Der GoBD-Export wird typischerweise und je nach Prüfung auf Jahres- oder Monatsebene ausgeführt. Sollten Sie z.B. einen Export vom 01.01.2021 – 31.12.2021 einstellen, so bietet sich eine Dateiaufteilung in Jahresdateien an. Hierbei werden alle Buchungsdaten in eine Datei geschrieben.

Aufgrund von Limitierungen der Datenbank und des Arbeitsspeichers des für den Export verwendeten Computers, können aktuell maximal ca. 500.000 – 600.000 Buchungen in einem Arbeitsschritt exportiert werden. Somit können Betriebe mit außergewöhnlich hohem Buchungsaufkommen einen Fehlermeldung erhalten. Beispiel einer solchen Fehlermeldung:

Sollten Sie diese Fehlermeldung erhalten, wurde die Grenze der maximal pro Datei möglichen Buchungen überschritten. Bitte wählen Sie in diesem Fall die Option Monatsdateien aus.

Hierbei exportieren Sie ebenfalls den gesamten eingestellte Zeitraum, dieser wird allerdings in einzelne Dateien pro Monat aufgeteilt. Für Prüfer stellt die Anzahl der pro Jahr zur Verfügung gestellten Dateien bisher kein Problem dar.

Wenn Sie die Mandantennummer ändern möchten, oder wenn Sie umfirmieren oder die Nullstellung verwenden, dann müssen Sie den Stick (die Stick archivieren und neue verwenden. Entsprechend brauchen Sie weitere Archive.

Ausnahme: In Ausnahmefällen können wir zur Umstellung von Stand-Alone Systemen zu Standortsystemen so agieren, dass der Stick / die Sticks nicht erneuert werden müssen. Dies hängt vom Einzelfall ab und ist planunngspflichtig.

In Deutschland soll ab dem 01.01.2020 einen Sicherheitseinrichtung (TSE) eingesetzt werden. Bei Nichtbeachtung sind erhebliche Strafen zu erwarten. Es gibt eine Nichtbeanstandungsphase bis zum 30.09.2020, in der dies zwar später erfolgen kann, aber unverzüglich und schnellstmöglich erfolgen muss. Da die TSE für das Hypersoft POS System verfügbar ist, gibt es keinen rechtlich konformen Grund, diese jetzt nicht sofort einzusetzen. Der Text weist Sie darauf hin, dass Sie den schnellstmöglichen Zeitpunkt bereits verpasst haben. Sie begeben sich neben den drohenden Strafen dadurch in das Risiko, dass Ihre Kassenführung verworfen werden kann. Für den Fall, dass wir es als notwendig erachten, behalten wir uns die zukünftige Alternative vor, dass Kassensystem ohne TSE anzuhalten. Richten Sie jetzt bitte unverzüglich die TSE ein.

Wir empfehlen Ihnen dringend das TSE Online Archiv zu aktivieren. Andernfalls kann bei einem Defekt oder Überlauf des TSE Speichers Datenverlust entstehen. Datenverlust wirkt sich immer zu Ihren Lasten aus.

Das Hypersoft Servicepack 7 vom 22.10.2019 ist "TSE Ready". Installieren Sie die verfügbaren Updates. Sollten Sie über den 01.01.2020 hinaus weiter mit Ihrer veralteten Programmversion arbeiten, werden Ihre Buchungsdaten in einem möglicherweise nicht mehr gesetzeskonformen Format in die Datenbank geschrieben. Dies kann zur Folge haben, dass bei zukünftigen Betriebsprüfungen, welche Buchungsdaten der letzten 10 Jahre beinhalten können, nicht mehr korrekt auswertbar sind und es ggf. zu Strafzahlungen kommen kann. Im Laufe des Januar 2020 werden wir aus diesem kritischen Grund alle Kundensysteme sukzessive und automatisiert auf unsere Programmversion „Hypersoft Suite – SP7“ updaten. Es ist geplant ab April 2020 per Hotfix die Signierung der TSE zu aktivieren- hierfür müssen Sie rechtzeitig eine TSE bestellt haben.

Hypersoft stellt für Sie ein spezielles digitales Rechnungverzeichnis mit mehreren Varianten bereit, dass unterschiedliche Anforderungen meistert. Sie können davon ausgehen, dass Ihre Rechnungen ansehnlich und praktisch erstellt werden und auf Wunsch sogar weniger Papier benötigt wird als vor der Kassensicherungsverordnung. Sehen Sie Details unter .NoCOO - Digital Billing

Die gängigen Guest Check Traditioneller Zahlungsbeleg. Meist EInzelblätter mit höherer Papierstärke (kein Rollenpapier). Erfordert spezielle Drucker und davon abhängig häufig manuelles Einlegen des Papiers. Drucker verwenden ein Nadeldruckwerk mit Farbband. Damit kann kein (hierfür lesbarer) QR-Code erzeugt werden. Ein Verzicht auf den QR-Code können wir nach aktuellem Stand nicht empfehlen, auch wäre schon der TSE Text allein zu lang für das Standard Guestcheckformat. Wenn Sie weiter Guestchecks verwenden möchten, haben wir Laserdrucker evaluiert, mit denen Sie sogar mit automatischem Papiereinzug und mit vermutlich allen Guestcheckformaten sehr gut arbeiten können.

Sie können die Ausrichtung des TSE Textes anpassen. Wir haben Beispieldarstellungen und eine Anleitung für Sie hier. Anmerkung: Vor dem 30.09.2020 können sie den Beleg bereits kürzen, indem Sie unser Online Rechnungverzeichnis verwenden. Über die Fertigstellung informieren wir rechtzeitig bei den Ankündigungen.

Nachgedruckte Z-Berichte sind ebenso manipulationssicher wie die Originalen, denn generell verwendet Hypersoft eine abgesicherte Datenbank zur Erstellung der Berichte und speichert diese Daten auch schon lange vor der Einführung der TSE vollumfänglich ab. Hierzu gehören auch Stammdaten und Informationen über deren Änderungen.

Gegen Änderungsversuche an den bestehenden Bewegungsdaten Bewegungsdaten sind meist zeitlich relevant und liefern die Informationen für Auswertungen. In der Hypersoft-Suite z.B.Kassenbuchungen. agiert ein HASH-Code System, welches die relevanten Informationen im Originalzustand schützt, bzw. indem Manipulationen erkannt würden. Nachträgliche Änderungen an Stammdaten verändern den Z-Bericht ohnehin nicht, da dieser aus den Bewegungsdaten Bewegungsdaten sind meist zeitlich relevant und liefern die Informationen für Auswertungen. In der Hypersoft-Suite z.B.Kassenbuchungen. und den darin enthaltenen ebenfalls abgesicherten Stamminformationen (wie Steuersätze) erstellt wird. Somit ist die Ausgabe des Z-Berichtes aus unsere Sicht im Hypersoftsystem unabhängig von dem Zeitpunkt und sicher.

Der Bedarf von Z-Berichten ist aus unserer Sicht in deren damaliger Funktion obsolet. Früher wurden mit Z-Berichten Daten gelöscht und fehlende Berichte über diese waren somit fehlende Aufzeichnungen, was heute nicht mehr zutrifft.

Hypersoft bietet Ihnen die Möglichkeit für beides an. Ob dies im jeweiligen Fall indiziert ist können wir nicht beantworten, da es viele unterschiedliche Konstellationen geben kann). Verkäufer und Käufer sollen sich hierzu jeweils mit Ihrem steuerlichen Berater abstimmen. Im Zweifel sind neue TSE Sticks sicherer. Auch das TSE  Online Archiv und einen GDPdU Folgevereinbarung sollten möglichst 10 Jahre nach einem Verkauf oder einer Betriebsaufgabe genutzt werden. Weitere Hinweise finden Sie unter Kündigung des TSE Online Archivs.

Ein Archivierungskonzept ist wichtiger Bestandteil bei der Verwendung von TSEs. Hypersoft möchte hier zwei Wegen anbieten. Zum Einen gibt es das Hypersoft TSE-Online-Archiv, dass sich darum kümmert, dass Ihre TSE Daten archiviert werden. Dies ist eine bequeme und sehr preiswerte Lösung.

Sollten Ihre Hypersoft TSE Sticks sporadisch ausfallen oder einzelne Vorgänge nicht signiert werden können, so liegt dies vermutlich an einer unzureichend stabilen Stromversorgung der USB-Ports. Insbesondere der „Energiesparmodus“ von USB-Ports kann zu diesem ungewollten Verhalten führen. Dieser lässt sich je nach Hardware im BIOS, und/oder der Windows-Energiespareinstellung „Selektives USB-Energiesparen“ deaktivieren. Über Hypersoft bezogene Hardware verfügt bereits über die oben genannten Einstellungen. Über den TSE Error Report lassen sich Ausfälle auswerten.

Prüfen Sie den USB Port, in dem Sie ein anderen USB Stick (USB Medium) in den gleichen USB Port stecken und beobachten sie die Reaktion Ihres Windows Betriebssystems. Mit diesem Test schließen Sie aus, dass der USB Port deaktiviert oder defekt ist. Sollte Ihr IT-Abteilung die USB Ports an den Gerät geblockt haben, so sprechen Sie bitte mit Ihrer Fachabteilung.

Für den Fall, dass Sie einen USB-Netzwerkadapter verwenden, prüfen Sie damit ebenfalls, ob ein üblicher USB Stick an dem Ziel PC angezeigt wird.

Lösung 1: TSE einmal abziehen und neu anstecken. Danach bitte die Software neu starten. Wenn das nicht genügt:

Lösung 2: PC ausschalten / einschalten ( Neustart reicht nicht, da die TSE einmal stromlos sein muss ), evtl. muss sogar der PC vom Strom, wenn der USB Port nach dem Ausschalten weiter mit Strom versorgt wird (USB Standby Funktion).

Die TSE Sticks für Hypersoft Aufzeichnungssysteme (Kassensysteme) werden ausschließlich über Hypersoft herausgegeben und damit in das Sicherheitskonzept so integriert, dass der unbemerkte Austausch nicht bekannter Sticks weitgehend ausgeschlossen ist. Sie können die TSE Sticks bei Hypersoft oder Ihrem Vendor bestellen, damit diese im Dashboard der Geräteverwaltung erscheinen. Hypersoft liefert nicht nur einfach die TSE Sticks, sondern gliedert diese sicher in das Ihre Geräteverwaltung ein. Zudem erhält jeder Stick ein spezielles Hypersoft Siegel zur Sicherung der TSE am Einsatzort, das nicht im Handel erhältlich ist.

Die kleinen TSE Sticks haben einen internen Speicher, aber viele Gründe sprechen dafür, das Hypersoft Ihnen ein sicheres und praktisches Online Archiv auf Transaktionsbasis zur Verfügung stellt. Dies ist Bestandteil des Gesamtkonzeptes, so wie die Registrierung in Ihrer Geräteverwaltung und der integrierten Seriennummernzuordnung. Sehen Sie für Details TSE-Online-Archiv.

Bei einem hochfrequenten Geschäft kommt es gerade in den Stoßzeiten auf schnelle Antwortzeiten an. Zu viele Bündelungen von mehreren Geräten für eine TSE können gerade dann kritisch werden.

Aktuell würden wir bei hohen Auslastungen und kaum signifikanten Einsparungsmöglichkeiten zur Sicherheit immer eine TSE pro Kassen und gegebenenfalls je eine TSE pro „Gruppe von mobilen Kassen (pro Connector)“ empfehlen. Es gilt abzuwägen, ob das Einsparen einer oder mehrerer TSEs besser ist als eine Vereinfachung durch die Regel „eine TSE pro Kasse“ und die damit verbundene Sicherheit und maximal mögliche Geschwindigkeit im Antwortverhalten des gesamten Signierungsprozesses. Die Mehrkosten pro TSE sind über die geplante Nutzungszeit (zum Beispiel 5 Jahre) sehr überschaubar.

Generell empfehlen wir Kassen immer an ein Netzwerk anzuschließen. Auch wenn wir dies jetzt noch nicht mit Sicherheit bestätigen können, gehen wir davon aus, die Kassen im Notbetrieb mindestens bei einer täglich vorgesehenen Netzwerkverbindung im Standard unterstützen zu können. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir uns zu unseren diesbezüglichen Leistungen und technischen Bedingungen erst im weiteren Verlauf der TSE Umsetzung konkret äußern können.

Aktuell präferieren wir dezentrale TSE Sticks, oder je nach Server auch mehrere direkt am gemeinsamem lokalen Server. Eine Übersicht der TSEs und der Beziehungen der Aufzeichnungsgeräte (Kassen und Channels) zu diesen wird über unsere Möglichkeiten in der Stationsverwaltung und der Geräteverwaltung möglich sein.

Auch wenn Microsoft bemüht ist, Betriebssysteme über viele Jahre kompatibel zu halten, können nicht alle neuen Techniken für alte Windowsversionen kompatibel sein. Außerdem wird die Programmversion mit aktivierter TSE mehr Leistung vom Computer benötigen, die ein aktueller PC bereitstellen kann und Wartezeiten vermeidet. Die erteilten TSE Zertifikate bedingen ein sicheres Betriebssystem, dass ohne Windows Updates aber nicht als sichern definiert ist. Ein späteres Verwerfen von Kassendaten bei einer Prüfung aufgrund eines nicht aktuellen Betriebssystems stellt für Sie ein unverhältnismäßig hohes Risiko dar. Anmerkung: Neue Geräte können auch sparsamer sein und die Bildschirme sind in den vergangenen Jahren wesentlich besser geworden.

Der Termin wurde verschoben. Sehen Sie Mitteilungsverpflichtung nach § 146a Absatz 4 Abgabenordnung (AO).

Leider gibt es hierzu noch keine konkreten Informationen. Die Annahmen reichen von dem noch nicht verfügbaren analogen Formular, dass zu dem jeweiligen Finanzamt gesandt werden muss, bis hin zu der Möglichkeit eine zentrale (möglichst digitale) Meldestelle anzubieten. Bei Neuigkeiten hierzu werden wir diese hier veröffentlichen.

Eine TSE wird einer Hypersoftkasse (der Lizenz, nicht dem Gerät) zugewiesen. Die für die Station / den Standort zugewiesen Lizenz, der Standort und die TSE bilden die Basisinformationen für die Erfüllung Ihrer Meldepflicht. Ein Auswechseln nach aktuellem Bedarf "wie in alten Zeiten" ist praktisch nicht rechtskonform möglich, da die Kasse abgemeldet und neu angemeldet werden muss. Zusätzlich sind viele weitere Konsequenzen zu bedenken: Beim Wechsel von Mandanten (Inhabern / Steuernummern) käme in der Regel eine neue TSE in Spiel, dies ist aber nicht zulässig, da eine Kasse nicht mehrere TSE zugeordnet sein darf (Ausnahme Schadenfall und Ersatz). Zusätzlich müssen die Kassenlizenzen von Hypersoft im Besitz des jeweiligen Mandanten sein, denn der Austausch zwischen zwei Unternehmen ist von Hypersoft nicht gestattet und wird von uns auch nicht unterstützt. Haben Sie bitte Verständnis dafür, dass wir bei Betriebsprüfungen Ihnen und allen andere bestmögliche rechtliche Grundlage bereiten wollen und somit diese Anfrage ablehnen müssen.

Wenn für Sie die Kassensicherungsverordnung gilt, gilt diese auch für alle Aufzeichnungssysteme Betriebes.Ihres Sie können nicht einfach Tablets oder andere Bestellsysteme verwenden und "nach eigenem Ermessen" davon ausgehen dass diese Buchungen von Ihren Mitarbeitern in das Kassensystem sicher gebucht werden. Am besten Sie verbinden diese System mit Hypersoft und beachten die Hinweise im Bereich TSE mit eSolutions und 3rd Party Integrationen.