Stammdatenhistorie

Neben den Buchungs- und Exportdaten ist für Prüfer oft auch relevant, ob und wann Stammdaten (z. B. Preise, Mitarbeiterrechte, Warengruppen) geändert wurden.

Das Hypersoft-System erzeugt dafür eine zusätzliche Datei: changelog.csv.

Hypersoft-Umsetzung

Die Datei changelog.csv wird beim Export automatisch mit ausgegeben.

Da es kein offizielles Standardformat gibt, liefert Hypersoft eine einfache CSV-Struktur.

Darin sind alle relevanten Änderungen dokumentiert, sodass Prüfer die Stammdatenentwicklung nachvollziehen können.

Inhalte der Stammdatenhistorie

Die Historie enthält Informationen über die Erstellung oder Änderung von:

  • Verkaufsstellenbezeichnungen

  • Mitarbeiter: Name, Vorname, Geburtstag, Berechtigungsvorlage

  • Berechtigungen: ca. 40 wichtige Einstellungen aus den Bedienerberechtigungen

  • Stationen: Stationsnamen, -nummern, Berechtigungsgruppe / Station

  • Nummernkreise (Rechnungen etc.)

  • Preisebenen

  • Verlustgründe

  • Stornogründe

  • Warengruppen

  • Hinweis zu Artikelstamm

Änderungen im Artikelstamm

Änderungen im Artikelstamm werden direkt aus dem Artikelstamm ausgegeben, nicht über die changelog.csv.

Weiterführende Themen: Artikeländerungsbericht

Nutzen für Inhaber und Prüfer

  • Prüfer: können Änderungen an Stammdaten nachvollziehen (z. B. ob Preise oder Stornogründe kurz vor einer Prüfung verändert wurden).

  • Inhaber: Sicherheit, dass Stammdatenänderungen transparent und nachvollziehbar sind.

  • Steuerberater: Möglichkeit, Stammdatenänderungen in die Bewertung einzubeziehen.

Historischer Hinweis

Die Möglichkeit, Stammdatenänderungen für Prüfungen zu kontrollieren, entstand ursprünglich aus den Schwächen älterer Kassensysteme:

In vielen Systemen wurden früher nur Verweise auf Stammdatenfelder gespeichert.

Einige Betreiber nutzten dies aus, indem sie z. B. die Verkaufspreise im Artikelstamm vor dem Tagesabschluss änderten.

Dadurch wurden andere Abschlussberichte erzeugt, als sie tatsächlich zum Verkaufszeitpunkt gültig waren.

Hypersoft-Ansatz

Hypersoft speichert keine bloßen Verweise, sondern immer die echten Zahlen in jeder Buchung.

Auch wenn ein Preis im laufenden Betrieb geändert wird, werden sowohl der geänderte Preis als auch der Originalpreis in der Buchung gespeichert. Somit können Nachlässe oder Preisänderungen jederzeit nachvollzogen werden.

Das Risiko früherer Manipulationen besteht im Hypersoft-System nicht.

Nutzen heute

Die Stammdatenhistorie (changelog.csv) dient nur noch als Zusatznachweis, nicht als primäre Prüfsicherheit.

Für Prüfungen bietet Hypersoft deutlich mehr Schutz als alte Systeme, da alle Änderungen direkt in den Buchungen selbst dokumentiert sind.

Best Practice

Prüfern die changelog.csv aktiv mit übergeben.

Darauf hinweisen, dass es sich um ein Hypersoft-Format handelt (kein offizieller Standard, aber vollständig und prüfungsgeeignet).

Bei Fragen zu bestimmten Änderungen die Datei mit Artikelstamm-Export kombinieren, um ein vollständiges Bild zu geben.

Weiterführende Themen: Historischer Export der Stammdaten aus fiskalischer Sicht

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