Abschluss automatisieren

Das Automatisieren von Tagesabschlüssen wie Hypersoft es unterstützt kann mehrere Probleme lösen. Es sollte der Standard für beinahe jeden Betrieb sein.

Best Practice: Tagesabschluss automatisieren – Kontrolle statt Kopfzerbrechen

Was passiert, wenn niemand abschließt?

Ein vergessener Tagesabschluss ist keine Kleinigkeit, sondern ein häufiges Praxisproblem mit echten Folgen:

  • Die Frühschicht bucht versehentlich auf den Vortag

  • Berichte werden nicht oder falsch versendet

  • Lager- und Verlustauswertungen passen nicht

  • Umsatzmeldungen und Abrechnungen fehlen

  • Inhaber oder leitende Mitarbeitende müssen warten, um „noch schnell abzuschließen“

  • Im Worst Case fehlt ein wichtiges Dokument zur Weiterverarbeitung oder Revision – oder es entsteht unnötiger Stress am Folgetag.

✅ Die Lösung: Automatischer Tagesabschluss mit intelligenter Vorgangsbehandlung

Die von Hypersoft unterstützte automatisierte Abschlusslogik sorgt für Sicherheit und Flexibilität – auch wenn niemand vor Ort den Abschluss manuell ausführt.

Der Prozess besteht aus zwei Komponenten:

  • Ein Timer, der den Zeitpunkt des automatischen Abschlusses steuert

  • Intelligente Automatismen, die offen gebliebene Vorgänge regelbasiert behandeln

Was wird automatisch erledigt?

Hypersoft ermöglicht es, für jeden Vorgangstyp individuell zu definieren, was beim automatischen Abschluss passiert:

Vorgang / Sonderfall

Automatisches Verhalten möglich
Offene Tischvorgänge

Z. B. automatischer Abschluss als Barzahlung
Unabgerechnete Personalvorgänge Sperrung weiterer Personalbuchungen bis Klärung
Unbezahlte Online Orders (eSolutions) Umbuchung auf Kundenkonto oder spezieller Verlustgrund
Vorgänge ohne Abschluss, aber mit Beleg Abschluss mit interner Notiz oder Ausdruck
Leerer Tag (keine Buchung) Z-Abschlussnummer bleibt bestehen, kein Zählerverlust*

*Diese Mechanik erlaubt auch Nachsicherung, falls einmal vergessen wurde, manuell abzuschließen.

Vorteile auf einen Blick

  • Kein Warten mehr auf verantwortliche Personen

  • Kein Risiko durch fehlerhafte Folgebuchungen

  • Reibungslose Reportzustellung (z. B. für Franchise oder Controlling)

  • Korrekte Verlust- und Wareneinsatzberichte

  • Beruhigende Rückfallabsicherung bei stressigen Schichtwechseln

⚙️ Technischer Hinweis: Was bei „Null-Buchung“ passiert

Wenn der Tagesabschluss automatisch durchgeführt wird – z. B. am Morgen, weil am Vorabend manuell abgeschlossen wurde – wird zwar ein Bericht mit 0 € Umsatz erzeugt, aber die Z-Abschlussnummer bleibt unangetastet.

➡️ Erst der nächste Tagesabschluss mit tatsächlichen Buchungen erhält eine neue Z-Nummer. So bleibt der Zähler fiskalisch korrekt und lückenlos.

Fazit

Der manuelle Abschluss ist wichtig – der automatische rettet den Tag, wenn er vergessen wurde.

Automatisieren Sie Ihren Tagesabschluss mit Hypersoft – und Sie gewinnen Sicherheit, Zeit und Übersicht. Ihre Daten stimmen, auch wenn einmal niemand ans Abschließen denkt.

Automatischen Vorgangsabschluss für eSolutions nutzen...

  • Für offene Online Order Vorgänge steht Ihnen die Zeile Kunden / Online Order zur Verfügung.
  • Unbezahlte SOT Vorgänge sind wie Tischvorgänge einzurichten.

Weiterführende Themen:

Verwaiste Webshop Vorgänge

Verwaiste SOT Vorgänge

Vorgangseinstellungen für Abschluss

Starten Sie aus der Programmgruppe POS Einstellungen das Programm Tagesabschluss automatisieren. Es erscheint der Dialog Abschluss-Automatik, wenn hier keine Station auf Aktiv geschaltet ist, können Sie mit dem Knopf Einstellungen das Programm Vorgangseinstellungen für Abschluss aufrufen. Die hier hinterlegten Einstellungen werden automatisch beim Tagesabschluss ausgeführt:

Diese Einstellungen werden nur bei offenen Vorgängen angewandt, denen hier eine Zahlungsart zugewiesen wurde. So lange offen lassen in der Zahlungsart eingetragen ist erfolgt keine Behandlung der betreffenden offenen Vorgänge.

Element / Schalter Funktion / Beschreibung
Spalte Vorgangsart In der Spalte Vorgangsart erhalten Sie jeweils eine Zeile, damit Sie das Verhalten des Programms für jede Vorgangsart (für die Vorgänge geöffnet sind) individuell einstellen können.
Spalte Formular Vor Wenn Sie für den noch offenen Vorgang ein Formular drucken möchten, wählen Sie dieses hier aus.
Spalte Ebene / Verlust Ein offener Vorgang kann automatisch auf eine andere Preisebene oder einen Verlustgrund umgebucht werden.
Spalte Formular Nach Diese Spalte gibt Ihnen die Möglichkeit nach dem Umbuchen auf eine andere Preisebene oder einen Verlustgrund einen weiteren Beleg zu erstellen. Zum Beispiel um den aktuellen Wert des Vorgangs nach dem Umbuchen zu dokumentieren.
Spalte Zahlungsart

Die Spalte Zahlungsart bestimmt, ob der Vorgang abgeschlossen werden soll oder nicht.

Zum Beispiel: Versehentlich nicht abgeschlossenen Vorgänge können Sie mit auf die Hauptwährung abschließen, offene Zahlungen von Hotelgästen auf Zimmer.
Kundenkonto sperren

Sollten Kundenvorgänge zum Tagesabschluss offen sein und über eine Zahlungsart umgebucht werden, können Sie hiermit bestimmen, dass diese Konten zusätzlich gesperrt werden.

Gesperrte Kundenkonten können durch Öffnen vom Manager entsperrt werden oder Sie entfernen die Sperre im Kundenstamm.
Karte sperren

Diese Funktion sperrt Karten, welche zuvor in der Whitelist eingetragen wurden.

Diese Funktion sperrt also Karten in Systemen, die in der Whitelist freigegebene Karten verwenden. Ohne das die Prüfung der Whitelist aktiviert ist, nützt diese Sperre also nichts.

Zum Aufheben der Sperre muss ein Manager die Karte einlesen oder die Karte neu initialisieren (neu zuweisen).
Mitarbeiter sperren

Sperrt Mitarbeiter zum Buchen auf eigene Personalvorgänge, wenn deren Vorgänge zum Tagesabschluss noch offen sind und deren Vorgänge durch eine automatisch Zahlungsart umgebucht werden.

Gesperrte Mitarbeiterkonten können durch Öffnen vom Manager entsperrt werden oder Sie entfernen die die Information Mitarbeiter ist gesperrt Mitarbeiterstamm.
Knopf Beenden Betätigen Sie Beenden, um Ihre Einstellungen zu speichern.

Weiterführende Themen:

Multiobjekt-Vorgänge

Automatischer Tagesabschluss mit offenen Gruppenvorgängen

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