Beachtenswertes zu Orderbons

Ein Orderbon besteht aus Artikelbuchungen, die auch Bonorder-Buchungen genannt werden. Im Wording ist der Orderbon der Ausdruck und die Bonorder eher die Funktion oder das Prinzip.

Bonorder automatisch oder individuell ausgeben

In den meisten Fällen (ca 97% der Installationen) kann das Hypersoftsystem den Druck des Orderbons automatisch beim Abschluss eines Vorgangs bzw. dem vorübergehenden Abschließen einer offenen Bestellung auslösen bzw. ausdrucken. Denn immer wenn eine Vorgang geschlossen wird, wird automatisch ein Bonorder Befehl ausgelöst. Die Orderbons werden übrigens immer über das Hypersoft POS System gesteuert, auch wenn mPOS oder andere Systeme wie Webshops Bestellungen in das System buchen.

Wenn Sie den Ausdruck der Orderbons individuell steuern möchten, aktivieren Sie die Option Bonorder individuell auslösen. Mit dieser Einstellung werden dann beim vorläufigen Abschluss offener Bestellungen keine Orderbons automatisch ausgegeben. Den Ausdruck der Orderbons steuern Sie dann individuell pro Abschlusstaste Ihres POS Systems. Für den bewussten Ausdruck müssen Sie die Kassenfunktion Bonorder drucken genau auf den vorläufigen Abschlusstasten hinzufügen, die Bonorder zu einem Orderbon verarbeiten sollen. Abschlusstasten ohne diese Kassenfunktion (und ohne einen Zahlungsart zum verbuchen) halten also den Druck so lange zurück, bis die betroffenen Buchungen mit einer Abschlusstaste abgeschlossen werden, in der Bonorder drucken enthalten ist. Die Information ob der Orderbon dafür bereits gedruckt wurde wird also pro Artikel gespeichert und auch beim Arbeiten mit unterschiedlichen Hypersoft POS korrekt angewandt, so dass das Drucken jederzeit für die richtigen Artikel innerhalb eines Vorgangs nachgeholt werden kann.

Dasselbe gilt auch für das übermitteln der Bonorder an das Kitchen Monitor System, so dass Sie die hier beschrieben Funktionen kongruent damit nutzen können.

Seien Sie sich bitte darüber bewusst, dass Sie Verwendung dieser Funktion erfordert, dass Sie zukünftig bei jeder neuen Abschlusstaste die Sie programmieren berücksichtigen müssen, ob ein Ausdruck erfolgen soll oder nicht, indem Sie die Kassenfunktion Orderbon drucken entsprechen verwenden.

Weiterführende Themen: Grundsätzliches zu Orderbonsystem

Ein Beispiel für Full-Service Restaurants...

Der Bediener nimmt eine Bestellung auf, ohne dass er diese schon an die Küche per Ausdruck senden möchte. Er schließt die den Vorgang vorläufig mit einer Taste ab, die nur die Kassenfunktion Neuer Saldo beinhaltet. Später öffnet er den Vorgang wieder, bucht noch einige Artikel hinzu und schließt den Vorgang dann mit eine Taste ab, welche die Kassenfunktionen Bonorder drucken und Neuer Saldo als Makro beinhaltet.

Beispiel für SOTs mit Bezahlung am POS System...

Sie Nutzen eSolutions Self-Order Kiosk (SOT) und bieten die Möglichkeit auch oder nur am POS System zu bezahlen. Zur Sicherheit soll der Orderbon erst mit er Bezahlung gedruckt werden. Sie aktivieren Bonorder Individuell (s.o.). Vorgänge die am SOT bezahlt werden, verarbeiten durch die Bezahlung am SOT bei der Übermittlung an das POS die Bonorder und so werden diese Orderbons gedruckt. Die Orderbons der am SOT unbezahlten Vorgänge werden dann bei der Bezahlung am POS gedruckt. Möglich wäre auch der Orderbondruck ohne das Bezahlen durch einen Aufruf des Vorgangs am POS und erneuten vorübergehenden Abschluss mit einem Makro aus Orderbon drucken und Neuer Saldo (s.o.).

Unterschiede POS, mPOS und andere...

Nur das Hypersoft POS System kann Bonorder individuell auslösen. Wenn Sie einen Vorgang der wie oben beschrieben nur mit Neuer Saldo ohne Orderbon Druck abgeschlossen wird mit dem mPOS öffnen und dort mit Neuer Saldo schließen, dann werden alle Bonorder verarbeitet und alle Orderbons gedruckt - auch für die zuvor erstellten Buchungen des POS.

Abweichende Bezeichnung für Trennungskompetenz

Wenn Sie unterschiedliche Orderbons an einem Drucker ausgeben, empfehlen wir Ihnen abweichende Bezeichnungen für Ordergruppen zu verwenden um die Bons schneller unterscheiden zu können. Dies erreichen Sie dann zum Beispiel indem Sie besondere Zeichen vor und hinter dem Text einzugeben:

- - - - Küche - - - -

! ! ! ! Buffet ! ! ! !

Die Überschrift wird in der Regel invertiert (weiß auf schwarz) gedruckt, so dass die Unterschiede damit sehr auffällig werden.

Ebenfalls empfiehlt sich eine deutliche Kennzeichnung unterschiedlicher Stationen, wenn dies für die Ausgabe der Artikel relevant ist. Zum Beispiel können Sie eine Ordergruppe Küche anlegen, diese jedoch durch abweichende Einstellungen deutlich pro Kassenstation unterschieden. Wenn eine Pick Up Station in der Küche bestellt, könnte die Überschrift (nur für diese Station) *** Pick Up*** lauten, damit zum Beispiel gleich die richtige Verpackung genommen wird.

Best Practice: Eindeutige Kennzeichnung bei Pick-up und Lieferungen

Sobald Bestellungen den Gastraum verlassen – sei es für Abholung oder Lieferung – entfällt für den Gast die unmittelbare Kontrollmöglichkeit. Eine unvollständige oder falsch zusammengestellte Bestellung wird meist erst zu Hause entdeckt. Fehlt dann auch nur ein einzelner Bestandteil, ist die angestrebte Servicequalität bereits verloren gegangen. Wie bei einem Bausatz, dem ein entscheidendes Teil fehlt, wird aus einer guten Leistung schnell eine negative Erfahrung – für den Gast ebenso wie für Ihr Team.

Doch selbst wenn alle Positionen korrekt produziert wurden, entsteht bei mehreren Portionen ein weiteres Problem: Wer bekommt welche Speise?

Ohne eindeutige Kennzeichnung kommt es schnell zu Unsicherheit, Fremdöffnen, Verwechseln oder unangenehmen Situationen („Ach, das ist doch deins … oder?“).

Die Lösung: Nummerierung auf Speisenebene – nicht nur auf Tüten

Die bewährte Praxis ist die eindeutige Nummerierung einzelner Speisen oder Verpackungen, nicht lediglich der äußeren Tragetasche. Jede Bestellung erhält intern eine einfache Referenznummer (z. B. 1, 2, 3 …). Diese Nummer wird vom Koch oder an der Pass-Station direkt auf jede relevante Verpackung geschrieben (z. B. Thermoschale, Burgerbox, Suppenbecher).

So ist jederzeit klar:

  • Welche Speisen gehören zusammen

  • Ob eine Bestellung vollständig ist

  • Welche Portion für welchen Gast bestimmt ist

In der Praxis entstehen dadurch häufig eine oder zwei große Tragetaschen, die mehrere nummerierte Einzelverpackungen enthalten – genau das ist gewollt.

Referenzbeleg für den Gast

Je nach Konfiguration des Orderbonsystems können Sie dem Gast zusätzlich einen passenden Referenzbeleg mitgeben, zum Beispiel:

  • eine einfache Orderbonkopie

  • oder einen speziell für die Herausgabe optimierten Bon

Nutzen Sie hierfür gezielt:

Der Gast erkennt so sofort, welche Nummern zu seiner Bestellung gehören – ohne Nachfragen oder Unsicherheit.

Besonderheiten je nach Betriebsart

Full-Service:

Wird ein Vorgang mehrfach bebucht, beginnt die Nummerierung erneut (wieder ab 1).

Quick-Service:

Da der Vorgang nur einmal bebucht und anschließend abgeschlossen wird, bleibt die Nummerierung durchgängig eindeutig.

Die Aktivierung dieser Nummerierung erfolgt über die Artikelnummerierung den Ordergruppen-Einstellungen.

Weiterführende Themen: Verzeichnis: Best Practice

Best Practice: Im Haus / Außer Haus – saubere Systemtrennung

Die Unterscheidung zwischen Im Haus und Außer Haus ist weit mehr als eine Preis- oder Steuerfrage. Sie beeinflusst:

  • Verpackung vs. Teller

  • Produktionsabläufe

  • Beilagenlogik

  • Qualitätskontrolle am Pass

  • Geschwindigkeit im Service

  • Steuerliche Behandlung

Deshalb sollte diese Trennung nicht manuell kommuniziert, sondern systemseitig eindeutig verarbeitet werden. Für die technische Umsetzung steht Ihnen das Kapitel Außer Haus Funktion einrichtenzur Verfügung.

Damit verarbeitet das System automatisch:

  • die korrekte Preisebene

  • steuerliche Zuordnung

  • Orderbonkennzeichnung

  • Artikelstatus je Position

Wichtig:

In der jeweiligen Ordergruppe muss die Option Preisebene auf dem Bon drucken aktiviert sein, wenn der Status Im Haus / Außer Haus sichtbar erscheinen soll.

Best Practice: Eindeutig kommunizierende Orderbons

In der Praxis geht es nicht nur darum, dass das System korrekt rechnet – es geht darum, dass Produktion und Service sofort erkennen, was zu tun ist.

Reine Außer-Haus-Bestellung

Wenn alle Artikel einer Bestellung Außer Haus sind:

  • erscheint der Hinweis deutlich im Bonkopf

  • alle Positionen werden entsprechend gekennzeichnet

    • Kein Interpretationsspielraum.

    • Die Küche greift automatisch zu Verpackung statt Teller.

Gemischte Bestellung (Im Haus + Außer Haus)

Hier liegt die eigentliche Herausforderung. In diesem Fall wird pro Zeile der jeweilige Status gedruckt und zusätzlich erscheint der Hinweis Außer-Haus im Bonkopf hervorgehoben bei aktivierter Sonderoption kann ein visuelles Warnmuster im Bon erscheinen. Dieser Status-Musterbon mit dem Warnkennzeichnung bei Mischstatus macht sofort sichtbar:

  • Nicht alle Positionen haben denselben Verwendungsstatus.

Das verhindert typische Fehler wie:

  • Außer-Haus-Artikel auf Tellern

  • Im-Haus-Artikel in Verpackungen

  • falsche Beilagenlogik

  • unnötige Nacharbeiten am Pass

Warum das Best Practice ist

Viele Systeme drucken zwar irgendetwas , aber nicht so, dass es im Stress eindeutig ist. Ein guter Orderbon darf:

  • keine Interpretationsfragen aufwerfen

  • nicht ignoriert werden

  • keine unnötigen Wiederholungen erzeugen

  • keine visuelle Überforderung darstellen

Ein Bon ist ein Produktionsauftrag – kein Informationszettel. Wenn Mitarbeiter beginnen, Bons zu überlesen oder zu ignorieren, ist das kein Mitarbeiterproblem – sondern ein Systemproblem. Hypersoft ermöglicht hier eine präzise, visuelle und prozesssichere Kommunikation.

Empfehlung

Nutzen Sie die systemseitige Außer-Haus-Funktion konsequent.

Aktivieren Sie die Preisebenenkennzeichnung auf relevanten Orderbons.

Verwenden Sie bei Mischstatus die visuelle Warnkennzeichnung.

Testen Sie reale Mischfälle im laufenden Betrieb.

Beobachten Sie, ob am Pass Rückfragen entstehen – wenn ja, optimieren Sie das Layout.

Ein perfekter Orderbon spart:

  • Zeit

  • Material

  • Nerven

  • und Diskussionen

Weiterführende Themen:

Außer Haus Funktion einrichten

Verzeichnis: Best Practice

Abfragen mit abweichender Ordergruppe

Artikel können innerhalb der Bestandteilliste andere Artikel enthalten. Deren eventuell direkt zugewiesene Ordergruppe wird dann absichtlich ignoriert, da Sie nur ein Bestandteil eines anderen Artikels sind.

Sie haben aber die Möglichkeit pro Artikel in seiner Bestandteilliste bei jeder Abfrage eine Ordergruppe zuzuweisen. Diese Zuweisungen werden jeweils wie ein Doppelbon behandelt, so dass ein Artikel an beliebig vielen Stellen gedruckt werden kann. Handelt es sich bei den Artikel in der Bestandteilliste um Abfragen und Freie Anhänge, so können in Abhängigkeit der Verwendung und Beantwortung dieser, die jeweiligen Ordergruppen angesprochen werden. Der Artikeltext wird auf den Orderbons eingerückt zu dem gebuchten Artikel gedruckt. Ist diesen Abfragen oder freien Anhängen eine andere Ordergruppe  zugewiesen als dem gebuchten Artikel selbst, so wird diese ebenfalls wie ein Doppelbon behandelt.

Der Orderbon aus der Abfrage erhält das Zeichen * (= rein Informativ, wie bei einem Doppelbon) und der Abfrageartikel der diesen Orderbon ausgelöst hat erhält die Zeichenfolge Zu druckender Text vor Anhängen (-->). Diese Kennzeichen können in den Globalen Orderboneinstellungen vorgegeben werden (auch für Formulare können Zeichen im Bereich Formular Vorgaben eingestellt werden.)

Wenn in der Bestandteilliste dieselbe Ordergruppe wie in dem gebuchten Artikel verwendet wird, zählt der Orderbon die Buchungsanzahl doppelt. Deshalb sollten Sie nicht die selbe Ordergruppe in Bestandteillisten und Artikel verwenden.

Beispiel Doppelbon durch Abfrage auf gleichen Drucker oder Kitchen Monitor...

Bei Menüs wird ein Getränk in der Abfrage auf eine andere Ordergruppe gelegt. Wenn nun beide Ordergruppen denselben Drucker verwenden, kommt es für dieses Getränk zu doppelten Bons auf dem selben Drucker. Ebenso wenn dies in den selben Kitchen Monitor fließt, zu doppelten Einträgen darauf.

Um dies spezielle Verhalten bei dieser besonderen Konfiguration zu verhindern können Sie in der Stationsverwaltung unter Buchen 1 den Schalter Doppelbon durch Abfragen auf gleichem Drucker unterdrücken aktivieren. Dieser Schalter verhindert dieses Verhalten und erstellt für diese Fälle nur einen Bon bzw. eine Darstellung auf einem Kitchen Monitor.

Drucken von Zeitspannen mit Variablen

Sie können in den Kopf- und Fußtexten Orderbons und Formularen Variablen einsetzen um eine bestimmte Uhrzeit in der Zukunft auszudrucken. Dies eignet sich zum Beispiel dafür ein Angebot innerhalb einer Zeitspanne anzubieten.

Sind die Variable §ADDMINxxxx (Addiere Minuten) oder §ADDSTDxxxx (Addiere Stunden) im Kopf oder Fuß enthalten, so werden diese Variable mit entsprechendem Systemzeit plus angegeben Wert (vierstelliger Platzhalter xxxx) gedruckt. Wenn zum Beispiel jetzt 13:00 Uhr wäre und §ADDMIN0030 angegeben ist, werden 30 Minuten zum jetzigem Zeit addiert und entsprechend 13:30 ausgedruckt. Sie erhalten einen günstigernen "Artikel xy" wenn Sie diesen bis 13:30 mit Vorlage dieses Bons bestellen.

Darstellung von mehreren Ordern

Wenn ein Artikel auf mehreren Orderbons gedruckt wird, werden die Artikel wie folgt gekennzeichnet:

* = rein Informativ, die Order (Bestellung) ist für einen Anderen bestimmt (diese Zeichen ist statisch).

--> = Dieser Artikel hat den (zusätzlichen) Orderbon ausgelöst (diese Zeichen ist statisch).

Darstellung von Tags und Merkmalen

Tags und Merkmale können in der Kopfzeile oder pro Gang ausgegeben werden. Sehen Sie hierfür Ausdrucke von TAGs und Merkmalen am POS System.

Ordergruppen zusammenfügen

Mehrere Ordergruppen die auf dem gleichen Drucker gedruckt werden, können auf einem Bon zusammen gruppiert werden.

Um diesen Effekt zu erhalten, müssen alle Ordergruppen die auf dem gleichen Drucker ausgegeben werden einen identischen Eintrag als Abweichende Bezeichnung haben, hier Gruppe Küche. Zusätzlich muss die Funktion in den globalen Stationseinstellungen in der Sektion Buchen 1 aktiviert werden: Ordergruppen über Drucker und abweichende Bezeichnung gruppieren.

Es werden die Ordergruppeneinstellung der obersten Ordergruppe aus der Liste verwendet (wenn die Liste nach der Ordergruppe sortiert ist, In diesem Beispiel 10-Bonorder-10).

Sollte man nicht sicher sein welche die oberste Zeile ist, welche die Einstellungen der Gruppe vorgibt, sollte man alle Einstellungen in der Gruppe vollkommen gleich einstellen (hier kann man die Kopieren und Einfügen Funktion mit der rechten Maustaste verwenden).

Standortwechsel mit Transferbon kommunizieren

Wenn ein Tischtransfer vollzogen wird, können Sie hiermit an die Orderstelle einen Nachricht senden. Dies wird in Konzepten genutzt in denen das Transferieren (Umsetzen) häufig verwendet wird oder zum Beispiel in SB Restaurants, bei denen der Kunde sich erst nach dem Ordern hinsetzt und z.B. durch Eingabe der Tischnummer wieder "geortet" werden kann.

Sie können hierfür einen Anzahl von Minuten eingeben, bei deren Überschreitung kein Ausdruck erfolgt. Damit ersparen Sie unnötige Ausdrucke, wenn die Bestellung schon sicher geliefert wurde, denn der Timer bezieht sich immer auf den einzelnen Artikel. Für die Einstellung begeben Sie sich in den BereichTransferbons drucken. (Ein anderer Transferbon ist der Bediener Transferbon.)

Weitere Kopien auf Drucker

Es können weitere 10 Kopien auf Drucker (mit der gewünschten Anzahl der Ausdrucke) eingerichtet werden.

Sind zusätzliche Drucker definiert, so wird der Orderbon entsprechend auf den definierten Druckern mit vorgegebene Anzahl Kopien ausgegeben. Dieser Einsatz wird zum Beispiel in Großküchen verwendet, in denen sich mehrere Köche einen Drucker teilen, und z.B. der Übersichtsbon pro Koch ausgegeben werden muss.

Anzahl & Bontext maximal

Mit dieser Funktion wird die Anzahl und der Bontext auf die komplette Papierbreite skaliert. Beispiele Bon und Einzelbon:

Das System ermittelt immer die maximale Druckgröße und wendet diese an. Wenn Sie wie in unserem Beispiel mit Zahlencodes arbeiten und Ihnen die Darstellung zu unregelmäßig ist, weil Sie mit ein und mehrstelligen Zahlen arbeiten, dann füllen Sie fehlende Stellen mit Platzhaltern auf um die Größe auszugleichen.

Signal bei Order auslösen

Jeder Orderbon kann so eingestellt werden, dass er an dem Drucker ein akustisches Signal auslöst. Hierfür sind spezielle Signalgeber als Zubehör erhältlich, die an den Druckern angeschlossen werden und dort beim Ausdruck ein optisches und akustisches Signal ausgeben. Bei einigen Druckern ist dieser Signalgeber zumindest akustisch integriert, andernfalls gibt es hierfür Anbaugeräte.

Eine Einsatzmöglichkeit ist z.B. eine Küchenbereitschaft außerhalb der Kernarbeitszeiten, bei der sonst Bestellungen übersehen oder überhört werden können.

Technischer Hintergrund...

Beim Bondruck wird ein Signal an dem Pin 1 des Schubladenöffnungssignals ausgegeben. Dieses ist im Standard ein 12 Volt Signal, dass über das Netzteil des Druckers versorgt wird. Um dieses Signal auszulösen aktivieren Sie die Einstellung Signal auslösen.

Diese Funktion kann daher nicht in Kombination mit einer an Pin 1 angeschlossenen Kassenlade verwendet werden.

Intelligente Benachrichtigung...

Wenn an einer Station ein Signalgeber angeschlossen ist, die auch stark frequentiert wird, dann wird das Signal eher als störend empfunden, da die Präsenz des Ausdrucks bei Anwesenheit auffällig genug ist. Sie können dem allzu häufigen Benachrichtigen entgegenwirken, indem Sie einen Mindestabstand zwischen zwei Signalen in Sekunden festlegen.

Reihenfolge umkehren oder sogar 180 gedreht drucken

Die Reihenfolge der Artikel auf dem Orderbon kann umgekehrt werden. Hierfür gibt es den Schalter Reihenfolge rückwärts. Mit dieser Funktion können Sie erreichen, dass die Vorspeisen am Ende des Orderbons, in der Mitte die Hauptspeisen und oben die Nachspeisen sind. Wenn Ihr Koch dann den Orderbon an eine Bonleiste steckt, kann er von unten, in der Reihenfolge der Zubereitung, die Orderbons von unten beginnend abtrennen. Natürlich kann das Ergebnis von anderen Einstellungen der Sortierung (der Menügänge) abhängen, die übliche Sortierung wird hiermit in jedem Fall umgekehrt. Sehen Sie in diesem Zusammenhang auch die Möglichkeiten zur Sortierung der Anhänge / Beilagen.

180 Grad gedreht drucken...

Einige Drucker drucken "kopfüber". Wenn es sich um einen Orderbon handelt, kann der Druck um 180 Grad gedreht werden, so dass ein Mitarbeiter sofort bei der Druckausgabe mitlesen kann, dies erhöht die Geschwindigkeit bei der Produktion bzw. Zubereitung. Ein Logo kann mit diesem Verfahren nicht gedreht werden, Sie könnten bei Bedarf das Logo natürlich schon in der Dateivorlage drehen. Die Einstellung hierfür befindet sich direkt bei den POS Printer Einstellungen.

Für Formulare bieten wir den 180 Grad Druck nicht an (das Logo auf Formularen, wird im Druckerspeicher gehalten und von dort abgerufen).

Beim Bonorder wird die gesamte Grafik für z.b. Fax Files jedes Mal in der gesamt Größe an dem Drucker übertragen.

Diese Funktion ist kompatibel mit den Standard Hypersoft Thermo POS Printern. Achten Sie bei Druckerproblemen mit dieser Funktion darauf eine aktuelle Firmware in dem Drucker zu verwenden, bzw. einen original Hypersoft Drucker zu nutzen.

Orderbon nur bei Online Order (Non-Print)

Wenn Sie mit Online Order oder SOT arbeiten, aber ansonsten der Bediener (im Quick-Service) die Bestellung bearbeitet, dann benötigt der Bediener für die selbst entgegengenommenen Bestellungen keinen Orderbon. Sie können den Orderbon entsprechend einrichten, dass dieser nur bei Online Order und SOT Bestellungen produziert wird. Natürlich können Sie mit dieser Methode anstelle des Non-Print auch abweichende Orderbons gestalten. Nachfolgend die Anleitung für Non-Print:

SmartSwap Einstellung...

Legen Sie eine virtuelle Station an, in unserem Fall Station 20. In den Smart Swap Einstellung bestimmen Sie, dass die Druckereinstellungen für Vorgänge mit der Nummer 1 bis 39999999 von dieser virtuellen Station 20 verwendet werden sollen:

Non-Print Einstellungen...

Dann legen Sie einen virtuellen Non Print Drucker an. Ordnen Sie dann all Bonorder der virtuellen Station 20 diesem virtuellen Non-Print Drucker zu:

Somit werden alle Vorgänge, außer den Online-Order Vorgängen (welche die Vorgangsnummern von 40000000 bis 49999999 verwenden) an den virtuellen Non-Print Drucker der virtuellen Station-20 übermittelt und der Druck wird nicht ausgegeben. Online Order werden weiterhin vom Drucker der ausführenden Station ausgegeben.

Administratoren und Installer

Normalerweise werden die Schriftarten aus den Druckern verwendet. In der Regel verfügen diese nicht über so große Schriften, unterstützen aber Grafiken. Das System wandelt deshalb den Text in eine möglichst maximale Grafik um, so dass alle Standard Thermodrucker verwendet werden können. Der Druck ist in der Regel nur etwas langsamer als normale Orderbons.

Wegen der größeren Datenmenge empfehlen wir keine seriellen Drucker und auch keine Nadeldrucker zu verwenden, da hiermit die Nutzung graphischer Elemente zu langsamen Ausdrucken führen kann, bzw. mit letzteren Ausdrucke nicht möglich oder unschön sind.

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