Notbetrieb ohne File-Server
Der Notbetrieb ist eine Leistung des Hypersoft POS Systems und nicht auf anderen Systemen wie den mPOS Handhelds verfügbar.
Vorab: Wir unterscheiden zwischen dem Notbetrieb, der "immer" gewollt ohne Serveranbindung verwendet wird und unter dem Thema Anbindung von Kassen ohne Server beschrieben wird und dem hier erklärten Notbetrieb aufgrund von Verbindungsstörungen. Zusätzlich möchten wir auf die Möglichkeit aufmerksam machen, dass ein Wartungsmodus an den Stationen signalisiert werden kann.
Wenn das Kassensystem in Ihrem lokalen Betrieb mit einem gemeinsamen Datenserver arbeitet, kann ein Ausfall der Netzwerkverbindung den Betrieb des Kassensystems stören.
Für die fiskalen Anforderungen (gemäß GoBD) wurde von Hypersoft ein Notbetrieb geschaffen, der entsprechend abgesichert agiert. Gleichwohl haben Sie sicherzustellen, dass diese Technik wie vorgesehen und nur im Notfall verwendet wird. Hierzu gehören gegebenenfalls auch zeitnahe Reparaturen an der Netzwerk Infrastruktur anstelle eines Verlassens auf den Notbetrieb. Zusätzlich haben Sie die Wahl über Einstellungen in der Stationsverwaltung festzulegen, ob und welche der betroffenen Kassenterminals in so einem Notfall weiterarbeiten sollen. Auch wenn es sich hierbei um einen seltenen Fall handeln sollte, empfehlen wir das Szenario mit den Beteiligten Ihres Hauses abzustimmen, so dass im Ernstfall ein optimaler und möglichst reibungsloser Notbetrieb gegeben ist. Generell gibt es keine relevante zeitliche Grenze für die Dauer des Notbetriebes, so dass dieser in schwierigen Fällen auch über beliebig viele Tage genutzt werden könnte.
Ein kurzer Ausfall (Netzwerk drop out) oder vorübergehende Netzwerkprobleme werden intern vom System gemeistert. Ein massiver Ausfall hingegen führt zur Einleitung des Notbetriebs
Verhalten einiger Programme im Notbetrieb
Ein Notbetrieb soll in den meisten Fällen innerhalb von 3,5 Sekunden nach einer Störung eingeleitet werden können. Wenn allerdings der Netzwerkzugriff dauerhaft unterbrochen wird, wenn bereits auf einen offenen Vorgang zugegriffen wird, kann es zu unvermeidbaren Verzögerungen und / oder Fehlermeldungen kommen. Ein sicher funktionierendes Netzwerk ist immer besser, als die Reaktion darauf.
Diese Liste ist nicht vollständig, sondern Beispielhaft für einige Programme.
Beachten Sie bei den Einschränkungen bitte, dass ein Hauptkasse in der Regel nicht im Notbetrieb sein kann, wenn der Datenzugriff für diese gewährt bleibt. In diesem Fall sind die Funktionen dort weiter verfügbar.
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Programm |
Im Notbetrieb verfügbar |
Anmerkung |
| Bediener | m.E. | Keine Funktion Bediener vom Schlüssel lösen. |
| Cashless Top-Up Terminal | nein | Kann nicht mit dem Notbetrieb verwendet werden. |
| CONTROLLER | m.E. |
Wenn Sie mit dem Stock Management des CONTROLLER arbeiten, achten Sie auf die Auswirkungen des Notbetriebes. Keine Funktion von:
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| Front-Office Berichte | sehr eingeschränkt | Einschränkung auch für Fraud Protection erforderlich. Sehen sie weiter unten... |
| Gutscheine | nein | Keine Funktion, weder WEB-Gutscheine noch Gutschein Management oder Fremdgutscheine. |
| Hypersoft Pay | m.E. | Wenn die Terminals so eingerichtete werden, dass sie direkt mit einer Kasse arbeiten, dann können diese auch im Notbetrieb weiter genutzt werden. Terminals die hingegen für mehrere Kassen verfügbar sind, sind für andere Kassen (als diejenige welche das jeweilige terminal steuern) nicht mehr erreichbar. |
| Hypersoft POS | m.E. |
Keine Funktion von:
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| Karten Management | m.E. |
Kein Debit Aufladen oder Abladen Kein Funktion Karte aktivieren, deaktivieren, sperren Kein Kundenkonto laden |
| Karten Management mit Closed Loop Payment | nein | Keine Closed Loop Payment Funktion. Bitte schalten Sie den Notbetrieb in diesem Zusammenhang ab. |
| Kundendaten | nein |
Keine Funktion:
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| Messaging und Nachrichten | nein | Keine Funktion |
| Online Order | nein | Keine Funktion |
| PMS Integration | nein | Keine Funktion |
| Reservierung | nein | Keine Integration von Reservierungssystemen, kein Channel Management |
| Self-Order-Terminal | nein | Keine Funktion |
| Task Planner und Task Scheduler | nein | Keine Funktion |
| Tickets | nein | Auch keine Ticketkontrolle |
| Wallet-Control | nein |
Im Notbetrieb wird Wallet-Control nicht gestartet, sondern gibt einen Hinweis aus. |
| Zahlungsterminal angebunden | ja/nein | Die Unterstützung hängt zuerst davon ab, ob die Zahlungsterminals bzw. das Kassenterminal selbst noch mit dem Rechenzentrum kommunizieren können. Dann kommt es darauf an, ob das betroffenen Kassenterminal selbst die Zahlungsterminals steuert, oder ob deren Verbindung über ein anderes Gerät (wie z.B. den Kassenserver) eingerichtet sind. |
| Zeiterfassung | nein | Keine Funktion |
Einstellungen mit Einfluss auf den Notbetrieb
Generell ist der Notbetrieb sicherer und einfacher, je mehr Dinge direkt auf dem jeweiligen Gerät ablaufen.
POS Drucker lokal konfigurieren...
Drucker können die Daten auf dem lokalen Gerät oder dem Server (der Hauptkasse) ablegen. Wenn Sie beide Möglichkeiten haben verwenden Sie die lokale Ablage. Sehen Sie die Möglichkeiten im Kapitel POS Druckereinstellungen.
Freigegebene Windows Netzwerkdrucker sollten in diesem Zusammenhang vermieden werden, bzw. im Notfall verzichtbar sein.
Vorgänge lokal ablegen...
Wenn Ihre Kassen nicht gemeinsame auf die selben Vorgänge zugreifen müssen wählen sie die lokale Ablage von Vorgängen aus.
Konfiguration des Notbetriebes
Es gibt Schalter um das Verhalten des Notbetriebes zu steuern:
Ist bei einem Kassenterminal in Stationsverwaltung der Schalter Keine Notbetrieb möglich eingeschaltet, erscheint bei Störungen folgender Hinweis:
Sofern der Schalter Kein Notbetrieb zugelassen nicht aktiviert wurde, wird die Möglichkeit die Kasse im Notbetrieb zu betreiben angeboten oder das System neu zu starten. Das Angebot richtet sich an die Situation in der Sie eine Aussicht auf "nahende Reparatur" haben und daher besser auf den Notbetrieb verzichten können.
Wird der Netzwerkverbund wiederhergestellt, und wurde diesbezüglich noch keine Aktion entschieden, so bietet das System einen Neustart zur Wiederherstellung des normalen Betriebes an und führt diesen ohne Benutzereingriff nach 30 Sekunden selbständig durch.Ein entsprechender Hinweis erscheint.
Hinweis zur Verbindungswiederherstellung...
Im Notbetrieb werden alle Vorgänge lokal auf dem Gerät abgelegt.
Wenn das Kassenterminal Offline betrieben wurde und die Serververbindung wieder hergestellt wurde erscheint die Server wieder verfügbar Meldung. Wenn lokale offene Vorgänge vorhanden sind, müssen Sie nun entscheiden, ob die Vorgänge mit dem Server synchronisiert werden sollen, oder ob Sie zum Beispiel bis zum Abschluss aller nun lokal geführten offenen Vorgänge weiter im Offlinebetrieb bleiben.
Server wieder Verfügbar Meldung...
Mit Vorgänge synchronisieren werden die lokal abgelegten Vorgänge mit auf dem Server verbliebenen oder aus anderen Gründen vorhandenen Vorgänge abgeglichen und synchronisiert. Das Kassenterminal zeigt dann den Hinweis zur Verbindungswiederherstellung und wird neu gestartet.
Mit der Auswahl Notbetrieb bleibt das Kassenterminal weiterhin Offline, bis es neu gestartet wird. Gibt es bei dem Neustart keine lokal abgelegten Vorgänge wird der Notbetrieb beendet und das Kassenterminal ist "Online". Sind beim Neustart lokale Vorgänge vorhanden erscheint erneut die Server wieder verfügbar Meldung.
Hinweise zur Synchronisation...
Beim Zusammenfügung der Vorgänge auf dem Server wird der Bediener der im OFFLINE Modus gebucht hat der Besitzer des Vorganges. Das System erstellt einen Bericht am Front Office Drucker:
Ist der Tisch lokal und nicht auf dem Server wird er 1:1 auf den Server verschoben.
Ist der Tisch auf dem Server und nicht lokal, bleibt er auf dem Server.
Ist der Vorgang mit identischer Nummer einen Vorgangstyps lokal und auf dem Server werden die Vorgänge zusammengefügt. Beim Zusammenfügen von Vorgängen mit unterschiedlichen Besitzern (bezüglich der Vorgangsverantwortung) erhält der Besitzer des Offline Vorgangs die Vorgangsverantwortung.
Buchungen nachholen und stornieren
Wenn Sie im laufenden Betrieb plötzlich im Notbetrieb weiterarbeiten müssen, sind die bisher getätigten Buchungen erst einmal nicht erreichbar. Häufig werden diese Buchungen dann einfach erneut gebucht, um den Betrieb fortsetzen zu können und Rechnungen erstellen zu können. Das System hat daher für den Offline-Betrieb extra spezielle Nummernkreise, um später einen Zusammenhang zu den fortlaufenden Rechnungsnummer
Die Rechungsnummer im Front Office ist wie folgt aufgebaut, um auch dem Notbetrieb gerecht zu werden: Kassennummer (max 3stellig) lfd. Rechnungsnummer (6Stellen) und Formularnummer (-2Stellen).
Beispiele: An Kasse 99 die 12345te Rechnung auf dem zweiten Formular: 99123456-02
An Kasse 10 die 5te A5 Rechnung auf dem vierten Formular: 10000005-04
Es gibt also jeweils einen Rechnungsnummernkreis pro Kasse und Formular. entsprechend fiskalischer Anforderungen herstellen zu können.
In der Folge kann es vorkommen, dass beim späteren Synchronisieren der Vorgänge diese Buchungen wieder entfernt werden müssen. Bei zusammengefassten Vorgängen werden dafür die Offline Buchungen gekennzeichnet. Dadurch unterscheiden sich dies von den Buchungen, die in den auf dem Server verbliebenen Vorgängen vorhanden waren. Somit können Sie besser entscheiden welche Buchungen Sie stornieren. Die diesbezügliche Kennzeichnung OFF erscheint in der Vorgangsliste, beim Rechnungssplitt und beim Tischtransfer:
Wenn Sie sich auf die Situation vorbereiten wollen, dann legen Sie sich einen Stornogrund an, der das Ereignis repräsentiert, z.B. Storno wegen Notbetrieb.
Weiterführende Dokumentation:
Front-Office Bericht im Notbetrieb
Im Offlinebetrieb sind Front Office Berichte deaktiviert bzw. nicht verfügbar. Mit dem Befehl 17 Bericht (hiermit wird normalerweise der Bedienerbericht aufgerufen) erscheint der Bericht über Offline Vorgänge:
Hinweise zum Notbetrieb
Darstellung des Notbetriebs des Kassiermodus:
Im Offline-Betrieb (oder Notbetrieb) sind alle die Funktionen nicht erreichbar, die ausschließlich über den Server verfügbar waren. Hierzu gehören:
- Je nach Einstellung: gemeinsame Vorgänge
- Kundendaten (Eigenen Bezahlsysteme)
- Bargeldloser Zahlungsverkehr, sofern per Server gesteuert.
- Das Berichtswesen, auch das Front Office Berichtswesen mit Bedienerabrechnung und Tagesabschluss ist nicht verfügbar (bei mehrtägigen Unterbrechungen kann der Support gegebenenfalls wenigstens neue Öffnungstage erstellen lassen).
- Web-Gutscheine und Webdienste wie die Anbindung an den Webshop.
Beenden des Notbetriebs
Wenn eine Kassenstation Offline war und wieder mit dem Server verbunden werden soll, stellen Sie sicher, dass alle lokalen Vorgänge abgeschlossen sind und starten Sie die Kassenstation neu.
Nur durch den Neustart kann eine einwandfreie Funktion des System sichergestellt werden, da hierdurch alle Datenbanken ordentlich verbunden werden.
Keine Bedienerabrechnung im Notbetrieb
Wenn eine Kassenstation sich im Notbetrieb befindet, kann keine reguläre Bedienerabrechnung durchgeführt werden. Beachten Sie in diesem Zusammenhang auch besonders Abrechnungszyklen die nur teilweise im Notbetrieb waren. Hierbei kann es notwendig werden Auswertungen der Kasse im Notbetrieb und der Hauptkasse bzw. dem Server zu kumulieren. Im Notbetrieb stehen Ihnen noch Front Office Reports zur Verfügung. An der Hauptkasse bzw. dem Server haben sie alle Auswertungen, aber nicht unbedingt alle Daten, da diese durch den Notbetrieb von der gemeinsamen Auswertung "abgeschnitten" sind.
Wenn Sie im Notbetrieb eine Bedienerabrechnung starten möchten erscheint eine Hinweismeldung:
Diese Meldung kann mit OK bestätigt werden, andernfalls beendet sie sich eigenständig nach ca. 45 Sekunden.
Technischer Hintergrund des Notbetriebs
Das Erkennen eine Notsituation wird durch das im Hintergrund laufende Programm Hypersoft Heartbeat geleistet.
Dieses Programm ermittelt den Verbindungsstatus sowohl "per Ping" an die automatisch ermittelten IP Adresse des Servers / Hauptkasse, als auch zusätzlich mittels Dateierkennung und Datenbankprüfung.
Das Programm erzeugt eine Arbeitsdatenbank pro Rechnername auf dem Server/Hauptkasse im Laufwerk (..Hypers-!\ETC) und erstellt je nach Status der Verbindung eine lokale Datei ONLINE.rechnername oder OFFLINE.rechnername im Ordner ..Hypers-!\ETC. Hierbei ist die Mandantennummer nicht notwendig, es gilt dann für alle verfügbaren Mandanten.
Zusätzlich bedient sie die lokale mandantenabhängige kassennummer.INI auf dem Gerät im Ordner ..\Hypers-!\Kasse-!\Mandxxxx und stellt den gewohnten Status dort ein. Das ClientClearing macht diese Steuerung somit zukünftig nicht mehr, sondern bedienet sich für ihren internen Status ebenfalls der INI.
Eine sogenannte „Activity Prüfung“ erfolgt, in dem die zu prüfende Anwendung eine Datei namens Activity.rechnername in dem lokalen ..Hypers-\ETC Ordner ablegt, das Heartbeat Programm entfernt diese sofort und zeigt damit an, dass sie aktiv arbeitet.
Sowohl eine lokale Protokollierung im Klartext, als auch die gewohnte Protokollierung in der Datenbank ist berücksichtigt.
Klartextprotokoll: im lokalen Hypers-!\Etc\Clntxxxx\LOG\HeartBeat_sss_TT_MM_YYYY.log (sss = Kassennummer, TT_MM_YYYY Systemdatum Tag_Monat_Jahr).
Beispielauszug (SCPESF - ist der Computername):
12.08.2019 / 16:20:38: HeartBeat Start
12.08.2019 / 16:20:40: ONLINE
12.08.2019 / 16:21:21: Activity.SCPESF ANSWERED
12.08.2019 / 16:21:47: OFFLINE NO PING
12.08.2019 / 16:22:08: ONLINE
Die Datenbankprotokolle sind in der OFLOG und werden automatisch an das Portal gemeldet.
Mittels Rechtsklick auf das Notify Symbol, kann optional ein kleiner Statusdialog in den oberen linken Bildschirm projiziert werden.
Darstellung am POS
Im Systembereich des POS geben Symbole Aufschluss über den Status.
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Livebetrieb - Standard |
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Notbetrieb aktiviert |
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Nach Beendigung des Notbetriebs prüft das Programm, ob lokale Daten vorliegen und synchronisiert diese |
Im Sekundentakt wird danach geprüft und gegebenenfalls dann der Livebetrieb hergestellt.
Mittels Klick auf den Dialog oder erneuter Rechtsklick auf das Symbol wird der Statusdialog wieder in den Hintergrund gebracht.
Ein Beenden der Anwendung ist nicht vorgesehen und sollte nur über den Terminal Commander gesteuert werden. Bitte beachten Sie, wenn diese Anwendung beendet ist, ist ein gesicherter Status für alle angebundenen Anwendungen nicht möglich.
Weiterführende Dokumentation:
Notbetrieb ohne Server fiskalische Themen
Zahlungsterminals im Notbetrieb
Serverunabhängige Stammdaten und Notbetrieb
Datenumgebung für den Notbetrieb Notbetrieb ohne File-Server
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