Gutscheine Online oder Offline

Das Hypersoftsystem hat zwei Gutschein Systeme:

  • Die Web-Gutscheine sind grundsätzlich so konzipiert, dass sie standortübergreifend eingesetzt werden können, hierfür kann auch eine automatische Abrechnung zwischen den Standorten (und unterschiedlichen Inhabern) genutzt werden. Web-Gutscheine sind durch komplexe QR-Codes und mehrere Aktivierungsstufen sehr gut abgesichert. Die Lizenzierung der Web-Gutscheine erfolgt pro Standort und innerhalb der Zentrale.
  • Das Gutschein Offline Management ist ein Programm aus dem Desktop Bereich dass für einzelne Standorte konzipiert ist und mit der Lizenz BACKOFFICE SUITE ausgeliefert wird. Es ist sehr umfangreich konfigurierbar und bietet unterschiedliche Gutscheintypen an (z.B. Wert-Gutscheine, Artikelgutscheine und mehr).

Vergleich und Leistung der Gutschein Systeme

Web-Gutscheine haben die Datenbank mit den Guthaben auf unserem Portalserver, so dass von beliebigen Standorten darauf zugreifen können. Dieses System wird aktiv weiterentwickelt und für Innovationen und neue Technologien angepasst. Es arbeitet mit QR Codes, und unterstützt auch die Kommunikation mit einer Landingpage innerhalb Ihrer eigene Homepage.

Beim Gutschein Management befindet sich das Guthaben in einer lokalen Datenbank Ihres POS Systems. Das System lässt sich vielfältig und leicht nutzen. Es kann selbst Barcodes generieren (die keine Sicherheitsvorkehrungen nutzen). Für die Konfiguration von Einzweckgutscheinen (versteuern beim Verkauf) sehen Sie Bonusgutschein als Einzweckgutschein.

Funktionen Web-Gutscheine Online Classic Gutschein (Offline) Management
Hypersoft POS unterstützt unterstützt
Hypersoft mPOS unterstützt nur Wertgutscheine unterstützt
Landing Page unterstützt nicht unterstützt
Codeart QR-Code Barcode
Versteuerung

Beim Einlösen

 Beim Verkauf oder beim Einlösen je nach Typ
Absicherung Nummerkreise aktivieren keine
Druckausgabe und Transport print@home oder eSolutions (Display), Code auf Karte POS Drucker, Boca Drucker, Code auf Karte
3rd Party Gutschein Entwicklung ja nein
Anbindung E-Guma ja nein
Anbindung Incert eTourismus ja nein
Anbindung Yovite nein ja

Mehrzweck und Einzweckgutscheine aus fiskalischer Sicht

Für diese umfangreiche und wichtige Thema sehen Sie bitte: Gutscheine Online oder Offline

Best Practice: Nachhaltige Gutscheinstrategie

Ein Gutscheinverkauf verschafft Ihrem Betrieb sofort Liquidität. Der Gegenwert steht Ihnen unmittelbar als Geld zur Verfügung – die Leistung folgt später. Genau hier beginnt die strategische Verantwortung.

Gutscheine sind kein „verfallener Gewinn“

Es mag auf den ersten Blick attraktiv erscheinen, wenn ein Teil der Gutscheine niemals eingelöst wird. In manchen Betrieben liegt die Quote nicht eingelöster Gutscheine bei 30–50 %. Doch diese Haltung greift zu kurz.

Ein Gutschein ist in den meisten Fällen ein Vertrauensbeweis eines zufriedenen Stammgastes. Er schenkt nicht nur einen Geldwert – er schenkt eine Empfehlung. Und diese Empfehlung geschieht auf eigenes Risiko.

Der Einlöser ist häufig:

  • ein Erstbesucher

  • potenzieller zukünftiger Stammgast

  • jemand, der Ihrem Betrieb bereits positiv gegenüber eingestellt ist

Sie erhalten also eine hochwertige Neukundenchance – finanziert und vorqualifiziert durch einen bestehenden Gast. Das ist kein Risiko. Das ist Marketing auf Empfehlungsbasis. Der Gutschein ist besser als Bargeld und Ihr internes Motto sollte lauten:

„Ein Gutschein ist besser als Bargeld.“

Warum?

Weil Bargeld nur Umsatz bringt. Ein Gutschein kann Stammgäste schaffen.

Ein Gast, der mit Gutschein kommt, hat oft ein leichtes Unbehagen:

  • „Ich zahle ja gar nicht richtig.“

  • „Ist das für das Restaurant unangenehm?“

  • „Muss jetzt alles umständlich umgebucht werden?“

Wenn dann bei der Annahme und Abrechnung Unsicherheit oder gar Unmut beim Service entsteht, ist die Chance vertan:

Abrechnungsprozesse gehören niemals an den Tisch, sie gehören ins System.

Trainieren Sie Ihre Mitarbeitenden deshalb bewusst:

  • Gutscheine sind positive Ereignisse.

  • Gutscheine sind Chancen.

  • Gutscheine sind kein „verlorener Umsatz“.

Ein hervorragendes Praxisbeispiel

Ein Gastronom löst dieses Thema konsequent: Zu jedem Gutschein ab einem definierten Mindestwert wird ein Aperitif auf das Haus gereicht (dies ist bereits auf dem Gutschein vermerkt).

Vorteile:

  • Der Gast kommuniziert den Gutschein zu Beginn.

  • Das Service-Team weiß sofort: möglicherweise Erstbesuch.

  • Der Aufenthalt beginnt positiv und wertschätzend.

  • Die Stimmung ist auf „Willkommen“ gestellt – nicht auf „Umbuchung“.

  • Der Aperitif kostet wenig.

  • Der Eindruck bleibt lange.

  • Investieren Sie in Einlösung – nicht in Verfall

Wenn ohnehin ein erheblicher Anteil von Gutscheinen nie eingelöst wird, können Sie sich betriebswirtschaftlich erlauben, bewusst in die Qualität der Einlösung zu investieren.

Je höher die Einlösequote, desto größer die reale Marketingwirkung. Nicht eingelöste Gutscheine sind kein Erfolg, sie sind verpasste Kundenbeziehungen.

Vorsicht bei externen Gutscheinplattformen

Externe Gutscheinagenturen oder Billiganbieter verfolgen meist andere Ziele als nachhaltige Markenbindung. Typische Risiken:

  • hohe Rabatte

  • Einlösungen zu Stoßzeiten

  • geringe Identifikation mit Ihrer Marke

  • Preissensibilität statt Qualitätswahrnehmung

Wenn Ihr Ziel nachhaltige Kundenbindung ist, sollten Sie eigene Gutscheinmodelle bevorzugen, bei denen:

  • Sie die Bedingungen kontrollieren

  • Ihre Marke im Mittelpunkt steht

  • die Einlösung wertschätzend gestaltet ist

Fazit

Ein Gutschein ist kein Rabatt, er ist ein Vertrauensvorschuss. Er wird von einem zufriedenen Gast verschenkt – und gibt Ihnen die Möglichkeit, einen weiteren zufriedenen Gast zu gewinnen. Behandeln Sie Gutscheine nicht als Buchungsposition, behandeln Sie sie als Einladung zur Beziehung.

Weiterführende Themen: Verzeichnis: Best Practice

Best Practice zu Gutscheinen mit Umsatzverteilung und zum Leistungsdatum

Gutscheine sind fiskalisch nicht gleich Gutscheine. Entscheidend ist die Unterscheidung zwischen Einzweckgutschein und Mehrzweckgutschein, da sich hieraus Zeitpunkt und Art der Besteuerung ergeben. Gleichzeitig stellt sich in der Praxis die Frage, wie eine Umsatz- oder Mehrwertsteuerverteilung korrekt abgebildet werden kann – insbesondere wenn unterschiedliche Steuersätze oder Warengruppen betroffen sind.

Weiterführende Themen: Einzweck- und Mehrzweck Gutscheine mit Ausstellung ab dem 01.01.2019

1. Einzweckgutschein (Artikelgutschein mit festem Steuersatz)

(Web-Gutscheine unterstützen keinen Einzweckgutschein, da sie ohne Mehrwertsteuer sind)

Ein Einzweckgutschein liegt vor, wenn beim Verkauf bereits feststeht:

  • welcher Steuersatz gilt

  • welche Leistung erbracht wird

  • wo die Leistung steuerlich zuzuordnen ist

Beispiel:

Sie verkaufen einen Restaurantgutschein mit eindeutigem Leistungsort und festem Steuersatz (z. B. 19 %).

Vorgehensweise in Hypersoft:

  • Verkauf des Gutscheins mit festem Steuersatz (z. B. 19 %)

  • Beim Einlösen wird der verknüpfte Artikel gebucht

  • Dieser Artikel kann eine Umsatz- und MwSt.-Verteilung enthalten

  • Der beim Gutscheinverkauf verbuchte Steueranteil wird technisch gegengebucht

  • Die tatsächliche Steuerverteilung erfolgt beim Artikel

Wichtig:

Nicht eingelöste Gutscheine verbleiben steuerlich beim ursprünglich gebuchten Steuersatz.

Diese Variante ist sauber und transparent, wenn der Leistungsinhalt eindeutig definiert ist.

2. Mehrzweckgutschein (z. B. Web-Gutschein)

Ein Mehrzweckgutschein liegt vor, wenn beim Verkauf noch nicht feststeht:

  • welcher Steuersatz angewendet wird

  • welche konkreten Leistungen später erbracht werden

Hier wird steuerlich nicht beim Verkauf, sondern erst bei der Einlösung besteuert.

Vorgehensweise:

  • Gutscheinverkauf ohne Umsatzversteuerung (nur Einnahme)

  • Beim Einlösen werden die tatsächlich konsumierten Artikel gebucht

  • Die jeweilige Umsatz- und MwSt.-Verteilung erfolgt dann korrekt über die Artikel

Diese Variante ist in vielen Betrieben die wirtschaftlich sinnvollere Lösung, insbesondere wenn:

  • unterschiedliche Steuersätze möglich sind

  • To-Go / Im-Haus gemischt vorkommt

  • Warengruppen stark variieren

Umsatzverteilung bei Gutscheinen

Weiterführende Themen:

Umsatzverteilung bei Gutscheinen

Artikelgutschein mit Umsatzsteuerverteilung

Da Gutscheine selbst keine Umsatzverteilung unterstützen, erfolgt die korrekte Verteilung immer über:

  • den verknüpften Artikel (Einzwecklösung)

  • oder die tatsächlich gebuchten Artikel beim Einlösen (Mehrzwecklösung)

Das bedeutet:

Die steuerliche Logik gehört nicht in den Gutschein – sondern in die Leistung.

Leistungsdatum und betriebswirtschaftliche Betrachtung

Ein besonders wichtiger Punkt ist das Leistungsdatum:

Beim Einzweckgutschein entsteht der Umsatz steuerlich beim Verkauf.

Beim Mehrzweckgutschein entsteht der Umsatz erst bei Einlösung.

Betriebswirtschaftlich kann es sinnvoll sein, beim Verkauf nur eine Einnahme zu erfassen und den Umsatz erst bei Einlösung entstehen zu lassen – insbesondere im Hinblick auf:

  • Periodenabgrenzung

  • Umsatzentwicklung

  • Auswertungen im Report Manager

  • Betriebsprüfungen

Best Practice Empfehlung

Wenn Ihr Angebot unterschiedliche Steuersätze oder Leistungsarten umfasst, empfiehlt sich in der Regel die Mehrzwecklösung (z. B. Web-Gutschein).

Sie bietet:

  • maximale steuerliche Flexibilität

  • saubere Umsatzverteilung

  • klare Leistungszuordnung

  • transparente Auswertung

  • geringeres Fehlerrisiko bei Mischkonzepten

Einzwecklösungen sind sinnvoll, wenn die Leistung eindeutig definiert ist und Sie bewusst den Umsatz bereits beim Verkauf realisieren möchten.

Weiterführende Themen: Verzeichnis: Best Practice

Artikelgutschein mit Umsatzsteuerverteilung

Wird ein Artikelgutschein im System eingerichtet der eine Umsatzsteuerverteilung beinhaltet, so wird dies beim Verkauf berücksichtigt (nicht beim Einlösen). Der Gutschein muss im Gutscheinmanager so eingerichtet sein, dass er mit dem Steuersatz 2 verkauft wird.

Hintergrund: Der dazugehörige Artikel (Beispiel hier Sylvester-Menü) wird im Artikelstamm so eingerichtet, dass er einen abweichenden Steuersatz hat, und zwar Steuersatz 1. Siehe im Bild Bestandteil: Getränke1.

Dieser wird mit 60,- Euro in der Steuerstufe 1 fix gemacht. Nun wird die Differenz in Steuerstufe 2 verkauf. Also:

Silvester-Gutschein 185,- Euro

60,- Euro Getränke – Steuerstufe 1 (16%)

125,- Euro Speisen – Steuerstufe 2 (5%)

Sollte man den Gutschein so einrichten, dass er in der Steuerstufe 1 (16%) verkauft wird, so gäbe es keine Differenzsumme mehr, und der gesamte Gutschein wurde dann mit der Steuerstufe 1 verbucht.

Gutscheine und Trinkgeld

Wenn Beträge von Gutscheine nicht komplett verbraucht werden, können Sie vor Bezahlung mit einem Gutschein den entsprechenden Betrag als Trinkgeld in den Vorgang buchen .

Weiterführende Themen:

Hypersoft Verfahren für Gutscheine

Web-Gutscheine

Das Gutschein (Offline) Management

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