Fraud Protection Vorläufiger Abschluss

TSE und GDPdU in Deutschland

Beachten Sie bitte, dass in Deutschland die Buchungen in einer TSE signiert sein müssen, wenn sie den Beleg zur Zahlung vorlegen. Deshalb können Sie diese Funktion mit Belegdruck nicht zusammen mit einem deutschen TSE System korrekt verwenden. Sehen Sie hierzu Vorläufiger Abschluss von Vorgängen nicht mit TSE kompatibel.

Wenn Sie in einem Restaurant arbeiten, sind die Anforderungen an den Abschluss eines Vorgangs vielfältig. Normalerweise wird einem Kunden ein Zahlungsbeleg vorgelegt, ohne dass feststeht, wie der Vorgang bezahlt werden soll. Es soll aber für Auswertungen und für die Bedienerabrechnung die Zahlungsart feststehen und der Vorgang entsprechend verbucht werden. Diese Tatsache verlangt nach einer Zwischenrechnung.

Das sonst in der Gastronomie übliche Verfahren verdient daher eine genaue Betrachtung: Die meisten Kassensysteme legen mit dem Abschluss eines Vorgangs auch die Zahlungsart fest. Dies hat zur Folge, dass häufig nicht die korrekte Zahlungsart angewandt wird. Der Vorgang wird dann (meist aufwendig) wieder geöffnet, oder die Bediener erhalten ersatzweise die Möglichkeit beliebig Zwischenrechnungen zu erstellen um diese zur Zahlung vorzulegen. Mit solchen Verfahren könnte eine unerwartete Nachbestellung von Kunden sogar als lästig empfunden werden, beziehungsweise wäre es sogar einfacher, diese Nachbestellung dann nicht abzurechnen - ganz gleich aus welchem Motiv. Das Hypersoft POS System bietet Ihnen sogar mehrere an der Praxis orientierte Lösungen für diesen Umstand an, die wir in den folgenden Abschnitten darstellen.

Automatische Anwendung bei Aufträgen an Zahlungsterminals...

Zu Beginn eines Zahlungsauftrages, der an ein Zahlungsterminal gegeben wird, muss sichergestellt werden, dass ab diesem Zeitpunkt keine weiteren Buchungen auf dem Vorgang ausgeführt werden können. Dies wird mit dem automatischen Auslösen der Kassenfunktion Vorgänge vorläufig abschließen erreicht.

Blaue Tische sind gesperrt...

Wenn durch Störungen ein Vorgang dann in dem Status vorläufiger Abschluss verbleibt (die Tischtaste wird blau dargestellt, bzw. blauer Tisch) kann so ein Vorgang wie nachfolgende im Bereich Vorläufigen Abschluss aufheben beschrieben weiterbearbeitet werden.

Best Practice: Vorgänge vorläufig abschließen

Diese Funktion ist bewusst anspruchsvoll gestaltet – und genau deshalb in deutlich mehr Betrieben sinnvoll einsetzbar, als es auf den ersten Blick scheint.

Das ist kein Alltagswerkzeug, sondern ein Kontroll- und Ordnungselement, ideal für:

  • strukturierte Full-Service-Betriebe

  • prüfungssichere Abläufe

  • saubere Trennung von Leistung und Zahlung

Gerade im Kontext von Betriebsprüfungen, Trinkgeldregelungen und nachträglichen Zahlungsänderungen lohnt es sich, Bedienern die Unterschiede zwischen den möglichen Formen der Vorgangsnachbearbeitung sauber zu erklären und diese auch in der eigenen Verfahrensbeschreibung korrekt einzuordnen.

Warum nicht einfach „nachträglich bearbeiten“?

In der Praxis – insbesondere im Full-Service – zeigt sich, dass ein relevanter Anteil der Vorgänge nachträglich noch angepasst wird, etwa durch:

  • Änderung der Zahlungsart

  • Hinzufügen von Trinkgeld

Das vermeintlich einfache „nachträgliche Bearbeiten“ sollte jedoch nicht zur Regel werden, sondern auf echte Ausnahmefälle beschränkt bleiben, bei denen über Zahlungsart und Trinkgeld hinaus weitere inhaltliche Änderungen erforderlich sind.

Vorgänge vorläufig abschließen – das Prinzip

Mit der KassenfunktionVorgänge vorläufig abschließen wird ein Vorgang in einen klar definierten Zwischenstatus versetzt:

  • Der Vorgang ist inhaltlich abgeschlossen

  • Es können nur noch Zahlungsart und Trinkgeld ergänzt werden

  • Weitere Bearbeitungen am Vorgang sind nicht mehr möglich

Wir empfehlen ausdrücklich, diese Funktion in Kombination mit einer Zwischenrechnung zu verwenden.

Zwischenrechnung sinnvoll einsetzen

Die Zwischenrechnung kann:

  • ein speziell gestaltetes Formular sein, das auf die noch folgende wirksame Rechnung hinweist

  • oder – je nach Zahlungsart – auch vollständig entfallen

Wichtig ist:

Die rechtswirksame Rechnung entsteht erst mit dem Buchen der Zahlungsart.

Technischer Hinweis zur Tastenbelegung

Wird die Funktion Vorgang vorläufig abschließen allein auf einer Taste verwendet, verhält sie sich funktional ähnlich wie Neuer Saldo.

Achten Sie deshalb darauf, Ihr Makro ggf. um notwendige Funktionen zu ergänzen, z. B.:

  • manueller Bonorder-Druck

  • Zurücksetzen der Preisebene

  • Menügang-Freigabe

Wiederaufruf eines vorläufig abgeschlossenen Vorgangs

Wird ein solcher Vorgang erneut geöffnet, leitet das System automatisch in die Kassenfunktion „Zahlungsart Abfrage“.

Damit wird sichergestellt, dass:

  • keine mehrfachen Zwischenrechnungen erstellt werden können

  • der Vorgang ausschließlich korrekt abgeschlossen wird

Der vorläufige Abschluss ist bewusst als restriktives Werkzeug konzipiert.

Für begründete Ausnahmefälle stellt Hypersoft eine kontrollierte Aufhebungsfunktion zur Verfügung.

Weiterführende Themen: Verzeichnis: Best Practice

Vorläufigen Abschluss aufheben

Über die Kassenfunktion Vorläufigen Abschluss aufheben – gesteuertüber die entsprechende Bedienerberechtigung – kann ein vorläufig abgeschlossener Vorgang wieder vollständig freigegeben werden.

Diese Funktion ist für akkurate und verantwortliche Mitarbeiter gedacht, um z. B.:

  • die Situation nachvollziehen zu können

  • eine ausgegebene Zwischenrechnung wieder einzusammeln

Nach dem Aufheben wird automatisch die Multizahlung gestartet, um den Vorgang ordnungsgemäß abzurechnen.

Vorgänge vorläufig abschließen in Verbindung mit Kassenladen

Soll beim vorläufigen Abschluss eine Kassenlade berücksichtigt werden, empfehlen wir folgendes Vorgehen:

Ergänzen Sie im Makro vor der Funktion Vorgang vorläufig abschließen die Kassenfunktion Kassenlade öffnen

  • Beim vorläufigen Abschluss wird die Lade noch nicht geöffnet

  • Beim späteren Buchen der Zahlungsart erkennt das System den vorläufigen Abschluss und öffnet die Kassenlade nachträglich korrekt

Hinweis zur Logik:

Wenn mehrere Tasten mit der Funktion Vorgang vorläufig abschließen existieren, sucht das System die zugehörige Kassenlade-Funktion in der Reihenfolge der Tastatur (von oben links, zeilenweise).

Weiterführende Themen:

Die unterschiedlichen Formulartypen

Buchungen auf Vorgänge

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