Formulartypen
Es gibt unterschiedliche Formulartypen, die für unterschiedliche Zwecke geeignet sind. Jedes Formular erhält den entsprechenden Typ in den Formulareinstellungen.
Bevor Sie sich hier ausschließlich mit den Formulartypen beschäftigen sehen Sie sich die zusätzlichen Möglichkeiten bei der Verwendung vonNoCOO - Digital Billing an.
Best Practice Außendarstellung von Belegen
Leider gibt es immer noch Menschen, die mit Halbwissen Informationen verbreiten, nur um Aufmerksamkeit zu erhaschen. So wurden auch unsere Kunden schon negativ auf Pro-Forma Belege angesprochen, obwohl Hypersoft Systeme gerade aus Gründen der Steuersicherheit im Zusammenhang mit den Komplexen Anforderungen an moderne POS Systeme angeschafft werden.
Diese Menschen gehen davon aus, dass die je nach Betriebsart und Workflow notwendige Pro-forma Belege, Zwischenrechnungen, Belege für Zahlungen auf Zimmer, auf Clubkonto und ähnliches ein Indiz für Steuerverkürzungen wären, anstelle diese als notwendigen und gesetzlich geforderten Deklarierungen zur Vermeidung von doppelter Versteuerung zu erkennen.
Für die Sicherheit in der Außendarstellung ist daher es am besten, wenn Sie immer eine Rechnung erstellen und hierfür am besten das NoCOO System nutzen, da dessen digitale Rechnungen keinen Raum für Interpretationen lässt. Wenn Sie nicht immer Rechnungen verwenden können, nutzen Sie die für Belege die absichtlich nicht als Rechnung vorgesehen sind Kopf und Fußtexte (beziehungsweise Layoutfunktionen für Windows oder Online Rechnungen) gegebenenfalls für eine Information über den Hintergrund um Missverständnisse zu vermeiden. Beispiele:
- Sie erhalten diesen Beleg "Auf Zimmer" anstelle einer Rechnung, da Sie die Rechnung beim Check-Out erhalten.
- Dieser Kurzbeleg führt Sie zu Ihrer Rechnung, die bereits Online korrekt verbucht und gesichert auf Sie wartet.
- Sie erhalten diesen Beleg "Kundenzahlung" anstelle einer Rechnung, da Sie die Rechnung per Mail erhalten.
- Dies ist ein "Pro-Forma Beleg". Nach der Bezahlung erhalten Sie eine Rechnung mit ausgewiesenem Zahlungsweg.
In einem Restaurant kann es eben besser sein dem Kunden eine vorläufige- oder Zwischenrechnung vorzulegen und hierbei sogar mit Pro-Forma oder freiem Typ zu arbeiten. Da "Pro-Forma" als Belegüberschrift missverständlich sein kann verwenden Sie zum Beispiel "Ihr Beleg" oder "Abrechnung", damit der Unterschied zu einem Bewirtungsbeleg deutlich wird. Einige Beispiele für den Nutzen:
- In Verbindung mit (PMS) / Hotelsystemen klären Sie die Versteuerung. Sehen Sie Steuerliche Abstimmung zwischen PMS und POS
- Sie wollen beim erstellen der Rechnung bereits den korrekten Zahlungsweg verbuchen. Wenn der Kunde im Full-Service Restaurant nach "der Rechnung" fragt, wäre es evtl. unhöflich nach dem Zahlungsweg zu fragen. Sie legen eine Zwischenrechnung vor , woraufhin der Kunde /Gast erst mitteilt, welchen Zahlungstyp er wünscht.
- Der Kunde/Gast wünscht von Ihnen eine Zwischenrechnung.
- Häufig akzeptieren Gäste/Kunden einen Bewirtungsbeleg nur, wenn auch die Bewirtungsaufwendung ausgedruckt wird. Da dies sehr viel Papier verbraucht und "nicht immer gut aussieht", können Sie eine Pro-Forma Rechnung verwenden. Wenn Sie allerdings auf einem Pro-Forma Formular die MwSt. ausweisen, schreibt das Programm zur Sicherheit einen Text, dass es sich nicht um eine Rechnung handelt. So können diejenigen, die an einer Rechnung interessiert sind dies erkennen und danach fragen. Anmerkung: Evtl. schreiben Sie in den Fußtext des Pro-Forma Belegs "Kurze Abrechnung - spart Papier!".
- Wenn nach der Vorlage des Pro-Forma Belegs vom Kunden ein Bewirtungsbeleg verlangt wird, können Sie mit der Kassenfunktion Vorgang bearbeiten einfach den Formulartyp ändern, beziehungsweise durch die Änderung der Zahlungsart den entsprechenden Beleg erhalten, da die Änderung diese Formulartyps nicht so sehr geschützt werden muss wie Rechnungsformulare (es muss nicht eingesammelt werden).
Im Zusammenhang mit der Kassensicherungsverordnung 2020 lesen sie bitte KassenSichV Belegpflicht.
Zur Fraud Protection lesen sie Fraud Protection Vorläufiger Abschluss .
DIN A4 Layout
Neben dem Layout für digitale NoCOO Belege können Sie auch ein Formular im DIN A4 Layout gestalten und damit zum Beispiel Rechnungen auf Windows Drucker ausgeben.
Sehen Sie hierfür auch den Bereich NoCOO - Digital Billing oder speziell NoCOO in Kassenformularen aktivieren.
Wenn Sie NoCOO soweit eingerichtet haben möchten Sie gegebenenfalls auch das Layout der Belege die Ihren Kunden Online zur Verfügung gestellt werden anpassen. Hierfür haben NoCOO Belege einen eigenen Designer dessen Verwendung im Bereich Formular für NoCOO beschrieben ist.
Formulartyp: Frei
Der freie Typ eignet sich für alle Formulare, auf welche die Beschreibungen der Formulartypen Rechnung oder Pro-Forma nicht zutreffen. Die Einstellung befindet sich hier: Formulartyp
Wählen Sie ausschließlich den Formulartyp Rechnung (Bewirtungsbeleg), um eine korrekten Beleg für die Finanzbuchhaltung zu erstellen. Ihr Kunde kann diesen Beleg für seine Finanzbuchhaltung verwenden, wenn Sie weitere Einstellungen gemäß den gesetzlichen Vorgaben vornehmen.
Wenn Sie Vorgänge mit dem Formulartyp Rechnung abschließen, werden die Zahlungsinformationen (zusätzlich zum Buchungsjournal) auch im Rechnungsjournal gesichert.
Zusätzliche Sicherheit bieten in diesem Zusammenhang besondere Verfahren, die im internen HS-SSP
Der Hypersoft - Service zur Sicherheit und Prüfbarkeit und die Bezeichnung eines DOkumentes, dass Sie im Hypersoft-Portal herunterlöaden können. Dokument für Sie verfügbar sind.
Das System verwendet pro Ausdruck eine fortlaufende Rechnungsnummer Die Rechungsnummer im Front Office ist wie folgt aufgebaut, um auch dem Notbetrieb gerecht zu werden: Kassennummer (max 3stellig) lfd. Rechnungsnummer (6Stellen) und Formularnummer (-2Stellen).
Beispiele: An Kasse 99 die 12345te Rechnung auf dem zweiten Formular: 99123456-02
An Kasse 10 die 5te A5 Rechnung auf dem vierten Formular: 10000005-04
Es gibt also jeweils einen Rechnungsnummernkreis pro Kasse und Formular.. Diese Nummer kann in Zusammenhang mit der Kassenfunktion Rechnung wieder öffnen verwendet werden, um den Vorgang wieder zu eröffnen.
Beispiel für Rechnungen...
Hier deutsche Rechnungen mit TSE Text und QR-Code oder nur mit Text wie im Kapitel KassenSichV Belegpflicht beschrieben.
Formular (Typ Rechnung) mit offenem Zahlungsweg
Wenn die Kunden nach der Rechnung fragen, so erstellen Sie diese, bevor der Zahlungsweg feststeht. Wenn Sie den Vorgang auf BAR abschließen, befindet sich der Text BAR bei der Rechnungssumme. Wenn Sie den Vorgang mit einem angeschlossenen Zahlungsterminal abschließen, dann wird zwar eine unbare Zahlung erwartet, aber der Zahlungsweg steht bei der Rechnungslegung noch nicht genau fest. In diesen Fällen wird die Rechnung mit dem Vermerk Unbar... in der Summenzeile erstellt und bei erfolgter Zahlung in den Daten des Systems der Zahlungsweg (z.B. Mastercard) ergänzt.
Wenn Sie nach der erfolgten unbaren Zahlung das Formular ändern und neu ausgeben bzw. eine Kopie erstellen erhalten Sie den Zahlungsweg vollständig beschrieben.
Splitten nach Rechnung verwehrt...
Sobald ein Formular mit dem Typ Rechnung angewandt wurde, kann kein Split mehr durchgeführt werden. Wenn der Wunsch eines Splitts vorhersehbar ist , sollten Sie eine Zwischenrechnung erstellen. Um eine Zwischenrechnung zu erzeugen, benutzen Sie bitte den Typ „Frei“, so kann auch nach dem Druck noch ein Split durchgeführt werden.
Weiterführende Dokumentation: Best Practice Außendarstellung von Belegen
Wenn Rechnungen erneuert werden müssen, soll die ursprüngliche Rechnung nicht verwendet werden. Lassen Sie solche Belege zur Sicherheit immer einsammeln und prüfen Sie dies einfach anhand des Bedienerberichtes bei der Abrechnung.
Wieder geöffnete Rechnungen führen zwanghaft zum Ausdruck eines Stornobelegs, der ebenfalls im Rechnungsjournal abgelegt wird. Dies soll Sie darauf hinweisen, dass die ursprüngliche Rechnung durch den Stornobeleg verrechnet wurde. Als Organisationshilfe können Sie auf dem Stornobeleg einen Text hinzufügen, der Ihre Mitarbeiter auffordert die zuvor gedruckte Rechnung einzusammeln und mit dem Stornobeleg zusammen abzugeben, damit nicht zwei Rechnungen im Umlauf bleiben. Fragen Sie hierzu auch Ihren steuerlichen Berater. Ein Verweis auf die ursprüngliche Vorgangsnummer ist ebenfalls enthalten.
In Zusammenhang mit belegbaren Zahlungen, wie Kredit- und EC-Karten sollten Sie immer den Formulartyp Rechnung verwenden, da Sie davon ausgehen müssen, dass diese Belege auch bei Ihnen (und nicht nur beim Empfänger) nachvollziehbar abgelegt sein müssen. Das Programm prüft den Formulartyp Rechnung und schützt einen so abgeschlossenen Vorgang vor unbewussten nachträglichen Änderungen, die dazu führen könnten, dass der bei Ihrem Kunden verwendetet Beleg nicht mit Ihren Buchungen übereinstimmt (Beispiel: Verwechslung eines Vorgangs bei einer nachträglichen Korrektur). Anmerkung: Eine unbemerkte Manipulation der Umsätze ist auch hiermit in jedem Fall nicht möglich, da auch wiedergeöffnete Vorgänge per Gegenbuchungen erzeugen, die im Buchungsjournal gespeichert werden.
Mit der Kassenfunktion Vorgang bearbeiten können auch Rechnungskopien erstellt werden. Liegt der Vorgang in einem vorangegangenen Abrechnungszeitraum werden die Zeilen Vorgang vom: xx.xx.xxxx und Lieferung am: xx.xx.xxxx hinzugefügt.
Weiterführende Dokumentation: Vorgänge bearbeiten
Wenn Ihre Kunden normalerweise keine Bewirtungsbelege verlangen, können Sie auch einen Pro-Forma Beleg verwenden.
Das Hypersoft POS System verwendet hierfür einen von den Rechnungsnummern unabhängige Nummerierung. Die jeweilige Nummer kann mit der Kassenfunktion Pro-Forma wieder eröffnen verwendet werden, um den Vorgang wieder zu öffnen.
Ist dieser Typ ausgewählt und liegt das Formular auf der Tastatur, so wird ein Beleg nur mit Kopf- und Fußzeilen ausgedruckt. Dies können zum Beispiel organisatorische Belege sein.
Zahlungsbestätigung mit Gutscheinen
Wenn Kunden mit Gutscheinen bezahlen, werden auf dem Formular Zwischensummen des Rechnungsbetrages gebildet und die Gutscheinzahlungen davon abgezogen. Dies kann ein Gutschein und es können mehrere Gutscheine sein. Häufig (wenn dir Gutscheinbetrag ausreicht oder den Zahlbetrag überschreitet) verbleibt der Betrag Bar Total:0,- (Null).
Gerade wenn ein Restbetrag übrig bleibt kann der Wert Bar Total ausschlaggebend sein, damit der Restbetrag korrekt bezahlt wird. Damit es sich um eine Konstante Information handelt wird Bar Total auch bei 0,- Restbetrag ausgegeben. Das Format von Bar Total kann normal oder hervorgehoben im Formular eingestellt werden.
Auf Rechnungen wird ein Hypersoft GoBD/GDPdU Hinweis gedruckt. Daran lässt sich erkennen, mit welchem Programmstand/ Servicepack die Rechnung erstellt wurde. Außerdem befindet sich die passende HS-SSP Der Hypersoft - Service zur Sicherheit und Prüfbarkeit und die Bezeichnung eines DOkumentes, dass Sie im Hypersoft-Portal herunterlöaden können. Versionsnummer und die Bezugsquelle/ Servicequelle des Kassensystems darauf. DIese Informationen dienen der Vereinfachung im Falle von Prüfungsfragen, denn häufig sind die Zahlungsbelege Grundlage für Recherchen bei Prüfungen.
Sie können bei Bedarf den Servicehinweis/ die Versionsinfo abschalten (wir empfehlen diesen weiter auszugeben).
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