Kassensturz und Kassenbestand

Sie können mit dem Bericht Kassenbestand den aktuellen (theoretischen) Bargeldbestand ermitteln und mit dem vorhandenen Bargeld überprüfen. Umgangssprachlich wird dies als Kassensturz bezeichnet, weil man die Kasse früher sozusagen ausgekippt/gestürzt hat. Sehen Sie in diesem Zusammenhang auch das Kapitel Hypersoft POS Cash-Handling.

Details zur Prüfung des Kassenbestandes

Laut GoBD/GDPdU soll ein Kassensystem "kassensturzfähig" sein, dies wird durch die Kassensicherungsverordnung 2020 nicht nur ergänzend wichtig sondern ein elementarer Bestandteil.

Mit Verwendung einer TSE werden die Summen aus drei unterschiedlichen Bereichen verglichen:

aus den Signierten Buchungen der TSE,
aus den Umsätzen im Kassenjournal von Hypersoft,
aus den Einnahmen in den Portemonnaies und Geldladen Ihres Betriebes.

Das Hypersoft Kassensystem sorgt dafür, dass die ersten beiden Umsätze Deckungsgleich sind. Ihr Aufgabe ist es korrekt zu kassieren und hierbei Wechselgelder und Trinkgelder zu erfassen, dies gilt im Besonderen für bargeldlose Trinkgelder, da diese sich nicht wie bare Trinkgelder separiert aufbewahren lassen. Ohne sorgsamen Umgang und klar definierten Workflows haben Sie in komplexeren Betrieben und anspruchsvollen Vorgängen des Full-Service kaum eine Chance dies angemessen zu erfüllen.

Wechselgeld

Sehen Sie: Wechselgeldverwendung

Verwenden Sie zur Wechselgelderfassung vor der Schicht oder Tagesbeginn bzw. zum Abschluss das Programm Wallet-Control.

Technische Anmerkung: Das neue Programm erfordert ein aktuelles Betriebssystem, das mindestens den .NET Framework Der .Net Framework (gespr. dotnet), ist eine Microsoft Komponente, welche neue Standards für fortschrittliche Programmentwicklung setzt. 4.0 hat. Bei Windows XP war dieser nicht enthalten, kann aber in der Regel manuell nachträglich installiert werden. Das Hotfix prüft, ob der Framework vorhanden ist und stellt nur dann auf Wallet-Control um. Verwenden Sie in Zukunft bitte keine XP Betriebssysteme im Zusammenhang mit unserem Programm zur Kassensicherungsverordnung.

Full-Service Kassensystem

Wenn Sie mit Bedienern in der Full-Service Gastronomie arbeiten, so hat jeder Bediener ein Portemonnaie, zusätzlich können mehrere Kassen verwendet werden. Somit ist eine Zuweisung der Bargeldbestände umfangreicher. Sind die Bediener bestimmten Kassen oder Profitcentern zugewiesen, müssen Sie entsprechende Bereiche oder Profitcenter Ein Profitcenter ist in der Hypersoft Suite eine oder eine Gruppe von Kassen, die Sie einem Begriff, der das Profitcenter repräsentiert zuordnen. Diese Gruppierungen können für Berichte verwendet werden. auswerten. In der Regel müssen Sie aber einen Bericht über alle Kassen erstellen, um den theoretischen Bargeldbestand zu ermitteln.

In der Regel arbeiten die Bediener mit Wechselgeld. Es ist also erforderlich, das Wechselgeld vor Beginn der Arbeit zu erfassen, bzw. muss dieses feststehen. Nur so können die Anforderungen erfüllt werden.

Wir raten dringend dazu an den Bedienern das Wechselgeld (zusammen mit betriebseigenen Portemonnaies) bereitzustellen. Dies ermöglicht Ihnen mit Sicherheit den Wechselgeldbestand vom Barbestand abzutrennen. Auch beim Tagesabschluss können Sie einen neutralen Überblick der eventuellen Differenzen erhalten. Andernfalls müssten Sie sicherstellen, dass das (vermutlich individuelle) Wechselgeld Ihrer Bediener vor dem Arbeitsbeginn so erfasst wird, dass es bei einer Prüfung sicher von den Bareinnahmen / Einnahmen abgegrenzt werden kann.

Trinkgeld

Sehen Sie: Trinkgeld buchen

Das Trinkgeld der Bediener (das gilt natürlich auch schon für eine Quick-Service Kasse, sofern dort Trinkgelder eingenommen werden) muss auch von den Bareinnahmen abtrennbar sein. Sie erreichen dies am besten, indem Sie die Trinkgeldfunktion des Hypersoft Systems nutzen und die Bediener darauf trainieren das Trinkgeld akkurat einzugeben.

Es gibt auch Möglichkeiten das Trinkgeld zu separieren, allerdings sind Sie hierbei auf die Sorgfalt Ihrer Bediener angewiesen, erhalten keine Auswertungen zu Trinkgeldern, und müssen die bargeldlosen Trinkgeldern doch explizit buchen lassen.

Wird das Trinkgeld nicht gebucht oder separiert ist Ihr Kassensystem nicht mehr kassensturzfähig.

Bargeldlose Zahlungen

Wenn Sie bargeldlose Zahlungen (zum Beispiel EC- und Kreditkarten) haben, so sollen diese kongruent im Kassensystem verbucht werden. Hierbei hilft die Kartenzahlung Anbindung von Hypersoft in allen Varianten und minimiert die Risiken.

Keinesfalls dürfen Sie Vorgänge auf Barzahlung verbuchen und dann bargeldlose Zahlung anbieten. Ein Abzug des unbaren Umsatzes von der Barsumme wird in der Regel bei Prüfungen nicht akzeptiert. Sehen sie hierzu auch das Teutemacher Handbuch zur Kassenführung 2. und folgende Auflagen. Erhältlich zum Beispiel bei Amazon: Link...

Sie können zwar im Hypersoft Kassensystem Tasten anlegen, mit denen Sie beim Abschluss eines Vorgangs die Bargeldlose Zahlung auch ohne eine Kartenzahlung Anbindung verbuchen, hierbei bestehen jedoch mindestens vier Risiken, die mit der Anbindung vermieden werden:

Die bargeldlose Zahlung kann nicht ausgeführt werden, der Kunde zahlt in Bar und der Bediener "vergisst" die Umbuchung am Kassensystem.
Der Bediener vertippt sich bei der manuellen Eingabe des Zahlungsbetrages. Ihre Gesamte Abrechnung stimmt somit nicht mehr.
Der Gast erhöht die Rechnungssumme um Trinkgeld. Der Bediener bucht diese nicht automatisch nach. Somit ist der Vorgang nicht mehr der Zahlung zuzuweisen.
Die Buchhaltung kann die späteren bargeldlosen Zahlungseingänge nicht eindeutig den Vorgänge zuweisen. Stellen Sie sich einfach zwei mit Trinkgeld auf 100,- € aufgerundete Zahlungen die einem ähnlichen Zeitraum fallen vor. Welcher Vorgang gehört zu welcher Zahlung?

Wenn dann noch Reklamationen hinzukommen, bei denen bargeldlose Zahlungen revidiert und gegebenenfalls erneuert werden müssen, oder wenn ein Vorgang mit mehreren bargeldlosen Zahlungen und teilweise Barzahlungen bezahlt wird (was bei vielen zum Alltag gehört), spätestens dann haben Sie und Ihre Buchführung keine Chance auf die geforderte kongruente Abrechnung.

Weiterführende Dokumentation: Wechselgeld verwalten, Trinkgeld buchen, Kartenzahlung im Kassiermodus

Zurück zur übergeordneten Seite: Fiskalgesetz in Deutschland Front Office Berichte