PMS Integration konfigurieren
Zur Nutzung der Hotelanbindung sind mehrere Einstellungen notwendig.
- Für die Kassenstation, die mit der PMS Anbindung Hotelbuchungsprogramm kommunizieren, müssen die Einstellungen (einmalig für alle Kassen) in der Hotel PMS Schnittstelle vorgenommen werden.
- Die Währungstabelle muss Nummern erhalten, anhand derer das Hotelbuchungsprogramm die Zahlungsarten zuweisen kann.
- Die Warengruppen der Hypersoft Suite müssen mit denen des Hotelbuchungsprogramms abgestimmt werden.
- Der Kassiermodus/ die Kassentastatur muss mit den Funktionen für die Kommunikation mit dem Hotelbuchungsprogramm eingerichtet werden.
- Das Hypersoft Transferprogramm muss eingestellt werden und immer gestartet sein.
- Die Einstellungen im Hotelbuchungsprogramm gibt der jeweilige Hersteller vor, Sie müssen diese insgesamt abstimmen.
Starten Sie das Programm zum Einstellen der PMS Integration im MCP unter Schnittstellen.
Durch Drücken des Schalters Einstellen wird die Gültigkeit der Lizenzen überprüft. Die verfügbaren Lizenzen werden im linken Rahmen dargestellt. Es gibt 3 Lizenzmodelle: Classic PMS-Schnittstelle, Classic PMS-Schnittstelle mit Abrechnung und Oracle PMS-Schnittstelle. Oracle bildet somit eine Ausnahme, die anderen XML Anbindungen stehen auch mit den Classic Lizenzen zur Verfügung.
PMS Auswahl und Übergabeverzeichnis...
Zuerst sollten die Ihnen zugewiesenen Lizenzen dargestellt werden. In diesem theoretischen Beispiel werden alle drei Möglichkeiten gleichzeitig angezeigt:
Das Verzeichnis für den Datenaustausch wird per Schalter ausgewählt oder manuell eingeben.
Bei Eingabe oder Auswahl eines lokalen Verzeichnispfades wird dieser automatisch in das UNC-Format gewandelt und überprüft. Ist die Pfadangabe ungültig wird eine Meldung ausgegeben und das Speichern ist nicht möglich. Für den Computernamen kann auch die IP-Adresse verwendet werden, das ist eventuell notwendig wenn es verschiedene Netzwerkbereiche gibt.
In der Auswahlbox auf der rechten Seite wählen Sie die passende Schnittstelle aus.
Beachten Sie bitte, dass das Austauschverzeichnis innerhalb Ihres Netzwerkes sicher erreichbar ist. Die Verbindung auf Dateiebene ist eine Leistung Ihres Netzwerkes und nicht der Hypersoft PMS Schnittstelle, welche diese Verbindung als Basis benötigt.
Wenn Sie ein spezielles PMS System auswählen erhalten Sie daran angepasst die jeweils möglichen Einstellungen angeboten.
Beispiel Protel bzw. Classic...
(Sehen Sie auch Best Practice Protel Datenübergabe konfigurieren)
Sollte es zwischen einer alten PMS Anbindung Probleme mit unserer neuen Anbindungstechnik geben, können Sie Neues Interface verwenden deaktivieren. Damit wird dann die bisherige Technik genutzt. Ihr Ziel sollte es aber sein die aktuelle Anbindung zu unterstüzten.
Durch Abschalten von Hotelschnittstelle verwenden können Sie einzelne Stationen von der Teilname ausschließen. Hierfür müssen Sie die Schnittstelle auf der jeweiligen Station aufrufen die Sie ausschließen wollen.
Der Schalter Reservierungsnummer kürzen ist notwendig, wenn PMS Programme die Classic Schnittstelle verwenden, aber länfere Reservierungsnummern verwenden als möglich sind (z.B. Winhotel).
Protokolldatei und Ablage...
Die Kommunikation kann bei allen Anbindungen 90 Tage protokolliert werden.
Das Verzeichnis zur Protokollablage war (bis SP 5 2019):(S:)\Hypers-!\Kasse-!\Hotel\log.
Mit der neuen Anbindung ist es: (S:)\HYPERS-!\ETC\CLNTxxxx\LOG\HOTEL.
Tabellenübersicht der Funktionen und Möglichkeiten
| Hotel PMS Hersteller | Alpha- numerisch | Artikel auf RG | Rechnungsnr. anstelle Belegnummer | Vorg. # verwenden |
Umsatz- verteilung | Feste Breite |
Zeichens. konvert. |
Auslagen Im Kassensystem werden Artikel ohne zugewiesneen MwSt. Satz als Auslagen behandelt. Diese Artikel erzeugen keinen Umsatz. Sollen Artikel ohne MwSt. Umsatz erzeugen, weisen Sie einen MwSt. Satz mit 0% zu.
|
0 auf 5 | T-Satz |
| ASA Hotel Software | - | - | - | schaltbar | - | - | - | - | - | - |
| Bosch Telecom | - | - | - | schaltbar | - | - | - | - | - | - |
| Casablanca | - | - | - | schaltbar | - | - | - | - | - | - |
| Citadell | - | - | - | schaltbar | - | Fix an | - | - | - | - |
| gastrodat | - | - | - | schaltbar | - | - | - | - | - | - |
| HoRes - Semper Hotelsoftware | - | - | - | schaltbar | - | schaltbar | - | - | - | - |
| Hotcom | - | - | - | schaltbar | - | - | - | - | - | - |
| Hotel Profi von DATAreform | 6-stellig | - | - | schaltbar | - | - | - | - | - | - |
| HOTLine | nein | - | - | schaltbar | - | - | - | - | - | - |
| Hotmax | - | - | - | schaltbar | - | - | - | - | - | - |
| HS/3 Classic | - | - | - | schaltbar | - | - | - | - | - | - |
| HS/3 Komfort | unterstützt | ja | - | Ausnahme | - | - | - | - | - | - |
| ibelsa | unterstützt | ja | ja | schaltbar | - | - | - | - | - | - |
| infor | unterstützt | ja | ||||||||
| JET Hotel | - | - | - | schaltbar | - | - | - | - | - | - |
| Lodgit | - | - | - | schaltbar | - | - | - | - | - | - |
| Mews | unterstützt | ja | ja | schaltbar | - | - | - | Fixiert an | - | - |
| Micros/Fidelio (DOS) | - | - | schaltbar | - | - | Fixiert an | - | - | - | |
| Oracle Hospitality Fidelio Suite8 | unterstützt | - | ja | schaltbar | schaltbar | - | - | Fixiert an | - | - |
| Oracle Hospitality Opera Cloud 1.20 | unterstützt | - | ja | schaltbar | schaltbar | - | - | Fixiert an | - | - |
| Oracle Hospitality OPERA 5.5 On-Premise / Cloud | unterstützt | - | ja | schaltbar | schaltbar | - | - | Fixiert an | - | - |
| protel und protel Air | unterstützt | - | - | schaltbar | schaltbar | - | - | schaltbar | schaltbar | schaltbar |
| SIHOT/Gubse | - | - | - | schaltbar | - | - | - | - | - | - |
| Touristik Team | - | - | - | schaltbar | - | - | - | - | - | - |
| VelHotel - Velox | unterstützt | - | - | schaltbar | - | - | - | - | - | - |
| WINHOTEL - CDSoft | - | - | - | schaltbar | - | - | - | - | - | - |
Artikel auf Rechnung ermöglicht es dem PMS artikelgenaue Rechnungen aus den Daten des Hypersoft Systems zu erstellen. Es ist durchaus möglich dass im Zuge von Weiterentwicklungen mehr Möglichkeiten bei den einzelnen Herstellern entstehen. Sollte diese Tabelle das nicht abbilden teilen Sie es bitte mit.
| Element / Schalter | Funktion / Beschreibung |
|---|---|
| Vorgangsnummern in der Schnittstelle verwenden |
Im Standard werden die Rechnungsnummern, Pro-Forma Belegnummern etc. als Vorgangsnummer aus jeweils eigenen Nummernkreisen an das Hotelbuchungsprogramm übergeben. Für besondere Vorgänge, die ohne Formular abgeschlossen werden, greift das System auf die interne Nummer zurück und übermittelt diese. Wird der Schalter abgeschaltet, dann wird die interne Nummer aus dem Hypersoft System verwendet. Diese interne Nummer wird von jeder Kassenstation erzeugt und kann sich monatlich wiederholen (damit ist diese Nummer nicht eindeutig). |
| Umsatzverteilung der Warengruppen verwenden | Mit aktivem Schalter wird der Preis eines gebuchten Artikels anhand der Prozentsätzen die in der Warengruppenverteilung hinterlegt sind in die Schnittstelle für die Warengruppen übermittelt. Zum Beispiel bei Gin Tonic ein Teil zu AFG und ein Teil zu Spirituosen. |
| Feste Breite | Formatiert die Übergabeinformationen. |
| Zeichensatz konvertieren |
Die Hypersoft POS Programme zeigen die Gästenamen an der Kasse an. Ältere Computerprogramm wie zum Beispiel Micros Fidelio für DOS schreiben diese Informationen in einem alten Format in die Zimmerbelegungsdatei. Wenn deshalb die Umlaute nicht korrekt dargestellt werden, aktivieren Sie diese Konvertierungsoption.. |
|
Auslagen 0 auf 5 T Satz |
Mit dem Schalter Auslagen In der Hypersoft Suite ist dies der Steuersatz 0 (Null), die meisten Hotelbuchungsprogramme erwarten anhand definierten der Schnittstellenfunktion hier den Steuersatz 5.Hierfür dient VonSteuersatz 0 auf Steuersatz 5 umbuchen (die Einstellung hier wirkt sich nur auf die Schnittstelle aus, in der Hypersoft Suite bleibt der Steuersatz 0). In der Protel Anbindung gibt es eine unbestimmte Änderung, die in einigen Fällen dazu führt, dass die Auslagen Technischer Hintergrund: Im Kopf-Datensatz ( sogenannter T-Datensatz) – ist ein Spezieller Platzhalter für die Summe der Auslagen |
| Rechnungsnummer Die Rechungsnummer im Front Office ist wie folgt aufgebaut, um auch dem Notbetrieb gerecht zu werden: Kassennummer (max 3stellig) lfd. Rechnungsnummer (6Stellen) und Formularnummer (-2Stellen).
Beispiele: An Kasse 99 die 12345te Rechnung auf dem zweiten Formular: 99123456-02
An Kasse 10 die 5te A5 Rechnung auf dem vierten Formular: 10000005-04
Es gibt also jeweils einen Rechnungsnummernkreis pro Kasse und Formular. anstelle Belegnummer verwenden |
Im Standard wird die Belegnummer der Formulare für die Übergabe an das PMS verwendet, da nicht alle möglichen Belege im Hypersoft System Rechnungen sind. Wenn bei Ihnen alle an das PMS System zu übermittelten Belege Rechnungen sind und Sie diese Nummern bevorzugen, wählen Sie diese Alternative. |
| Warengruppe statt Hauptgruppe verwenden | Einen PMS System agieren nur auf der Ebene von Hauptgruppen. Bei unserem dreistufigen Warengruppenkonzept ist es häufig besser dann die Warengruppen als Hauptgruppen an diese PMS Systeme zu übermitteln (Beispiel Oracle und infor). Weiter Informationen im Bereich Kongruente Warengruppen und Artikeldaten... |
| Schnittstellennummern verwenden | Weiterführende Dokumentation: Warengruppen abstimmen |
Währungstabelle für Zahlungsarten abstimmen
Die Zahlungsarten der Hypersoft Suite müssen für die Hotelanbindung nummeriert werden. Diese Nummerierung muss mit dem Hotelbuchungsprogramm abgestimmt werden. Der Zahlungstyp der Zahlungsart, welche an das Hotelbuchungsprogramm zur Abrechnung übergeben werden soll, muss Auf Zimmer (+) sein.
In den Warengruppeneinstellungen ergänzen Sie die Einstellung für die Kommunikation mit dem PMS-System, indem Sie dort die Warengruppen aus Hypersoft einer Schnittstellennummer zuweisen.
Hypersoft nummeriert die Gruppen im Standard automatisch: Die Warengruppennummer besteht immer aus Hauptgruppe (maximal zweistellig) Warengruppe (maximal zweistellig) und Untergruppe (maximal dreistellig). Event/AFG/Coca Cola...= 639083.
Mit dem Erweiterungsschalter Schnittstellennummern verwenden der für alle von Hypersoft integrierten PMS Schnittstellen zur Verfügung steht, außer für die HS/3 Classic Schnittstelle (da diese keine Warengruppen- oder Schnittstellnummern verwendet) können Sie die Nummerierung manuell an Ihre Anforderungen anpassen. Mit Schnittstellennummer verwenden haben dann Sie die Möglichkeit, am POS mehrere Warengruppen über die gleiche Schnittstellennummern zusammenzufassen und diese Nummern an einer vom PMS vorgegebenen Warengruppe zu übergeben. Dies ist dann häufig notwendig, wenn das PMS System in der Schnittstelle nur wenige Warengruppen unterstützt (z.B. Oracle nur 133 Warengruppen).
Das Hypersoft // System entscheidet innerhalb des dreistufigen Gruppensystems anhand der folgenden Regeln, welche Schnittstellennummer gilt: Ist der Untergruppe eine Schnittstellennummer zugeordnet, hat diese Vorrang. Ist dort keine Nummer hinterlegt, wird geprüft, ob der übergeordneten Warengruppe eine Schnittstellennummer zugeordnet ist. Ist dies der Fall, so wird diese Schnittstellennummer der Warengruppe verwendet, auch wenn in der Hauptgruppe eine Schnittstellennummer vorhanden ist. Die Schnittstellennummer der Hauptgruppe wird also nur dann verwendet, wenn weder die Warengruppe noch die Untergruppe eine Schnittstellennummer haben. Im Warengruppendialog kann eine Liste der Warengruppen und Schnittstellennummern für das PMS ausgegeben werden. In diesem Beispiel wurde der Warengruppe Auslagen Im Kassensystem werden Artikel ohne zugewiesneen MwSt. Satz als Auslagen behandelt. Diese Artikel erzeugen keinen Umsatz. Sollen Artikel ohne MwSt. Umsatz erzeugen, weisen Sie einen MwSt. Satz mit 0% zu. die Nummer 123 und der Untergruppe Ensinger 0,2l die Nummer 567 zugeordnet:
Hypersoft POS und CLOU MOBILE für Orderman...
Um Vorgänge abzuschließen und diesen offenen Posten zur Zahlung an das Hotelbuchungsprogramm zu übergeben, müssen Sie die Tastatur entsprechend einrichten. Dazu stehen folgende Kassenfunktionen zur Verfügung
Hotel: Zimmernummer
Hotel: Zimmer Nr. Prüfen
Hotel: Reservierungs Nr. (Nur mit Protel getestet)
Zahlungsart: auf Zimmer (Dynamische Kassenfunktion - muss eingerichtet werden)
Die Buchungen die "Auf Zimmer" abgeschlossen werden, können im Front-Office Bericht ausgedruckt werden.
Hypersoft mPOS und CLOU MOBILE für Windows...
Das Buchen und Abschließen auf Hotelzimmer ist im mPOS System integriert. Sehen Sie hierzu das Kapitel Buchen auf Kunden oder Hotelgäste mit mPOS.
Hypersoft unterstützt Gutscheine mit der Zahlungsart auf Zimmer in der PMS Anbindung.
Gutscheine können auch am POS gekauft werden und diese Bezahlung an die PMS Anbindung zur Zahlung weitergegeben werden.
Das Verkaufen und das Ein lösen wird bei Standardgutscheinen und bei Web-Gutscheinen unterstützt.
Die Gutscheindaten können um die Zuordnung einer Warengruppe erweitert werden. Die Bezeichnung und die bei der Warengruppe hinterlegte Schnittstellennummer wird beim Verkauf eines Gutscheins an die PMS Anbindung übermittelt.
Wenn Sie Gutscheine mit der Zahlungsart auf Zimmer verwenden wollen, prüfen Sie mit einem Vorgang als Test, ob ihre Hotelsoftware dies korrekt unterstützt oder verzichten Sie auf dies Funktion in der PMS Anbindung. Achten Sie bei der Verwendung von Gutscheine immer auf die steuerlichen Anforderungen.
Die Einrichtung von Warengruppenzuordnung erfolgt im Gutschein Management. Dort richten Sie den gewünschten Gutschein ein und begeben Sie sich in das Register Hotelschnittstelle um die Warngruppe zuzuweisen.
Die Gutscheine haben auch ein zugeordnetes DATEV Konto. Nur dieses wird für die DATEV Kontierung von Gutscheinen verwendet. Die mögliche DATEV Kontierung in der hier zugeordneten Warengruppe, wird nicht für Gutscheine angewandt.
Das Transferprogramm einrichten
Auf dem PC der für das Transferprogramm verwendet wird muss Hypersoft Installiert, und auch eine Station eingerichtet sein. Normalerweise wird hierfür die Hauptkasse oder der Server verwendet. Der Start wird sichergestellt, indem er im Terminal Commander mit dem Kopf PMS-Interface in der Startkonfiguration eingerichtete wird. Wenn das Programm gestartet wurde, läuft diese im Infobereich als Symbol:
Es ist ratsam, das Ablageverzeichnis auf den Server zu legen, auf den alle Kassen und die Hotelsoftware Zugriff haben.
Das Verzeichnis für den Datenaustausch wird in der Hypersoft PMS Schnittstelle, diesem Transferprogramm und im Hotelprogramm des Herstellers eingerichtet.
Achten Sie darauf, dass dieses Verzeichnis für die Hypersoft Programme zugänglich ist - auch dann, wenn Ihr Hotel PMS Programm Night Audit oder andere Abschlüsse durchführt.
Bitte richten Sie wenn möglich den Übergabepfad nicht über ein Laufwerksbuchstaben sondern über den UNC Pfad ein z. B.: \\Server\Übergabeordner
Verwenden Sie den PMS Viewer um den Status der Datenübergabe zu überprüfen.
Weiterführende Dokumentation:
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