Buchungen auf Vorgänge

Beim Kassieren unterscheidet man zuerst zwischen dem freien Verkauf im Quick-Service Modus und dem vorgangsbezogenem Verkauf (Restaurant-Service). Weitere unterstütze Varianten des vorgangsbezogenem Verkaufs sind Prepaid Systeme und Bargeldlose Bereiche. Ein Vorgang kann also auch ein Tisch mit Gästen sein, eine Kundenkarte Eine Kundenkarte ist ein Datenträger (meist im Kartenformat), der für die interne Abrechnung in der Hypersoft Suite verwendet werden kann. Die Kundenkarte kann in einem bargeldlosen Bereich oder als Prepaid Zahlungsmittel (dann Debit Card) verwendet werden. Eine Kundenkarte kann einem Kunden zugewiesen sein, oder anonym verwendet werden., anonyme Vorgangskarte oder einfach ein Verweis auf ein Kundenkonto. Der vorgangsbezogene Verkauf, der nicht sofort abgerechnet wird, hat deshalb eine Vielzahl von Anforderungen und Variationen, so dass man sich über die Einstellung der Bedienerberechtigungen und Bereitstellung von Kassenfunktionen Diesbezüglich im Klaren sein soll. Einige dieser besondere Kassenfunktionen sind:

Tischtransfer
Rechnung splitten
Trinkgeld (auch nachträglich)
Vorgangsübersicht, offene Buchungen

Zum Buchen auf Kundenvorgänge begeben Sie sich zu dem Kapitel Kundenstamm am POS .

Vorgangsverantwortung

Vorgänge enthalten Buchungen und werden beim Abschluss abgerechnet. Wenn mehrere Bediener an einem System arbeiten muss die Verantwortung der Vorgänge geregelt sein. Es kommt sonst zum Beispiel vor, dass ein anderer Bediener Artikel auf den Vorgang und anderweitig verkauft oder den Vorgang für sich inkl. Trinkgeld abrechnet. Hypersoft unterstützt diese Regelungen durch die /Vorgangsverantwortung Der erste Bediener, der einen Artikel in einem Vorgang bucht oder öffnet wird als Verantwortlicher des Vorgangs bezeichnet. So lange der Vorgang nicht abgeschlossen ist, wird dieser als sein Vorgang betrachtet. Mit der Kassenfunktion Bedienerwechsel kann die Verantwortung an einen anderen Bediener übertragen werden.. Im Standard hat der Bediener der einen Vorgang öffnet und darin bucht die Vorgangsverantwortung. Über Bedienerberechtigungen können Sie bestimmen ob andere Bediener dann in den Vorgang eines anderen Bedieners buchen dürfen und getrennt davon die Berechtigung einstellen, ob andere Bediener diesen Vorgang abrechnen dürfen. Mit der Funktionen Bedienerwechsel kann die Vorgangsverantwortung untereinander weitergegeben geändert werden.

Vorgänge In-House Ordering und 3rd Party Anbindungen...

Für Vorgänge aus dem In-House Ordering oder aus 3rd Party Systemen oder Schnittstellen kommen sind häufig keine Bediener im Sinne des Hypersoft POS zugewiesen, daher werden solche Vorgänge besonders gehandhabt. Diese Vorgänge sind so lange jedem Bediener verfügbar (auch jenen, die nur eigene Vorgänge haben), bis einer der Bediener so einen den Vorgang öffnet und damit die Vorgangsverantwortung erhält. Sehen Sie hierzu auch Vorgangsverantwortung beim In-House Ordering.

Best Practice Nur Abschluss verbieten

"Ich sag es meinem Kollegen" führt leider zu häufig zu vergessenen Bestellungen und damit zu unzufriedenen Gästen (noch schlimmer ist natürlich das nicht Annehmen der Bestellung). Unsere Empfehlung für den Servicebetrieb ist daher der Zugang zu allen Tischen in Verbindung mit Abschluss fremder Tische verboten.... Somit können alle Bediener Bestellungen annehmen und direkt in das POS System eingeben.

Durch das Verbot des Abschlusses fremder Tische kann nur der Bediener mit Vorgangsverantwortung den Tisch abrechnen und wird zusammen mit den Gästen unberechtigt zu viel gebuchte Artikel einfach bemerken können. Mit der Funktion Buchungsdetails kann ein verantwortlicher Bediener jederzeit ganz schnell erkennen, falls auf diesem Weg falsche Buchungen in seinem Vorgang getätigt wurden und dies mit dem ausführenden Kollegen direkt klären. Mit der Funktion Tischtransfer kann er die Buchungen sogar an den Kollegen zurückbuchen.

Die Bediener regeln solche Dinge dann unter sich und die Belastung derartiger Manöver gehört mit einen gut eingestellten Hypersoftsystem bald der Vergangenheit an.

Fraud Protection Fremdzugriff protokollieren

Wenn ein Bediener einen Vorgang öffnet, für den dieser nicht die Vorgangsverantwortung besitzt und keinen Buchung tätigt (an der man dies erkennen könnte), wird dieser Zugriff protokolliert. Diese Zugriffe kann dann Bediener mit Vorgangsverantwortung in seiner Bedienerabrechnung (und Bedienerübersicht im Frontoffice) im Bereich Fremdzugriff auf meine Vorgänge aufgelistet sehen.

Diese Funktion dient der Fraud Protection und klärt Missverständnisse auf, wenn ein anderer Bediener einen Vorgang abrechnet, ohne diesen Vorgang "auf seinen Namen abzuschließen".

Die Auflistung unterscheidet noch offene Vorgänge und bereits abgeschlossene Vorgänge: