Kassenlade

In den Bedienerberechtigungen können unterschiedliche Optionen für das Verwenden der Kassenladen eingerichtet werden. Die Kassenfunktion hierzu heißt Kassenlade öffnen .

Best Practice: Fraud-Prävention mit Kassenladen

In Betrieben, in denen Ware und Bargeld gleichzeitig in den Händen der Bediener liegen – insbesondere im Quick-Service und Retail – entstehen zwangsläufig Situationen, in denen nicht jede Bestellung korrekt gebucht wird. Das ist kein Vorwurf, sondern eine bekannte Realität. Gerade bei häufig passend bezahlten Artikeln ist die Versuchung groß, Bargeld anzunehmen, ohne den Vorgang im POS zu erfassen.

Sobald jedoch eine Kassenlade genutzt wird, stehen Ihnen wirkungsvolle Mittel zur Verfügung, um diese Risiken deutlich zu reduzieren.

Ein zentrales Element ist die klare Verantwortlichkeit:

Kassenladen funktionieren nur dann als Kontrollinstrument, wenn sie mit einer eindeutigen Bedieneranmeldung kombiniert werden. Arbeiten mehrere Bediener mit Geheimnummern an einem POS, werden diese zwangsläufig weitergegeben – bewusst oder unbewusst. Das Controlling verliert damit seine Grundlage. Aus diesem Grund empfehlen wir Schlüssel- oder Kartenidentifikation (siehe Kapitel Schlüssel- und Kartenidentifikation): Best Practice: Kassensicherheit beginnt beim Schloss

Ebenso wichtig ist Ordnung rund um die Kassenlade.

Werden neben der Lade private Wechselgeldbestände geführt, ist davon auszugehen, dass diese bei Bedarf ohne Buchung eingesetzt werden. Trennen Sie deshalb konsequent:

  • Bargeld gehört ausschließlich in die Kassenlade

  • Trinkgelder erhalten – falls gewünscht – einen eigenen, definierten Platz

  • Bargeld außerhalb der Lade am POS ist nicht zulässig

Kassenladen mit Offenstandsüberwachung

Eine häufige Manipulation ist das dauerhafte Offenhalten der Kassenlade (oft nur ein kleiner Spalt). Hierfür stehen Kassenladen mit Offenstandsüberwachung zur Verfügung, die von Hypersoft umfassend unterstützt werden. Diese melden zuverlässig, wenn die Lade nicht korrekt geschlossen ist.

Rückgeld konsequent erzwingen

Die Kassenfunktion Rückgeld ermöglicht die Eingabe des erhaltenen Betrags und berechnet das Rückgeld automatisch.

Mit der Option Rückgeldzwang in den Bedienerberechtigungen wird diese Eingabe immer verlangt – auch bei passend gezahlten Beträgen. Die Praxis zeigt: Diese einfache Maßnahme reduziert Kassenabweichungen deutlich und verbessert die Abrechnungsqualität. Bei Auffälligkeiten empfehlen wir daher, Rückgeldberechnung grundsätzlich erzwingen zu lassen.

Getrennte Kassenladen

Viele Kassenmodelle unterstützen den Betrieb von zwei Kassenladen an einem Bondrucker (über Öffnungsrelais). Das ist besonders sinnvoll:

  • bei mehreren Bedienern pro Schicht

  • bei fehlender Möglichkeit zur sofortigen Schichtabrechnung

  • wenn unterschiedliche Verantwortlichkeiten bestehen

So lassen sich Geldbestände sauber trennen und eindeutig zuordnen.

Öffnungen ohne Umsatz überwachen

Erlauben Sie das Öffnen der Kassenlade ohne Umsatz, sollte diese Aktion gezielt überwacht werden.

Über den kompakten Bedienerbericht können Ladeöffnungen gezählt und ausgewertet werden. Alternativ kann ein spezieller Infoartikel „Lade öffnen“ verwendet werden, der als Berichtsartikel markiert wird.

Schichten und Geldtransport im laufenden Betrieb

Bei mehreren Schichten empfehlen sich Wechselgeldeinsätze mit abschließbarem Deckel.

Diese ermöglichen:

  • saubere Übergaben zwischen Schichten

  • Zuordnung von Differenzen zu Zeiträumen

  • kontrollierten Geldtransport

Je nach Modell sind gleich- oder unterschiedlich schließende Systeme verfügbar.

Fazit:

Fraud entsteht selten durch böse Absicht, sondern durch Gelegenheiten und fehlende Struktur.

Kassenladen, richtig eingesetzt, schaffen Transparenz, schützen ehrliche Mitarbeiter und sichern Ihren Umsatz – ohne Misstrauenskultur.

Weiterführende Themen: Verzeichnis: Best Practice

Kassenlade oder Springdeckellade

Springdeckelladen öffnen sich nach oben, sind besonders platzsparend und stabil. Sie eigenen sich bei hoher Kundenfrequenz, da sie sehr schnell bedient werden können. Einfache Kassenladen sind preiswert und geräumig.

Ansicht Standard Kassenlade (auf dieser Abbildung ein Gerät mit Belegeinwurf): 

Ansicht Springdeckellade (hier integriert eingebaut):

 

Kassenladen sind keine Geldkasetten...

Achten Sie darauf, dass einige Kassenladen einen Notöffner haben (z.B. für Stromausfall unterhalb der Lade). Sie sollten diesen zum Beispiel mit einem Siegel gegen unbemerkte Benutzung absichern. Springdeckelladen haben selten einen Notöffner. Generell sind Kassenladen auch mit leichter Gewalt unberechtigt zu öffnen.

Kassenlade anschließen

Zum Einstellen der Ansteuerung von Kassenladen starten Sie aus der Programmgruppe Systemeinstellungen das Programm Stationen. Wählen Sie die gewünschte Station aus und betätigen Sie den Knopf Bearbeiten. Wählen Sie das Register Peripherie.

Hypersoft POS und ePOS Tablet können Kassenladen steuern. ePOS Tablet hat eine einfache Einstellung für die Kassenlade in der Einrichtung. Hypersoft POS kann Kassenladen über die Kassenfunktion Kassenlade öffnen beim Kassieren öffnen. Diese Funktion überprüft die Einstellungen in den Bedienerberechtigungen und steuert daraufhin den Anschluss der Kassenlade an.

Die Funktion Kassenlade öffnen muss also auf der Taste (Funktionsmakro) vorhanden sein, von der Sie erwarten, dass die Lade geöffnet wird. Die Funktion prüft zudem, ob ein Artikel gebucht wurde - wurde kein Artikel gebucht wird die Kassenlade auch nicht geöffnet. Je nach Bedienerberechtigung kann jedoch das Öffnen ohne Artikelbuchung gestattet werden.

 

Element / Schalter Funktion / Beschreibung

Offenstand überwachen

und

Alarm nach xx Sekunden

Einige Kassenladen können ein Signal geben, wenn diese geöffnet sind. Sodass wir diesen Zustand überwachen können. Mit der Option Offenstand überwachen erscheint beim Öffnen der Kassenlade am Hypersoft POS ein Dialog zur Information und das Buchen an der Kasse ist, solange die Lade geöffnet ist, nicht möglich.

Wenn Sie zusätzlich einen Timer setzen, wird nach dem Ablauf der eingestellten Zeit ein Alarmton ausgegeben. Die Ausgabe des Alarms auf die Soundkarte (soweit vorhanden) wird bevorzugt, ersatzweise wird der PC Lautsprecher angesprochen. Wenn Sie diesen Alarmton verwenden möchten, sollten Sie einmal testen, ob dieser an ihrem Gerät zu hören ist.

Beim Überwachen des Offenstands der Kassenlade geht es um zwei Dinge. Der Bediener soll nicht unachtsam sein und Fremden den Zugriff auf den Inhalt der Kassenlade ermöglichen. Einige Bediener kassieren mit geöffneter Lade, ohne zu Buchen, auch das soll verhindert werden.

In den Bedienerberechtigungen können Sie einzelnen Bediener (meist leitende Mitarbeiter) das Buchen trotz Offenstand erlauben, indem Sie Sperre wenn offen deaktivieren.
Über Drucker angeschlossen

Es ist üblich die Kassenladen an den Bondrucker anzuschließen. Wenn kein Bondrucker vorhanden ist, kann ein externer Signalverstärker oder eine serielle Kassenlade eingesetzt werden.

Damit der POS dem Bondrucker den Befehl zum Öffnen erteilen kann, wählen Sie den entsprechenden Drucker aus und konfigurieren Sie die Pinbelegung Ihres Anschlusskabels Pin 1 für Kassenlade 1 und Pin 2 für Kassenlade 2.
Optionale Öffnungssequenz

Hypersoft empfohlene Kassenladen und viele andere können Sie direkt, also ohne diese Einstellung, verwenden.

Je nach Typ von Kassenladen müssen diese mit anderen Befehlen geöffnet werden (Hierbei handelt es sich meist um seriell angeschlossene Laden). Sie können hiermit zum Öffnen von Kassenladen deren notwendigen Befehle hinterlegen. Hierzu müssen Sie die Bedienungsanleitung des Herstellers hinzuziehen um die korrekte Öffnungssequenz zu erfahren und hier einzutragen.

Für die Ansteuerung des Pins 2 sind spezielle Kabel oder Y-Adapter notwendig.
Direkt angeschlossen

Wenn eine Kassenlade direkt angeschlossen ist, können Sie hier den Anschluss wählen.

Bei einigen Kassenterminals unterstützen wir den direkten Anschluss von Kassenladen. Diese Modelle finden Sie am Ende der Liste. Außer dieser Auswahl sind keine weiteren Einstellungen zum Betrieb der Kassenlade erforderlich.

Sonderfunktion Kassenlade wählen

Ist in den Bedienerberechtigungen der Schalter wählen anstelle Kassenlade 1 oder 2 aktiviert, so wird bei der Anmeldung des Bedieners eine Auswahl angeboten:

Es werden nur die Kassenladen angezeigt, die noch nicht von anderen Bediener gewählt wurden, ist keine Kassenlade frei kann keine Auswahl erfolgen und der Hinweis Keine freie Kassenlade erscheint.

Die Zuweisung einer Kassenlade erfolgt für die jeweilige Kassenstation. Wenn der Bediener einer Kassenlade zugeordnet ist, dann kann er auch nur an der Kasse wo die Zuordnung stattgefunden hat die gewählte Kassenlade öffnen.

Kassenlade manuell freischalten...

Mit der Kassenfunktion Bediener freischalten kann die Zuordnung der Kassenlade manuell aufgehoben werden. Diese Funktion ruft eine Liste der Bediener und zugeordneten Kassenladen pro Station auf:

Wenn Sie die Kassenladenzuordnung nicht manuell aufheben, dann wir diese Zuordnung mit einem Tagesabschluss aufgehoben. Ebenfalls erfolgt die Aufhebung der Zuordnung bei einem Bediener Abschluss.

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