Beachtenswertes zum Report Manager

Hintergrundwissen zum Einfluss von Stammdaten auf die BewegungsdatenGeschlossen Bewegungsdaten sind meist zeitlich relevant und liefern die Informationen für Auswertungen. In der Hypersoft-Suite z.B.Kassenbuchungen.

Kassenbuchungen des POS Systems werden im Kassenjournal erfasst. Zu den an der Kasse sichtbaren Buchungsdaten fügt Hypersoft (teils situationsbezogen) weitere Informationen aus den Stammdaten oder vom System hinzu. Dadurch können Auswertungen den Zustand der Systemeinstellungen und Stammdaten zum Zeitpunkt der Buchung für Berichte verwenden.

Wenn Sie zum Beispiel den Artikel "Orangensaft" nach mehreren Buchungen am POS aus der Warengruppe "Alkoholfreie Getränke" in die neue Warengruppe "Natürliche Säfte" verschieben, werden in den Auswertungen vergangene Buchungen den Orangensaft weiterhin in der Warengruppe "Alkoholfreie Getränke" zeigen. Der Report Manager nutzt also die Warengruppenzuordnung zum Zeitpunkt der jeweiligen Buchung. Hätten Sie jedoch die Warengruppe selbst von "Alkoholfreie Getränke" zu "Natürliche Säfte" umbenannt, würden vergangene und zukünftige Buchungen die neue Bezeichnung der Warengruppe verwenden.

Um korrekte Auswertungen zu gewährleisten, sollten Sie diese Zusammenhänge bei der Pflege Ihrer Artikel- und Warengruppendaten berücksichtigen. Oftmals ist es sinnvoll, bestehende Warengruppen und Artikel unverändert zu lassen und für die Zukunft neue Artikel und Warengruppen anzulegen, um die Berichtsstrukturen konsistent zu halten.

Vermeiden Sie es möglichst, Artikel und Warengruppen nach bereits erfolgten Buchungen unbedacht umzubenennen. Sollte dennoch ein Zuordnungsfehler auftreten, können Sie diesen meist für die Buchhaltung und spätere Prüfungen in einem Anhang zur Verfahrensbeschreibung festhalten.

Der Report Manager Home Screen

Der Report Manager begrüßt Sie mit dem Home Screen:

  1. Für die Erstellung der Berichte wird immer zuerst ein Zeitraum gewählt, auf den das System zur Analyse zugreifen soll. Hierfür steht die erste Schaltfläche zur Verfügung.

  2. Die zweite Schaltfläche weißt Sie darauf hin, dass Sie Berichte, die Sie nicht für die tägliche Arbeit nutzen besser ausblenden sollten, um sich selbst auf die tatsächlich benutzen Berichte zu fokussieren. Weiterführende Dokumentation: Best Practice Berichte ein- und ausblenden

  3. Viele individuelle Einstellungen können an Ihrem Arbeitsplatz in Varianten gespeichert werden. Auf diese Varianten können Sie dann an diesem Arbeitsplatz zugreifen, ohne die gleichen Einstellungen erneut vornehmen zu müssen. Die dritte Kachel weist Sie darauf hin, ob an diesem Arbeitsplatz bereits Varianten erstellt. wurden und möchte Sie daran erinnern mit diesen zu arbeiten. Weiterführende Dokumentation: Report Manager Varianten verwenden

  4. Die Standortübersicht ist für die Arbeit in zentralen vorgesehen und gibt einen schnellen Überblick Ihrer aktiven Standorte. Hiermit können Sie sicherstellen, dass auch alle erwarteten Standorte aktuell ausgewertet werden können.

Beispiel Ansicht in der Zentrale:

Zwei von vier Standorten stehen in diesem Beispiel für die heutigen Auswertungen nicht zur Verfügung.

Länder- und Währungseinstellungen...

Die Berichte des Report Managers greifen auf Ihre Länder- und Währungseinstellungen des Betriebssystems zu. Das Betriebssystem kann jedoch globale und Benutzerspezifische Einstellungen verwalten. Je nachdem was gewünscht ist, können Sie hier eine Alternative auswählen. Mit der Auswahl wird im Informationsbereich darunter die gewählte Einstellung angezeigt:

"User" steht für Benutzervorgaben und zeigt den Unterschied zu den Systemeinstellungen des Computers.

Tagesabschluss, Tageswechsel und TTA

Ein Hypersoftsystem kann auch mehrere Abschlüsse an einem Tag durchführen (untertägige Abschlüsse).

Die erste Buchung nach einem Abschluss orientiert sich an dem Systemdatum und verwendet dieses Datum als Öffnungstag. Alle nachfolgenden Buchungen werden diesem Öffnungstag zugeordnet, auch dann, wenn über den Datumswechsel um 0:00 hinaus weiter gebucht wird.

Zusätzlich zum Öffnungstag wird für jede Buchung die Systemzeit als Buchungszeit und das Systemdatum als Buchungsdatum gespeichert, so dass einen Buchung bei der durchgängigen Arbeit über 0:00 Uhr hinaus zwei Datumsinformationen trägt: das Datum des Öffnungstages und das kalendarische Datum ab 0:00 Uhr. Diese spezielle Betrachtungsweise ist notwendig, da die Benutzung von Kassensystemen sich nicht dem kalendarischen Tageswechsel unterwirft.

(Spezielle Ausnahmen für andere Anforderungen können z.B. in Betrieben mit 24 Stunden Öffnungszeit entstehen, für die mit einer speziellen Einstellung ein automatischer Zeitpunkt für den Tageswechsel festgelegt werden kann. Sehen Sie hierfür Beachtenswertes zu Abschüssen.)

In der Regel kann für jeden Betrieb eine Uhrzeit festgelegt werden, bei der davon ausgegangen werden kann, dass der Tag abgeschlossen ist und noch kein neuer Tag begonnen wurde. Dieser Wert heißt bei Hypersoft Theoretischer Tagesabschluss und wird mit TTA abgekürzt. Im Standard steht dieser Wert auf 06:00 Uhr (für Bäckereien würde man ihn vorstellen und für Diskotheken evtl. eine spätere Uhrzeit wählen).

Besonders das Berichtswesen orientiert sich an diesem /TTAGeschlossen Der Theoretische Tagesabschluss (TTA) wendet den kalendarischen Tageswechsel zu einer von Ihnen festgelegten Uhrzeit an (Standardeinstellung 6:00 Uhr). Das Programm kann zu diesem Zeitpunkt automatisch Abschlüsse, Aktualisierungen und Wartungen durchführen. Danach beginnt mit der ersten POS-Buchung des Tages ein neuer Verkaufstag. um die Öffnungstage für die Auswertungen zu trennen. Selbst wenn Sie dann einmal einen Tagesabschluss am Kassensystem vergessen haben, können Sie im Report Manager einfach anstelle des Öffnungstages den TTA zur Abgrenzung auswählen. Sie erhalten somit den Bericht für den Öffnungstag (Auswahl im Kalender) bis zu der bei TTA hinterlegten Uhrzeit.

Der TTA wird aber auch von anderen Programmen verwendet. Zum Beispiel orientiert sich der Dispositionsmonitor daran, um feststellen zu können, ob ein neuer Tag begonnen werden soll. Auch andere Aktionen werden zum TTA ausgeführt, zum Beispiel die Installation von anstehenden Updates oder interne automatischen Wartungsarbeiten. Beides ist in wenigen Minuten nach dem TTA erledigt.

Die Einstellung des TTA können Sie im Bereich Theoretischer Tagesabschluss TTA anpassen.

Automatische Berichtsausgabe und Zustellung...

Diese Möglichkeiten der Erstellung und Zusendung von Berichten werden in Zusammenhang mit dem automatischen Tagesabschluss im Bereich Report Manager Berichtserstellung (Automation) beschrieben.

Rechnungsdatum und Öffnungstag unterschiedlich...

Beim Abschluss eines Vorgangs (im Standard durch Zahlung) wird zusätzlich das Systemdatum zum Zeitpunkt der Zahlung als Rechnungsdatum und die Uhrzeit der Zahlung als Rechnungszeit gespeichert. Hiermit kann ein Rechnungsdatum (Korrekter Weise) anders sein, als der Öffnungstag.

Sicherheitssystem beim Tagesabschluss

Gerade wenn z.B. Tagesabschlüsse anhand Bedingungen automatisiert werden und diese Bedingungen dann nicht zutreffen kann ein Tagesabschluss fehlen. Es ist daher ratsam zum Beginn der Arbeit an einem Tag ein Verfahren zu etablieren bei dem der Erste Benutzer das als Öffnungstag verwendete Datum bewusst prüft.

Erfolgte einer oder mehrere Tagesabschlüsse nicht, erscheint nach dem /TTAGeschlossen Der Theoretische Tagesabschluss (TTA) wendet den kalendarischen Tageswechsel zu einer von Ihnen festgelegten Uhrzeit an (Standardeinstellung 6:00 Uhr). Das Programm kann zu diesem Zeitpunkt automatisch Abschlüsse, Aktualisierungen und Wartungen durchführen. Danach beginnt mit der ersten POS-Buchung des Tages ein neuer Verkaufstag. pro Bediener der am POS Kassiermodus arbeiten will eine Warnung:

Es gibt aber auch Situationen in denen ein Tagesabschluss durchgeführt wurde und ein anderer Bediener dies noch nicht weiß. Zur Warnung können Sie nach einem Abschluss einen Hinweis mit dem Schalter Neuen Abrechnungszeitraum anzeigen aktivieren. Diese Meldung wird einmalig pro Kalendertag und Bediener angezeigt, wenn der Öffnungstag über den TTA hinausgeht. Bediener die nur für Zeiterfassung eingerichtet sind, bekommen diese Meldung nicht. Alle andren müssen dahingehend kurz geschult werden.

Öffnungstag aus TTA

Wenn Sie mehrere Kassenterminals haben und es vorkommen kann, dass ein Kassenterminal erst nach 0:00 Uhr in Betrieb genommen wird (dies gilt unter Umständen auch für Mobilgeräte), ist es meistens gewünscht, dass dieses Kassenterminal (so wie die bereits in Benutzung befindlichen) als Arbeitsbeginn den Öffnungstag (also nach 0:00 den Vortag) verwenden. Ist dies allerdings nicht gewünscht, können Sie die Funktion Neuen Öffnungstag aus TTA berechnen deaktivieren.

Ausnahmen zum Wareneinsatz im Report Manager

Wenn vom Report Manager der Wareneinsatz berechnet wird, so werden hier die Buchungsdaten des Kassensystems und nicht die Warenbewegungen verwendet. Für alle Berichte zu dem Warenbestand dient der Stock Reporter aus dem Controller.

Der Wareneinsatz anhand der Buchungen kann im Report Manager anhand zwei unterschiedlicher Methoden berechnet werden. Für beide ist das Feld /DEKGeschlossen DEK steht für den durchschnittlichen Einkaufspreis. Der DEK ergibt sich aus den Wareneingangsbuchungen und dem hierbei angewandten Einkaufspreis der Bestellvariante. Es wird ein historischer Mittelwert berechnet, indem hierfür historisch alle Einkäufe mit ihrer Menge und dem jeweiligen Preis einbezogen werden. Ändert man im Artikelstamm den DEK manuell, wir diese Historie zurückgesetzt und der DEK wird direkt festgesetzt. Als historisch eingegangene Menge wird in diesem Zug der aktuelle Bestand verwendet. - Zu Ihrem Komfort besteht zudem die Möglichkeit den DEK aller Artikel in der Nullstellung zurückzusetzen. des Artikelstamms die Grundlage. Wie sich der Wert in dem Feld DEK berechnet sehen Sie im Thema Einkaufspreis berechnen. Bei der einfachen Methode wird der DEK aktuell aus dem Artikelstamm ermittelt. Das ist praktisch, wenn man den DEK beim Buchen noch nicht überall gepflegt hatte aber jetzt einen Bericht mit den aktuellen DEKs aus dem Artikelstamm benötigt.

Wenn man nun aber einen Bericht von Buchungen erstellen möchte die schon sehr lange zurückliegen, so kann der aktuelle DEK hierfür nicht passend sein. Deshalb können Sie einen Schalter zu den EK Vorgaben aktivieren, der die Werte für den DEK aus dem Buchungsjournal des Kassensystems verwendet. Damit wird der jeweilige DEK zum damaligen Zeitpunkt der Buchungen angewandt, der beim Buchen von der Kasse aus dem Artikelstamm ermittelt und im Journal gespeichert wurde.

Wie verhalten sich Rezepturen und Abfragen?

Rezepturen und andere Dinge, die in Bestandteillisten gepflegt werden, haben auch einen DEK der sich aus den Bestandteilen ergibt. Dieser kann ebenfalls aktuell oder zeitlich zurückliegend ausgewertet werden. Das Kassensystem ermittelt beim Buchen die Rezepturbestandteile und trägt diese als DEK beim Buchen ein. Ebenso können Sie mit der anderen EK Vorgabe den aktuellen DEK der Rezeptur aus dem Artikelstamm auswerten.

Es gibt aber auch Abfragen bei Rezepturartikeln, die erst beim Buchen die Zusammenstellung des Artikels festlegen. Dieser Teil der Artikelbuchung wird beim Buchen vom Kassensystem ermittelt und der DEK im Journal eingetragen (auch /KEKGeschlossen KEK ist die Abkürzung für Kalkulationseinkaufspreis. Dieser kann für die Aufschlagskalkualtion anstelle des automatisch berechneten Einkaufspreises der Basisartikel verwendet werden. Die Eingabe des KEK erfolgt also manuell., /LEKGeschlossen Letzter Einkaufspreis. Dieser ergibt sich aus den letzten Wareneingangsbuchung und dem hierbei angewandten Einkaufspreis der Bestellvariante. Dieser Wert wird automatisch eingetragen., /VEKGeschlossen Der Verrechnungs EK ist ein Wert, den Sie manuell eingeben können. Er kann bei bestimmten Berichten angewandt werden, um eine interne Verrechnung mit dem bestimmten Wert - unabhängig vom Einkaufspreis - durchzuführen.). Es wird aber auch für spätere Auswertungen die Auswahl der Abfrage(n) eingetragen (welcher Artikel wurde gewählt und gebucht). Wenn Sie bei solchen Artikeln die aktuellen EK Vorgaben aus den Artikelstamm auswerten, bedenken Sie folgendes:

  1. Die festen Rezepturbestandteile (ohne Abfragen) ergeben anhand des DEK des Artikelstamms diesen Teil des Artikel EKs.
  2. Die damalige Auswahl der Abfrage welche im Journal gespeichert wurde ergibt anhand des DEK des Artikelstamms diesen Teil des EKs und ergänzt somit den EK aus a).
  3. Sollte sich die Rezeptur bezüglich Mengen oder Bestandteilen geändert haben, ändert sich der ermittelte EK entsprechend. Gleiches gilt für Änderungen der beteiligten Abfragen. Sind die Bestandteile in der Rezeptur vollständig andere Artikel, kann die Berechnung anhand der aktuellen Rezeptur in Bezug auf die damalige Abfrage oder den Rezepturinhalt nicht erfolgen. Diese Informationen werden dann weder berechnet noch hinzugefügt.

Einstellungen zum EK im Report Manager

Für die meisten berichte mit Einkaufspreisberechnung kann gewählt werden, ob DEK, KEK, LEK oder VEK verwendet werden soll. Optional kann bei nicht vorhandenem Wert ein Fallback auf DEK angewandt werden, damit wird bei leerem EK (KEK, LEK oder VEK) leer der wert aus dem Feld DEK verwendet.

Einstellungen Prepaidvorgaben

Der Optionsschalter Prepaidaufladungen und Prepaidauszahlungen unberücksichtigt lassenerhöht die Übersichtlichkeit. Prepaidaufladungen und auch Auszahlungen erzeugen einen Buchungseinträge, der einige Berichte unübersichtlich machen können. Diese Einstellung wirkt sich auf Stundenfrequenzberichte und einige der Artikelbuchungsberichte aus.

Einstellungen zur Auswertung der Umsatzverteilung

Die EInstellungen zur Umsatzverteilung betreffen alle Berichte, welche die Umsatzverteilung berücksichtigen.

Die Umsatzverteilung wird im Report Manager unter anderem bei folgenden Berichten angewandt:

  • Buchhaltungsübersicht
  • DATEV und FIBU Berichte
  • Subgruppenberichte
  • Warengruppenberichte

Umsatzverteilung anhand des Buchungsjournals (Auslieferungszustand)...

Die Umsatzverteilung wird anhand der Daten im Artikelstamm ausgewertet, die zum Zeitpunkt der Buchungen gültig waren.

Wenn die Umsatzverteilung anhand des Buchungsjournals ermittelt wird, ist eine Nettoausweisung in der Buchhaltungsübersicht nicht möglich.

Umsatzverteilung anhand der aktuellen Einstellung im Artikelstamm...

Bei dieser Variante wird die Umsatzverteilung anhand der aktuellen Daten im Artikelstamm verwendet und zum Zeitpunkt der Berichtserstellung berechnet. Die historischen Daten zur Umsatzverteilung, die im Journal gespeichert sind werden hierbei nicht berücksichtigt.

Dies ermöglicht Ihnen Änderungen im Artikelstamm vorzunehmen und diese auf zurückliegende Buchungszeiträume anzuwenden.

Diese Einstellung hat keinen Einfluss auf die Berichte für Front Office Berichte, dort werden immer die Daten aus den jeweiligen Buchungen ausgewertet.

Umsatzverteilung nicht anwenden...

Die Umsatzverteilung wird weder aus dem Buchungsjournal noch aus den aktuellen Einstellungen des Artikelstamms ausgewertet.

Ausnahme Fibu Export

Eine Ausnahme bildet der Fibu-Export, der die Warengruppenzuordnung anhand der aktuellen Einstellungen im Artikelstamm und in den Warengruppen durchführt.

Front Office Berichte

Für die Front Office berichte sollten Sie auch einige Regeln beachten, da diese die Basis auch für den Report Manager sind. Bitte befassen Sie sich abschließend mit dem Kapitel Beachtenswertes zu Front-Office Berichten, falls Sie dies noch nicht getan haben. So erhalten Sie ein rundum sicheres Gefühl beim Umgang mit Ihrem Kassensystem.

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