Buchungen auf Vorgänge

Beim Kassieren unterscheidet man zuerst zwischen dem freien Verkauf im Quick-Service Modus und dem vorgangsbezogenem Verkauf (Restaurant-Service). Weitere unterstütze Varianten des vorgangsbezogenem Verkaufs sind Prepaid Systeme und Bargeldlose Bereiche. Ein Vorgang kann also auch ein Tisch mit Gästen sein, eine Kundenkarte, anonyme Vorgangskarte oder einfach ein Verweis auf ein Kundenkonto. Der vorgangsbezogene Verkauf, der nicht sofort abgerechnet wird, hat deshalb eine Vielzahl von Anforderungen und Variationen, so dass man sich über die Einstellung der Bedienerberechtigungen und Bereitstellung von Kassenfunktionen Diesbezüglich im Klaren sein soll. Einige dieser besondere Kassenfunktionen sind:

Tischtransfer
Rechnung splitten
Trinkgeld (auch nachträglich)
Vorgangsübersicht, offene Buchungen

Zum Buchen auf Kundenvorgänge begeben Sie sich zu dem Kapitel Kundenstamm am POS .

Vorgangsverantwortung

Grundprinzip

Ein Vorgang enthält Buchungen und wird beim Abschluss abgerechnet.

Wenn mehrere Bediener an einem System arbeiten, muss klar geregelt sein, wer die Verantwortung für einen Vorgang trägt – die sogenannte Vorgangsverantwortung. Ohne diese Regelung kann es vorkommen, dass ein anderer Bediener Artikel in fremde Vorgänge bucht, Verkäufe doppelt erfasst oder einen Vorgang samt Trinkgeld für sich selbst abrechnet.

Technische Umsetzung im Hypersoft POS

Im Hypersoft-Standard erhält der Bediener, der einen Vorgang öffnet und darin bucht, automatisch die Vorgangsverantwortung.

Über die Bedienerberechtigungen können Sie festlegen:

ob andere Bediener in Vorgänge eines Kollegen buchen dürfen, und
ob andere Bediener diese Vorgänge abschließen (abrechnen) dürfen.

Mit der Funktion Bedienerwechsel kann die Vorgangsverantwortung bei Bedarf an einen anderen Bediener übergeben werden.

Vorgänge aus In-House Ordering und 3rd-Party-Systemen

Bei Vorgängen aus dem In-House Ordering oder aus 3rd-Party-Systemen (z. B. Online- oder App-Bestellungen) ist häufig kein Bediener im Sinne des Hypersoft POS zugewiesen.

Solche Vorgänge sind daher zunächst allen Bedienern verfügbar, auch jenen, die normalerweise nur eigene Vorgänge sehen dürfen.

Sobald jedoch ein Bediener den Vorgang öffnet, übernimmt er automatisch die Vorgangsverantwortung.

Weitere Details hierzu finden Sie im Kapitel Vorgangsverantwortung beim In-House Ordering.

Best Practice: Nur Abschluss fremder Vorgänge verbieten

In der Praxis hat sich folgende Regelung besonders bewährt:

Best Practice: Nur Abschluss fremder Tische verbieten – nicht das Bestellen!

"Ich sag es meinem Kollegen..." – klingt harmlos, führt aber in der Praxis regelmäßig zu vergessenen Bestellungen, genervten Gästen und Umsatzeinbußen. Noch schlimmer: Manchmal wird die Bestellung gar nicht erst angenommen.

Aber warum sollte ein Gast überhaupt verstehen müssen, welcher Mitarbeiter genau für welchen Tisch zuständig ist? Für ihn zählt nur: Bestellen ist etwas Positives – es bringt Umsatz, Erlebnis und Genuss.

Tatsächlich sorgt diese übliche Einschränkung oft dafür, dass das System selbst den Service sabotiert: Der „zuständige“ Kollege ist gerade nicht verfügbar, andere dürfen nicht bestellen, der Gast wartet – und bestellt im schlimmsten Fall gar nicht mehr. Das ist weder gastfreundlich noch wirtschaftlich klug.

✅ Unsere Empfehlung für den Servicebetrieb:

Erlauben Sie allen Bedienern das Bestellen auf jedem Tisch. Verbieten Sie ausschließlich den Abschluss fremder Tische. Unsere Empfehlung für den Servicebetrieb sind daher die EInstellungen Zugang zu allen Tischen in Verbindung mit Abschluss fremder Tische verboten....

So funktioniert’s:

Jede Bedienung kann jederzeit neue Artikel auf Tische buchen.
Nur der Bediener mit Vorgangsverantwortung (also der ursprünglich zugewiesene Mitarbeiter) darf den Tisch abrechnen.
Dieser erkennt automatisch unklare Buchungen durch die Funktion „Buchungsdetails“.
Fehlerhafte Buchungen können direkt mit dem Kollegen geklärt und via „Tischtransfer“ zurückgegeben werden.

Der Vorteil:

Gäste erhalten prompten Service, der Umsatz fließt schneller – und mögliche Fehler werden nicht durch Technik blockiert, sondern durch Menschen im System erkannt und gelöst.

Ein Hypersoft-System, das so konfiguriert ist, entlastet den Service, schützt vor Fraud – und verbessert ganz nebenbei die Stimmung im Team. Es gibt in diesem Zusammenhang noch ein Risiko, dass Sie abstellen können:

Fraud Protection: Fremdzugriff protokollieren

Diese Funktion dient der Fraud Protection und klärt Missverständnisse auf, wenn ein anderer Bediener einen Vorgang einsieht um ihn abzurechnen, ohne diesen Vorgang "auf seinen Namen abzuschließen".

In einem gut strukturierten Betrieb ist Transparenz entscheidend – gerade dann, wenn mehrere Bediener auf dieselben Tische zugreifen können. Hypersoft schützt Sie deshalb mit einer automatisierten Protokollierung aller Fremdzugriffe:

Wenn ein Bediener einen Vorgang öffnet, für den er nicht die Vorgangsverantwortung trägt und keine Buchung vornimmt (die den Zugriff legitimieren würde), wird dieser Zugriff automatisch dokumentiert. Diese Zugriffe sind für den verantwortlichen Bediener in seiner eigenen Bedienerabrechnung sowie in der Bedienerübersicht im Frontoffice sichtbar – im Bereich: Fremdzugriffe auf meine Vorgänge

Die Auflistung unterscheidet noch offene Vorgänge und bereits abgeschlossene Vorgänge:

So können Missverständnisse schnell geklärt werden – z. B. wenn ein Kollege einen Tisch einsehen wollte, um ihn versehentlich oder vorsätzlich selbst abzurechnen.

Zusätzlich unterscheidet die Anzeige:

Offene Vorgänge: Der Tisch ist noch aktiv.
Abgeschlossene Vorgänge: Der Tisch wurde bereits beendet.

Diese Funktion ist ein stiller, aber wirksamer Bestandteil der Hypersoft Fraud Protection – besonders wertvoll in Betrieben mit wechselnden Zuständigkeiten oder großem Team.

Protokollierte Fremdzugriffe im Report Manager...