Report Collection

Die Report Collection lässt Sie Ihre wiederkehrenden Reports (Report-Varianten) in unserem Portal einsehen und bei Bedarf jederzeit wieder aufrufen, ohne dass Sie die Reports erneut erstellen müssen, oder diese in Ihrem E-Mailprogramm suchen müssen. Ebenfalls können User ohne MCP-Zugang selbstständig auf diese Reports zugreifen, wie beispielsweise Buchhaltungen, Steuerberater, Küchenchefs, Betriebsleiter usw.

Alle Reports, welche im Report-Manager automatisiert per Email an einen Verteiler versendet werden sollen, werden mit der Report Collection in unserem Portal geladen und von dort per E-Mail verschickt. Über die Report Collection lassen sich so auch bereits ältere Reports für z.B. Jahresvergleiche jederzeit schnell aufrufen, ohne dass diese erneut erzeugt werden müssen. Die Report Collection ist somit eine Online Sammlung Ihrer Berichte .

Wir raten grundsätzlich davon ab, Berichte per Mail zu versenden, wenn dies nicht unbedingt notwendig ist. Posteingänge werden mit den Berichten auch bei Abwesenheit gefüllt und eine korrekte Ablage muss dann manuell zusätzlich erfolgen. Die Report Collection ist eine automatisch agierende korrekte Ablage, die auch während Ihrer Abwesenheit funktioniert. Übrigens werden Dateianhänge, die zu einigen Berichten gehören ebenfalls in der Report Collection abgelegt. Die Report Collection verfügt zudem über Such- und Sortierfunktionen.

Voraussetzungen

Lizenzierung...

Die Report Collection setzt eine der folgenden Lizenzen pro teilnehmendem Standort voraus:

• Backoffice Suite

• Advantage Full-Service

• Advantage Quick-Service

Die Report Collection steht somit kostenlos für die Lizenzen Backoffice Suite (inkl. Advantage) zur Verfügung (eingeschränkte Report Manager Lizenzen können auf Wunsch auf Backoffice Suite erweitert werden).

Portfreigaben...

Die allgemeinen ausgehende Hypersoft Port-Freigaben müssen eingerichtet sein (bzw. nicht gesperrt). Sehen Sie hierfür den Bereich1.2 Allgemeine ausgehende Hypersoft Port-Freigaben, in dem auch ein Port explizit für die Report Collection erforderlich ist.

Hypersoft POS Schnittstelle erforderlich...

Wenn ein Master Token eingerichtet ist und die Zugangsdaten zum Report Collection Server für den Kunden verfügbar ist, speichert der Reportmanager die Reports passend für den Report Collection Server ab und der FTP Manager übermittelt diese Daten ins Portal. Es werden somit keine direkten Mails mit Anhang mehr versandt, sondern das Report Collection System im Portal versendet dann die Mails mit permanenten Links und somit ohne Anhänge.

Weiterführende Dokumentation: Hypersoft POS-Portal Integration

Fehlermeldung beim Aufruf...

Sollten Sie beim Aufruf der Report Collection diesen Hinweis erhalten, so wurde die Schnittstelle für den jeweiligen Standort noch nicht eingerichtet. Über die Schaltfläche Hypersoft POS-Schnittstelle können die diese aktivieren.

Einrichtung für Zentrale mit Mastermandanten...

In einem Zentralsystem werden die Dateien für Report Collection in dem FTP Ordner des Mandanten 1 (Mastermandant) abgelegt. Man benötigt somit nur einen FTP Manager für den Mandanten 1 und nicht für jeden Untermandanten.

Bestimmen der Reports für die Report Collection

Wenn die Voraussetzungen erfüllt, werden die Reports nicht mehr als Anhang gemailt, sondern ins Portal geladen und von dort mit einem permanenten Link zugänglich gemacht. Die Voraussetzungen sind:

  1. Backoffice Lizenz

  2. Hypersoft POS Schnittstelle ist eingerichtet

Sodann passt sich der Dialog für den Berichtsexport an die Übermittlung an die Report Collection an:

Um nun die Berichte einzustellen und auszuwählen, die zukünftig in der Report Collection verfügbar sind und deren Links zusätzlich gemailt werden können lesen Sie das Kapitel Bereich Automatischer Berichtsexport.

Weiterführende Dokumentation: Report Collection verwenden

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