Beachtenswertes zur Hotel PMS Integration

Die PMS-Anbindung verbindet PMS (Property Management Systeme ist der Fachbegriff) und POS. Das POS-System lädt die Gästeliste, die Reservierungsliste oder sucht gezielt nach einem Namen, Gast, um die Buchungen vom Kassensystem auf dessen Rechnung bzw. Zimmerrechnung zu übertragen. Die möglichen Suchfunktionen hängen von den Möglichkeiten des jeweiligen PMS und der Anbindung ab. Ähnlich verhält es sich mit den Abrechnungsfunktionen. Zwar kann Hypersoft im Standard einen Vorgang (Tisch) splitten und nur einen Teil "auf ein Zimmer buchen" und auch unterschiedliche Vorgänge auf verschiedene Parteien, die sich ein Zimmer teilen, buchen, aber das jeweilige PMS muss dies in der Anbindung auch unterstützen, um es korrekt verbuchen zu können.

 

Da das PMS-Programm häufig auch für die Abrechnung des gesamten Standortes verwendet wird, können auch alle anderen Transaktionen des POS-Systems (die nicht auf Zimmer gebucht werden) an das PMS übergeben werden. Hier kommen weitere Spezialitäten des Hypersoft-Systems wie Gutscheine und nachträgliche bargeldlose Trinkgelder zum Tragen. Diese werden von uns so übermittelt, dass die meisten PMS-Anbindungen diese verarbeiten können.

 

Nur wenige PMS-Systeme unterstützen das Bezahlen einer Transaktion mit verschiedenen Zahlungsmethoden. Wenn Ihr PMS dies auch nicht kann, können Sie alternativ die Transaktionen bequem im Hypersoft System aufteilen und dann als Ganzes einer Zahlung zuweisen, so dass Ihr PMS dies verarbeiten kann.

Anpassungen der Artikeltexte

Die meisten Hotelprogramme können keine Sonderzeichen in den Artikeltexten verarbeiten. Deshalb erfolgen automatische Anpassungen Ihrer Texte. Gegebenenfalls werden die Zeichen nicht übermittelt. Die Zeichen ' und " werden in jedem Fall aus den Bontexten entfernt.

Workflows zu Zimmernummer, Gastname, Reservierungsnummer

Zimmernummern, Reservierungsnummern und Zimmernamen...

Die Anbindung an Hotelsysteme unterstützt je nach Hersteller alphanumerische oder ausschließlich numerische Zimmernummern ( Beispiel Zimmernummer 120) und Reservierungsnummern. In der Tabellenübersicht der PMS Integrationen wird über die jeweilige Unterstützung in der Spalte Alphanumerisch ja nach Produkt informiert.

Die Reservierungsnummer ist die einzige eindeutige Zuordnung zwischen PMS und POS, da Namen und Zimmernummern nicht immer eindeutig sein können. Aus diesem Grund wird die Reservierungsnummer im Hypersoft POS System mit PMS Integration zum Speichern der Vorgänge verwendet. Die Hypersoft PMS Anbindung kann die Reservierungsnummer anhand des Namens oder der Zimmernummer beim PMS erfragen, um diese sodann zu verwenden. Die Reservierungsnummer kann auch mit der Kassenfunktion Hotel: Reservierungsnummer  sozusagen manuell angefragt werden. Das Hypersoftsystem erwartet immer eine vollständige Informationen über alle drei Bereiche: Zimmernummer, Reservierungsnummer und Name. Antwortet das PMS unvollständig (zum Beispiel ohne Zimmernummer) lässt das Kassensystem die Buchung nicht zu. Im Standard wird also ein Vorgangbei einem Abschluss einem Zimmer oder einer Reservierung zugewiesen.

Bezahlen "auf Zimmer" am POS...

Beim Bezahlen kann das Hypersoftsystem beim PMS System sicherstellen, ob die Reservierungsnummer noch eingecheckt ist indem Sie die Kassenfunktion Hotel: Zimmernummer prüfen verwenden. Damit wird sichergestellt, dass die Abrechnung über das PMS im zeitlich korrekten Workflow Ablauf erfolgt. Hypersoft übergibt den Vorgang anhand der Reservierungsnummer an das PMS und dort kann auch die Abrechnung erfolgen.

Gast noch nicht eingecheckt oder schon ausgecheckt...

Um auf Gäste zu buchen, die noch nicht eingecheckt wurden oder schon ausgecheckt wurden und später abgerechnet werden können, müssen Sie diesen im PMS System eine Zimmernummer (oder Zimmerersatznummer) zuweisen. Somit kann das Hypersoft POS System ganz normal auf die diese Gäste buchen und die Vorgänge an das PMS übermitteln.

Room Sharing...

Teilen sich mehrere Gäste ein Zimmer, können Sie über das Hypersoftsystem die Reservierungsnummer oder den Namen oder die Zimmernummer eingeben. Die Reservierungsnummer verwendet dann automatisch das Konto innerhalb des Zimmers. Wenn Sie die Nummer eingeben erhalten Sie die Parteien mit Namen zur Auswahl. Wenn Sie nach Namen suchen erhalten Sie entweder den eindeutigen Namen, oder gleichnamige zur Auswahl.

Paymaster-Account Kompatibilität mit dem PMS...

Unter diesem und ähnlichen Begriffen bieten PMS Systeme Möglichkeiten nicht auf Zimmer, sondern auf "andere Objekte des PMS" zu buchen. Dies können zum Beispiel Gäste sein, die noch nicht eingecheckt sind, Banketts, Firmenkonten und Ähnliches.

Der Paymaster-Account ist kein standardisiertes Verfahren, sondern wird von jedem PMS Hersteller selbst bestimmt. Von daher können Sie an dieser Stelle nicht von einer pauschalen Unterstützung aller Paymaster-Account Varianten durch die Hypersoft PMS Anbindung ausgehen.

Wenn Sie im PMS für solche Situationen oder Veranstaltungen im PMS eine (virtuelle) Zimmernummer hinterlegen, korrespondieren PMS System und Hypersoft wie gewohnt (da immer Reservierungsnummer, Zimmernummer und Name vom Hypersoft POS erwartet werden). Im PMS können Sie in der Regel dann die Vorgänge entsprechend transferieren und abrechnen.

Timing und Sicherheit bei eingecheckten Gästen...

Im Standard wird beim Abschluss eines Vorgangs der Gast (Reservierung oder Zimmer) ausgewählt, beim Zuweisen für diesen Vorgangsabschluss prüft das POS beim PMS ob die Buchung möglich ist und führt diese aus.

Mit der KassenfunkionHotel: Zimmernummer prüfen können Sie unabhängig von einem Vorgangsabschluss prüfen, ob die Gäste eingecheckt sind und ob ein Abschluss auf diesen Vorgang möglich ist. Auch bei dieser Funktion können Reservierungsnummer oder Zimmernummer verwendet werden, da immer beides im PMS abgefragt wird.

Bei einem anderen Workflow wird der Gast, das Zimmer, die Reservierungsnummer beim Öffnen des Vorgangs zugewiesen, um dann später den Vorgang abzuschließen. Hierdurch kann zwischen der ersten Zuweisung und Prüfung bis zu dem Abschluss eine Änderung des Status erfolgen:

Da nun der Faktor Zeit zwischen der ersten Prüfung beim Zuweisen und dem tatsächlichen Abschluss hinzukommt prüft Hypersoft beim Abschluss des Vorgangs erneut die Gültigkeit. Ist die Zuweisung im PMS dann negativ, kann eben nicht mehr auf den Gast, das Zimmer oder die Reserverungsnummer abgeschlosssen werden.

Wenn Sie so arbeiten, informmieren Sie Ihre Bediener über die technischen Zusammenhänge, damit diese auch die Vernatwortung für die Vorgänge tragen können (es geht ja darum Buchungen wie geplant abrechnen zu können, Abschlüsse auf ausgecheckte Gäste sind nicht möglich).

Alternativen für die PMS Abrechnung

Die Hypersoft PMS Integration ist an viele unterschiedliche PMS Systeme angebunden. Für einige dieser hat es sich bewährt Banketts udn Veranstaltungen mit dem Hypersoft Programm Accounting abzurechnen, wenn die dort gebotenen Funktionen eher Ihren Anforderungen entsprechen. Auf diese Möglichkeit weisen wir hiermit hin.

Darüber hinaus besteht die Möglichkeit (da nicht alle PMS Programme auch die gewünschte Bankettfunktionalität verfügen) zum Beispiel mit der BANKETTprofi Anbindung Veranstaltungen und Banketts zu managen und abzurechnen.

Unser Programm NoCOO - Digital Billing kann immer und auch mit diesen Varianten ergänzend eingesetzt werden, um die Effizienz zu steigern.

Steuerliche Abstimmung zwischen PMS und POS

Zuerst einmal muss die steuerliche Seite geklärt sein. Wenn ein Gast "auf Zimmer" zahlen möchte und ihr PMS die Umsatzsteuer/ Mehrwertsteuer im PMS ausweist, so sollten sie dies nicht auf der Rechnung des POS Systems tun, da Sie sonst in der Regel doppelt steuerpflichtig sind. Es muss also abgestimmt werden, wie die steuerliche Behandlung in Ihrem Betrieb sein soll. Meistens wird im Hypersoftsystem eine Pro Forma Rechnung erstellt und dann nach der Übertragung im PMS versteuert.

 

Da es häufig als unhöflich angesehen wird, wenn man einen Gast nach der Zahlungsart fragt, hat man das Dilemma zur Vorsicht immer zuerst eine Pro-Forma Rechnung zu erstellen, oder eine Rechnung danach zur Pro Forma Rechnung umzubuchen. Beides ist technisch mit Hypersoft sehr einfach. Bei steuerlichen Prüfungen wird dies häufig missverstanden. Zum einen hat man "viele" Pro-Form Rechnung, die dann zu Rechnungen werden, oder Rechnung die zu Pro-Forma Rechnungen werden. Sehen Sie in diesem Zusammenhang den Bereich Best Practice Außendarstellung von Belegen.

 

Sollte das Restaurant oder ein anderer Betrieb Rechnungsdaten an das PMS übermitteln, der unter einer anderen Steuernummer agiert, klären Sie bitte auch die notwendigen Informationen (weitere Gesellschaft, Steuernummer und ähnliches) hierzu auf dem Beleg den Sie mit dem PMS erstellen und herausgeben.

 

Klären Sie die korrekte Art der Versteuerung mit Ihrem steuerlichen Berater und geben Sie dem PMS und unseren POS Mitarbeitern eine klare Anweisung zur Einrichtung. Verifizieren Sie die Belege aus beiden Systemen. Für die Abstimmung soll von oder mit dem Verantwortlichen des Standortes eine Verfahrensdokumentation abgelegt und mit dem steuerlichen Berater des Verantwortlichen abgestimmt werden. Beachten Sie außerdem, dass Rechnungen auch artikelgenau sein sollen.

Artikelgenaue Rechnung...

In Deutschland und je nach Betriebsart und Rechtssituation auch in anderen Ländern soll eine Rechnung artikelgenau sein. Aufgrund veralteter Gewohnheiten werden in PMS Anbindungen häufig nur Warengruppen eingerichtet, so dass die Umsätze verdichtet ausgewiesen werden. Eine Hotelrechnung mit dem Eintrag "Restaurant 100,-€" ist nicht unbedingt korrekt, nur weil sie aus dem Hotelsystem gedruckt wird. Wenn Sie aus diesem Grund die POS Rechnung anheften, müssen Sie sicher sein, dass keine doppelte Versteuerung durch die Nutzung von POS und PMS zur Rechnungslegung erfolgt.

Einige PMS Anbindungen unterstützen Artikel auf Rechnungen, wie Sie in der Tabelle der Funktionen in der Spalte Artikel auf Rechnungen sehen können.

Klären Sie auch hierzu die Anforderungen an Ihre Rechnungen mit Ihrem steuerlichen Berater und geben Sie dem PMS und POS Mitarbeitern eine klare Anweisung zur Einrichtung. Verifizieren Sie die Belege aus beiden Systemen.

Unter Umständen ist ihr System nicht so einfach oder kaum auf artikelgenaue Rechnungen abzustimmen. Es gibt je nach System die Möglichkeit die Warengruppen weiter zu differenzieren. Somit sparen Sie sich die parallele Pflege pro Artikel und können auf der Rechnung genauerer Details ausweisen. Wenn Sie zum Beispiel die Subgruppen verwenden könnte im PMS jeweils eine Zeile mit Teilbetrag für "Rotwein" und "Steak" stehen, anstelle nur "Restaurant" oder "Beverage" und "Food". So wäre im Rahmen der Möglichkeiten eine Verbesserung etabliert um das Thema später weiter zu optimieren.

Sie können in solchen Fällen auch die Restaurantrechnung in Hypersoft korrekt erstellen und dort die Steuern abführen. Der Gast könnte einen (Pro-Forma) Beleg unterzeichnet und die korrekt erstellte Rechnung könnte zusammen mit der Zimmerrechnung ausgehändigt werden (oder man händigt sich gleich aus (und lässt diese als Kopie unterzeichnen). Im PMS müssten diese Umsätze auf der Rechnung entsprechend nicht versteuert werden (um Doppelversteuerung zu vermeiden).

Keineswegs möchte wir Sie unnötig belehren oder einfache Dinge kompliziert gestalten. Wir verstehen unsere Aufgabe auch darin unsere Sie auf mögliche Problemsituationen hinzuweisen. Sollte in Ihrem Fall diese Sachverhalte einfacher lösbar sein begrüßen wir dies selbstverständlich. Letztendlich sind wir auch daran interessiert Abläufe zu wählen, sie zugleich steuerlich korrekt und angenehm für Ihre Gäste sind.

Kongruente Warengruppen und Artikeldaten...

Je nach PMS Anbindung und Anforderungen an die Rechnungsdetails kann die Einrichtung der Warengruppen und Artikeldaten sehr aufwendig sein. Hypersoft kann generell artikelgenau Informationen an ein PMS übermitteln und unterstützt dies bei solchen PMS Systemen in der Regel auch. Sollte bei Ihnen zu hoher manueller Aufwand zur Abstimmung entstehen, wenden Sie sich zur Abhilfe an Ihren PMS Lieferanten.

Sollte Ihr PMS System eventuell durch uns unbekannte Aktualisierungen nun besser mit Artikeln umgehen können, als zum Zeitpunkt unserer Integrationsarbeiten bitten wir um Nachricht. Gern planen wir dann die Erweiterung für Ihr PMS.

Einen PMS System agieren nur auf der Ebene von Hauptgruppen. Bei unserem dreistufigen Warengruppenkonzept ist es häufig besser dann die Warengruppen als Hauptgruppen an diese PMS Systeme zu übermitteln (Beispiel Oracle und infor). Hierfür steht Ihnen die Einstellung Warengruppe statt Hauptgruppe verwenden zur Verfügung.

Es ist absolut notwendig allen Artikel, von denen Buchungen an das PMS übergeben werden entsprechend den (je nach PMS abweichenden) Vorgaben Warengruppen zuzuweisen. Artikelbuchungen ohne korrekte Warengruppenzuweisung werden je nach PMS zu komplexen Fehlern führen können.

Umsatzverteilung mit PMS Integration

Die Umsatzverteilung ist eine der speziellen Hypersoft Funktionen. Sie ermöglicht Ihnen zum Beispiel einen Kombinationsartikel Ein Artikel der aus mehreren auch allein verkäuflichen Artikel (keine Rezeptur) besteht. "Champagner & Buffet 40,-€" für einen Preis zu verkaufen und gleichzeitig den Preis für die interne Betrachtung aufzuteilen (Anteil Beverage 15,- / Anteil Food 25,-). Beachten Sie bitte, dass nur wenigeHotel PMS Integration diese Funktion unterstützen. Für Auswertungen lesen Sie Auswertungen für Umsatzverteilungen.

Auslagen Im Kassensystem werden Artikel ohne zugewiesneen MwSt. Satz als Auslagen behandelt. Diese Artikel erzeugen keinen Umsatz. Sollen Artikel ohne MwSt. Umsatz erzeugen, weisen Sie einen MwSt. Satz mit 0% zu. und Trinkgelder im PMS

Auslagen Im Kassensystem werden Artikel ohne zugewiesneen MwSt. Satz als Auslagen behandelt. Diese Artikel erzeugen keinen Umsatz. Sollen Artikel ohne MwSt. Umsatz erzeugen, weisen Sie einen MwSt. Satz mit 0% zu. sind Artikel ohne Mehrwertsteuersatz. Hiermit können Sie zum Beispiel Auslagen Im Kassensystem werden Artikel ohne zugewiesneen MwSt. Satz als Auslagen behandelt. Diese Artikel erzeugen keinen Umsatz. Sollen Artikel ohne MwSt. Umsatz erzeugen, weisen Sie einen MwSt. Satz mit 0% zu. (Tabakwaren) über die Hotelrechnung abrechnen. Auslagen Im Kassensystem werden Artikel ohne zugewiesneen MwSt. Satz als Auslagen behandelt. Diese Artikel erzeugen keinen Umsatz. Sollen Artikel ohne MwSt. Umsatz erzeugen, weisen Sie einen MwSt. Satz mit 0% zu. können mit dem Hypersoft POS gebucht werden, aber nur wenige PMS Anbindungen unterstützen solche Auslagenbuchungen, deshalb bitten wir Sie: Prüfen Sie die Einstelllungen und testen Sie am besten das gewünschte Ergebnis durch Übergabe der Buchungen an das PMS.

Steuerfreie Trinkgelder und Trinkgelder die versteuert werden müssen behandeln Sie wie unter Trinkgeld buchen beschrieben. Soweit es Ihr PMS unterstützt werden dann auch steuerfreie Trinkgelder im PMS steuerfrei gebucht. Bitte testen Sie dies auch im Details.

Details zu Trinkgeldern im PMS...

Das Trinkgeld muss als Nachträgliches Trinkgeld mit der Zahlungsart Auf Zimmer gebucht werden und z.B. nicht über die Multizahlung per BAR.

Nur wenn der Trinkgeldartikel im Hypersoft System keine Mehrwertsteuer besitzt, kann im PMS eine steuerfreie Verbuchung des Trinkgelds erfolgen.

Nachträgliches Trinkgeld kann nicht auf Hotelzimmer gebucht werden, wenn die Gäste nicht mehr den Status eingecheckt im PMS haben.

Gutscheine an PMS

Gutscheine werden an das PMS übermittelt. Wenn Hypersoft Gutscheine mit MwSt. übermittelt, erfolgt dies wie bei Artikelbuchungen. Wenn Hypersoft Gutscheine ohne MwSt. übermittelt erfolgt dies wie Auslagebuchungen. Sehen Sie hierzu Gutscheine Online oder Offline.

Unterschrift auf Rechnung (Bankett)

Das Hypersoftsystem unterstützt das Unterschreiben von Rechnungen auf Belegen mit einem Unterschriftfeld. Ist dieses Feld nicht auf Papier, sondern auf einem der digitalen Geräte wie mPOS oder das E-Signature Pad von Hypersoft, kann die digitalisierte Unterschrift auch an das Hypersoft Backoffice übermittelt werden. Sie sehen die Unterschriften zum Beispiel in der Master Vorgangsübersicht.

Belegnummern/ Rechnungsnummern

Die Berechnung der Belegnummer auf den Formularen wird als Belegnummer in den Schnittstellen verwendet. Die Belegnummer ist in anhand des Öffnungsdatums (der Tag nach einem Tagesabschluss an dem die erste Buchung durchgeführt wird) und der Stationsbezeichnung immer eindeutig. Somit sind Datum und Belegnummer zu einer eindeutigen Identifizierung vorgesehen. Einen Belegnummer 1700150070 setzt sich wie folgt zusammen:

• 2 Stellen (17) - (Tag des Monats Mod 10 (der ganzzahlige Rest aus der Division durch 10) + 10)
• 3 Stellen (001) - Stationsnummer, welche die Belegausgabe ausgeführt hat
• 5 Stellen (50070) - Sekunden seit 0 Uhr - (Stunde * 3600) + (Min * 60) + (Sekunde)

Für einige PMS Systeme (siehe Tabelle) können Sie als Alternative Rechnungsnummern anstelle Belegnummern verwenden.

Kontierungen per Event

Über die Möglichkeit mit dem Eventmanager das Schichtsystem zu wechseln, können Sie auch die Kontierung des POS Systems automatisch anpassen lassen.

Multizahlung nicht mit PMS Interface

Die Multizahlung ist eine besondere Variante um einen Vorgang abzurechnen. Zusammen mit einer PMS  Integration können Multizahlungen leider nicht verwendet werden.

Weiterführende Dokumentation: Zahlungsart Abfrage und Multizahlung

Stations-Swaping für PMS Interface

Zwecks Kostenstellenbuchungen oder andere Steuerung im PMS System, kann einen gewünschte Stationsnummer, abweichend von der Stationsnummer der tatsächlich buchenden Kassenstation, an das PMS-Interface übergeben werden.

Die gewünschte abweichende Stationsnummer kann im Smart Swap Programm des Hypersoft POS anhand des Tischbereiches in der Spalte PMS IF Station eingetragen werden.

Diese Einstellung gilt nicht für mPOS, da mPOS eine eigene SmartSwap Steuerung hat. Diese abweichende Stationsteuerung, kann dort im Standard kongruent angepasst werden .

Zimmernummer / Reservierungsnummer auf Orderbon

Der Schalter die Kundenanschrift in den Orderboneinstellungen bewirkt, dass die Zimmernummer bzw. Reservierungsnummer bei einer Hotelzimmerbuchung auf dem Bon erscheinen.

Absicherung der Verbindung zwischen PMS und POS

Es ist elementar wichtig, dass PMS und POS in Verbindung stehen und einwandfrei kommunizieren. Denn nur dann können Sie davon ausgehen, das Vorgänge mit der Zahlungsart "Auf Zimmer" auch im PMS gebucht sind und den Zimmergästen berechnet werden können.

Jedes PMS behandelt dies anders und es gibt in den meisten Fällen keinen sicheren Status, wenn unvorhergesehene Störungen bei der Kommunikation auftreten. In vielen Fällen prüfen wir seitens des POS ob das PMS die Buchungen entgegengenommen hat, aber nicht immer und nicht bei jedem PMS ist dies sichergestellt. Deshalb empfehlen wir oder nach bei Arbeiten an Ihrer IT, nach signifikanten Updates und Umstellungen die POS und PMS Kommunikation durch einen Vorgangsabschluss "Auf Zimmer" am POS erneut zu testen.

Kommt es zu Störungen prüfen Sie zuerst die Dinge, die sich verändert haben können. Die Hypersoft PMS Integration hat zur Unterstützung in Problemsituationen den PMS Viewer zur Kommunikationseinsicht. Für weiterführende Problemsuche gibt es auch interne Logdateien:

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