Beachtenswertes zum Report Manager
Kassenbuchungen werden in das Kassenjournal geschrieben. Zu den Daten, die Sie bei der Buchung an der Kasse sehen, fügt Hypersoft weitere Informationen aus den Stammdaten oder vom System dazu. Deshalb können Auswertungen den Zustand der Systemeinstellungen und Stammdaten zum Zeitpunkt der Erstellung der Information (in diesem Fall der Buchung an der Kasse) für den Bericht verwenden.
Würden Sie zum Beispiel den Artikel Orangensaft, nachdem Sie ihn schon mehrmals gebucht haben aus der Warengruppe Alkoholfreie Getränke herausnehmen, um ihn in die neue Warengruppe Natürliche Säfte einfügen, so würden auch aktuellen Auswertungen von Buchungen die vor der Umstellung durchgeführt wurden den Orangensaft noch in der Zuordnung Alkoholfreie Getränke zeigen. Der Report Manager verwendet also die Zuordnung Warengruppen zum Zeitpunkt als die entsprechenden Buchungen getätigt wurden. Wenn Sie allerdings die Warengruppe zu dem Zeitpunkt von der Bezeichnung Alkoholfreie Getränke zu Natürliche Säfte umbenannt hätten, dann würden vergangene und zukünftige Buchungen diese Warengruppenbezeichnung verwenden.
Wenn Sie das bei der Pflege Ihrer Artikeldaten und Warengruppen immer berücksichtigen, erhalten Sie auch das gewünschte Ergebnis. Manchmal macht es zum Beispiel Sinn Warengruppenbezeichnungen und vielleicht auch die Artikel einfach so zu lassen und für die Zukunft neue Artikel und Warengruppen anzulegen, um Berichte entsprechend zu behalten.
Auf jeden Fall sollten Sie unüberlegtes Umbenennen von Artikeln und Warengruppen (nach deren Buchungen am Kassensystem) möglichst vermeiden. Zuordnungsfehler die kurzfristig bemerkt werden können in der Regel auch für die Buchhaltung und spätere Prüfungen eventuell als Anhang Ihrer Verfahrensbeschreibung einfach notiert werden.
Tagesabschluss, Tageswechsel und TTA
Ein Hypersoftsystem kann auch mehrere Abschlüsse an einem Tag durchführen (untertägige Abschlüsse).
Die erste Buchung nach einem Abschluss orientiert sich an dem Systemdatum und verwendet dieses Datum als Öffnungstag. Alle nachfolgenden Buchungen werden diesem Öffnungstag zugeordnet, auch dann, wenn über den Datumswechsel um 0:00 hinaus weiter gebucht wird.
Zusätzlich zum Öffnungstag wird für jede Buchung die Systemzeit als Buchungszeit und das Systemdatum als Buchungsdatum gespeichert, so dass einen Buchung bei der durchgängigen Arbeit über 0:00 Uhr hinaus zwei Datumsinformationen trägt: das Datum des Öffnungstages und das kalendarische Datum ab 0:00 Uhr. Diese spezielle Betrachtungsweise ist notwendig, da die Benutzung von Kassensystemen sich nicht dem kalendarischen Tageswechsel unterwirft.
(Spezielle Ausnahmen für andere Anforderungen können z.B. in Betrieben mit 24 Stunden Öffnungszeit entstehen, für die mit einer speziellen Einstellung ein automatischer Zeitpunkt für den Tageswechsel festgelegt werden kann. Sehen Sie hierfür Beachtenswertes zu Abschüssen.)
In der Regel kann für jeden Betrieb eine Uhrzeit festgelegt werden, bei der davon ausgegangen werden kann, dass der Tag abgeschlossen ist und noch kein neuer Tag begonnen wurde. Dieser Wert heißt bei Hypersoft Theoretischer Tagesabschluss und wird mit TTA abgekürzt. Im Standard steht dieser Wert auf 06:00 Uhr (für Bäckereien würde man ihn vorstellen und für Diskotheken evtl. eine spätere Uhrzeit wählen).
Besonders das Berichtswesen orientiert sich an diesem /TTA
Der Theoretische Tagesabschluss (TTA) wendet den kalendarischen Tageswechsel zu einer von Ihnen festgelegten Uhrzeit an (Standardeinstellung 6:00 Uhr). Das Programm kann zu diesem Zeitpunkt automatisch Abschlüsse, Aktualisierungen und Wartungen durchführen. Danach beginnt mit der ersten POS-Buchung des Tages ein neuer Verkaufstag. um die Öffnungstage für die Auswertungen zu trennen. Selbst wenn Sie dann einmal einen Tagesabschluss am Kassensystem vergessen haben, können Sie im Report Manager einfach anstelle des Öffnungstages den TTA zur Abgrenzung auswählen. Sie erhalten somit den Bericht für den Öffnungstag (Auswahl im Kalender) bis zu der bei TTA hinterlegten Uhrzeit.
Der TTA wird aber auch von anderen Programmen verwendet. Zum Beispiel orientiert sich der Dispositionsmonitor daran, um feststellen zu können, ob ein neuer Tag begonnen werden soll. Auch andere Aktionen werden zum TTA ausgeführt, zum Beispiel die Installation von anstehenden Updates oder interne automatischen Wartungsarbeiten. Beides ist in wenigen Minuten nach dem TTA erledigt.
Die Einstellung des TTA können Sie im Bereich Theoretischer Tagesabschluss TTA anpassen.
Automatische Berichtsausgabe und Zustellung...
Diese Möglichkeiten der Erstellung und Zusendung von Berichten werden in Zusammenhang mit dem automatischen Tagesabschluss im Bereich Report Manager Berichtserstellung (Automation) beschrieben.
Rechnungsdatum und Öffnungstag unterschiedlich...
Beim Abschluss eines Vorgangs (im Standard durch Zahlung) wird zusätzlich das Systemdatum zum Zeitpunkt der Zahlung als Rechnungsdatum und die Uhrzeit der Zahlung als Rechnungszeit gespeichert. Hiermit kann ein Rechnungsdatum (Korrekter Weise) anders sein, als der Öffnungstag.
Sicherheitssystem beim Tagesabschluss
Gerade wenn z.B. Tagesabschlüsse anhand Bedingungen automatisiert werden und diese Bedingungen dann nicht zutreffen kann ein Tagesabschluss fehlen. Es ist daher ratsam zum Beginn der Arbeit an einem Tag ein Verfahren zu etablieren bei dem der Erste Benutzer das als Öffnungstag verwendete Datum bewusst prüft.
Erfolgte einer oder mehrere Tagesabschlüsse nicht, erscheint nach dem /TTA Der Theoretische Tagesabschluss (TTA) wendet den kalendarischen Tageswechsel zu einer von Ihnen festgelegten Uhrzeit an (Standardeinstellung 6:00 Uhr). Das Programm kann zu diesem Zeitpunkt automatisch Abschlüsse, Aktualisierungen und Wartungen durchführen. Danach beginnt mit der ersten POS-Buchung des Tages ein neuer Verkaufstag. pro Bediener der am POS Kassiermodus arbeiten will eine Warnung:
Es gibt aber auch Situationen in denen ein Tagesabschluss durchgeführt wurde und ein anderer Bediener dies noch nicht weiß. Zur Warnung können Sie nach einem Abschluss einen Hinweis mit dem Schalter Neuen Abrechnungszeitraum anzeigen aktivieren. Diese Meldung wird einmalig pro Kalendertag und Bediener angezeigt, wenn der Öffnungstag über den TTA hinausgeht. Bediener die nur für Zeiterfassung eingerichtet sind, bekommen diese Meldung nicht. Alle andren müssen dahingehend kurz geschult werden.
Wenn Sie mehrere Kassenterminals haben und es vorkommen kann, dass ein Kassenterminal erst nach 0:00 Uhr in Betrieb genommen wird (dies gilt unter Umständen auch für Mobilgeräte), ist es meistens gewünscht, dass dieses Kassenterminal (so wie die bereits in Benutzung befindlichen) als Arbeitsbeginn den Öffnungstag (also nach 0:00 den Vortag) verwenden. Ist dies allerdings nicht gewünscht, können Sie die Funktion Neuen Öffnungstag aus TTA berechnen deaktivieren.
Ausnahmen zum Wareneinsatz im Report Manager
Wenn vom Report Manager der Wareneinsatz berechnet wird, so werden hier die Buchungsdaten des Kassensystems und nicht die Warenbewegungen verwendet. Für alle Berichte zu dem Warenbestand dient der Stock Reporter aus dem Controller.
Der Wareneinsatz anhand der Buchungen kann im Report Manager anhand zwei unterschiedlicher Methoden berechnet werden. Für beide ist das Feld /DEK DEK steht für den durchschnittlichen Einkaufspreis. Der DEK ergibt sich aus den Wareneingangsbuchungen und dem hierbei angewandten Einkaufspreis der Bestellvariante. Es wird ein historischer Mittelwert berechnet, indem hierfür historisch alle Einkäufe mit ihrer Menge und dem jeweiligen Preis einbezogen werden. Ändert man im Artikelstamm den DEK manuell, wir diese Historie zurückgesetzt und der DEK wird direkt festgesetzt. Als historisch eingegangene Menge wird in diesem Zug der aktuelle Bestand verwendet. - Zu Ihrem Komfort besteht zudem die Möglichkeit den DEK aller Artikel in der Nullstellung zurückzusetzen. des Artikelstamms die Grundlage. Wie sich der Wert in dem Feld DEK berechnet sehen Sie im Thema Einkaufspreis berechnen. Bei der einfachen Methode wird der DEK aktuell aus dem Artikelstamm ermittelt. Das ist praktisch, wenn man den DEK beim Buchen noch nicht überall gepflegt hatte aber jetzt einen Bericht mit den aktuellen DEKs aus dem Artikelstamm benötigt.
Wenn man nun aber einen Bericht von Buchungen erstellen möchte die schon sehr lange zurückliegen, so kann der aktuelle DEK hierfür nicht passend sein. Deshalb können Sie einen Schalter zu den EK Vorgaben aktivieren, der die Werte für den DEK aus dem Buchungsjournal des Kassensystems verwendet. Damit wird der jeweilige DEK zum damaligen Zeitpunkt der Buchungen angewandt, der beim Buchen von der Kasse aus dem Artikelstamm ermittelt und im Journal gespeichert wurde.
Rezepturen und andere Dinge, die in Bestandteillisten gepflegt werden, haben auch einen DEK der sich aus den Bestandteilen ergibt. Dieser kann ebenfalls aktuell oder zeitlich zurückliegend ausgewertet werden. Das Kassensystem ermittelt beim Buchen die Rezepturbestandteile und trägt diese als DEK beim Buchen ein. Ebenso können Sie mit der anderen EK Vorgabe den aktuellen DEK der Rezeptur aus dem Artikelstamm auswerten.
Es gibt aber auch Abfragen bei Rezepturartikeln, die erst beim Buchen die Zusammenstellung des Artikels festlegen. Dieser Teil der Artikelbuchung wird beim Buchen vom Kassensystem ermittelt und der DEK im Journal eingetragen (auch /KEK KEK ist die Abkürzung für Kalkulationseinkaufspreis. Dieser kann für die Aufschlagskalkualtion anstelle des automatisch berechneten Einkaufspreises der Basisartikel verwendet werden. Die Eingabe des KEK erfolgt also manuell., /LEK Letzter Einkaufspreis. Dieser ergibt sich aus den letzten Wareneingangsbuchung und dem hierbei angewandten Einkaufspreis der Bestellvariante. Dieser Wert wird automatisch eingetragen., /VEK Der Verrechnungs EK ist ein Wert, den Sie manuell eingeben können. Er kann bei bestimmten Berichten angewandt werden, um eine interne Verrechnung mit dem bestimmten Wert - unabhängig vom Einkaufspreis - durchzuführen.). Es wird aber auch für spätere Auswertungen die Auswahl der Abfrage(n) eingetragen (welcher Artikel wurde gewählt und gebucht). Wenn Sie bei solchen Artikeln die aktuellen EK Vorgaben aus den Artikelstamm auswerten, bedenken Sie folgendes:
- Die festen Rezepturbestandteile (ohne Abfragen) ergeben anhand des DEK des Artikelstamms diesen Teil des Artikel EKs.
- Die damalige Auswahl der Abfrage welche im Journal gespeichert wurde ergibt anhand des DEK des Artikelstamms diesen Teil des EKs und ergänzt somit den EK aus a).
- Sollte sich die Rezeptur bezüglich Mengen oder Bestandteilen geändert haben, ändert sich der ermittelte EK entsprechend. Gleiches gilt für Änderungen der beteiligten Abfragen. Sind die Bestandteile in der Rezeptur vollständig andere Artikel, kann die Berechnung anhand der aktuellen Rezeptur in Bezug auf die damalige Abfrage oder den Rezepturinhalt nicht erfolgen. Diese Informationen werden dann weder berechnet noch hinzugefügt.
Einstellungen zum EK im Report Manager
Für die meisten berichte mit Einkaufspreisberechnung kann gewählt werden, ob DEK, KEK, LEK oder VEK verwendet werden soll. Optional kann bei nicht vorhandenem Wert ein Fallback auf DEK angewandt werden, damit wird bei leerem EK (KEK, LEK oder VEK) leer der wert aus dem Feld DEK verwendet.
Einstellungen zur Auswertung der Umsatzverteilung
Die EInstellungen zur Umsatzverteilung betreffen alle Berichte, welche die Umsatzverteilung berücksichtigen.
Die Umsatzverteilung wird im Report Manager unter anderem bei folgenden Berichten angewandt:
- Buchaltungsübersicht
- DATEV und FIBU Berichte
- Subgruppenberichte
- Warengruppenberichte
Umsatzverteilung anhand des Buchungsjournals (Auslieferungszustand)...
Die Umsatzverteilung wird anhand der Daten im Artikelstamm ausgewertet, die zum Zeitpunkt der Buchungen gültig waren.
Wenn die Umsatzverteilung anhand des Buchungsjournals ermittelt wird, ist eine Nettoausweisung in der Buchhaltungsübersicht nicht möglich.
Umsatzverteilung anhand der aktuellen Einstellung im Artikelstamm...
Bei dieser Variante wird die Umsatzverteilung anhand der aktuellen Daten im Artikelstamm verwendet und zum Zeitpunkt der Berichtserstellung berechnet. Die historischen Daten zur Umsatzverteilung, die im Journal gespeichert sind werden hierbei nicht berücksichtigt.
Dies ermöglicht Ihnen Änderungen im Artikelstamm vorzunehmen und diese auf zurückliegende Buchungszeiträume anzuwenden.
Diese Einstellung hat keinen Einfluss auf die Berichte für Front Office Berichte, dort werden immer die Daten aus den jeweiligen Buchungen ausgewertet.
Umsatzverteilung nicht anwenden...
Die Umsatzverteilung wird weder aus dem Buchungsjournal noch aus den aktuellen Einstellungen des Artikelstamms ausgewertet.
Ausnahme Fibu Export
Eine Ausnahme bildet der Fibu-Export, der die Warengruppenzuordnung anhand der aktuellen Einstellungen im Artikelstamm und in den Warengruppen durchführt.
Front Office Berichte
Für die Front Office berichte sollten Sie auch einige Regeln beachten, da diese die Basis auch für den Report Manager sind. Bitte befassen Sie sich abschließend mit dem Kapitel Beachtenswertes zu Front-Office Berichten, falls Sie dies noch nicht getan haben. So erhalten Sie ein rundum sicheres Gefühl beim Umgang mit Ihrem Kassensystem.
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