Beachtenswertes zu Front-Office Berichten

Gebuchte und kassierte Summe

Innerhalb der Hypersoft Suite unterscheiden wir zwischen dem Buchen eines Artikels und des Kassierens eines Artikels. Beispiel: Ein Bediener bucht den Vorgang und ein anderer Bediener kassiert den Vorgang ab.

Diese Unterscheidung gibt Ihnen die Informationen über die Verkaufsaktivitäten Ihrer Bediener, die nicht immer abhängig von den kassierten Beträgen sein müssen. Durch bestimmte Provisionseinstellungen können Sie für die Provisionsabrechnung noch bestimmen, welcher Bediener Provision erhält. Ebenfalls können Sie bestimmen, wie die Zugehörigkeit der Buchungen bei einem Bedienerwechsel behandelt werden soll.

 

Dieses Verfahren kann zu Missverständnissen führen, wenn Sie den Unterschied nicht verstanden haben und die Einstellungen nicht an Ihre Gewohnheiten anpassen. Machen Sie allen Mitarbeitern die mit Abrechnungen zu tun haben anhand der Beschreibung klar, was der Unterschied zwischen gebuchtem und kassiertem Umsatz ist. Stellen Sie die Provisionen und das Programmverhalten bei Bedienerwechsel so ein, wie es für Ihren Betrieb am besten ist.

AuslagenGeschlossen Im Kassensystem werden Artikel ohne zugewiesneen MwSt. Satz als Auslagen behandelt. Diese Artikel erzeugen keinen Umsatz. Sollen Artikel ohne MwSt. Umsatz erzeugen, weisen Sie einen MwSt. Satz mit 0% zu. in Front-Office Berichten...

Wenn Sie mit Auslagen arbeiten und der kassierende Bediener ein anderer ist, als der buchende Bediener, so erhält der buchende vom kassierenden seine Auslage. Auch diese Informationen werden im Berichtswesen berücksichtigt und angezeigt. Beispiel: Bediener A kauft ein Päckchen Zigaretten für Tisch 10 und Bediener B kassiert Tisch 10 ab.

Doppelte Berechnung und Differenzwarnung

Die Hypersoft Suite arbeitet bei der Erstellung von Bedienerberichten nach einem Prinzip ähnlich der "doppelten Buchführung". Es werden auf einer Seite die einzelnen kassierten Buchungen eines Bedieners summiert und auf der anderen Seite die Summe aller seiner abgeschlossenen Vorgänge verglichen. Dieser Abgleich dient Ihrer Sicherheit und somit weist jeder Bedienerbericht automatisch doppelt die Richtigkeit der Abrechnung nach.

Sollte hier aber eine Differenz entstehen, so erhalten Sie direkt auf der Bedienerabrechnung einen Text mit einer eine deutlich hervorgehobenen Differenzwarnung. Wenden Sie Sich in so einem Fall zur Klärung umgehende an die Hypersoft Hotline.

Differenzen können auch entstehen, wenn Sie mit unterschiedlichen Währungen arbeiten, da hierbei normale Rundungsdifferenzen auftreten. In einem Bedienerbericht werden generell Differenzen +/- 0,05 der Hauptwährung nicht berücksichtigt, um nur relevante Differenzmeldungen zu erhalten.

Warengruppen und Artikelanhänge

Ein Verkaufsartikel kann mehrere Basisartikel beinhalten.

Ausschlaggebend für die Auswertung der Warengruppen (Wareneinsatz oder Umsatz im Verkauf) ist die Zuordnung zu dem Verkaufsartikel selbst. Die Zuordnungen in den Basisartikeln selbst werden nicht berücksichtigt, wenn diese in den Bestandteillisten anderer Artikel selbst enthalten sind. Der Wareneinsatz hingegen errechnet sich aus der Summe des jeweils anteiligen Wareneinsatz pro Bestandteil.

Dasselbe gilt auch für Abfragen oder freie Anhänge, die je nach Verwendung für den Wareneinsatz berücksichtigt werden, aber deren Umsatz immer der Warengruppenzuordnung des Verkaufsartikels selbst zugewiesen wird.

Im Zusammenhang mit Warengruppen können Sie auch Sammler und Dimensionen in der Auswertungen und Schnittstellen verwenden. Auch hier wird nach derselben Regel vorgegangen.

Wenn Sie möchten, dass derselbe Artikel je nach Einsatz unterschiedlichen Warengruppen hinzugebucht wird, so können Sie - für den Fall das es sich um einen Verkaufsartikel handelt - einen weiteren identischen Artikel anlegen, dem Sie eine andere Warengruppe zuweisen. Bei umfangreichen Rezepturen können Sie auch Produkte mit Sofortproduktion verwenden.

Häufige Missverständnisse mit Bedienerberichten

Beachten Sie bitte, dass besonders Bedienerberichte anders als erwartet ausfallen können, wenn Sie bestimmte Funktionen des Hypersoft POS verwenden. Weitere Funktionen, die sich auf die Bedienerberichte auswirken sind:

Beispiele für die richtige Handhabung...

Zum Beispiel kann ein wieder geöffneter Vorgang den Umsatz des Bedieners A) verringern, da der Vorgang wieder als unbezahlt gilt. Wird so ein Vorgang dann sogar von einem anderen Bediener B) abgeschlossen, erhält dieser andere Bediener B) den Umsatz. Hat Bediener A) den Betrag kassiert, müsste er diesen Betrag in diesem Fall Bediener B) aushändigen.

Bediener A) arbeite mit AuslagenGeschlossen Im Kassensystem werden Artikel ohne zugewiesneen MwSt. Satz als Auslagen behandelt. Diese Artikel erzeugen keinen Umsatz. Sollen Artikel ohne MwSt. Umsatz erzeugen, weisen Sie einen MwSt. Satz mit 0% zu. und bucht diese auf Tisch 1. Bediener B) kassiert Tisch 1 ab. Bediener B) muss Bediener a) die kassierten AuslagenGeschlossen Im Kassensystem werden Artikel ohne zugewiesneen MwSt. Satz als Auslagen behandelt. Diese Artikel erzeugen keinen Umsatz. Sollen Artikel ohne MwSt. Umsatz erzeugen, weisen Sie einen MwSt. Satz mit 0% zu. aushändigen. Hätte Bediener A) den Vorgang mit Bedienertransfer auf Bediener B) transferiert, hätte er auch gleich die AuslagenGeschlossen Im Kassensystem werden Artikel ohne zugewiesneen MwSt. Satz als Auslagen behandelt. Diese Artikel erzeugen keinen Umsatz. Sollen Artikel ohne MwSt. Umsatz erzeugen, weisen Sie einen MwSt. Satz mit 0% zu. fordern können, die Bediener B) von bei der Abrechnung des Vorgangs kassieren wird.

Bediener A) erstellt eine Rechnung, die reklamiert wird. Der Manager öffnet den Vorgang wieder, korrigiert diesen und schließt diesen unter seiner Anmeldung ab. Bediener A) hat kassiert anhand der neuen Rechnung. Bei der Bedienerabrechnung fehlt der Umsatz dieser Rechnung, da dieser Umsatz auf dem Manager gebucht wurde, der diesen Betrag nicht selbst hat. Besser ist es, der Bediener wird aufgefordert den Vorgang unter seiner Anmeldung neu abzuschließen, oder (empfohlen) der Manager verwendet die Kassenfunktion Als Bediener arbeiten um den Vorgang wieder zu öffnen und neu abzuschließen.

Weiterführende Dokumentation: Rundungen und Nachkommastellen

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