Trinkgeld mit eSolutions
Keine steuerliche oder rechtliche Beratung
Die folgenden Informationen dienen ausschließlich der allgemeinen Orientierung und stellen weder eine Steuer- noch eine Rechtsberatung dar.
Hypersoft ist hierzu nicht befugt.
Bitte prüfen Sie die Inhalte sorgfältig und stimmen Sie sich bei Bedarf mit Ihrem Steuerberater oder einer anderen fachkundigen Person ab, um sicherzustellen, dass Ihre Vorgehensweise den geltenden rechtlichen und steuerlichen Anforderungen entspricht.
Passen Sie unsere Hinweise ggf. an Ihre individuellen Gegebenheiten an und halten Sie die Ergebnisse in Ihrer Verfahrensdokumentation fest.
Grundgedanke
eSolutions sind ein zentraler Bestandteil Ihres digitalen Geschäftserfolgs. Dabei sollten integrierte Prozesse stets auch die Interessen Ihrer Mitarbeiter berücksichtigen – insbesondere beim Thema Trinkgeld.
Trinkgelder sind ein wichtiger Bestandteil des Servicealltags und können – unter bestimmten Bedingungen – steuerfrei bleiben. Daher ist es entscheidend, sich mit diesem Thema zu befassen und entsprechende Abläufe korrekt in den Betrieb zu integrieren.
Einleitung: eSolutions und steuerfreies Trinkgeld
Trinkgeld ist nicht automatisch steuerfrei.
Für die Steuerfreiheit müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein – insbesondere eine direkte Interaktion zwischen Trinkgeldgeber und Empfänger.
Bei eSolutions ist diese Bedingung nicht immer gegeben.
Beispiele:
A) Eine Onlinebestellung mit Paketversand beinhaltet in der Regel kein steuerfreies Trinkgeld, da keine direkte Begegnung stattfindet.
B) Eine In-House Bestellung, bei der eine Servicekraft die Bestellung bringt und kassiert, kann steuerfreies Trinkgeld ermöglichen.
C) Mischformen zwischen A und B erfordern eine individuelle Beurteilung.
Erstellen Sie idealerweise ein Workflow-Konzept und stimmen Sie Ihre Regeln mit Ihrem steuerlichen Berater ab.
Technische Grundlage zur Trinkgeldkonfiguration
Die Einstellung der Servicekosten erfolgt im Hauptchannel Hypersoft und betrifft sowohl den Webshop als auch die In-House Order.
In-House Order: Definition des Trinkgelds
Im Hypersoft-Standard kann ein Trinkgeldartikel verwendet werden, der beim Buchen am POS als steuerfreies Trinkgeld behandelt wird.
Alternativ können Sie einen eigenen Artikel anlegen, der regulär versteuert wird (dieser darf dann nicht „Trinkgeld“ heißen, da diese Bezeichnung automatisierst steuerfrei behandelt werden könnte).
Details hierzu im Bereich Der steuerfreie Trinkgeld-Artikel und Der versteuerte Trinkgeld-Artikel.
Bei der In-House Order und bei In-House Gruppenbestellungen entscheidet der Vorgangsstatus über die steuerliche Behandlung des Trinkgelds:
Fall 1 – Keine Vorgangsverantwortung
Solange kein Bediener den Vorgang geöffnet und wieder geschlossen hat, existiert keine Vorgangsverantwortung.
Wird in diesem Fall Trinkgeld gebucht, nutzt das System den im Online Order Connector hinterlegten Artikel im Bereich Servicekosten (Trinkgeld).
Das kann entweder der steuerfreie POS-Trinkgeldartikel oder ein anderer, versteuerter Artikel sein.
Fall 2 – Mit Vorgangsverantwortung
Sobald ein Bediener den Vorgang einmal geöffnet und geschlossen hat, übernimmt er die Vorgangsverantwortung.
Wird danach Trinkgeld gebucht, wird automatisch der steuerfreie Trinkgeldartikel des POS-Systems verwendet – unabhängig davon, welcher Artikel im Connector hinterlegt ist.
Damit haben Sie die Möglichkeit, In-House Order Trinkgeld ohne Vorgangsverantwortung zu versteuern oder steuerfrei zu behandeln.
Sobald jedoch eine Bedienerverantwortung besteht, wird immer der steuerfreie Trinkgeldartikel verwendet.
Technische Einschräkung
Es besteht derzeit keine technische Möglichkeit, Trinkgeld für Vorgänge mit Bedienerverantwortung als versteuert zu buchen.
Eine eventuelle Versteuerung muss außerhalb des Hypersoft-Systems erfolgen.
Da die Servicekosten im Hauptchannel definiert sind, gilt diese Regelung gleichermaßen für Webshop-Bestellungen und In-House Orders ohne Vorgangsverantwortung.
Trinkgeld beim Bediener (In-House)
Für In-House Orders ohne Vorgangsverantwortung wird das Trinkgeld dem Bediener zugeordnet, der im Bereich Bediener für In-House Order im Online Order Connector hinterlegt ist.
Empfohlen wird, hierfür einen virtuellen Bediener (z. B. In-House Ordergruppe) anzulegen. Trinkgelder aus diesen Vorgängen werden dann unter diesem Bediener gesammelt und können ausgewertet werden. Das meist bargeldlose Trinkgeld aus diesem Bereich soll den tatsächlichen Servicekräften zugutekommen. In der Praxis sollte dieses Trinkgeld daher bar an die Servicekräfte ausgezahlt werden.
Weiterführende Themen: Best Practice: Bargeldmangel durch bargeldlose Trinkgelder
Die konkrete Umsetzung hängt von Ihrer steuerlichen Abstimmung ab und sollte in Ihrer Verfahrensbeschreibung dokumentiert sein.
Eine Ausnahme bildet das NoCOO Online Zahlung Trinkgeld.
Da es im direkten Kontakt zwischen Gast und Servicekraft bezahlt werden kann, kann es – sofern alle Voraussetzungen erfüllt sind – steuerfrei behandelt werden.
Servicekosten im Webshop
Für Webshop-Channels, bei denen keine Serviceleistung erfolgt (z. B. Versandbestellungen), sollte keine Annahme von Trinkgeld oder Servicekosten aktiviert werden. Andernfalls wäre das Trinkgeld in der Regel steuerpflichtig.
Fazit
Das eSolutions-Trinkgeldsystem von Hypersoft ermöglicht eine flexible, aber rechtskonforme Handhabung von Trinkgeldern – unter Berücksichtigung der jeweiligen Vorgangsart.
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Automatische Zuordnung der Trinkgeldlogik
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Steuerkonforme Behandlung abhängig von der Bedienerverantwortung
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Klare Regeln für In-House und Webshop-Bestellungen
Richten Sie Ihre Abläufe gemeinsam mit Ihrem Steuerberater so ein, dass alle Fälle korrekt abgebildet sind – für zufriedene Gäste, faire Mitarbeitervergütung und rechtliche Sicherheit.
Weiterführende Themen: Trinkgeld Funktionen
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