Vorgänge bearbeiten
Vorgangskorrektur mit Protokollkopie
Wenn ein Vorgang abgeschlossen wurde (z. B. mit Erstellung einer Rechnung), kann er bei Bedarf über autorisierte Kassenfunktionen gezielt nachbearbeitet werden. Dabei wird der ursprüngliche Vorgang niemals verändert, sondern für die Bearbeitung kopiert. Alle Änderungen (Stornos, Hinzubuchungen) werden vollständig protokolliert, und bei Rechnungen wird automatisch ein Stornobeleg mit Verweis auf das Original erzeugt.
Weiterführende Themen: Autorisierte Vorgangskorrektur mit Protokollkopie
Für die Bearbeitung abgeschlossener Vorgänge stehen zwei Kassenfunktionen mit unterschiedlicher Oberfläche, aber vergleichbarer Berechtigungssteuerung zur Verfügung:
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Vorgänge bearbeiten (herkömmlich): Enthält den vollen Funktionsumfang, einschließlich Zusatzfunktionen wie „Zahlungsart ändern“.
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Vorgänge: Bearbeiten (neu): Modernisierte Oberfläche mit fokussiertem Funktionsumfang.
Beide Varianten nutzen dieselben Bedienerberechtigungen.
Für die neue Variante existieren zusätzlich einzeln bezeichnete Kassenfunktionen, deren Dokumentation direkt in den jeweiligen Funktionsseiten zu finden ist:
- Vorgänge: Bearbeiten
- Vorgänge: Formular ändern
- Vorgänge: Kopie drucken
- Vorgänge: Zahlungsart modifizieren
Hinweis: In allen Fällen wird der ursprüngliche Vorgang nicht verändert, sondern für die Bearbeitung kopiert. Änderungen werden lückenlos protokolliert, und bei Rechnungen wird automatisch ein Stornobeleg mit Verweis auf das Original erzeugt.
Verwendung des Dialoges
Mit Vorgänge bearbeiten (herkömmlich) wird eine Liste aller abgeschlossenen Vorgänge angezeigt.
Von hier aus können autorisierte Benutzer:
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einen Vorgang zur Vorgangskorrektur wieder öffnen,
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die Zahlungsart ändern oder modifizieren,
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eine Kopie des Belegs erstellen.
Der Umfang des Zugriffs ist über die Bedienerberechtigungen individuell steuerbar.
Dabei bleibt der ursprüngliche Vorgang immer unverändert archiviert. Änderungen erfolgen ausschließlich an einer Kopie, die mit allen relevanten Zeitstempeln, Benutzerkennungen und Änderungsarten protokolliert wird.
Weitere Funktionen zur nachträglichen Bearbeitung von Vorgängen
Neben der Hauptfunktion Vorgänge bearbeiten stehen im Hypersoft-System weitere Kassenfunktionen für spezifische Nachbearbeitungen zur Verfügung. Diese können sich teils in anderen Programmbereichen befinden:
| Kassenfunktion | Details | Dokumentation der Handhabung |
|---|---|---|
| Zahlungsart modifizieren | Gezielte Korrektur von Zahlungsarten, auch nach Tagesabschluss möglich (mit gesonderter Berechtigung). | Zahlungsart modifizieren |
| Bearbeitung im Rahmen der Standardfunktionen. | Vorgänge bearbeiten | |
| Vorgänge bearbeiten neu | Modernisierte Version mit reduzierter Oberfläche. | Vorgänge bearbeiten neu |
| Erfassung oder Anpassung von Trinkgeldbeträgen nach Vorgangsabschluss | Trinkgeld buchen |
Alle genannten Funktionen arbeiten prüfungssicher: Der Originalvorgang bleibt unverändert erhalten, Änderungen erfolgen nur an einer erstellten Kopie mit vollständiger Protokollierung.
(Eine weitere Variante ist es, Vorgänge nur vorläufig abzuschließen, um bestimmte Punkte – wie z. B. die endgültige Zahlungsart, wenn Gäste nach der Rechnung fragen – vor dem endgültigen Abschluss zu klären.)
In der Standardeinstellung können Vorgänge nur bis zum Tagesabschluss bearbeitet werden.
Für gezielte Anpassungen steht die neuere Kassenfunktion Zahlungsarten modifizieren zur Verfügung. Diese erlaubt, ausschließlich die Zahlungsart eines Vorgangs zu ändern, ohne den restlichen Vorgang zu beeinflussen. Dies ist z. B. notwendig, wenn sich nach dem Abschluss herausstellt, dass eine andere Zahlungsart als ursprünglich gebucht verwendet wurde.
Auswirkung der Änderungen auf Activities Campaigns und Check...
Im Hypersoft-System gibt es Leistungen, die zeitpunktabhängig abgerechnet werden, wie z. B. digitale Rechnungen mit NoCOO oder Web-Gutscheine.
Bei einer Vorgangskorrektur werden bestehende Rechnungen – sowie ggf. enthaltene Gutscheinverkäufe – automatisch storniert und beim erneuten Abschluss neu erstellt und verbucht.
Dadurch ist sichergestellt, dass die Abrechnung auch nach einer Korrektur vollständig und korrekt bleibt.
Im Rahmen dieses Prozesses werden neue Campaigns- und Check-Umsätze erzeugt, einschließlich solcher für Stornos und neue Buchungen. Dies gewährleistet, dass alle Vorgänge prüfbar und nachvollziehbar im System gespeichert sind.
Weiterführende Themen:
Hypersoft Verfahren für Gutscheine
Hypersoft Verfahren für Stornos
Unterschiede der Funktionen Zahlungsart ändern und Zahlungsart modifizieren
Zahlungsart modifizieren ist eine weitere Kassenfunktion.
Unterschiede zwischen Zahlungsart ändern und Zahlungsart modifizieren.
Die Kassenfunktion Zahlungsart ändern ermöglicht es, die Zahlungsart eines Vorgangs innerhalb des aktuellen Geschäftstags anzupassen.
Wird dabei eine bargeldlose Zahlungsart gewählt, löst das System bei einem angebundenen Zahlungsterminal automatisch den Zahlungsprozess aus.
Diese Funktion ist nur bis zum Tagesabschluss verfügbar.
Die Kassenfunktion Zahlungsart modifizieren ist für nachträgliche Korrekturen vorgesehen, z. B. bei fehlerhafter Zahlungsartbuchung.
Auch bei Auswahl einer bargeldlosen Zahlungsart wird hier kein Terminalkontakt ausgelöst, da von einer reinen Buchungskorrektur ausgegangen wird.
Mit entsprechender Systemeinstellungen und Berechtigungen kann diese Funktion auch nach Tagesabschluss verwendet werden.
Einschränkungen: Multizahlungen und Fremdwährungen können nicht modifiziert werden.
Beachten Sie die Einstellung: Artikel auf Kassierbediener transferieren
Vorgänge nach Tagesabschluss "bearbeiten"
Abgeschlossene Vorgänge können innerhalb eines Öffnungstages nachträglich korrigiert werden.
Um Vorgänge aus vorherigen Geschäftstagen zu bearbeiten, muss die globale Einstellung „Vorgänge nach Tagesabschluss bearbeiten“ aktiviert und die entsprechende Bedienerberechtigung vorhanden sein.
Der Aufruf erfolgt über die Kassenfunktion Vorgänge bearbeiten, die auch weitere Funktionen wie Zahlungsartänderung oder Belegdruck umfasst.
Bei einer Korrektur aus einem zurückliegenden Abrechnungszeitraum geschieht Folgendes:
Kopie des ursprünglichen Vorgangs wird in den aktuellen Öffnungstag übernommen – der Originalvorgang bleibt unverändert archiviert.
Negativbuchungen des Originalvorgangs werden automatisch ins Journal geschrieben, um die ursprüngliche Buchung im aktuellen Tageskontext zu neutralisieren.
Beim erneuten Abschluss des Vorgangs werden die aktualisierten Buchungen mit positiver Anzahl ins Journal geschrieben.
Ohne Änderungen bleibt die Vorgangskopie umsatzneutral. Jede Änderung – ob Storno oder Hinzubuchung – wirkt sich ausschließlich auf den aktuellen Öffnungstag aus.
Dieses Verfahren stellt sicher, dass die ursprünglichen Daten unverändert bleiben, alle Korrekturen vollständig protokolliert werden und die Vorgangsbearbeitung GoBD- und DSFinV-K-konform erfolgt.
Hinweise zur Nutzung der Vorgangskorrektur
Die Vorgangskorrektur ist ein kontrolliertes Verfahren mit vollständiger Protokollierung.
Bei sachgemäßer Nutzung bleibt der Warenbestand und der Umsatz neutral, sofern keine Änderungen (z. B. Stornos oder Hinzubuchungen) vorgenommen werden.
Änderungen wirken sich ausschließlich auf den aktuellen Öffnungstag aus und sind jederzeit nachvollziehbar.
Empfehlung:
Korrigieren Sie nur Vorgänge, die Sie selbst oder autorisierte Kollegen gebucht haben.
Stellen Sie sicher, dass alle erzeugten Belege (insbesondere Stornobelege bei Rechnungen) gemeinsam mit den Originalbelegen abgelegt werden.
Diese Hinweise dienen der Vermeidung von Missverständnissen und der Gewährleistung einer transparenten Buchführung.
Hinweis zu nicht wiederherstellbaren Zusatzinformationen
Bei einer Vorgangskorrektur werden alle abrechnungsrelevanten Daten vollständig übernommen und protokolliert.
Bestimmte Zusatzinformationen, die beim ursprünglichen Abschluss nicht dauerhaft gespeichert werden – z. B. Platznummern oder die Zuordnung mehrerer Gäste/Zimmer an einem Tisch – können beim erneuten Öffnen technisch nicht automatisch wiederhergestellt werden.
Empfehlung: Falls solche Zusatzinformationen für Ihren Betrieb relevant sind, erfassen oder dokumentieren Sie diese separat, bevor Sie den Vorgang korrigieren.
Weiterführende Themen:
Autorisierte Vorgangskorrektur mit Protokollkopie
Vorgänge nach Tagesabschluss "bearbeiten"
Vorgänge mit Kundennamen und Adresse ändern
Sehen Sie hierfür bitte das gesondert Kapitel Adressen nachträglich bearbeiten.
Weiterführende Themen:
Adressen nachträglich bearbeiten
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