Wechselgeldverwendung
Die Verwendung von Wechselgeld ist grundsätzlicher Standard im Zusammenhang mit der Verwendung von Kassensystemen. Der praktische Workflow wird je nach Betriebskonzept allerdings sehr unterschiedlich gehandhabt. Wir betrachten das Thema hier sowohl aus praktischen Gründen, wie dem Controlling, als auch aus rechtlicher Sicht.
Wir gehen grundsätzlich von einem theoretischen Standard aus, für den wir hier Tipps und Antworten geben. Sollte dieser von ihrer Praxis abweichen, so verwenden Sie eine für Sie passende Lösung, die unseren Vorschlägen nahekommt.
Das notwendige Wechselgeld für die Durchführung des Betriebes sollte vollständig im Betrieb vorgehalten werden. Hierzu gehören der Wechselgeld Startbestand, sowie eventuelle Nachversorgung im laufenden Betrieb.
Zum Betriebsende muss das Wechselgeld von den Einnahmen, Trinkgeldern separiert werden können. Dies kann durch die Verwendung von bargeldlosen Zahlungen und Geldersatzbelegen eine umfangreiche Aufgabe sein.
Technisch verwenden Sie am besten die Wechselgeldvorgaben und das Programm Wallet-Control, die zur Abrechnung auch korrespondieren.
Beachten Sie bitte, das mindestens für Deutschland ab dem Jahr 2020 gilt, dass Geldwechseln z.B. unter Einbeziehung des Inhabers (dessen Portemonnaie) oder anderen externen Quellen dazu führt, dass diese im Kassensturz mitberücksichtigt werden sollen. Auch Mitarbeitern muss untersagt sein aus privatem Geldbestand zu wechseln, bzw. unbestimmtes eigenes Wechselgeld in den Umlauf zu bringen.
Bediener mit eigenem Trinkgeld...
Wenn Ihre Bediener eigene Portemonnaies und gegebenenfalls eigenes Wechselgeld mitbringen, sollten Sie dies zu Beginn als Einnahmen und zum Ende als Ausgaben buchen lassen. Andernfalls sind Sie allein deshalb nicht kassensturzfähig.
Unabhängig von der rechtlichen Situation ist das Controlling gefährdet und Ihre Mitarbeiterführung agiert mit dieser Methode "absurd". Wenn Wechselgeld (und Trinkgeld) nicht akkurat erfasst werden, verbleibt jeder Überschuss automatisch im Besitz des Bedieners. In einer hochfrequenten oder aus anderen Gründen belasteten Arbeitssituation werden in der Regel bestimmte Umsätze nicht gebucht und bilden dann einen Überschuss. Somit führt eine Handhabung, bei der das Wechselgeld von den Bedienern mitgebracht wird, nicht erfasst und nicht kontrolliert wird zu einem Automatismus, der alle die nicht gebuchten Einnahmen an den Bediener auszahlt und gleichzeitig die Steuer verkürzt (Sie haben die Verantwortung auch für die nicht vom Bediener gebuchten Umsätze). Im selben Zuge "erziehen" Sie die Mitarbeiter zum Nichtbuchen durch diese unfreiwilligen Belohnungen. Auch aus Sicht der Sozialversicherung könnten Sie "absichtlich wenig kontrollieren", damit ihre Mitarbeiter dank "falschem Trinkgeld" mehr Motivation zur Arbeit haben. Aus dieser Sicht verkürzen Sie neben der Steuer auch die Sozialversicherung. (Bei Stichproben in durchschnittlichen Betrieben konnten wir bei der Zählung spontan abgegeben Portemonnaies, denen das Trinkgeld einvernehmlich entnommen wurde, wiederum durchschnittlich zwischen 5,- bis 50,-€ Überschuss pro Tagesschicht ermitteln. Diese Überschüsse konnten dem Umsatz von da an hinzugebucht werden.)
Ob dies nun absichtlich oder unfreiwillig zu Ihrem bisherigen Standard gehört ist hier nicht relevant. Es geht darum für die Zukunft die Best Practice festzulegen. Treffen Sie diesbezüglich bei Verfahrensänderungen auf Widerstand bei Bedienern, so gilt dies generell als Alarmzeichen in mehrerlei Hinsicht. Es könnte sein, dass durch Verbesserungen des Controlling auch an dieser Stelle einige Mitarbeiter weniger motiviert sind bzw. mehr Lohn fordern. Gerade rückwirkend betrachtet ist dies kritisch, Sie können diese Reaktion aber auch als direkten Erfolg Ihrer betrieblichen Organisation werten und natürlich solchen (gegebenenfalls berechtigten) Forderungen zustimmen. Es wäre nicht überraschend, wenn Ihnen im Rahmen einer emphatisch erfolgten Umstellung, welche die Sachlage richtig bewertet, am Ende mehr Umsatz zur Verfügung steht. In der Regel kann dann auch bei Betriebsprüfungen jede Verbesserung Ihres Controlling positiv betrachtet werden, ohne unbedingt eine "rückwirkende Reaktion" auszulösen.
Das Wechselgeld stellt "nur" eine Cashflow Belastung und ein Sicherheitsrisiko dar. Sind diese organisatorisch optimiert, sollte der Betrag möglichst so hoch ausfallen, dass in jeder Situation ausreichend Wechselgeld vorhanden ist. Jedwede unvermeidliche Ausnahme sollte so notiert sein, dass diese ersatzweise bei (spontanen) Prüfungen nachvollziehbar gemacht werden kann. Weiterführende Dokumentation: Fraud Protection mit Wallet-Control.
Wechselgeld mit Wallet-Control automatisieren
Wallet-Control ist ein im Hypersoft POS enthaltenes Programm, mit dem der Bediener das Wechselgeld und die Zahlungsbelege leicht erfassen kann. Hier erfahren Sie die vielfältigen Möglichkeiten von Wallet-Control. Zusätzlich können Sie die Wechselgeldvorgaben im Wallet-Control nutzen.
Wechselgeld als Einnahme und Ausgabe buchen...
Wechselgeld kann zum Beginn eines Tages oder einer Schicht als "Wechselgeld Einnahme" eingebucht werden und ebenso zum Beenden als "Wechselgeld Ausgabe". Dies ist aber nicht der optimale Weg, da diese Buchungen auch beim Buchhaltungsexport erscheinen.
Sehen Sie hierfür das Kapitel Ein- und Auszahlungen buchen.
Wechselgeld mit den Wechselgeldvorgaben...
Wenn Sie mit Geldbomben arbeiten können Sie die Wechselgeldvorgaben (auch ohne Wallet-Control) verwenden. Lesen Sie hierfür das Kapitel Wechselgeld Verarbeitung.
Weiterführende Dokumentation:
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