eigentümer sein darf) bestehen.

Erweiterungen und Korrekturen

Mit dem Hotfix 7 vom 16.01.2024 wurde die Funktion Trinkgeld nachträglich in Verbindung mit der TSE optimiert. Gleichwertige Trinkgelder die doppelt eingegeben wurden, können jetzt besser nachvollzogen werden.

Weiterführende Themen: Hypersoft Verfahren für Zahlungsart ändern

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