Stornobuchungen in der Praxis
- Der Storno vor Order ermöglicht dem Bediener Gegenbuchungen für Buchungen zu erstellen, die weder durch Neuer Saldo oder durch einen anderen Befehl abgeschlossen wurden und für die noch kein Orderbon gedruckt wurde. Die Buchung und die Gegenbuchung wird verdeckt gespeichert.
- Der Storno nach Order erzeugt Gegenbuchungen für Buchungen, die bereits nach Neuer Saldo an die Produktionsstellen kommuniziert wurden. Diese Gegenbuchungen werden für den Bediener sichtbar gespeichert, so kann er sich vergewissern diese durchgeführt zu haben.
- Beim Retourstorno erstellen Sie "Gegenbuchungen", ohne das Vorhandensein einer ursprünglichen Buchung zu prüfen. Retourstorni können in einem beliebigen Vorgang bebucht werden. Sie können also einen Retour buchen ohne sich in dem Vorgang mit der ursprünglichen Buchung zu befinden.
- Beim Korrekturstorno erstellen Sie auch "Gegenbuchungen", ohne das Vorhandensein einer ursprünglichen Buchung geprüft wird. Den Korrekturstorno betätigen Sie wenn kein Vorgang geöffnet ist, denn es wird ein extra Vorgang geöffnet. Zusätzlich werden Sie abgefragt für welchen Bediener Sie stornieren möchten. Korrekturstorni sind somit für den Fall dass Bediener vorher nicht storniert haben(durften) und dass die Storni nach einer Abstimmung gebucht werden. Diese Art des Controlling funktioniert, führt aber zu weniger Nachvollziehbarkeit der Buchungsdaten und stimmt nicht mit den deutschen GoBD Regelungen überein, wenn es darum geht möglichst zeitnah zu buchen.
- Mit Vorgang bearbeiten können Sie abgeschlossenen Vorgänge bis zum Tagesabschluss wieder öffnen. Für jede im Vorgang enthaltene Buchung wird einen Gegenbuchung erstellt (wurde der Vorgang per Rechnung abgeschlossen wird eine Stornobeleg erstellt) und gleichzeitig ein neuer Vorgang mit den ehemaligen Buchungen geöffnet. Bei dieser Methode bekommen die Buchungen den Status Reopen. Der Bediener kann neue Buchungen hinzufügen oder bestehende entfernen. Sie können durch einen Berechtigungseinstellung Storno nach Abschluss bestimmen ob Buchungen mit dem Status Reopen storniert werden können. Zusätzlich gibt es Berechtigungen Reopen Buchungen zu transferieren oder zu splitten. Mit der Berechtigung für Storno nach Abschluss kann der Bediener Storno nach Order verwenden (da es keiner weitere Funktion bedarf). Weiterführende Dokumentation: Storno nach Abschluss überwachen
- Mit der globalen Stationseinstellung Vorgänge nach Tagesabschluss ändern können Sie die Funktion Vorgang bearbeiten auch für Vorgänge vor dem letzten Tagesabschluss verwenden. Gegenbuchungen werden erstellt, aber die Berichte können sich somit ändern.
Weiterführende Dokumentation: Hypersoft Verfahren für Storni
Storni mit Abfragen differenzieren
Wir empfehlen Ihnen (abhängig von Ihrer betrieblichen Situation) den Bedienern Storno nach Order zu erlauben, damit diese auch nach der Order Buchungen stornieren können, ohne hierfür einen leitenden Mitarbeiter hinzuziehen zu müssen. Wenn möglich geben Sie auch die Berechtigung für Storno nach Abschluss - eventuell für einen eingeschränkten Benutzerkreis.
Wenn Sie dies korrekt anwenden kann es eine deutliche Arbeitserleichterung erbringen ohne Risiken zu steigern
Später können Sie die Storni anhand der Berichte mit den Bedienern besprechen. Zu diesem Verfahren ist es sinnvoll die Funktion Stornogrund Abfrage zu verwenden. Stornogründe speichern zusätzliche Informationen und ermöglichen die gezielte Verbindung mit Verlusten um Stornoverluste von Informativen Storni zu differenzieren. Beispiel: Stornogrund "Gast hat umentschieden" muss eigentlich nicht weiter kontrolliert werden. Der Stornogrund "Wein war korkig" müsste irgendwo durch einen zurückgegebenen Wein nachvollziehbar sein.
Wenn alles eingerichtet ist muss nur noch ein kleiner Teil, nämlich Storni mit Warenverlust kontrolliert werden. Hier ein Beispiel der Abfrage:
Sind in einer Stornoliste unterschiedliche Buchungsarten enthalten ( zum Beispiel Storni nach Order und Storni nach Abschluss in einem wiedergeöffneten Vorgang, werden alle Stornogründe für alle enthaltenen Buchungen angezeigt. Sollten hierbei Stornogründe nur für eine Buchungsart vorgesehen sein, wird dieser Grund jeweils gegenzeichnet:
[VO] = Storno vor Order
[NO] = Storno nach Order
[NA]= Storno nach Abschluss
(*) = dem Stornogrund ist ein Verlustgrund zugewiesen.
Hier Stornogrund 2,3 sind ausschließen für Storno vor Order definiert, 4 für Storno nach Abschluss und 5 für Storno nach Order, 1 für alle.
Gibt es nur einen aktiven Stornogrund, wird dieser automatisch gewählt.
Da die Stornogründe auch auf den Orderbons stehen soll jeder Mitarbeiter der mit Orderbons arbeitet auch über die Zusammenhänge im klaren sein. Gerade wenn ein Begründung erscheint, dass der Artikel nicht verkauft werden konnte, kann hier eine Verantwortung innerhalb des Teams dargestellt werden.
Jeder Storno (gleich welcher Kategorie), der ohne Abfrage ist, oder mit einer Abfrage ohne einen zugewiesenen Verlustgrund bucht den Bestand wieder hinzu. Immer wenn Sie davon ausgehen, dass die Ware /der Artikel mit dem Storno nicht wieder dem Verkauf zugeführt werden kann, wählen Sie mit einen Stornogrund mit Verlust dazu aus.
Sie können in der Bedienerberechtigung das Abfragen für bestimmte Bediener abschalten und anschalten.
Kassenfunktion Storno vor Order
Storniert die Buchungen der aktuellen Eingabe, also bevor Bons gedruckt wurden oder Neuer Saldo betätigt wurde. Der Storno vor Order beginnt immer bei der letzten Buchung und verläuft von dort aus weiter bis zur ersten Buchung als der Vorgang geöffnet wurde. Wenn schon Buchungen vorhanden waren, wird zwischen diesen und den neuen Buchungen eine gestrichelte Linie angezeigt. Beim Storno vor Order werden keine Bons erstellt.
Storni vor Order werden nicht auf der Kundenanzeige angezeigt.
Kassenfunktion Storno vor Order Liste
Gleiche Funktion wie Storno vor Order, jedoch werden die Artikel in einer Liste zur Auswahl angezeigt, so dass Sie nicht nur die jeweils letzte Eingabe stornieren können.
Kassenfunktion Storno nach Order
Der Storno nach Order ermöglicht das Stornieren von Buchungen nach dem Orderbon (Neuen Saldo). Für Orderbons werden entsprechende Stornobons ausgegeben. Jeder Storno wird auf dem Bedienerbericht genau ausgewiesen.
Ein Storno nach Order wird automatisch in einen Storno vor Order gewandelt, wenn:
- die Storni vor dem neuen Saldo oder Abschluss des Vorgangs gemacht werden,
- noch kein Orderbon gedruckt wurde,
- der Bediener die Berechtigung für einen Storno vor Order hat.
Storno nach Abschluss
Der Storno nach Abschluss ist keine Funktion die anderen. Es ist einen Berechtigungen, genau genommen sind es sogar zwei Berechtigungen. Man benötigt die Berechtigung einen Vorgang wieder zu öffnen und eine Berechtigung für Storno nach Abschluss.
Für dieses Thema gibt es ein extra Kapitel: Storno nach Abschluss überwachen
Kassenfunktion Korrekturstorno
Mit dieser Funktion können Sie nachträgliche Storni durchführen. Die Funktion wird aufgerufen, wenn kein Vorgang geöffnet ist. Besitzt der angemeldete Bediener zusätzlich den Managerstatus, so kann dieser auch für andere Bediener stornieren. Hierfür wird eine Liste der aktiven Bediener zur Auswahl angezeigt. Mit der Auswahl, wird bestimmt für wen ein Korrekturstorno gebucht wird, andernfalls bucht der Bediener für sich selbst. Zur Stornierung wird ein Vorgang geöffnet (feste Vorgangsnummer 1999999), der die Storni aufnehmen kann. Zum Beenden Ihrer Stornierungen betätigen Sie einen Abschlusstaste, zum Beispiel BAR.
Wichtig zu Korrekturstorni....
Diese Art von Storno prüft nicht auf Plausibilität und erzeugt auch dann Stornobuchungen (negative Buchungen), wenn hierzu keine positiven Buchungen (im Vorgang) vorhanden sind.
Sie können einem Korrekturstorno Verlustgründe zuweisen, indem Sie die Zuweisung von Stornogründen inklusive Umbuchung auf Verluste verwenden. Die zugewiesenen Stornogründe werden in diesem speziellen Fall aber nicht ausgewertet, sondern nur die Verluste. Als Stornogrund wird der Korrekturstorno verwendet.
Wenn der Artikel im Bestand geführt wird, wird der Bestand durch die Korrekturbuchungen wieder positiv zugeführt.
Weiterführende Dokumentation:
Berechtigung Korrekturstorno...
Korrekturstorno aus fiskalischer Sicht
Auch bei Retourstorno wird (wie bei Korrekturstorno) nicht geprüft, ob im Vorgang eine entsprechende positive Buchung vorhanden ist. Allerdings kann diese Funktion nur innerhalb eines beliebigen geöffneten Vorganges verwendet werden. Diese Funktion wird zum Beispiel von leitenden Mitarbeitern verwendet, um entlastende Buchungen vorzunehmen, ohne hierfür extra den ursprünglichen Vorgang auffinden zu müssen. Bei Retour wird die Buchung für den Bediener getätigt, der die Retourbuchung ausführt. Sie können einem Retourstorno Verlustgründe zuweisen, indem Sie die Zuweisung von Stornogründen inklusive Umbuchung auf Verluste verwenden. Die Funktion Retourstorno, fragt nach einem Retourgrund.
Wenn der Artikel im Bestand geführt wird, wird der Bestand durch die Retourbuchung wieder positiv zugeführt.
Die Verwendung der Retour-Funktion in Kombination mit einer Zwischenzahlung wird unterbunden.
Retourbuchungen mit Gutscheinen...
In vielen Fällen wird der Retourstorno nur für Gutscheine verwendet. Dafür können die Bediener die Berechtigung Retourstorno oder Retourstorno mit der Einschränkung nur Gutscheine erhalten.
Weiterführende Dokumentation:
DIese Funktion benötigt die Bedienerberechtigung Retourstorno.
Sehen Sie die Details hierzu im Bereich Storni mit integriertem eCommerce.
Best Practice Storni aus 3rd Party- oder Shopsystemen
Wenn Vorgänge aus anderen Systemen in das POS System übermittelt werden und herbei eventuell sogar schon bezahlt wurden, empfehlen wir die Funktion Vorgangsretour. Diese Handhabung kann somit zum Beispiel dann notwendig werden, wenn ein Kunde etwas "Online" doppelt bestellt hat, oder Sie die Bestellung nicht vollständig liefern können.
Mit der Vorgangsretour können Sie zum Beispiel aus einem Bestellvorgang Artikel stornieren und diese dann mit einer beliebigen Zahlungsart abschließen. Somit können Sie jemandem, der z.B. in einem Webshop "zu viel bezahlt hat" den Betrag der stornierten Artikel auszahlen. Die negative Summe kann aus dem Barumsatz entnommen werden. Je nachdem welche weiteren Zahlungssysteme Sie angebunden haben und wie diese das unterstützen, können Sie zum Beispiel auch auf Kreditkarten zurückzahlen, indem Sie den Vorgang mit der negativen Summe bargeldlos abschließen. Dies gilt auch für Hypersoft Kartensysteme, aber nicht für den Web-Gutschein letztere müssen aufgeladen werden und nehmen keine negative Bezahlung an).
Wenn Sie Hypersoft Pay powered by Adyen im eCommerce und im POS Bereich verwenden haben Sie die bargeldlosen Zahlungen und Retouren in einem System.
Vorgangsretour
Die Variante Vorgangsretour wird über die Kassenfunktion Vorgang bearbeiten oder Vorgänge: Retournieren (weiter unten) aufgerufen.
Wird ein Vorgang ausgewählt und Retour betätigt, wird die Vorgangsretour eingeleitet. Die Buchungen stehen für Ihre beliebige Auswahl zur Verfügung:
Die Artikel welche retourniert werden sollen, können von der linken Liste in die Rechte Liste übertragen werden. Durch Betätigen des grünene Hakens werden die Buchungen ausgeführt und vorher eine Auswahl der Stornogründe angeboten.
Nach Auswahl, steht nun der Vorgang wie ein gewöhnlicher Vorgang zur Verfügung und muss mit einer Zahlungsart abgeschlossen werden. An dieser Stelle können keine weitere Buchungen hinzugefügt werden.
Variante Vorgänge Retournieren...
Die selbe Funktion, nur aus einem anderen Programm heraus initiiert.Der Aufruf erfolgt über die Kassenfunktion Vorgänge: Retournieren.
Sie wählen auch hier einen Vorgang aus und verfahren wie zuvor beschrieben.
Stornowarnung Kundenanzeige
Gefahr besteht an Standorten, an denen Kunden die auf der Kundenanzeige (wahlfreies Zubehör) angezeigten Beträge zahlen und nicht anhand einer Rechnung. Hier kann es vorkommen, dass Bediener nachdem alle Buchungen getätigt wurden anstelle der Abschlusstaste nur anhand des Saldo kassieren und dann vor dem Abschluss des Vorgangs mit Storno alle Buchungen löschen. Prüfen Sie die Stornoauswertungen bei solchen Arbeitsumgebungen.
Noch gefährlicher ist allerdings das Einsparen einer Kundenanzeige, denn dann zahlen die Kunden auf Zuruf des Bedieners.
Storno Berechtigungen
In den Bedienerberechtigungen können Sie festlegen welche der Stornofunktionen Bedienern zugänglich sind, dies Zuweisung erfolgt am besten über Rollen oder Vorlagen.
Übrige Storni beim Transferieren
Wenn z. B. der ganze Vorgang transferiert wird, bleiben Storni und die ursprünglichen Buchungen dazu im Quellvorgang. Dies ist auch korrekt, da die Buchungen und die Storni in diesem Vorgang vorgenommen wurden.
Storni vor Order und deren Buchungen sind in Vorgängen nicht sichtbar, so dass ein Quellvorgang, der nur noch diese Buchungen enthält automatisch abgeschlossen wird.
Andere Storni führen dazu, dass der Quellvorgang erhalten bleibt. Dieser kann nachbearbeitet und muss zusätzlich abgeschlossen werden. Die Mindestanforderung besteht somit darin den Quellvorgang mit den verbliebenen Storni zu öffnen und mit BAR abzuschließen.
Vorgänge stornieren nach Nummer
Mit dieser Funktion können Sie einen Vorgang anhand der Belegnummer nachträglich stornieren. Der Vorgang muss aus dem aktuellen Abrechnungszeitraum sein und der Tagesabschluss (Z-Bericht) darf noch nicht ausgeführt worden sein.
Geben Sie die Belegnummer ein und betätigen Sie die Kassenfunktion Vorgang nachträglich stornieren.
Es wird Ihnen die Möglichkeit zur Überprüfung gegeben, indem Ihnen ein Dialog mit den Buchungen des Vorgangs angezeigt wird.
Mit dem Knopf Stornieren bestätigen Sie den Vorgang. Im Buchungsjournal wird sodann pro Artikel ein identischer Eintrag mit -1 als Anzahl eingetragen. Die Option Stornogrund wird mit dieser Funktion nicht ausgelöst.
Es wird das Formular Nummer 19 als Quittung gedruckt ( dasselbe, welches auch für Gutscheinquittungen verwendet wird). Wurde der Vorgang mit einem Formular mit der Einstellung Rechnung abgeschlossen, wird eine Gutschrift erstellt.
Derartige Storni werden in der Bedienerabrechnung als Vorgangsstorni ausgewiesen.
Weiterführende Dokumentation:
Berechtigungen Vorgangsbehandlung
Storni und Vorgänge bearbeiten
Auswirkungen von Storni auf Orderbons
Wenn für einen Artikel ein Orderbon erstellt wurde, so wird im Falle eines Stornos an derselben Stelle auch ein Stornobon gedruckt. Dies geschieht jedoch nicht, wenn der Orderbon noch nicht gedruckt wurde, was bei Sofortstorno der Fall ist oder bei der Verwendung der Funktion Verzögerter Bon möglich ist. Wenn also der Orderbon zum Zeitpunkt des Stornos noch nicht gedruckt wurde, versucht das System zuerst den Storno als Sofortstorno zu buchen, sofern der Bediener die Berechtigung Sofortstorno besitzt. Hat der Bediener dies nicht, wird gleichzeitig eine positive und eine negative Buchung ausgegeben.
Die Orderbons lassen sich zur Darstellung von Storni noch speziell einstellen.
- Sie können Storni extra verdeutlichen, indem Sie im Bon Stornokennzeichen aktivieren.
- Wenn Sie den keinen Orderbon drucken, aber im Falle eines Stornos einen Stornobon wünschen, können Sie die Option Nur Stornobon aktivieren.
Storno Darstellungen sind abhängig von den verwendeten Druckern. Alle Storni erhalten ein negatives Vorzeichen. Die Darstellung der Storni ist zudem vom Druckertyp abhängig:
| Typ | Darstellung |
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Bei Verwendung eines zweifarbigen Farbbandes werden Storni in der zweiten Farbe gedruckt |
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Storni werden invertiert dargestellt |
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Storni werden invertiert dargestellt |
Ein Backoffice Storno kann in der Master Vorgangsübersicht getätigt werden. Das Backoffice Storno muss dem Benutzer als Berechtigung zugänglich gemacht werden.
Das Storno wird als Typ Backoffice Storno in das Buchungsjournal geschrieben. Es werden keine Warenbewegungen damit verbunden und es gibt keine Stornogründe.
Der Backoffice Storno erhält die selbe Uhrzeit und das selbe Datum wie die zugrunde liegende Buchung. Der Storno wird also im Zeitbereich der Buchung in den Berichten ausgewertet.
Die Bedienung des Backoffice Storno mit der Funktion Buchungsliste wird in der Master Vorgangsübersicht beschrieben.
Beachten Sie bitte, dass Backoffice Storni auch Bewirtungsbelege verändern können.
Beachten Sie auch, dass mit Backoffice Storni Finanzberichte und alle anderen Berichte verändert werden können. Diese Veränderungen sind schlüssig im Berichtswesen nachvollziehbar und die Storni werden in den Backoffice Berichten ausgewiesen.
Achten Sie besonders auf die Einhaltung von Gesetzen und Bestimmungen, wenn Sie den Backoffice Storno in zeitlichen Bereichen anwenden, für den Sie bereits Berichte erstellt oder sogar steuerlich abgerechnet haben. Konsultieren Sie bei Fragen in diesem Zusammenhang Ihren steuerlichen Berater.
Weiterführende Dokumentation:
Buchungsliste der Master Vorgangsübersicht
Sofortstorno (jetzt Storno vor Order)
Weiterführende Dokumentation:
Berechtigungen Vorgangsbehandlung