Wechselgeldverwendung
Grundlagen für Praxis, Controlling und Rechtssicherheit
Die Verwendung von Wechselgeld gehört zum Alltag jedes Gastronomie- und Retailbetriebs. In der Praxis zeigt sich jedoch, dass der tatsächliche Umgang damit stark vom jeweiligen Betriebskonzept, von gewachsenen Routinen und vom individuellen Verhalten der Mitarbeitenden abhängt.
Gerade deshalb lohnt es sich, das Thema nicht nur aus praktischer Sicht, sondern auch unter Controlling- und rechtlichen Gesichtspunkten bewusst zu betrachten.
Die folgenden Empfehlungen orientieren sich an einem theoretisch sauberen Standard, der sich in der Praxis bewährt hat und prüfungssicher sein soll. Sollte Ihre bisherige Handhabung davon abweichen, können Sie diese Hinweise als Orientierung nutzen, um eine für Ihren Betrieb passende, aber möglichst nahe Lösung zu etablieren.
Best Practice: Wechselgeld strukturiert und nachvollziehbar einsetzen
Das für den laufenden Betrieb notwendige Wechselgeld sollte vollständig betriebsintern vorgehalten werden. Dazu zählen sowohl der definierte Wechselgeld-Startbestand als auch eventuelle Nachversorgungen während des Tagesgeschäfts.
Zum Betriebsende muss dieses Wechselgeld eindeutig von Einnahmen und Trinkgeldern getrennt werden können – auch dann, wenn bargeldlose Zahlungen, Geldersatzbelege oder Mischformen genutzt werden.
Technisch empfiehlt sich hierfür die konsequente Nutzung der Wechselgeldvorgaben in Verbindung mit Wallet-Control, da beide Funktionen exakt aufeinander abgestimmt sind und eine nachvollziehbare Abrechnung ermöglichen.
Rechtlicher Rahmen und organisatorische Klarheit
Spätestens seit 2020 gilt (mindestens in Deutschland):
Sobald Geldwechsel unter Einbeziehung externer Quellen erfolgt – etwa über das private Portemonnaie des Inhabers oder von Mitarbeitenden – müssen diese Beträge im Kassensturz berücksichtigt werden.
Mitarbeitenden muss daher untersagt sein, privates Wechselgeld einzubringen oder aus eigenem Bestand zu wechseln. Andernfalls ist eine kassensturzfähige Abrechnung nicht mehr gegeben.
Bediener mit eigenem Trinkgeld – eine kritische Praxis
Bringen Bediener eigenes Bargeld oder Wechselgeld mit, muss dieses zu Schichtbeginn als Einnahme und zum Schichtende als Ausgabe gebucht werden. Erfolgt dies nicht, entstehen zwangsläufig Unschärfen – unabhängig von der rechtlichen Bewertung.
Aus Controlling-Sicht ist diese Praxis besonders problematisch:
Nicht gebuchte Umsätze führen regelmäßig zu Bargeldüberschüssen, die unkontrolliert beim Bediener verbleiben. Damit entsteht ein Automatismus, der Fehlbuchungen indirekt „belohnt“ und zugleich Umsätze dem Betrieb entzieht.
Im Ergebnis werden nicht nur steuerliche Grundlagen geschwächt – auch die Mitarbeiterführung gerät in eine widersprüchliche Situation, da korrektes Buchen faktisch benachteiligt wird.
Stichproben in durchschnittlichen Betrieben zeigen, dass sich auf diese Weise Überschüsse von 5 € bis 50 € pro Tagesschicht ergeben können. Werden diese Beträge konsequent identifiziert und nachgebucht, stehen sie dem Umsatz wieder zur Verfügung.
Veränderungen als Chance begreifen
Ob diese Handhabung bisher bewusst oder unbewusst Teil Ihres Standards war, ist rückblickend zweitrangig. Entscheidend ist, für die Zukunft eine klare Best Practice festzulegen.
Stoßen organisatorische Verbesserungen dabei auf Widerstand, ist dies ein ernstzunehmendes Signal. Häufig zeigt sich genau hier, wo Controlling-Verbesserungen Wirkung entfalten – und wo Anpassungen in Vergütung oder Abläufen fair diskutiert werden sollten.
Erfahrungsgemäß führen solche Umstellungen langfristig zu mehr Transparenz, höherem Umsatz und besserer Prüfungssicherheit. Betriebsprüfungen bewerten nachvollziehbare Verbesserungen des Controllings in der Regel positiv, ohne zwangsläufig rückwirkende Konsequenzen auszulösen.
Wie hoch sollte der Wechselgeldbestand sein?
Wechselgeld stellt „nur“ eine Cashflow-Bindung und ein Sicherheitsrisiko dar. Sind diese organisatorisch beherrscht, sollte der Bestand so bemessen sein, dass jede realistische Situation im Tagesgeschäft abgedeckt werden kann.
Unvermeidbare Ausnahmen sollten dokumentiert sein, um sie bei spontanen Prüfungen plausibel erklären zu können.
Ergänzend empfehlen wir die Nutzung von Fraud Protection mit Wallet-Control, um Wechselgeld, Einnahmen und Differenzen dauerhaft transparent zu halten.
Weiterführende Themen:
Best Practice: Bargeldmangel durch bargeldlose Trinkgelder
Best Practice: Wechselgeld mit Wallet-Control automatisieren
Wallet-Control ist ein im Hypersoft POS integriertes Programm, das die Erfassung von Wechselgeld, Bargeld und Zahlungsbelegen deutlich vereinfacht und absichert. Richtig eingesetzt, wird Wechselgeld nicht mehr „mitgeführt“, sondern sauber in den Abrechnungsprozess integriert – transparent, prüfbar und konsistent.
Wechselgeld korrekt abbilden – ohne Buchhaltungsballast
Grundsätzlich kann Wechselgeld zu Beginn einer Schicht oder eines Tages als Wechselgeld-Einnahme eingebucht und am Ende als Wechselgeld-Ausgabe wieder entnommen werden.
Diese Methode ist technisch korrekt, aber nicht optimal, da solche Ein- und Auszahlungen auch im Buchhaltungsexport erscheinen und dort zusätzlichen Klärungsaufwand erzeugen.
Für Betriebe mit regelmäßigem Betrieb und klaren Abläufen empfehlen wir daher ausdrücklich, Wechselgeld nicht über klassische Ein- und Auszahlungen zu führen, sondern über die dafür vorgesehenen Werkzeuge.
(Hinweis: Details zu Ein- und Auszahlungen finden Sie im Kapitel Ein- und Auszahlungen buchen.)
Wechselgeldvorgaben – der saubere Weg in der Praxis
Deutlich eleganter ist der Einsatz der Wechselgeldvorgaben in Verbindung mit Wallet-Control.
Hierbei wird der erwartete Wechselgeldbestand pro Schicht oder Börse systemseitig definiert und im Rahmen der Abrechnung automatisch berücksichtigt – ohne zusätzliche Buchungen, ohne Buchhaltungseffekte und ohne Interpretationsspielräume.
Gerade bei der Arbeit mit Geldbörsen, Einsätzen oder Geldboxen („Geldbomben“) ist diese Methode Best Practice, da sie:
klare Erwartungswerte schafft
Abweichungen sofort sichtbar macht
Wechselgeld sauber von Einnahmen und Trinkgeld trennt
den Abrechnungsprozess beschleunigt und vereinfacht
Die Wechselgeldvorgaben können auch ohne Wallet-Control genutzt werden, entfalten ihre volle Stärke jedoch in Kombination mit der sortenreinen Erfassung.
Weiterführende Details finden Sie im Kapitel Wechselgeldvorgaben.
Fazit
Mit Wallet-Control und den Wechselgeld Verarbeitung wird Wechselgeld vom Risikofaktor zur kontrollierten Konstante.
Sie reduzieren Buchungsfehler, vermeiden unnötige Buchhaltungsbewegungen und schaffen eine belastbare Grundlage für saubere Abrechnungen – Tag für Tag, Schicht für Schicht.
Weiterführende Themen: Verzeichnis: Best Practice
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