Abschluss automatisieren
Das Automatisieren von Tagesabschlüssen wie Hypersoft es unterstützt kann mehrere Probleme lösen. Es sollte der Standard für beinahe jeden Betrieb sein.
Best Practice Tagesabschluss automatisieren
Es gibt viele Gründe eine Automation für den Tagesabschluss einzurichten:
- Vergessene Abschlüsse führen meistens zu einem Supportfall und in bestimmten Fällen sogar zur Verzögerung des Folgebetriebes.
- Vergessene Abschlüsse können das automatische Zustellen von Berichten aufhalten oder aussetzen lassen.
- Zum Zeitpunkt des Abschlusses ist kein entsprechend berechtigter Mitarbeiter vor Ort.
- Selbst wenn sie in der Regel selber den Tagesabschluss ausführen, kann das Verfahren aktiviert werden , um einen dann doch vergessenen Abschluss sicher und noch rechtzeitig nachzuholen.
Die besondere Methode von Hypersoft ermöglicht Ihnen pro Vorgangstyp zum Beispiel unterschiedlich für Mitarbeitervorgänge und Kundenvorgänge bestimmte Umbuchungen, Ausdrucke und Abschlüsse vorzugeben. Sie können bestimmen, dass offene Tische einfach als BAR abgerechnet werden, weil Ihre Bediener manchmal den Abschluss vergessen. Sie können aber Vorgänge auch als Verluste umbuchen lassen oder Kunden- und Mitarbeiterkonten (von Personalvorgängen oder Mitarbeiterkarten) automatisch sperren lassen. Wenn Mitarbeiter Ihre Personalvorgänge nicht abrechnen können Sie diese für weitere Personalvorgänge sperren lassen.
Wenn ein (automatischer) Kassenabschluss ausgeführt wird, bei dem keine Buchungen vorhanden sind (z.B. morgens, wenn am Abend vorher schon korrekt abgeschlossen wurde), wird zwar ein Bericht erstellt (mit null Buchungen/ Umsatz), aber die laufende Z-Abschlussnummer wird nicht verbraucht, sondern bei dem folgenden Tagesabschluss (mit mindestens einer Buchung) angewandt. Somit bleibt der Zähler lückenlos.
Automatischen Vorgangsabschluss für eSolutions nutzen...
- Für offene Online Order Vorgänge steht Ihnen die Zeile Kunden / Online Order zur Verfügung.
- Unbezahlte SOT Vorgänge sind wie Tischvorgänge einzurichten.
Weiterführende Dokumentation:
Vorgangseinstellungen für Abschluss
Starten Sie aus der Programmgruppe POS Einstellungen das Programm Tagesabschluss automatisieren. Es erscheint der Dialog Abschluss-Automatik, wenn hier keine Station auf Aktiv geschaltet ist, können Sie mit dem Knopf Einstellungen das Programm Vorgangseinstellungen für Abschluss aufrufen. Die hier hinterlegten Einstellungen werden automatisch beim Tagesabschluss ausgeführt:
Diese Einstellungen werden nur bei offenen Vorgängen angewandt, denen hier eine Zahlungsart zugewiesen wurde. So lange offen lassen in der Zahlungsart eingetragen ist erfolgt keine Behandlung der betreffenden offenen Vorgänge.
| Element / Schalter | Funktion / Beschreibung |
|---|---|
| Spalte Vorgangsart | In der Spalte Vorgangsart erhalten Sie jeweils eine Zeile, damit Sie das Verhalten des Programms für jede Vorgangsart (für die Vorgänge geöffnet sind) individuell einstellen können. |
| Spalte Formular Vor | Wenn Sie für den noch offenen Vorgang ein Formular drucken möchten, wählen Sie dieses hier aus. |
| Spalte Ebene / Verlust | Ein offener Vorgang kann automatisch auf eine andere Preisebene oder einen Verlustgrund umgebucht werden. |
| Spalte Formular Nach | Diese Spalte gibt Ihnen die Möglichkeit nach dem Umbuchen auf eine andere Preisebene oder einen Verlustgrund einen weiteren Beleg zu erstellen. Zum Beispiel um den aktuellen Wert des Vorgangs nach dem Umbuchen zu dokumentieren. |
| Spalte Zahlungsart |
Die Spalte Zahlungsart bestimmt, ob der Vorgang abgeschlossen werden soll oder nicht. Zum Beispiel: Versehentlich nicht abgeschlossenen Vorgänge können Sie mit auf die Hauptwährung abschließen, offene Zahlungen von Hotelgästen auf Zimmer. |
| Kundenkonto sperren |
Sollten Kundenvorgänge zum Tagesabschluss offen sein und über eine Zahlungsart umgebucht werden, können Sie hiermit bestimmen, dass diese Konten zusätzlich gesperrt werden. Gesperrte Kundenkonten können durch Öffnen vom Manager entsperrt werden oder Sie entfernen die Sperre im Kundenstamm. |
| Karte sperren |
Diese Funktion sperrt Karten, welche zuvor in der Whitelist eingetragen wurden. Diese Funktion sperrt also Karten in Systemen, die in der Whitelist freigegebene Karten verwenden. Ohne das die Prüfung der Whitelist aktiviert ist, nützt diese Sperre also nichts. Zum Aufheben der Sperre muss ein Manager die Karte einlesen oder die Karte neu initialisieren (neu zuweisen). |
| Mitarbeiter sperren |
Sperrt Mitarbeiter zum Buchen auf eigene Personalvorgänge, wenn deren Vorgänge zum Tagesabschluss noch offen sind und deren Vorgänge durch eine automatisch Zahlungsart umgebucht werden. Gesperrte Mitarbeiterkonten können durch Öffnen vom Manager entsperrt werden oder Sie entfernen die die Information Mitarbeiter ist gesperrt Mitarbeiterstamm. |
| Knopf Beenden | Betätigen Sie Beenden, um Ihre Einstellungen zu speichern. |
Weiterführende Dokumentation:
Automatischer Tagesabschluss mit offenen Gruppenvorgängen
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