Vorgänge nachträglich bearbeiten
Wenn einen Vorgang abgeschlossen wurde (die Rechnung wurde erstellt), kann es notwendig sein, diesen erneut zu bearbeiten. Je nach Änderungswunsch stehen unterschiedliche Funktionen zu Verfügung.
Durch aktuelle Weiterentwicklung stehen Ihnen zwei ähnliche Programme mit weitgehend gleichen Funktionen zur Verfügung. Das ältere Programm wird durch die Kassenfunktion Vorgänge bearbeiten (herkömmlich) aufgerufen und beinhaltet in sich weitere Funktionen wie z.B. Zahlungsarten ändern.
Das Programm wird durch ein neueres Modul teils ersetzt und teils ergänzt und wird mit der gleichlautenden Kassenfunktion Vorgänge: Bearbeiten (neu) aufgerufen. Gleichlautende Funktionen werden in beiden Programmen über dieselbe Bedienerberechtigung gesteuert.
Für die neuen Programme gibt es einzeln bezeichnete Kassenfunktionen, bereits verfügbar sind.Die Dokumentation befindet sich in der jeweiligen Kassenfunkion, die Sie über die Links hier erreichen:
- Vorgänge: Bearbeiten
- Vorgänge: Formular ändern
- Vorgänge: Kopie drucken
- Vorgänge: Zahlungsart modifizieren
Mit Vorgänge bearbeiten (herkömmlich)erhält man eine Liste aller abgeschlossenen Vorgänge und kann diese wieder bearbeiten (wieder öffnen), die Zahlungsart ändern oder eine Kopie des Belegs erstellen. Der Umfang des Zugriffs kann pro Bediener in den Bedienerberechtigungen eingestellt werden.
Wenn Sie abgeschlossene Vorgänge wieder bearbeiten bleibt der originale Vorgang erhalten und das System erstellt Gegenbuchungen, dann wir der Vorgang als neuer Vorgang geöffnet. Informationen zur Prüfungssicherheit befinden sich im externen HS-SSP
Der Hypersoft - Service zur Sicherheit und Prüfbarkeit und die Bezeichnung eines DOkumentes, dass Sie im Hypersoft-Portal herunterlöaden können. Dokument (in Ihrem Portalzugang).
Weitere Funktionen (die sich teils in anderen Programmbereichen befinden ) zum nachträglichen Bearbeiten von Vorgängen sind:
| Kassenfunktion | Erklärung des Programms |
| Zahlungsart modifizieren | Zahlungsart modifizieren |
| Vorgänge bearbeiten | |
| Vorgänge bearbeiten neu | Vorgänge bearbeiten neu |
| Trinkgeld buchen |
Eine weitere Variante ist es Vorgänge nur vorläufig abzuschließen, um deren Abschluss (Zahlungsart) vor dem Abschluss zu klären.
In der normalen Einstellung des Systems können Vorgänge nur bis zum Tagesabschluss nachträglich bearbeitet werden. Die (neuere) Kassenfunktion Zahlungsarten modifizieren besonders bequem Zahlungsarten für den aktuellen Abrechnungszeitraum und darüber hinaus modifizieren.
Auswirkung auf Campaigns und Check...
Im Hypersoft-System gibt es Leistungen, die zum Zeitpunkt der Nutzung abgerechnet werden, z.B. digitale Rechnungen mit NoCOO und Web-Gutscheine. Bei der Nachbearbeitung von Vorgängen werden die Rechnungen und evtl. enthaltene Gutscheinverkäufe storniert und beim Abschluss neu erstellt/ verbucht, so dass Sie eine korrekte Abrechnung erhalten. Dabei werden auch immer neue Campaigns und Check-Umsätze erzeugt, gegebenenfalls sogar für Storno und neue Buchungen, damit diese auch nachvollziehbar gespeichert sind.
Weiterführende Dokumentation:
Hypersoft Verfahren für Gutscheine
Hypersoft Verfahren für Storni
Unterschiede der Funktionen Zahlungsart ändern und Zahlungsart modifizieren
Zahlungsart modifizieren ist eine weitere Kassenfunktion.
Beim Ändern einer Zahlungsart mit der Funktion Zahlungsart ändern wird beim Auswahl einer bargeldlosen Zahlung bei einem angebundenen Zahlungsterminal die bargeldlose Zahlung initiiert. Es wird von einer gewünschten Änderung der Zahlungsart ausgegangen. Die Funktion Zahlungsart ändern ist nur bis zu einem Tagesabschluss möglich.
Bei Verwendung von Zahlungsart modifizieren wird auch bei Auswahl einer bargeldlosen Zahlung kein Zahlungsterminal angesprochen, denn bei dieser Funktion wird von einer notwendigen Korrektur ausgegangen. Mit einer gesonderten Bedienerberechtigung ist Zahlungsart modifizieren auch nach Tagesabschluss möglich. Multizahlungen und Fremdwährungen können nicht modifiziert werden.
Beachten Sie die Einstellung: Artikel auf Kassierbediener transferieren
Vorgänge nach Tagesabschluss bearbeiten
Abgeschlossene Vorgänge können innerhalb eines Öffnungstages nachträglich bearbeitet werden.
Wenn Sie Vorgänge nachträglich bearbeiten möchten, müssen Sie hierfür die globale Einstellung Vorgänge nach Tagesabschluss bearbeiten aktivieren. Ebenfalls müssen Sie die Bedienerberechtigung besitzen.
Das Öffnen des Vorgangs geschieht mit der Kassenfunktion Vorgänge bearbeiten (die auch andere Funktionen zur Verfügung stellt).
Beim Bearbeiten von Vorgängen aus zurückliegenden Abrechnungszeiträumen wird der Vorgang durch das Öffnen zum aktuellen Öffnungstag kopiert. Im selben Moment werden die Buchungen des Vorgangs mit negativem Vorzeichen (-1) in das Journal geschrieben. Wenn Sie den Vorgang dann abschließen werden die Buchungen mit positiver Anzahl in das Journal geschrieben. Ohne Änderungen bliebe diese Aktion im Öffnungstag somit neutral. Lediglich jede Änderung, ob Storno oder zusätzliche Buchung wirkt sich sodann im Öffnungstag aus.
Warnungen zur unbedachten Nutzung...
Beachten Sie bitte, dass Sie mit den Funktionen zum Bearbeiten von Vorgängen Situationen herstellen können, die sich schwer nachvollziehen lassen. Beispiele: Wenn Sie Vorgänge aus Abrechnungszeiträumen bearbeiten, für die schon Berichte erstellt wurden, oder wenn ein anderer Bediener als derjenige der den Vorgang abgerechnet hat diesen wieder öffnet und damit beim erneuten Schließen den Umsatz übernimmt.
Warnung vor dem Informationsumfang...
Einige Informationen werden beim Abschließen eines Vorgangs nicht gespeichert, wie zum Beispiel die Platznummer oder mehrerer Kunden zw. Zimmer die an einem Tisch beteiligt waren. Solche Informationen werden also beim Wiederöffnen also nicht wieder hergestellt.
Auswirkungen auf das Stock Management...
Weiterführende Dokumentation:
Vorgänge nach Tagesabschluss bearbeiten
Vorgänge mit Kundennamen und Adresse ändern
Sehen Sie hierfür bitte das gesondert Kapitel Adressen nachträglich bearbeiten.
Weiterführende Dokumentation:
Adressen nachträglich bearbeiten
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