Gutscheine verkaufen und einlösen
Sie können mit dem Hypersoft POS Gutscheine verkaufen die auf Ihrem Front-Office Drucker oder dem Boca Drucker ausgegeben werden. Ebenfalls können Sie vorgefertigte Karten aufladen, sowohl bei Standard-Gutscheinen als auch bei Web-Gutscheinen. Für das Aufladen verwenden Sie die Kassenfunktion Gutschein Verkauf. Die Gutscheine werden entweder mit einem Barcode gedruckt (der es Ihnen beim Einlösen ermöglicht diese mit einem Scanner eindeutig zu erfassen), oder Sie werden aufgefordert einen Nummer einer vorproduzierten Karte einzugeben (dies hängt von den Einstellungen im Gutschein Manager ab).
Sie können beim Verkauf von Gutscheinen auch den Multiplikator verwenden. Hat der Gutschein einen Freien Preis, so kann wie bei einem Artikel 3 x 2,50 Kassenfunktion Gutschein eingegeben werden um drei Gutscheine a 2,50 zu erstellen.
Das einfache Gutschein Management unterstützt im Standard keine Mehrzweckgutscheine. Theoretisch es ein Bonusgutschein leisten, dieser agiert aber immer mit MwSt. beim Verkauf. Verwenden Sie für Mehrzweckgutscheine Web-Gutscheine.
Es gibt unterschiedliche Gutscheinformen:
| Gutscheinform | |
|---|---|
| Artikelgutschein |
Gutschein für einen bestimmten Artikel |
| Artikelgutschein (Faktor) | Gutschein für einen bestimmten Artikel, der mehrfach gebucht werden kann. |
| Bonusgutschein (Fixbonus) |
Repräsentieren einen monetären Gegenwert, der aber für einen geringeren Wert eingekauft werden kann. |
| Bonusgutschein (Prozentbonus) |
Wie Bonusgutschein (Fixbonus) nur mit freiem Prozentsatz. Der einzulösende Wert wird dann beim Verkaufen automatisch dem Verkaufswert hinzugerechnet. Beispiel: Ein 10% Bonusgutschein der für 20,- verkauft wird hat einen einzulösenden Wert von 22,-. |
| Bonusgutschein als Einzweckgutschein | Über eine spezielle Einrichtung können Sie einen Gutschein mit sofortiger Versteuerung einrichten. |
| Externe Standardgutscheine |
Weiterführende Dokumentation: Zwischenzahlung für externe Standardgutscheine |
| Kontingentgutschein als Variante einiger Gutscheinformen. | Ein vorgedruckter Gutschein, der beim Verkauf aktiviert wird. |
| Vorgangsrabatt | Gibt einen prozentualen Rabatt beim Einlösen auf einen beliebigen Vorgang. |
| Wertgutschein | Repräsentiert einen monetären Gegenwert. Dieser Gutscheintyp ist auch als Web-Gutschein und für die filialübergreifende Nutzung verfügbar. |
Richten Sie einen Gutschein in diesem Bereich ein:
Aktivieren Sie bei den Bedienern die Bedienerberechtigung Einzahlungen/GS-Verkauf.
Achten Sie unbedingt auf die Einhaltung steuerrechtlicher Vorschriften bei der Verwendung von Gutscheinen.
Weiterführende Dokumentation:
Gutschein Management konfigurieren
Gutschein Verkauf/Aufladen (Standard und Web)
Wählen Sie Artikelgutschein, wenn dieser nur für einen speziellen Artikel nutzbar sein soll. Wenn Sie einen Artikelgutschein einrichten, müssen Sie einen Artikel auswählen, der mit dem Gutschein verknüpft wird.
Oberhalb der Artikelliste können Sie einen Suchbegriff eingeben. Die Suche kann mit UND Kombination verwendet werden. Es wird im Feld Artikelname und auch in dem Text der Haupt-, Waren- und Untergruppe gesucht.
Der Standardpreis des Artikels wird automatisch als Gutscheinfixwert eingetragen. Dieser Wert kann von Ihnen durch Überschreiben angepasst werden.
Sie können Artikel mit Abfragen verwenden. Preisänderungen durch Abfragen oder Freie Anhänge werden bei Artikelgutscheinen jedoch nicht angewandt - der Preis ist fixiert.
Buchen von Artikelgutscheinen...
Wenn Sie Artikelgutscheine buchen, wird der Artikel gebucht der dem Gutschein zugewiesen ist. Es wird der Preis angewandt, der als Gutscheinfixwert eingetragen wurde. Der Preis und die Mehrwertsteuer ist fixiert und wird nicht durch andere Funktionen (wie Preisebenen) geändert.
Der Artikel wird (beim Einlösen des Gutscheines) mit einer positiven Anzahl aber mit Wert 0,- gebucht. Im Vorgang wird es auch so dargestellt, aber beim Ausdruck eines Formulars und im Buchungsjournal werden daraus zwei Buchungen, der Artikel mit dem Positiven Wert und darunter der Gutschein mit dem negativen Wert (Beispiel 1 x Flasche Wein 17,50 und -1 x Gutschein Wein 17,50).
Dieser Gutschein wird weitgehend eingerichtet wie ein Artikelgutschein.
Beim Verkauf kann die Anzahl des Artikels als Faktor in einer Gutscheinnummer verarbeitet werden. Der Ausdruck erfolgt mit nur mit einem Barcode, dieser kann aber mehrmals eingelöst werden.
Der Faktor kann im Gutscheinmanager fest hinterlegt werden (Artikelfixfaktor) oder durch min Artikelfaktor und max Artikelfaktor in einem gültigen Bereich bestimmt werden.
Der Artikelgutschein (Faktor) wird nur vom Kassiermodus unterstützt.
Bonusgutscheine können auf zwei unterschiedliche Arten verwendet werden.
Bei diesem Gutscheintyp muss immer ein Mehrwertsteuersatz ausgewählt werden.
- Im Standard soll hiermit ein Gutschein zu einem niedrigeren Wert verkauft werden, als dessen Gegenwert darstellt. Beispiel 80,- Verkaufspreis, einlösbarer Gegenwert 100,- (hier Gutscheinfixwert). Der Bonus beträgt 20,-.
- Wenn Sie das Feld inklusive Bonus leer lassen, verkaufen Sie über diesen Weg einen einfachen Wertgutschein.
Der Gutscheinfixwert ist der Gegenwert des Gutscheines. Der Wert Inklusive Bonus wird vom Gutscheinfixwert abgezogen und ergibt den Zahlbetrag.
Beispiel: Der Kunde kauft einen Gutschein mit einem Fixwert von 25,- und einem Bonus von 5,-. Der Kunde zahlt also nur 20,- und kann den Gegenwert von 25,- einlösen.
Beispiel einer Gutscheineinrichtung:
Prozentualer Rabatt oder Mehrwert
Variante A: Wenn Sie zum Beispiel einen 100,- Gutschein für nur 80,- verkaufen wollen, können Sie einen prozentualer Bonus (hier) -20% vorgeben. Der Gutscheinwert wird beim Verkauf mit 100,- eingegeben (und der Gutschein hat auch einen Wert von 100,-.) Der Kunde zahlt für diesen Gutschein jedoch nur 80,-.
Variante B: Positiver prozentualer Bonus: 20%. Der Verkaufswert wird mit 100 angegeben, der Kunde Zahlt 100,- und der Gutschein hat einen Wert von 120,-. Beim prozentualen Bonus wird hierfür 20% eingegeben. Es gelten die Einstellungen für Rundungen.
Bonus Gutscheine die 100% Bonusanteil haben können retourniert werden, so dass diese ihre Gültigkeit verlieren.
Bonusgutschein als Einzweckgutschein
(Für die Differenzierung zwischen Mehrzweckgutschein und Einzweckgutschein lesen Sie Gutscheine Online oder Offline.)
Mit dieser Variante können Gutscheine mit freiem Preis verwendet werden, die bereits beim Verkauf versteuert werden.
Verwenden Sie die Einrichtung als Bonusgutschein mit der Variante Bonusgutschein (Prozent Bonus). Stellen Sie den Prozentualen Bonus auf 0 (Null) % ein. Wenn Sie diesen Gutscheintyp verkaufen erfolgt die Versteuerung sofort.
Sie können Gutscheine vorab drucken und dem System bekannt machen, indem Sie den Erkennungstyp Barcodezuordnung aus Kontingent und den Nummernkreis vorgeben.
Die Variante Barcodezuordnung aus Kontingent unterstützt auch die Nutzung von Magnetkarten. Die Barcodenummer muss mit der gleichen Nummer aus der ersten Spur der Magnetkarte sein. Bedenken Sie bitte, das auch Magnetkarten nicht fälschungssicher sind.
Sie können dann die Gutscheine erstellen und verkaufen. Beim Buchen einen solchen Gutscheines erscheint im Kassiermodus der Dialog Medium Verbindendamit der Bediener den Gutschein einliest und aktiviert.
Wird dieser Gutschein angenommen, so wird im aktuell geöffnete Vorgang der im Gutschein hinterlegte Rabatt angewandt. Diese Gutschein ist nur einmalig gültig, und kann nicht mehrmals verwendet werden.
Weiterführende Dokumentation: Rabatte anwenden
Wählen Sie Wertgutschein, wenn der Gutschein einen monetären Wert repräsentiert.
Wenn Gutscheinen zu einem festen Wert verkauft werden sollen, können diese so eingerichtet werden. Wenn Sie einen freien Preis des Gutscheines (Wert der Aufladung) beim Verkauf bestimmen wollen, geben Sie als Wert 0,- ein. Zum Aufladen verwenden Sie die Kassenfunktion Gutschein Verkauf.
Wertgutscheine können nicht mit Mehrwertsteuer verkauft werden. Die Versteuerung erfolgt beim Einlösen.
Wertgutscheine mit Automatikfunktion
Mit der Automatikfunktion können Sie Gutscheine mit auf Rechnungen/Formularen erzeugen lassen. Dieser Gutschein hat entweder einen fixen Wert oder einen Prozentsatz der Rechnungssumme.
Die Barcodeerzeugung muss aktiviert werden, da der Barcode beim Rechnungsdruck erzeugt und auf der Rechnung gedruckt wird. Es kann ein Fixwert oder ein Prozentsatz eingegeben werden. Sie können zusätzlich bestimmen ab und bis zu welcher Rechnungssumme Gutscheine erstellt werden sollen. Ist die Rechnungssumme dann geringer als vorgegeben, so wird kein Gutschein erzeugt. Ist die Rechnungssumme größer als das vorgegebenen Maximum, so wird der bei Maximum hinterlegte Wert angewandt und damit der Wert des erzeugten Gutscheines darauf begrenzt.
Bei einem Fixwert, wird immer ein Gutschein mit dem Fixwert erzeugt. Damit der Gutschein beworben und erklärt werden kann, stehen Ihnen auf Formularen extra für den Gutscheinbereich ein Kopftext und Fußtext für Gutscheine zur Verfügung. Sie können dort Variablen einfügen die beim Druck mit Information ausgefüllt werden:
| Variable (nur Großbuchstaben) | Informationen |
|---|---|
| §GSNAME | Druckt die Bezeichnung des Gutscheines, so wie diese im Gutschein Management von Ihnen eingegeben wurde. |
| §GSWERT | Der Gutscheinwert. |
| §GSVALID | Das Gültigkeitsdatum bis wann der Gutschein verwendet werden kann. |
| §GSNUMBER | Die Nummer des Gutscheines. |
Beispiel:
Achten Sie unbedingt darauf den Gutschein im Formular im Bereich Gutschein erzeugen auszuwählen und die Kopf und Fußtexte zu hinterlegen.
Bei einem Prozentsatz wird die definierte Rabattrundung angewandt, nach Berechnung des Gutscheinwertes, wird der Wert zusätzlich gerundet und die gerundete Summe wird als Wertgutschein erzeugt. Gutscheine werden nicht bei Kopien der Formulare, Wiedergeöffneten Vorgängen oder Änderung der Zahlungsarten erzeugt. Auslagen
Im Kassensystem werden Artikel ohne zugewiesneen MwSt. Satz als Auslagen behandelt. Diese Artikel erzeugen keinen Umsatz. Sollen Artikel ohne MwSt. Umsatz erzeugen, weisen Sie einen MwSt. Satz mit 0% zu. und Trinkgelder sind von der Berechnung ausgeschlossen. Wird eine Vorgang mit einem Gutschein bezahlt und ein neuer Gutschein erstellt, so berechnet sich der Wert anhand der Summe nach Abzug des Gutscheines. Die zur Berechnung des Umsatzes herangezogenen Summe wird also um eventuell zur Bezahlung verwendete Gutscheine verringert.
Bei MOBILE PEOPLE Web-Gutscheinen erscheint eine Abfrage, ob eine vorhandene Nummer (vorhandener Gutschein) oder eine neue Nummer (neuer Gutschein) bebucht werden soll, denn Web-Gutscheine können beliebig wieder aufgeladen werden (Standard Wertgutscheine können nicht wieder aufgeladen werden).
Beispiel zur Umsetzung...
Wenn Sie feststellen, dass z.B. an einem Dienstagabend weniger Umsatz als an anderen erzielt werden kann, können Sie mit einer Gutscheinaktion den Dienstagabend stärken. Hierfür verwenden Sie Wertgutscheine, die Sie jeden Tag anbieten. Der Gutschein gibt 20% Umsatzrabatt für einen Dienstagabend. Da das Angebot nicht bei allen Gästen passt, wird ein weiteres Rechnungsformular angelegt, dass mit dem bisherigen identisch ist und zusätzlich einen Gutschein erstellt. Beide Formulare erhalten die Information in der Formularabfrage enthalten zu sein. Da es bereits zwei Abrechnungstasten für Bar und Unbar wird jetzt die Funktion Formularabfrage in beiden integriert. Für die Bediener an der Kasse ist alles ganz einfach: wird ein Vorgang abgerechnet erscheint automatisch eine Abfrage ob der Gutschein angehängt werden soll. Damit die Bediener keine Mehrarbeit haben und sicher korrekt abrechnen sollten Sie einen QR Code Scanner verwenden. Dieser liest den Gutschein so ein, dass das Kassensystem den Rabatt korrekt anwendet, den Gutschein deaktiviert, die Bedienerabrechnung und der Tagesabschluss stimmen.
Damit die Kunden die Aktion verstehen wird der Gutschein mit einem eigenen Kopf- und Fußtext entsprechend beschriftet. Diese Beschriftung verwenden Sie auch intern, da das Kassensystem den Dienstag bezüglich des Gutscheines nicht von anderen Tagen unterscheiden kann (theoretisch könnte der Gutschein an jedem Tag gescannt werden).
Weiterführende Dokumentation:
Gutschein erzeugen Kopf- und Fußtext
Gutschein Verkauf/Aufladen (Standard und Web)
Tägliche Nutzung mit automatischer Aufladung
Bei Gutschein mit der Nutzung: Einmal täglich, autom. Aufladung je Öffnungstag wird der Gutschein über die Nummer (die Innerhalb des definierten Nummernkreises liegt) an einem Kassenterminal aktiviert. Die Aktivierung findet automatisch mit einem Barcodelesegerät oder die Kassenfunktion Barcode manuell statt. Sollte der Gutschein an diesem Öffnungstag noch nicht verwendet worden sein, so wird er mit dem definierten Wert in dem Vorgang gebucht (die Summe des Vorgangs verringert sich). Die selbe Gutscheinnummer kann bis zum Tagesabschluss nicht erneut eingesetzt werden. Nach dem Tagesabschluss kann der Gutschein wieder aktiviert werden.
Dies eignet sich zum Beispiel für Gutscheinträger die eine bestimmte Wertigkeit haben. Feste Gutschein, die täglich ausgegeben und (teils) wieder eingesammelt werden.
Quittung bei Gutscheinverkauf drucken
Sie können beim Gutscheinverkauf eine Quittung drucken lassen. Hierfür müssen Sie das Formular Nummer 19 einrichten (das Formular Nummer 19 kann für keinen anderen Zweck verwendet werden).
Sobald das Formular Nummer 19 eingerichtet ist und ein Gutschein verkauft wird, wird beim Abschluss eines Vorgangs die Quittung gedruckt. Hierfür muss es sich um ein Abschlussmakro mit Zahlungsart handeln und es muss ein beliebiges Formular (üblicherweise darauf vorhanden) im Makro integriert sein. Sie können auch die Kopf- und Fußtexte hinterlegen und das graphische Logo ausdrucken lassen, diese Einstellungen werden dann sowohl auf der Quittung als auch auf dem Gutschein selbst gedruckt.
Das Formular muss als freies Formular angelegt sein.
Um Gutscheine für die Bezahlung zu verwenden, werden zuerst die Artikel gebucht, die der Kunde kaufen möchte. Für die Bezahlung wird nun der Gutschein eingescannt und soweit möglich wird das Guthaben des Gutscheines mit dem Zahlbetrag verrechnet.
Sehen sie für Details zu der Bezahlung mit Gutscheinen: Zwischenzahlungen buchen
Restbetrag als neuer Gutschein
Mit dieser Einstellung im Bereich Restbetrag wird beim Einlösen eines Gutscheines ein neuer Gutschein für den Restbetrag erstellt.
Im Report Manager befindet sich in der Berichtsauswahl unter Schnittstelle der Gutscheinreport (hier werden alle gültigen Gutscheine mit Restguthaben aufgelistet) und der Bericht der Gutscheinweiterbelastungen (zeigt Vorgänge, bei denen Gutscheine angewandt wurden, mit zusätzlichen Optionen an).
Im Gutscheinmanager können direkt die Details zu eingelösten Gutscheinen angezeigt werden. Über Drucklisten können Listen Ihrer Gutscheine erstellt werden.
Weiterführende Dokumentation:
Weiterführende Dokumentation:
Gutschein Verkauf/Aufladen (Standard und Web)
Web Gutscheine im MCP einrichten
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