Bereich Automatischer Berichtsexport
Best Practice Automatischer Berichtsexport und Versand
Anstelle immer wieder die gleichen berichte auszuwählen, einzustellen und dann auszugeben, empfehlen wir diese Berichte automatisch zu erstellen und in der Report Collection zu sammeln. Hierfür dient der automatische Berichtsexport, denn dieser erstellt genau die Berichte mit den Einstellungen die Sie wünschen. Diese können automatisch gedruckt oder besser noch als PDF im Hypersoft Portal mit der Report Collection gesammelt werden. Berichte können gruppiert und unterschiedliche Gruppen zu unterschiedlichen Zeiten erstellt werden. Das Verfahren besteht aus der Konfiguration der Report Manager Berichtserstellung (Automation) der als Timer den Windows Systemdienst mit Ihren Berichtswünschen und Exportaufgaben anspricht.
Das Verfahren kann mit dem Journalexport für Statistiken anhand Parametern kombiniert werden, um neben den Berichten auch Exportdateien zu erstellen und zu versenden.
Maximale Größe aller Anhänge ohne Report Collection...
Wenn Sie ohne die Report Collection direkt Mails versenden, E-Mails aus dem Berichtsexport dürfen eine maximale Größe von 10 MB pro E-Mail nicht überschreiten. Beachten Sie dies besonders dann, wenn Sie auch Dateien mitsenden, wie dies beim DATEV Export möglich ist. Im Normalfall können Sie mit 10 MB ca. 60 Berichtsseiten mailen (ohne weitere Dateien und Anhänge). Sollten Ihre Berichtsexporte tatsächlich aufgrund dieser Größenlimitierung nicht zugestellt werden können, so haben Sie die Möglichkeit Ihren automatischen Berichtsversand auf mehrere Berichtsexporte aufzuteilen.
Beispieldateien für den Journalexport...
Falls Sie die Dateien weiter verarbeiten wollen, haben wir Ihnen zur Orientierung die beiden Dateien mit Buchungen und Zahlungsinformationen aus unserem Testsystem exportiert, die Sie hier herunterladen können.
Berichtsexport konfigurieren
Starten Sie den Report Manager und wählen Sie das Register Automatischer Berichtsexport und nehmen Sie die Einstellungen wie gewünscht vor.
Wir empfehlen Ihnen mit der Report Collection zu arbeiten. Sind deren Voraussetzungen erfüllt, erscheint automatisch der Text Berichte über Report Collection mailen (andernfalls steht dort nur Berichte per Mail versenden, das bedeutet das System mailt die Berichte direkt vom Standort als Anhänge (nicht empfohlen):
| Element / Schalter | Funktion / Beschreibung |
|---|---|
| Berichtsauswahl |
Wählen Sie alle Berichte aus, die erzeugt werden sollen. Automationen sollten Sie besser nicht in der Standardvariante erstellen, da diese beim Start geladen wird und jegliche Änderungen auf die Automation Einfluss nehmen. |
| Als PDF speichern | Erstellt und speichert die Berichte als PDF Datei. |
| Ablageverzeichnis |
Hier können Sie das Verzeichnis einstellen, in dem die gewählten Berichte als PDF abgelegt werden. Das Ablageverzeichnis kann pro Variante unterschiedlich eingestellt werden, damit ist es möglich, z.B. der Buchhaltung Monatsberichte in einem nur dafür genutzten Verzeichnis abzulegen. |
| Keine Unterverzeichnisse erzeugen | Für den automatischen Berichtsexport werden automatische dynamische Unterverzeichnisse bezogen auf Datum und Zeit der Erstellung erzeugt, dieses Verhalten kann optional abgestellt werden. |
| Auf Windowsdrucker ausgeben | Druckt die Berichte auf den Standard Drucker aus den Windows Druckereinstellungen anstelle PDF Dokumente zu erstellen. |
|
Berichte über Report Collection mailen oder Berichte per Mail versenden |
Verwenden Sie bitte die Verteilung über die Report Collection. Die (veraltete) hier beschrieben Methode sendet direkt aus dem Report Manager und speichert nicht in einer Sammlung. Mit dieser Einstellung werden die Berichte (welche unter Berichtsexport eingestellt wurden) an die hier eingestellten Mailadressen versandt. Wenn Sie an mehrere Mailadressen senden möchten, werden diese hintereinander eingegeben und durch ein Semikolon getrennt. Voraussetzungen... Für die Funktion ist ein Internetanschluss und ein aktiver Softwarepflegevertrag erforderlich. Auch wenn Sie ohne Report Collection die Berichte direkt mailen wird kein Mailprogramm zum Senden benötigt, da der Transport über die Hypersoft gesteuert wird. Wenn Sie Berichte über mehrere Mandanten versenden lassen möchte, kann ein einzelnen Mail mit seinen Anhängen zu groß für den Posteingang werden. Aktivieren Sie dann pro Mandant ein Mail senden. Beachten Sie Maximale Größe aller Anhänge ohne Report Collection... |
| Berichte auf FTP Server ablegen |
Verwenden Sie bitte anstelle der hier beschriebenen Methode die Verteilung über die Report Collection. Die (veraltete) hier beschrieben Methode sendet direkt aus dem Report Manager und speichert nicht in einer Sammlung. Sie können die automatisch erstellten Berichte auch auf einem FTP Server Ihrer Wahl ablegen lassen. Aktivieren Sie hierfür diese Funktion durch Einschalten und geben Sie die Zugangsdaten des Servers hier ein. Als Ablageverzeichnis wird im Standard HS_Reportmanager_m verwendet (m = Ihre Mandantennummer). Wenn Sie ein anderes Verzeichnis wünsche können Sie dies hier eingeben. Für die Funktion ist ein Internetanschluss und ein aktiver Softwarepflegevertrag erforderlich. |
| SFTP verwenden |
Die Übertragung kann hiermit auf einen SFTP Server erfolgen. Standard ist der Port 22, welcher angepasst werden kann. Erweiterte SFTP Konfiguration für den Report Manager... Sie können einen SFTP Server so zu konfigurieren, dass nicht mittels Passwort der Zugriff gestattet ist, sondern per Private Key und Public Key . Dabei wird der Public Key In Form einer Datei auf dem Server hinterlegt und der Private Key in Form einer Datei auf dem Client ( beim Reportmanager). Die Dokumentation wie diese Dateien erzeugt werden, hängt von dem geplanten Einsatz ab. Sie können auch nach den folgenden Begriffen im Internet suchen: SFTP Guidelines Creation of Private-Public Key Pair Im Reportmanager wird einfach die PPK Datei statt eines Passwortes hinterlegt. Hierbei ist es wichtig, dass sie auch als OPEN SSH Key erstellt wurde. Diese Konfiguration wird auch in Zusammenhang mit Abrantix verwendet, sehen Sie hierzu Abrantix Anbindung. |
| Report in Englisch erstellen | Ab der 2. Variante können Sie die Berichte auf Englische Sprache umstellen. Sowie man den Optionsschalter setzt, laden sich die Listen der Berichte in Englisch neu. Damit ist es dann möglich die gewünschten Reports auszuwählen. Die restliche Einrichtung der automatischen Reports bleibt unverändert. |
Report Manager Berichtserstellung (Automation)
Bitte verwenden Sie für den automatischen Tagesabschluss den Berichtsversand mit dem Task Planner.
Weiterführende Dokumentation: Berichtsversand mit dem Task Planner
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