Einkaufspreis berechnen
Best Practice: Einkaufspreise konsequent nutzen
Unternehmen, die mit hinterlegten Einkaufspreisen arbeiten, sind im Durchschnitt deutlich erfolgreicher als Betriebe, die Entscheidungen ohne diese Grundlage treffen müssen. Der Grund ist einfach: Wer seine Kosten kennt, entscheidet sicherer – und schneller.
Da Hypersoft ein ureigenes Interesse am wirtschaftlichen Erfolg seiner Anwender hat, gehört die Pflege von Einkaufspreisen seit jeher ohne Aufpreis zum Standard des POS-Systems. Einkaufspreise lassen sich dabei nicht nur für Artikel, sondern auch für Rezepturen hinterlegen. Daraus ergeben sich zahlreiche, unmittelbar nutzbare Vorteile im Tagesgeschäft und im Controlling.
Viele Auswertungen – insbesondere im Report Manager – beziehen Einkaufspreise direkt mit ein und liefern damit belastbare Kennzahlen zum Wareneinsatz. Erst durch hinterlegte EKs wird auch das integrierte Verlustmanagement wirklich aussagekräftig, da Verluste nicht nur mengenmäßig, sondern wirtschaftlich bewertet werden können.
In Lieferantengesprächen stehen Ihnen zudem valide Vergleichswerte wie Einkaufspreise, Letzten Einkaufspreis und weitere Informationen oder der EK verlorener Waren (Verlustmanagement) zur Verfügung.
Darüber hinaus bilden Einkaufspreise die Grundlage für weiterführende Werkzeuge wie die Profilanalyse, mit der Sie regelmäßig überprüfen können, welche Artikel Ihr Angebot tatsächlich tragen – und welche es wirtschaftlich belasten. In Kombination mit der Budgetplanung lässt sich sogar ein theoretischer EBIT in Echtzeit ermitteln.
Einkaufspreise bei Rezepturen – zwei bewährte Wege
Für die Berücksichtigung von Einkaufspreisen bei Rezepturen stehen Ihnen zwei praxiserprobte Methoden zur Verfügung:
Entweder Sie kalkulieren detailliert über die Einkaufspreise der einzelnen Basisartikel und bauen daraus Ihre Rezepturen auf. Änderungen an Preisen oder Zusammensetzungen wirken sich dann automatisch auf den Einkaufspreis der Rezeptur aus.
Oder Sie arbeiten mit einer vereinfachten Kalkulation: Dabei hinterlegen Sie einen Basisartikel als Platzhalter (z. B. „Einkaufspreis Rezeptur“) mit einer variablen Einheit. Dieser Artikel wird der Rezeptur hinzugefügt und ermöglicht es, den Einkaufspreis direkt als Multiplikator zu pflegen – auch als Näherungswert.
Beide Methoden lassen sich selbstverständlich kombinieren: Kritische oder margenstarke Produkte werden exakt kalkuliert, während weniger relevante Bestandteile über Platzhalter abgebildet werden.
Wichtiger Hinweis zum Report Manager
Bitte beachten Sie die Besonderheiten zur Behandlung von Einkaufspreisen im Report Manager. Insbesondere Ausnahmen beim Wareneinsatz und spezifische EK-Einstellungen können Einfluss auf Auswertungen haben. Diese sind im Kapitel Wichtige Regeln des Report Managers beschrieben:
Beachtenswertes zum Report Manager
Ausnahmen zum Wareneinsatz im Report Manager
Einstellungen zum EK im Report Manager
Weiterführende Themen: Verzeichnis: Best Practice
Der Durchschnittliche Einkaufspreis - DEK
Der durchschnittliche Einkaufspreis (DEK) wird immer dann verwendet, wenn der Wareneinsatz bewertet oder ausgewertet wird. Er stellt einen netto-Preis (ohne Mehrwertsteuer) dar und basiert auf allen historischen Einkäufen eines Artikels.
Der DEK beantwortet eine zentrale Frage:
Was hat mich dieser Artikel im Durchschnitt tatsächlich gekostet – über alle bisherigen Einkäufe hinweg?
Wie wird der DEK berechnet?
Die Berechnung folgt einem einfachen Prinzip:
**Summe aller Einkaufspreise
÷
Summe aller eingekauften Basiseinheiten
DEK der Basiseinheit**
Alle Werte werden historisch kumuliert gespeichert. Der DEK wächst also mit jedem weiteren Wareneingang mit und bildet langfristig einen stabilen Mittelwert.
Beispielrechnung
Basiseinheit: 1 Stück
Einkauf 1: 100 Stück zu 10,00 € → Gesamt 1.000 €
Einkauf 2: 10 Stück zu 20,00 € → Gesamt 200 €
Gesamt:
Menge: 110 Stück
Wert: 1.200 €
DEK = 1.200 € ÷ 110 Stück = 10,909 €
(Im Bericht gerundet: 10,91 €)
Dieser DEK gilt nun für alle weiteren Bewertungen, unabhängig davon, aus welchem einzelnen Einkauf ein Artikel physisch stammt.
Historische Logik des DEK
Der DEK basiert immer auf allen Einkäufen seit dem ersten Wareneingang eines Artikels. Dadurch entsteht über die Zeit ein robuster Durchschnittspreis.
Betriebswirtschaftliche Auswertungen (z. B. Wareneinsatz, Verluste, Profilanalysen) beziehen sich bewusst auf diesen Wert – auch wenn der tatsächliche Rohertrag in der Vergangenheit zu einzelnen Zeitpunkten anders war.
Zusätzlich speichert Hypersoft den letzten Einkaufspreis (LEK) pro Artikel separat, um kurzfristige Preisentwicklungen sichtbar zu machen.
DEK im Report Manager
Der Report Manager kann flexibel mit Einkaufspreisen arbeiten:
-
entweder mit dem aktuellen DEK aus dem Artikelstamm
-
oder mit dem DEK, der zum Zeitpunkt der Buchung gültig war
Welche Methode verwendet wird, steuern Sie über einen entsprechenden Schalter im Report Manager.
Siehe dazu: Ausnahmen zum Wareneinsatz im Report Manager
DEK im Stock Management (Controller)
Im Controller ist der DEK bewusst als statistischer Mittelwert ausgelegt. Langfristig liefert er die unternehmerisch korrekte Bewertung, selbst wenn sich Berichte rückwirkend verändern.
Wichtig ist dabei ein zentrales Verständnis:
Es gibt keinen festen Zusammenhang zwischen einem konkreten Bestand an einem Stichtag und einem bestimmten Einkaufsvorgang.
Typische Fehlinterpretation – Beispiel
Einkauf 01.04.: 10 Stück zu 10 €
Einkauf 10.04.: 10 Stück zu 20 €
→ DEK = 15 €
Am 20.04. sind noch 15 Stück im Lager.
Frage:
Sind diese 15 Stück 15 × 10 € wert?
Oder 15 × 20 €?
Antwort von Hypersoft:
→ 15 × 15 € (DEK)
Diese Bewertung ist bewusst gewählt, weil sie:
konsistent ist
langfristig vergleichbare Kennzahlen liefert
und Fehlinterpretationen durch „gedankliches Zurückverfolgen einzelner Einkäufe“ vermeidet
Kurz gesagt
DEK = langfristiger Durchschnittspreis
LEK = letzter Einkaufspreis
Controller rechnet bewusst mit DEK
Berichte bleiben stabil, vergleichbar und unternehmerisch sinnvoll
Weiterführende Themen:
Ausnahmen zum Wareneinsatz im Report Manager
Bei Artikel-Option Einkaufspreis beim Buchen anpassen abfragen
Ändert man den DEK manuell im Artikelstamm, so werden die historisch gespeicherten Werte verworfen. Anstelle der historischen Menge wird jetzt der aktuelle Bestand gespeichert, der DEK bleibt erhalten. Da sie Stückzahlen, also die Anzahl der Buchungen hiermit verworfen wird, wird dem bestehenden Wert die Gewichtung entzogen, so dass der zukünftige Wareneingang nur zusammen mit dem aktuellen Bestand einen DEK berechnet.
Diese Aktion führt auch zum Verwerfen der historischen Anzahl, die dem neuen Wareneingängen entgegengestellt werden., da sich der DEK, sofern der Artikel schon sehr alt ist, durch einzelne Wareneingangsbuchungen im Wert DEK kaum verändert. Die Historische Anzahl wird auf die Anzahl des aktuellen Bestands gesetzt.
Mit dem Programm Nullstellungen können Sie alle DEK mit einem Befehl zurücksetzen. Hierbei wird jedoch die historische Anzahl unabhängig vom Bestand auf 0 gesetzt.
| Historische Anzahl | DEK | LEK | Bestand |
| 4563 | 10,- | 12,- | 10 (vor Rückstellung) |
| 10 | 12,- | 12,- | 10 (nach Rückstellung im Artikelstamm) |
| 0 | 12,- | 12,- | 10 (nach Rückstellung mit Nullstellung) |
Beim Bearbeiten der Artikel im Artikelstamm wird der DEK innerhalb der Abfragen berechnet. Da bis zur tatsächlichen Buchung nicht feststehen kann, welcher DEK durch die Auswahl der Abfragen entstehen wird, ermittelt das Programm einen Durchschnittswert anhand aus den möglichen Artikeln. Später beim Buchen am Kassensystem wird der Wareneinsatz anhand der Auswahl genau ermittelt und in den Berichten verwendet.
Der DEK bei Produkten wird automatisch geführt. Wird ein Basisartikel der über eine Rezeptur am Produkt beteiligt ist im DEK verändert, berechnet sich der DEK der übergeordneten Rezeptur sofort neu. Ist diese Rezeptur die Grundlage eines Produktes, wird hier ebenfalls der DEK neu berechnet. Das Gleiche passiert, wenn Rezepturen verändert werden. Wenn der EK bei Produkten synchronisiert werden soll erfolgt diese Neuberechnung auch mandantenübergreifend.
Weiterführende Themen: Einkaufspreise im Hypersoftsystem
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