Trinkgeld Funktionen
Trinkgeld ist bei erhaltenen Dienstleistungen eine freiwillige Zahlung des Käufers oder Kunden an den Angestellten eines Dienstleisters, die über den Kaufpreis hinaus oder als eigenständige Zahlung geleistet wird. Zu trennen ist das freiwillig gezahlte Trinkgeld von Bedienungsgeld oder Bedienungszuschlag, die Bestandteil des Kaufpreises sind.
Trinkgeldfunktionen sollten mit den Mitarbeitern trainiert und in der Verfahrensbeschreibung Ihres Abrechnungssystems aufgenommen werden.
Trinkgeld versteuern oder nicht?
Trinkgeld kann auch ab 2020 mit der deutschen Kassenverordnung nicht gebucht werden, wenn dies separiert vom Umsatz aufbewahrt wird. Die Verantwortung für das Separieren tragen Sie als Betreiber. Bei Bargeldlosen Umsätzen müsste der Bediener den (steuerfreien) bargeldlosen Trinkgeldbetrag umgehend in Bar entnehmen und separieren.
Als Inhaber müssen Sie in jedem Fall Umsatzsteuer auf Ihre Trinkgelder zahlen und können hierfür einen normalen Artikel zum Buchen anlegen, oder auf Trinkgeld ganz verzichten. Die Steuerpflicht kann sich schon daraus ergeben, dass der "Dritte" das Trinkgeld nicht direkt demjenigen aushändigt, der die Leistung für ihn erbracht hat. Trinkgeld sollte auch ortsüblich sein und nur in "passender Höhe" gezahlt werden um nicht steuerpflichtig zu werden.
Wir gehen davon aus Ihnen mit unserer Abrechnung Möglichkeiten zu geben unnötiges Versteuerung von Trinkgeldern für Mitarbeiter zu vermeiden. Das Sammeln und Aufteilen von Trinkgeld und bargeldloses Trinkgeld sind hierbei besondere Herausforderungen. In diesem Zusammenhang können auch bargeldlose Trinkgelder, die ja über Ihr Konto eingenommen werden kritisch werden.
Der Bundesfinanzhof hat hierzu (für Deutschland) ein entlastendes klarstellendes Urteil gefällt (18.6.2015, VI R 37/14).
Inwieweit steuerfreie Konzepte durch treuhänderische Verwaltung oder das sofortige Abrechnen mit der Bedienerabrechnung für Sie steuerlich korrekt sind, besprechen Sie am besten mit Ihrem steuerlichen Berater. Im Hypersoft Kassensystem gibt es die Möglichkeit Trinkgelder so einzurichten, wie Sie es für die korrekte und steuerlich richtige Behandlung im jeweiligen Fall benötigen.
Wenn Sie mit einem Webshop oder anderen angebundenen eCommerce Lösungen arbeiten und kein Konzept für steuerfreies Trinkgeld haben, müssen Sie das Trinkgeld versteuern.
Keine Belehrung oder rechtliche Beratung
Wie bei allen Steuer- und Rechtsfragen stellen die folgenden Texte keine Steuer- oder Rechtsberatung dar (auch weil wir dazu nicht befugt sind). Bitte überprüfen Sie unsere Aussagen und stimmen Sie Ihre Vorgehensweise mit Ihren Steuerberatern und ggf. anderen Fachleuten, die Ihnen zur Verfügung stehen, ab. Ergänzen oder ändern Sie unsere Empfehlungen, soweit dies aus Ihrer Sicht erforderlich ist. Darüber hinaus empfehlen wir Ihnen, diese Ergebnisse in Ihrer Verfahrensbeschreibung festzuhalten.
Der steuerfreie Trinkgeld-Artikel
Wenn Sie ausschließlich mit der Kartenzahlung bargeldlose Trinkgelder über ein EC- Kreditkartenterminal buchen und den Trinkgeldartikel nicht erstellt haben, dann wird dieser vom System erstellt. Die getätigten Trinkgeld Buchungen werden dann auf den Warengruppenberichten aber als „ohne Zuordnung“ angezeigt. Deshalb sollten Sie den Trinkgeldartikel wie nachfolgend beschrieben definieren:
Wenn Sie zusätzlich Trinkgeld buchen wollen müssen Sie mindestens einen steuerfreien Trinkgeldartikel anlegen:
- Richten Sie einen Artikel mit dem Namen TRINKGELD ein. Verwenden Sie große Buchstaben zur Hervorhebung und achten Sie darauf den Artikel mit dem Text TRINKGELD zu beginnen (in der Englischen Version verwenden Sie TIP). Nach dieser Bezeichnung können Sie einen Leerschritt und weiteren Text eingeben, auch um mehrere unterschiedliche Trinkgeld-Artikel zu erfassen, Beispiel: TRINKGELD Mitarbeiter 1 und TRINKGELD Mitarbeiter 2.
- Aktivieren Sie für diesen Artikel die freie Preiseingabe (Ausnahme: Alle Bediener, auch Bediener ohne die Berechtigung zur freien Preiseingabe, können mit diesem Artikel freie Preise buchen). Um Fehleingaben zu vermeiden können Sie die freie Preiseingabe durch das Feld Maximal begrenzen (auch minimal).
- Schalten Sie die Mehrwertsteuer für diesen Artikel ab.
- Lassen Sie die Bediener einen Betrag als freien Preis eingeben und diesen Artikel buchen.
Wenn Sie einen Artikel als steuerfreien Artikel wie hier beschrieben anlegen und die MwSt. aktiviert ist, wird diese Einstellung der MwSt. für diesen Artikel nicht verwendet!
Der versteuerte Trinkgeld-Artikel
Verwenden sie einfach einen beliebigen Artikel, der wie alle anderen gebucht und ausgewertet wird. Es gibt Möglichkeiten Artikel zu sortieren und in Auswertungen hervorzuheben. Nennen Sie den Artikel nicht TRINKGELD oder TIP (wie oben beschrieben), da sonst eventuell ungewollt Funktionen ausgelöst werden, auch darf der Artikeltext diese Begriffe nicht enthalten, da das System sonst die steuerfreie Behandlung aktiviert. Verwenden Sie zum Beispiel Servicezahlung.
Der Trinkgeld Artikel sollte mit folgenden Optionen eingerichtet werden:
- Der Artikel darf NICHT mit "Trinkgeld" oder "Tip" beginnen (er kann aber z. B. "Webshop Trinkgeld" heißen).
- Der Artikel muss als Kostenartikel deklariert sein.
- Der Artikel muss die Mehrwertsteuer 7%, 19% oder 0 % haben, nicht Auslage. Ob 7%, 19% oder 0 % muss mit Ihrem Steuerberater geklärt werden.
- Sie können den Artikel als nicht Verkaufsfähig im Artikelstamm deklarieren, wenn dieser z.B. nur im Webshop verwendet wird und damit dieser bei den normalen Kostenartikeln nicht "stört".
Trinkgeld auf Formularen
Versteuertes Trinkgeld ist bei den anderen Artikelbuchungen. Auf den Rechnungen wird steuerfreies Trinkgeld unten separat ausgewiesen.
Trinkgeldartikel die "normal" versteuert werden erscheinen auf der Rechnung bei allen anderen Artikeln und können über die Sortierfunktion zwischen den anderen Buchungen sortiert werden. Die meisten der speziellen Hypersoft Funktionen und Automatismen buchen allerdings nur steuerfreies Trinkgeld.
Nachträgliches Trinkgeld am POS
Generell kann am POS eine Warnung erscheinen, wenn der steuerfreie Trinkgeldbetrag die Summe des zu bezahlenden Vorgangs übersteigt. Mit dieser Funktion können Sie nachträglich Trinkgeld auf Vorgänge buchen, die bereits abgeschlossen wurde. Diese Funktion ist besonders leistungsstark in Zusammenhang mit unserem bargeldlosen Zahlungsverkehr, da Kartenzahlungen auch ohne erneutes Einlesen der Karte erhöht werden können (technisch ist das erneute Einlesen von Karten hierfür bei den meisten Verfahren nicht notwendig - rechtlich ist die Notwendigkeit von den Bestimmungen der Kartengesellschaften abhängig. Informieren Sie sich gegebenenfalls, ob Sie diese Funktion ohne erneutes einlesen der Karte verwenden dürfen).
Positionieren Sie die Funktion Trinkgeld nachträglich auf der Tastatur.
Geben Sie die Höhe des Trinkgelds (Beispiel mit 24,-) wie folgt ein:
- /Nummernblock
Der Nummernblock (oder Ziffernblock) dient der Eingabe von Zahlen und wird in Hypersoftsystemen bei Bedarf zur Verfügung gestellt. Unabhängig davon kann er auch in dr Tastaturporgrammierung vom Hypersoft POS angelegt werden.
Er ist bei handelsüblichen Tastaturen rechts des normalen Tastenfeldes angeordnet. Die Anordnung der Tasten auf einem Nummernblock des POS Systems ähnelt der Anordnung der Tasten auf der Tastatur einer Rechenmaschine. Sie unterscheidet sich jedoch von der Anordnung auf den mPOS Geräten, die sich an der Telefontastatur orientieren, bei der sich die Ziffern 1, 2 und 3 oben befinden.
Wir haben uns dafür entschieden den Nummernblock entsprechend unterschiedlich zwischen POS und mPOS Systemen zu gestalten. 2 + Nummernblock 4 + Trinkgeld nachträglich. - Es erscheint ein Dialog der die Vorgänge des aktuellen Bedieners nach Zeit des Abschlusses geordnet anzeigt. (Wenn Sie Managerstatus besitzen werden die Vorgänge aller Bediener angezeigt.)
- Sie sehen den Trinkgeldbetrag (in unserem Beispiel die 24,-), welcher hinzugebucht werden soll, sowie die jeweilige Vorgangssumme mit und ohne dem Trinkgeldbetrag - zur schnelleren Orientierung.
- Wählen Sie den gewünschten Vorgang aus und bestätigen Sie die gewünschte Zahlungsart. Hierfür stehen ihnen oben rechts bis zu drei Zahlungsarten zur Verfügung (anhand der im Vorgang verwendeten Zahlungsarten und immer auch ein Knopf für Barzahlung).
- Bei ec oder Kreditkartenzahlung wird nun ein erneuter Beleg erstellt, bei anderen Zahlungsarten nicht.
Dies ist ein schnelles und bequemes Verfahren. Beachten Sie aber bitte, dass dieses Trinkgeld im Standard steuerfrei gebucht wird. Wenn Sie Trinkgeld auf Zahlungen buchen und zum Beispiel mehr als einer der Gäste diese Zahlungsart verwendet hat, lässt sich in den Daten keine direkte Beziehung erkennen (dies ist z.B. in Deutschland für die Steuerfreiheit wichtig). Generell bucht der Dialog die Zahlung natürlich nicht automatisch auf die entsprechenden Artikel des Zahlenden. Um sicher zu gehen sollten die Daten immer das abbilden, was auch in der Praxis geschieht. Somit wäre es bessert eine Rechnung pro Zahlenden zu splitten und das jeweilige Trinkgeld entsprechend dabei einzugeben.
Weiterführende Dokumentation:
Vorgänge bearbeiten die bargeldlose Zahlungen beinhalten
POS mit Kassenfunktion Restbetrag als Trinkgeld buchen
Mit der Kassenfunktion Restbetrag als Trinkgeld buchenkönnen Überbezahlung als Trinkgeld gebucht werden. Im Standard wird die Funktion in den Makros der Abschlusstasten verwendet. Lautet die Vorgangssumme z.B. 37,- und der Kunde gibt 40,- inkl. Trinkgeld, dann bucht der Bediener 4 + 0 und dann die Abschlusstaste. Die 3,- Restbetrag werden automatisch als Trinkgeld gebucht.
Wenn Sie mit Zahlungsterminals arbeiten, wird das Trinkgeld bei Terminals aus dem Programm, zum Beispiel Hypersoft Pay powered by Adyen, direkt am Terminal abgefragt. Wenn ein Gast jedoch gleich darum bittet das Trinkgeld mit zu buchen (wie am Beispiel bei 37,- "machen Sie 40,-"), dann buchen Sie im geöffneten Vorgang 4 + 0 + Kassenfunktion Restbetrag ist Trinkgeld (diesmal als einzelne Funktion auf der Tastatur) und betätigen dann Ihre Standard bargeldlose Abschlusstaste. Das Terminal zeigt dann bereits 40,- an, der Kunden kann die Frage nach Trinkgeld überspringen und sofort bargeldlos zahlen. Das Kassensystem bucht nach erfolgreicher Zahlung auch hier 3,- als Trinkgeld.
Trinkgeldabfrage bei Überzahlung am POS und mPOS
Diese Funktion kann für Hypersoft POS Systeme in der Stationsverwaltung aktiviert werden: Trinkgeldabfrage bei Überzahlung. Diese Einstellung arbeitet in der Multizahlung. Die Multizahlung berücksichtigt nicht die Kassenfunktion Restbetrag als Trinkgeld buchen.
Für Hypersoft mPOS Systeme befindet sich ein Schalter mit entsprechender Schalter zum Buchungen von Überzahlungen als Trinkgeld in den dortigen Einstellungen: Trinkgeldabfrage bei Überzahlung
Ist der Schalter Trinkgeldabfrage bei Überzahlung aktiviert, so erscheint bei einer Überzahlung die Frage, ob der überzahlte Betrag als Trinkgeld gebucht werden soll oder als Rückgeld ausbezahlt werden soll. Verwendet man Zurück, so wird der Zahlungsvorgang abgebrochen.
Darstellung Hypersoft POS:
Darstellung Hypersoft mPOS...
Trinkgeld am mPOS...
Sehen Sie hierfür auch Splitten mit Trinkgeld und mehreren Kunden am mPOS ...
Eine andere Variante, die in Ländern wie England und USA verwendet wird, ist das Prozentuale Trinkgeld, welches anhand des Rechnungsbetrages ermittelt wird. Das Prozentuale Trinkgeld wird beim Abschluss des Vorgangs errechnet und auf dem Formular gedruckt. Gleichzeitig wird das Trinkgeld als kassiert verbucht und kann wie anderes Trinkgeld ausgewertet werden.
Einrichtung des prozentualen Trinkgeldes...
- Legen Sie einen Basisartikel ohne Mehrwertsteuer an. Der Text des Basisartikels wird auf dem Formular und in Auswertungen verwendet. Der Text muss hierbei nicht TRINKGELD lauten.
- Wählen Sie den Artikel in der Formulareinstellung aus und tragen Sie daneben den prozentualen Satz ein, der anhand der Bruttosumme als Trinkgeld zu dem Vorgang hinzugerechnet werden soll.
- Schließen Sie einen Vorgang mit einem Abschlussmakro ab, dass dieses Formular enthält.
- Variante: Sie können alle den Formularen als Prozentuale Trinkgeldartikel zugeordnete Artikel auch in den Vorgang buchen und damit den Trinkgeldbetrag für den Vorgang festlegen.
Das Trinkgeld welches mit diesem Verfahren berechnet wird, wird am Ende der Vorgangssumme gesondert dargestellt. Diese besondere Darstellung gilt in einem System sobald auch nur ein einziges Formular für das prozentuale Trinkgeld eingerichtet wurde.
Haben Sie manuell einen Trinkgeld Artikel in dem Vorgang gebucht, dann wird diese Funktion nicht mehr ausgeführt. Die Darstellung des Trinkgelds am Ende des Vorgangs bleibt jedoch erhalten.
Wenn Sie einen Vorgang mit Vorgang bearbeiten oder Vorgang revidieren wieder öffnen, wird das Trinkgeld (sowohl das prozentuale als auch das über den Artikel Trinkgeld gebuchte) entfernt und beim neuen Abschluss erneut berechnet. Das System benachrichtigt den Bediener über die Höhe des entfernten Trinkgelds, so dass dieser es gegebenenfalls erneut einbuchen kann.
Der Betrag für Trinkgeld wird anhand der Einstellungen der Rabattrundungen ebenfalls gerundet.
Im Bedienerbericht (Front Office Bericht) wird das Trinkgeld separat ausgewiesen. In den meisten anderen Berichten, wie auch Tagesabschluss und Zahlungen wird das Trinkgeld nicht dargestellt. Das Trinkgeld ist nicht im Barumsatz enthalten. Entstehen zum Beispiel bargeldlose Trinkgelder können diese die Summe Zahlung in BAR verringern.
Hintergrundinformationen zur Trinkgeldbehandlung:
Der Bediener erhält das Trinkgeld auf kurzem Weg - er legt es sozusagen aus, da es keine technische Möglichkeit gibt es bei der bargeldlosen Zahlung zu empfangen. Da der Bediener das bargeldlose Trinkgeld bei seiner Abrechnung in Bar erhält, bleibt die bargeldlose Zahlung bei der bezahlten Summe (inklusive Trinkgeld) und die Zahlung in Bar ist um das Trinkgeld verringert. Die bargeldlose Summe repräsentiert also die Summe der bargeldlosen Belege und die Summe in Bar gibt der Bediener schließlich als Bargeld ab.
Im Report Manager gibt es weitere Berichte zum Trinkgeld, die Trinkgeldübersicht und die Trinkgelddetails.
m Front Office Report können Sie Trinkgeld im Finanzbericht auswerten.
Weiterführende Dokumentation:
Weiterführende Dokumentation:
Hypersoft Verfahren mit Trinkgeldbuchungen
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