Beachtenswertes zum In-House Order

Die Hypersoft In-House Order kann ohne etwas installieren zu müssen von jedem aktuellen Smartphone genutzt werden. Wenn Sie die YourAPP verwenden, können Ihre User, welche die App heruntergeladen haben, alle Funktionen über die YourAPP aufrufen. Hierbei kann dann die Altersprüfung einmalige erfolgen und gespeichert werden. Außerdem haben eingeloggte User (was natürlich auch über die Webseitenversion geht) die Möglichkeit Vorlieben und Abneigungen zu hinterlegen und anwenden zu lassen. Natürlich sind preiswerte und schnelle Pushnachrichten an Ihre User dann nur mit der YourAPP möglich.

Aktivierung oder Deaktivierung der In-House Order in Stichpunkten

Zum Abschalten bzw. wieder Anschalten des In-House Orderings (oder des In-House Orderings mit Gruppenbestellungen) haben SIe hier übersichtliche To-Do Listen.

Aktivierung von „Im Haus“ Bestellungen:

Aktivierung des Bestelltyps für den gewünschten Standort in den Webshop-Einstellungen im Portal.
CloudBOX Live-Connector Einstellungen im MCP aufrufen, um die Portaleinstellungen abzurufen.
Beim nächsten Neustart startet der Terminal Commander den CloudBOX Live-Connector automatisch mit.
Im Haus Bestellungen können getätigt werden.

Deaktivierung von „Im Haus“ Bestellungen:

Deaktivierung des Bestelltyps für den gewünschten Standort in den Webshop-Einstellungen im Portal, oder Entfernen des Standortes aus der Webshop/ YourAPP Teilnahme.
CloudBOX Live-Connector Einstellungen im MCP aufrufen, um die neuen oder geänderten Portaleinstellungen abzurufen.
Sollte eine HS-SSP Meldung erscheinen, muss der Terminal Commander neugestartet werden, oder der CloudBOX Live-Connector angehalten werden.
Beim nächsten Neustart startet der Terminal Commander den CloudBOX Live-Connector nicht mehr automatisch mit, da ansonsten wieder eine HS-SSP Meldung ausgegeben wird.

Entscheidungen zur Nutzungsvarianten

Bevor Sie in die Planung gehen, entscheiden Sie welche Variante Sie für In-House Order verwenden. Grundsätzlich haben Menschen natürlich Angst davor Verantwortung an technische Systeme zu geben, und tatsächlich nutzen Gäste eher technische Lücken als menschliche. Gleichwohl sollten Sie Ihren Gästen und Ihrem System auch Vertrauen entgegenbringen. Es gibt grundsätzliche Varianten:

Bezahlen beim senden jeder einzelnen Bestellung.
Bezahlen wenn man den Betrieb verlassen möchte.
Gruppenbestellungen als gesonderte Variante - hierbei sollte man eben am Ende eines gemeinsamen Verzehrs bezahlen.

Woher weiß ich, ob meine Gäste bezahlt haben, wenn Sie das Haus verlassen?

Wenn Sie einen Biergarten ohne Stammgäste, oder zum Beispiel einen Discothek mit VIP Tischen mit In-House Order Möglichkeiten erweitern möchte und in beiden Fällen Gäste unbemerkt das Haus verlasen können, dann sollten Sie hier eher bei der Bestellung auch die Bezahlung aktivieren. Sicher wissen Sie dass Gäste auch ohne In-House Order auf der Terrasse einfach gehen können ohne zu Bezahlen - es ist aber mindestens nicht richtig.

Zur Kontrolle, ob ein Tisch bezahlt wurde, können Sie die Graphische Tischübersicht und die NoCOO Trinkgeldübersicht verwenden. Die Graphische Tischübersicht kann generell so eingestellt werden, dass Tische nach einer längeren Zeit ohne Nachbestellungen eine andere Farbe erhalten, so erkennt man schon mal, wer eventuell bald gehen möchte. Zudem können die unbezahlten Summen dargestellt werden . Die Übersicht kann am POS und mPOS verwendet werden. Beim mPOS gibt es auch Varianten für Android und Apple iOS, so kann man eventuell Tablets oder Monitore so platzieren, dass man diese immer gut im Blick hat.

In diesem Beispiel haben zwei Tische je nach Einstellungen Informationen über den offenen Betrag und die Dauer seit der letzten Bearbeitung.

Dann gibt es die Möglichkeit die Live Trinkgeldverfolgung am mPOS oder die gleiche Funktion am POS für einen schnellen Überblick zu nutzen.

Auswertungen für In-House Order

Die Buchungen des In-House Orderings werden zusammen mit allen Buchungen des Kassensystems ausgewertet. Für detaillierte Auswertungen gibt es den Channel Report mit der Option Buchungsquelle (Channels) im Channel Report auswerten.

Automatischer YourAPP Hinweis

Sollten Sie als Markeninhaber auch unsere Android- oder iOS YourAPP verwenden, so wird Ihren Usern beim Scannen des Codes die Verfügbarkeit der App auf der Landingpage dargestellt:

Zugriffskonflikt zwischen POS und User

Wenn ein In-House Order Vorgang im Zahlungsdialog unvollendet verlassen wird, erhält der Bediener an der Kasse eine Information und kann entschieden, ob er stattdessen den Vorgang bearbeitet. Die Frage lautet:

Der Vorgang ist durch einen anderen Zugriff gesperrt. Sie können die Sperre aufheben, wenn Sie sicher sind, dass nur Sie den Vorgang bearbeiten.

Sind Sie der einzige Bearbeiter und möchten Sie die Sperre aufheben?

Verwechslungsgefahr bei sofortiger Bezahlung

Es hat sich gezeigt, dass bei der sofortigen Bezahlung Verwechslungen auftreten können, wenn durch das Zahlen freigegebene Vorgangsnummern sofort für neue Vorgänge verwendet werden.

Um dies zu vermeiden empfehlen wir die Einstellung Vorgangsstatus bei sofortiger Bezahlung setzen zu aktivieren. Hiermit wird die Information des Vorganges (Tischnummer) auch nach einem Vorgangsabschluss "besetzt" (Standard sind 5 Minuten). Damit steht diese interne Vorgangsnummer für neue Vorgänge so lange nicht zur Verfügung.

Datenverbrauch, Datendurchsatz, WLAN und Internet

Nachfolgende Informationen geben Ihnen einen ungefähren Endruck an die Anforderungen bezüglich des Datendurchsatzes, der natürlich besonders beim In-House Ordering relevant werden kann. Anhand der Angaben soll Ihr WLAN bzw. Ihre Internetverfügbarkeit sichergestellt sein.

Hypersoft Statement: Da es sich um eine professionelle Anwendung handelt, bei welcher die User-Experience sowie der reibungslose Betriebsablauf im Vordergrund steht, soll die jeweils höchstmögliche Internetleistung zur Verfügung stehen.

Ein User müsste bei einer 50 Mbit Leitung (ca. 5 MB/s) ca. 1,5 Sekunden bis zum Aufruf des Shops im WLAN warten. Zwei gleichzeitige User müssten bereits 3 Sekunden bis zum Aufruf im WLAN warten.. Sollen 5 User gleichzeitig im WLAN den Shop aufrufen und nicht mehr als 2 Sekunden warten müssen, so benötigt der Standort mindestens eine 150 Mbit Leitung. Sollen 10 User gleichzeitig im WLAN den Shop aufrufen und nicht mehr als 2 Sekunden warten müssen, so benötigt der Kunde eine 300 Mbit Leitung.
Wenn das WLAN auch für andere Dienste (Youtube usw.) verwendet wird, muss der Anschluss entsprechend höher ausgelegt werden.
Da User nicht nur mit dem WLAN den Shop verwenden werden, sondern auch per LTE, kann sich die benötigte Leitung ggf. halbieren.
Der Aufruf des mobilen Shops mit einem Browser (QR-Code Scan) verbraucht beim ersten Aufruf ca. 7,7 MB. Dies ist auch die Menge der Daten, welche beim Scannen des Tischcodes im WLAN geladen wird.
Nachbestellungen, oder ein späterer Aufruf werden größtenteils aus dem Cache des Browsers behandelt, weswegen hier der erste Aufruf relevant ist.
Stöbern, Bestellen, Serviceruf usw. verbrauchen jeweils zwischen 0,1 und 1,0 MB und sind vernachlässigbar, da zeitlich nicht kritisch.
Der Upload einer Order eines Users ist ebenfalls minimal und vernachlässigbar.

Einführung in das Thema In-House Order

Bei Bestätigung wird Ihre Markeninhaber App geöffnet und der Bestellprozess dann innerhalb der App ausgeführt.

Darum ist das Self Ordering die Zukunft der Restaurant Industrie:

In-House Ordering anzubieten ist keine Schwäche im Service, sondern einen Stärke in der Digitalisierung. In jedem Restauranttyp stellen sich Vorteile ein und niemand ist gezwungen Ihr In-House Order Angebot anzunehmen. Durch die Entlastung Ihrer Mitarbeiter steigert sich die Servicebereitschaft bei allen Ihren Gästen, unabhängig davon, ob diese In-House Order nutzen oder nicht. Statements und Anwendungsbeispiele:

Ein Quick-Service Restaurant erweitert sein Serviceangebot und vermindert Schlangenbildung am POS.
Ein Limited-Service Restaurant erweitert die Servicebereitschaft und Möglichkeiten ohne seinen Charakter zu verlieren.

Ein Full-Service Restaurant entlastet seine Mitarbeiter und bietet einen 100%ige Servicebereitschaft an.
Sogar im Fine-Dining werden zunehmend In-House Order erfolgreich eingesetzt.
- Ein Gast, der "mal schnell" ein Getränk zum Essen nachbestellen möchte, muss nicht auf Service warten, sondern der Service bringt ihm seinen Bestellung in derselben Zeit in der sonst nur bestellt hätte.
- Ein Gast, der vorab die Gruppe verlassen möchte, kann seine Artikel splitten (und Trinkgeld) bezahlen (keine einfache Sache für einen Bediener im Hochbetrieb).
- Ein Blick in die Dessertkarte (und ähnliche Add-Ons) kann ohne Hemmschwelle erfolgen und der Umsatz dieser Artikel steigert sich überproportional. Vergleichen Sie Ihr Tiramisu vor ohne und mit In-House Ordering und wundern Sie sich nicht über 100% Steigerung.
- Ein Gast kann bezahlen und mit NoCOO seine Wunschadresse auf der Rechnung eingeben.

Sie haben in der Regel zwischen 10% und 20% Mehrumsatz - Ihre Mitarbeiter haben das Trinkgeld aus diesem Mehrumsatz.
Ihre Mitarbeiter sehen einen spürbaren Vorteil in Ihrem Betrieb zu arbeiten, der Zugang zu qualifizierten Mitarbeitern verbessert sich.
Ihre Gäste nehmen dies als Serviceverbesserung war und sind zufriedener.
Ihre Gäste nehmen In-House Ordering als smart und fortschrittlich wahr, womit sich Ihre Marktchancen verbessern.

Best Practice: In-House Ordering erfolgreich in Ihrem Betrieb einführen

Die Integration von In-House Ordering kann unabhängig von Ihrem bestehenden Geschäftsmodell erfolgen. Entscheidend ist nicht die Technik, sondern die Art, wie sie in Ihren Betrieb eingebettet wird. Analysieren Sie daher zunächst Ihre bestehenden Stärken und Schwächen und beziehen Sie zur neutralen Einschätzung sowohl Mitarbeitende als auch vertraute Gäste mit ein.

Ein klares Nutzungskonzept schafft Akzeptanz

Erfolgreiches In-House Ordering beginnt mit einem einfachen, gut verständlichen Nutzungskonzept. Dieses startet bei der hochwertigen und gut sichtbaren Präsentation Ihrer QR-Codes und endet nicht beim ersten Bestellvorgang. Erklären Sie Ihren Mitarbeitenden die Motivation hinter dem System und die Chancen, die sich daraus ergeben – für den Betrieb ebenso wie für den Service.

Auch Ihre Gäste müssen verstehen, dass und wie In-House Ordering genutzt werden kann. Ist dies nicht immer persönlich erklärbar, empfiehlt es sich – abhängig von Ihrem Konzept – mit klar gestalteten Infokarten zu arbeiten. Symbole und kurze Ablaufhinweise (vergleichbar mit Sicherheitskarten im Flugzeug) senken die Hemmschwelle und fördern die Nutzung erheblich.

Artikel und Sortimente gezielt anpassen

Passen Sie Ihre Artikel so an, dass sie für Gäste intuitiv und einfach buchbar sind. Nutzen Sie hierfür ein eigenes Sortiment für das In-House Ordering. Dank der parallelen Nutzung von Hypersoft POS und mPOS können Ihre Bediener weiterhin komplexere Artikel oder individuelle Wünsche erfassen und diese ergänzend in den Vorgang der Gäste einbuchen.

Ihre Mitarbeitenden bleiben damit Berater, Gastgeber und geschätzte Dienstleister – nicht Ersetzte.

Zusätzlich können Sie Stammgäste gezielt belohnen, indem Sie die Möglichkeiten von YourAPP zur Kundenbindung einsetzen.

Kommunikation über Serviceruf und Pager optimieren

Das In-House Ordering verfügt über einen integrierten Serviceruf. Nutzen Sie diese Funktion aktiv, um die Kommunikation zwischen Gästen und Service auch im digitalen Bestellprozess klar und effizient zu gestalten.

Wenn Gäste ihre Bestellungen selbst abholen sollen, können Sie neben einem Abholmonitor auch digitale Pager verwenden. So bleibt der Ablauf geordnet, nachvollziehbar und stressfrei – gerade in Stoßzeiten.

Menügänge sinnvoll einsetzen

Nutzen Sie im In-House Ordering die Möglichkeit, In-House Ordering Menügänge zu verwenden, wenn es in Ihrem Konzept üblich ist, mehrere Bestellungen für unterschiedliche Zwecke (z. B. Vorspeise, Hauptgang, Dessert) gleichzeitig aufzugeben. In diesem Zusammenhang ist die Einstellung Wichtige Wartezeit für gemeinsames Ordern von zentraler Bedeutung.

Wichtige Wartezeit für gemeinsames Ordern

Der Online Order Connector verfügt über eine einstellbare Wartezeit, mit der Bestellungen mehrerer Gäste eines Tisches zu einer gemeinsamen Bonorder zusammengeführt werden. Standardmäßig beträgt dieser Wert 60 Sekunden.

Das System prüft, ob mehrere Plätze beteiligt sind, und verzögert die Bonorder entsprechend. Jede Bestellung setzt dabei einen internen Timer, der nach Ablauf der definierten Zeit die Verarbeitung auslöst.

In der Praxis bedeutet dies:

Bestellt ein einzelner Gast an einem Tisch, wird die Bestellung sofort verarbeitet.

Bestellen mehrere Gäste innerhalb der Wartezeit, werden ihre Bestellungen gemeinsam verarbeitet, inklusive gemeinsamer Menügänge.

Erfolgt keine weitere Bestellung innerhalb der Wartezeit, wird der vorhandene Auftrag automatisch ausgelöst.

Diese Logik ermöglicht es der Küche, Bestellungen sinnvoll zu bündeln oder bei Bedarf intelligent zusammenzulegen. Der Standardwert von 60 Sekunden hat sich in der Praxis bewährt, kann jedoch je nach Konzept angepasst werden.

Wichtige Redundanz der Internetverbindung

Alle eSolutions-Leistungen – insbesondere das In-House Ordering – setzen eine stabile Internetverbindung voraus. Je stärker diese Prozesse in Ihren Betriebsalltag integriert sind, desto wichtiger wird eine abgesicherte Konnektivität.

Wir empfehlen, Standorte mit einem Router auszustatten, der bei Ausfall der Internet Verbindung automatisch auf eine entsprechend ausgelegte SIM-Karte umschaltet. So stellen Sie sicher, dass Bestellprozesse auch in kritischen Situationen zuverlässig weiterlaufen.

Weiterführende Themen:

Best Practice: Absicherung über die Internetanbindung – nicht über das Terminal

Verzeichnis: Best Practice

In-House Ordering Landingpage

Die Landing Page ist in diesem Fall die Seite die aus den Informationen innerhalb des QR Codes aufgerufen wird und ist das Erste, dass Ihren Usern angezeigt wird, nachdem diese den Tischcode gescannt oder eingegeben haben. Die Landing Page stellt den Mittelpunkt aller verfügbaren Aktionen dar und leitet Ihre User bis zum Abschluss des Tisches stets wieder auf diese zurück.

Zu erreichen ist die Landingpage jederzeit über das Tisch-Icon in der Titelleiste, sowie das Label auf dem Startbildschirm:

Die Landingpage zeigt dem User die aktuelle Tischnummer, seinen Usernamen, sowie die Anzahl und den Betrag der (von allen Usern und Servicemitarbeitern) gebuchten Artikel auf diesem Tisch an.

Statement zum „freiwilligen Bezahlen“

Für viele Betreiber ist es zunächst ungewohnt, den Bezahlvorgang stärker in die Verantwortung der Gäste zu legen. Entsprechend entstehen Fragen: Behalte ich den Überblick? Was passiert, wenn Gäste nicht bezahlen?

Wichtig ist dabei eine realistische Einordnung: Auch ohne In-House Ordering könnten Gäste einen Betrieb jederzeit verlassen, ohne zu bezahlen – in der Praxis geschieht dies jedoch äußerst selten. Digitale Bestell- und Bezahlkonzepte haben nach unseren Erfahrungen keine signifikante Erhöhung von Nichtbezahlungen zur Folge. Im Gegenteil: In vielen Betrieben steigt die Zahlungsquote sogar.

Der Grund dafür ist einfach:

Digitale Prozesse reduzieren menschliche Fehler. Gäste sehen jederzeit, was bestellt wurde, übernehmen selbst Verantwortung für ihre Buchungen und gleichen offene Beträge aktiv aus. Klassische Ursachen für Differenzen – vergessene Positionen, unvollständige Abrechnungen oder Missverständnisse – treten deutlich seltener auf. Auch vorsätzlicher Missbrauch („Fraud“) spielt in diesen Szenarien faktisch keine Rolle.

Für zusätzliche Transparenz stellt Hypersoft bewährte Werkzeuge bereit. Die Graphische Tischübersicht (Bestandteil jedes Hypersoft POS) ermöglicht jederzeit einen klaren Überblick über offene Vorgänge. Ergänzend kann – je nach Konzept – ein gut sichtbarer Bildschirm im Ausgangsbereich als dezente Erinnerung dienen.

Ein weiterer wichtiger Aspekt: Gäste bestellen über ihr persönliches Smartphone. Diese persönliche Zuordnung schafft Verbindlichkeit und fördert ein respektvolles Verhalten gegenüber dem Betrieb.

Sollte Ihr Konzept dennoch erhöhte Anforderungen an die Absicherung stellen, kann das Bezahlen bei jeder Bestellung verpflichtend aktiviert werden. Damit behalten Sie jederzeit volle Kontrolle, ohne auf die Vorteile des In-House Orderings verzichten zu müssen.

Das Hypersoft System unterstützt Sie zusätzlich durch intelligente Funktionen rund um Bezahlen, Splitten und Vorgangsabschluss. Ziel ist es, versehentliche Nichtbezahlungen systematisch zu vermeiden und gleichzeitig ein positives, entspanntes Gästeerlebnis zu ermöglichen.

Technisches Zusammenspiel mit dem POS System

Bediener am POS oder mPOS können einen In-House Order Tisch beliebig einsehen und bearbeiten. Jeder User hat einen Platznummer, so dass er auch schnell separiert werden kann.

Usern wird beim Betreten eines Tisches automatisch ein Platz zugewiesen, dies erfolgt in der Reihenfolge wie QR Codes gescannt werden (Platz 1, Platz 2, Platz 3 u.s.w). Ihre User erhalten hierbei einen sogenannten temporären User-Token (einmaliges Erkennungszeichen) auf deren Mobilgerät. Die App, bzw. der Shop speichert die Tischnummer sowie den Platz innerhalb des User-Tokens. Schaltet der User sein Handy aus, oder die Anwendung geht in den Standby-Modus, so wird die Verbindung zu Ihrem In-House Order Servers bei bei Hypersoft getrennt, der User-Token bleibt dennoch bestehen, bis der Tisch abgeschlossen bzw. bezahlt wurde.

Wird das Handy wieder aktiviert, so erkennt der Server den User per Token und stellt den Tisch sowie seine Platznummer wieder her.

Verbindungsabbrüche...

Sollte eine Verbindung zum POS nicht hergestellt werden können, so erfolgt nach dem Scannen des QR-Codes folgender Hinweis:

Wird die Verbindung zum POS unterbrochen, nachdem dich der User bereits auf einen Tisch eingeloggt hat, so erscheint folgender Hinweis:

Verbindungsabbrüche sollten im Standard nicht passieren. Natürlich müssen das Mobilgerät des Users und Ihr Standortsystem mit dem Internet verbunden sein, da Ihre CloudBOX (Ihr eSolutions Server bei Hypersoft) auch über das Internet erreicht wird. Dies sind die drei verbundenen Komponenten für ein erfolgreiches In-House Ordering.

Information zur Mehrwertsteuer

In-House Vorgänge wenden automatisch die von Ihnen eingestellten Daten der Im-Haus Mehrwertsteuer an. Sehen Sie bei Bedarf auch Außer Haus Funktion einrichten.

Vorgangsverantwortung beim In-House Ordering

Vorgänge die noch keinem Bediener zugeordnet sind (keine Vorgangsverantwortung) werden in der Vorgangsübersicht in weiß angezeigt. Dies können Vorgänge aus dem In-House Ordering sein. Sind Vorgänge aus dem In-House Bestellung erstellt oder sind damit involviert, so bekommen sie bei der Anzeige zusätzlich den Buchstaben O , ein Tisch 2 wird dann anstelle als T 2 als OT 2 angezeigt.

Wenn ein Bediener einen Vorgang öffnet der noch keine Vorgangsverantwortung besitzt erhält dieser Bediener die Vorgangsverantwortung. Hiermit wird ihm auch eventuelles Trinkgeld zugewiesen, das Sie entsprechend konfigurieren sollten.

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