Hypersoft Verfahren für Stornos
Hypersoft hat einige besondere Stornofunktionen, die in der Regel dazu dienen, den Mitarbeitern die Möglichkeiten zu geben, Stornos korrekt selbst auszuführen und zugleich die Kontrolle über die Stornos zu behalten. Hierbei hilft ein Berechtigungsmanagement und vielseitige Auswertungsmöglichkeiten. Die Motivation Mitarbeitern die Möglichkeit zu bieten selber Stornos zu buchen, kommt aus der Überzeugung, dass man für die Bildung eines loyalen Teams auch die Eigenverantwortung der Bediener fördern sollte (in keinem Fall hilft Ihnen ein Stornoverbot in der Praxis weiter, sondern vielmehr die Kenntnisse über Stornos mit und ohne Wareneinsatz). Unabhängig davon sollen Stornos in Deutschland möglichst zeitnah im Zusammenhang mit dem tatsächlichen Vorkommnis gebucht werden, dass diese repräsentieren. Somit würden Sie mit Stornoverbot sogar dazu beitragen, dass Ihre Geschäftsvorfälle nicht korrekt aufgezeichnet würden.
Für die Benennung und technischen Möglichkeiten der Stornostufen verweisen wir auf das Kapitel Stornobuchungen in der Praxis . Im Kontext mit Stornos nennen wir auch immer unser Verlustmanagement, wie unter Verlustmanagement in der Praxis beschrieben, denn nur so können Sie den wichtigen Unterschied zwischen Stornos mit und ohne Wareneinsatz erfassen und auswerten.
Besonders hervorheben möchten wir die Möglichkeiten Stornos vor Order zu protokollieren, sowie Stornos nach dem Abschluss eines Vorganges von anderen Stornostufen zu unterscheiden. Ebenfalls ist es eine Besonderheit, dass Sie, für den Fall doch nicht einen Bediener die Berechtigungen für "alle" Stornostufen zu gestatten, die Möglichkeit haben mit den Kassenfunktion Als Bediener arbeiten oder Phantommodus im Namen anderer Bediener auch solche Stornostufen verwenden können. Für die Nachvollziehbarkeit solcher Tätigkeiten verfügt das Hypersoft System sogar über die Möglichkeit beide Bedienernamen mit den Buchungen so zu speichern, dass Sie sehen und auswerten können, wer in wessen Namen gebucht oder storniert hat.
Gewisse Anpassungen der Storno Verfahren werden im eSolutions Bereich und besonders am Self Order Kiosk (SOT) bei der Benutzung durch User angewandt, wie Sie hier nachlesen können:
Hypersoft Verfahren mit eSolutions
Storno vor Order aus fiskalischer Sicht
Ein Storno vor Order ist zum Beispiel: Tisch 3 öffnen, 1 x Cola, -1 Cola, Neuer Saldo (vielleicht hatte der Bediener sich in der Tischnummer geirrt). Da der Tisch in diesem Beispiel keine anderen Buchungen enthält wird der Vorgang mit neuer Saldo verworfen und kein Beleg ausgegeben. Tatsächlich werden die Buchungen aber in der TSE signiert, einmal positiv und einmal negativ. Ebenfalls werden diese im Buchungsjournal gespeichert und beim Journalexport ausgegeben.
Bei einem etwas anderen Beispiel bucht der Bediener: Tisch 5 öffnen, 1 x San Pellegrino, -1 San Pellegrino, 1 x Evian, Neuer Saldo (der Bediener hatte sich im Artikel geirrt). Da der Tisch in diesem Beispiel eine Buchung enthält wird für Tisch 5 ein Geschäftsvorfall als offene Bestellung angelegt. Tisch 5 ist vorhanden und der Bediener sieht das gebucht Evian. Tatsächlich werden aber alle drei Buchungen in der TSE signiert, einmal positiv und einmal negativ und einmal positiv. Ebenfalls werden diese im Buchungsjournal gespeichert und beim Journalexport ausgegeben. Zusätzlich passierst Folgendes:
Umgang mit Stornos vor Order aus Programmsicht...
Um dem Bediener das gewohnte Verhalten von POS Systemen zu bieten werden Buchungen vom Hypersoft System ausgeblendet, und zwar die Buchungen 1 x Cola und - 1 x Cola, aber die Buchungen verbleiben in dem Vorgang. Das Ausblenden dieser Buchungen erfolgt sowohl an den Kassensystemen als auch am Kundenmonitor. Mit dem späteren Vorgangsabschluss werden diese im Buchungsjournal gespeichert und beim Journalexport ausgegeben.
Der Storno vor Order zeichnet auf, wenn Bediener Gegenbuchungen für Buchungen erstellen, die weder durch Neuer Saldo oder durch einen anderen Befehl abgeschlossen wurden und für die noch kein Orderbon gedruckt wurde. Die Buchung und die Gegenbuchung wird verdeckt gespeichert. Sie können diese Buchungen aber in den Vorgangsdetails anzeigen lassen.
Die Aufzeichnung solcher Buchungen wird explizit gefordert und gehört somit zu den Standardvoraussetzungen eines konformen Systems. Ansicht im Kassiermodus in der Vorgangsliste mit Ausblendungen:
Derselbe Vorgang dann im Kassiermodus als Ansicht Vorgangsdetails ohne Ausblendungen:
Wenn Sie die Rechnung splitten oder den Vorgang transferieren, verbleiben die ausgeblendeten Buchungen in dem Vorgang. Wenn nur die ausgeblendeten Buchungen verbleiben, wird der Vorgang mit Signierung und Journaleintrag automatisch abgeschlossen.
Storno nach Order aus fiskalischer Sicht
Der Storno nach Order erzeugt Gegenbuchungen für Buchungen, die bereits nach Neuer Saldo an die Produktionsstellen kommuniziert wurden. Diese Gegenbuchungen werden für den Bediener sichtbar gespeichert, so kann er sich vergewissern diese durchgeführt zu haben.
Retourstorno aus fiskalischer Sicht
Beim Retourstorno erstellen Sie "Gegenbuchungen", ohne das Vorhandensein einer ursprünglichen Buchung zu prüfen. Retourstorni können in einem beliebigen Vorgang bebucht werden. Sie können also einen Retour buchen ohne sich in dem Vorgang mit der ursprünglichen Buchung zu befinden.
Korrekturstorno aus fiskalischer Sicht
Beim Korrekturstorno erstellen Sie auch "Gegenbuchungen", ohne das Vorhandensein einer ursprünglichen Buchung geprüft wird. Es erfolgt also eine Buchung mit negativer Menge und eindeutigem Modus "Korrekturstorno (Cancelmode)". Außerdem wird eine Buchung auf Verlust zu 0 € Umsatz getätigt (der Verlustgrund hierzu ist im Stornogrund einstellbar). Die Verlustbuchung eines Korrekturstornos wird aber in Berichten nicht ausgewertet.
Den Korrekturstorno betätigen Sie, wenn kein Vorgang geöffnet ist, denn es wird für den Korrekturstorno ein extra Vorgang geöffnet. Zusätzlich werden Sie abgefragt, für welchen Bediener Sie stornieren möchten. Korrekturstorni sind somit für den Fall dass Bediener vorher nicht storniert haben (eventuell haben durften) und dass die Stornos nach einer Abstimmung gebucht werden.
Diese Art des Controlling Workflows funktioniert, führt aber zu weniger Nachvollziehbarkeit der Buchungsdaten und stimmt nicht mit den deutschen GoBD Regelungen überein, wenn es darum geht möglichst zeitnah zu buchen.
Sind Stornogründe für Korrekturstorno definiert, so wird die Liste zur Auswahl angezeigt. Dieser Stornogrund kann mit einem Verlustgrund hinterlegt sein. Die Buchungen werden mit dem Stornogrund in das Buchungsjournal geschrieben. Sollte ein Verlustgrund hinterlegt sein, so wird auch dieser im Buchungsjournal geschrieben.
Weiterführende Themen: Kassenfunktion Korrekturstorno
Vorgang "bearbeiten" aus fiskalischer Sicht
Hierbei handelt es sich um einen älteren, aber gängigen Begriff für die Funktion:
Autorisierte Vorgangskorrektur mit Protokollkopie
(inkl. Schutzmechanismen für Rechnungen)
Die Funktion „Autorisierte Vorgangskorrektur mit Protokollkopie“ ermöglicht die kontrollierte Nachbearbeitung einzelner Geschäftsvorfälle, ohne den ursprünglichen Datensatz zu verändern.
Standard- und Vortagesfunktion
Untertägige Korrekturen: Jeder Vorgang kann innerhalb des laufenden Geschäftstags bearbeitet werden.
Vortages-Korrekturen: Durch eine gesonderte Systemeinstellung können autorisierte Benutzer auch Vorgänge aus vorherigen Geschäftstagen korrigieren.
Ablauf jeder Korrektur
Kopie des ursprünglichen Vorgangs → Original bleibt unverändert archiviert.
Offene Vorgangskopie → Änderungen (Stornos, Hinzubuchungen) werden mit Zeitstempel, Benutzerkennung und Änderungsart protokolliert.
Abgeschlossene Protokollkopie mit Negativbuchungen → neutralisiert den ursprünglichen Vorgang in der Tagesbilanz.
Beide Kopien bzw. die enthaltenen Buchungen bekommen gleichlautendes Datum und Uhrzeit anhand der Kopie-Ausführung.
Automatischer Stornobeleg, falls zum Vorgang bereits eine Rechnung erstellt wurde.
Schutzmechanismen bei Rechnungen
Für Vorgänge, die mit dem Formulartyp Rechnung abgeschlossen wurden, ist eine Änderung zu einem „freien Formulartyp“ (ohne Rechnungscharakter) nicht möglich.
Eine Änderung ist nur zulässig, wenn zuvor ein Stornobeleg für die ursprüngliche Rechnung erstellt wurde.
Beim erneuten Öffnen eines Rechnungsvorgangs erstellt das System automatisch einen Stornobeleg mit Verweis auf die Originalrechnung und trägt diesen ins Rechnungsjournal ein.
Organisatorischer Hinweis: Bediener sind anzuweisen, stornierte Originalrechnungen einzusammeln und gemeinsam mit dem Stornobeleg abzulegen, um Missbrauch zu verhindern.
Technische interne Bezeichnungen
Das Feld DOCUMENTNO bezeichnet die Rechnungsnummer – nicht die Formulartypnummer oder -ID.
Die Belegnummer „0“ wird erzeugt, wenn ein Vorgang ohne Formular oder mit einem Formulartyp abgeschlossen wird, der keine Rechnungsnummer verwendet.
Weiterführende Themen:
Vorgänge nach Tagesabschluss "bearbeiten"
Berechtigungen Vorgangsbehandlung
Beispiele für Signierungen aus der Full-Service Praxis
Storno nach Abschluss überwachen
Vorgänge bearbeiten nach Tagesabschluss aus fiskalischer Sicht
Mit der globalen Stationseinstellung Vorgänge nach Tagesabschluss "ändern können Sie die Funktion Vorgang bearbeiten auch für Vorgänge vor dem letzten Tagesabschluss verwenden. Gegenbuchungen werden erstellt, aber die Berichte können sich somit ändern.
Ausnahme Österreich...
In Österreich ist diese Funktion wegen der Registrierkassenverordnung leider nicht möglich und der Schalter Vorgänge nach Tagesabschluss ändern deshalb für Österreich gesperrt.
Weiterführende Themen: Verlustmanagement in der Praxis
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