Beachtenswertes zu Hypersoft Pay (Adyen)

Einleitung

Hypersoft Pay powered by Adyen ist sowohl im eCommerce-Bereich als auch im Terminalbereich einsetzbar. Besonders sind neben den Vorteilen eines einzigen Ansprechpartners und einer gemeinsamen Abrechnung aller Payments die Kongruenz der Gebühren. Darüber hinaus ist Hypersoft hierbei auch in erster Instanz technischer und vertraglicher Ansprechpartner.

Während europaweit die Terminalgebühren hart umkämpft sind, wird gleichzeitig bei den eCommerce Gebühren ein Vielfaches bezahlt. Was nützt Ihnen zum Beispiel eine niedrige Girocard Gebühr, wenn die Gäste zunehmend mit Apple- oder Google Pay bezahlen (per Smartphone)? Dort wird dann per Kreditkarte, bzw. Kreditkartenmerkmale der Debitcard bezahlt (wir nennen dies /Debit-Kreditkarte Eine Debitkarte (Girokarte, etc.) bedient sich im Standard direkt von dem Konto des Inhabers und hat deshalb niedrigere Gebühren für Sie. Von den meisten Karteninhabern unbemerkt werden diese Karten noch mit einem Kreditkartenmerkmal herausgegeben (Beispiel MAESTRO, VPAY). Je nach Gerätekonstellation wird augenscheinlich mit Debitkarte bezahlt, aber Ihre Gebühren sind andere.). Wenn Sie heute wie üblich Fünfjahresverträge abschließen, können sich Ihre Gebühren während dieser Zeit zu Ihrem Nachhchtei verändern.

Punkt 1: Die Gebühren aktueller Verträge müssen das eCommerce und die Verlagerung zu Kreditkartengebühren berücksichtigen.

Sie können sie davon ausgehen, dass digitale Zahlungsbelege, digitales übermitteln von Bonuskarten, Gutscheinen und ganzer Loyalty-Card Systeme direkt beim Zahlen mit dem Smartphone angewandt werden (je nach Konzept mehr oder weniger). Die Gäste erwartet es teils schon heute. Die Branchenführer in Ihrem Segment geben hier den Takt an und wer nicht das eigene Kapital und einen passenden Dienstleister hat, steht zukünftig plötzlich ohne Lösung da. Sie brauchen jetzt einen Partner und die passende Technologie, der solche Anforderungen erfüllt. Wenn Sie heute noch in Fünfjahresverträgen altertümlicher Technik beauftragen werden Sie doppelt bezahlen.

Punkt 2: Der Wandel der Digitalisierung erfordert gerade beim Payment einen Überblick zu technologische Innovationsbereitschaft und Flexibilität.

Schnelle, smarte Lösungen sind verlockend. Sie können sich einfach bei einer Lieferserviceplattform anmelden und auch Zahlungsgeräte vermeintlich billig online kaufen. Tatsächlich haben Sie keinen durchdachten Workflow und keine Möglichkeit zusammenhängender Prozessabläufe zu schaffen, wenn sie das POS System vom Lieferservice und dem Payment trennen. Ihre Kunden und Mitarbeiter werden mit falschen Preisen, nicht lieferbarem Bestellungen und unklaren Abläufen konfrontiert. Mit zeitlichem Versatz verzweifelt dann zuerst die interne Buchhaltung und später schlägt womöglich die Betriebsprüfung zu (nicht eindeutig zuordnungsfähige Zahlungen, Verlust der Steuerfreiheit von Trinkgeldern, etc.).

Das Wissen aller Bedingungen und deren Umsetzung in ganzheitlichen Prozessen ist die Maßgabe für Ihren langfristigen sicheren Erfolg.

Kommunikationssicherheit zwischen Adyen und Hypersoft

Sie haben mit Hypersoft Pay powered by Adyen eine hohe Kommunikationssicherheit bei mobilen Payments - sollte sich ein Zahlungsterminal während eines Bezahlvorganges nicht mehr am POS zurückmelden (was leider vorkommen kann), fragt die CloudEngine des Standortsystems den Adyen Server, wie der Zahlungsprozess letztendlich ausgegangen ist. Je nachdem wie der Server des Acquirers antwortet, wird der Status abgebrochen oder der erfolgreiche Status Zahlung nachträglich verarbeitet. Dann wird das Trinkgeld gesplittet und der Vorgang abgeschlossen (temporär bis zum Abschluss als Blauer Tisch sichtbar). Das ganze erfolgt umgehend im Anschluss an den Time Out, also die eingestellte Zeit, die das System auf das Terminal warten soll.

Weiterführende Dokumentation:Internetanbindung des Hypersoftsystems...

Besonderheit bei Mehrfachzahlungen...

Sehen Sie hierzu Besonderheit bei bargeldlosen Mehrfachzahlungen...

Fragen zur Abrechnung und buchhalterischen Handhabung

Im Standard erhalten Sie von Adyen die Abrechnungen per Mail an die Adresse, die SIe beim Onboarding mit Adyen hinterlegt haben. Diese Abrechnung ist in englischer Sprache, aber da die Begriffe bei bargeldlosen Zahlungen ohnehin meist englischsprachig sind, ist diese gut nachvollziehbar. Für weitere Anforderungen an die Abrechnungen empfehlen wir die Nutzung des Adyen Online Portals (das auch auf deutsch eingestellt werden kann) und haben auch mehrere Hilfethemen zur Abrechnung erstellt:

Abrechnung per Mail...

Sie erhalten die Abrechung im Standard einmal monatlich von Adyen per Mail, an die beim Onboarding angegebene Adresse.

Die Abrechnung ist in englischer Sprache. Wenn Sie das Portal von Adyen verwenden können Sie vieles auf Deutsch umstellen, aber die Abrechnungstabelle bleibt Englisch. Unser Partner Adyen hat bei diesem Link das optimale Vorgehen für den Abgleich Ihrer Rechnung beschrieben: https://docs.adyen.com/reporting/invoice-reconciliation

Einige direkte Übersetzungen:

Englisch	Deutsch
Return Address	Absender
Invoice Number	Rechnungsnummer Die Rechungsnummer im Front Office ist wie folgt aufgebaut, um auch dem Notbetrieb gerecht zu werden: Kassennummer (max 3stellig) lfd. Rechnungsnummer (6Stellen) und Formularnummer (-2Stellen). Beispiele: An Kasse 99 die 12345te Rechnung auf dem zweiten Formular: 99123456-02 An Kasse 10 die 5te A5 Rechnung auf dem vierten Formular: 10000005-04 Es gibt also jeweils einen Rechnungsnummernkreis pro Kasse und Formular.
Invoice Date	Rechnungsdatum
Merchant Account	Interne Nummer (Hypersoft bei Adyen)
Description: Payment Processing	Rechnungsart: Zahlungsausführung
Period	Zeitraum
Your VAT Reg	intern
Order Reference	intern
Processing Fees	Bearbeitungsgebühren
Payment Method Fees	Gebühr der Zahlungsmethoden
Refund Fees	Gebühr für die Rückabwicklung / das Zurückbuchen einer Zahlung
Invoice Total excluding taxes	Nettosumme der Rechnung
Already deducted from settlement	Bereits von der Abrechnung abgezogen. (Diesen Teilbetrag hatte Adyen bereits einbehalten).
Amount due	Fälliger Betrag (Der Rechnungsbetrag abzüglich dem einbehaltenen Betrag).
Payment Instructuions	Zahlungsbedingungen
The total amount due EUR xy,- will be debited from your settlement batch under reference NL...... You don't have to transfer any money.	Der fällige Gesamtbetrag von xy,- EUR wird von Ihrem Bankkonto Verwendung der Referenz NL...... abgebucht. Sie brauchen kein Geld zu überweisen.

Hypersoft Pay Powered by Adyen als PayPOS

Sie können Zahlungsterminals von Adyen mit dem mobilen Kassensystem Hypersoft mPOS kombinieren, so dass Sie nur ein Gerät für beide Aufgaben benötigen. Eine Übersicht der Geräte finden Sie unter .

Auszahlungen von Hypersoft Pay

Wenn Sie bargeldlose Zahlungen annehmen, dann sollte Ihr Geld möglichst schnell bei Ihnen eintreffen. Je nach Anbieter kann dies länger dauern oder auch erhebliche Kosten durch Einzelbuchungen auf Ihrem Geschäftskonto verursachen.

Unser Adyen Rechenzentrum sammelt die Zahlungen, erstellt Ihnen eine leicht nachvollziehbare Abrechnung und überweist Ihnen das Geld in der Regel am zweiten Tag.

Beispiel: Alle am Montag eingegangenen Zahlungen werden gesammelt am Mittwoch ausgezahlt.

Dieser Service kostet sonst je nach Anbieter bis zu mehrere Cent pro Transaktionen. Bei Hypersoft Pay powered by Adyen ist dies bereits enthalten.

Das sollten Sie wissen: Wie beinahe alle Rechenzentren behält auch Adyen bei Risikozahlungen gewissen Teilbeträge für einen vorübergehend Risikozeitraum ein. Dies entscheidet der Adyen Algorithmus bei Bedarf und weist dies auf ihrer Abrechnung entsprechend aus. Dies schützt Sie auch vor den meisten kurzfristigen Rückgabeforderungen. Wir möchten dies erwähnen, auch wenn dies in der Regel beim Bezahlen in der Gastronomie nicht zum Tragen kommt. Sehen Sie hierzu auch ergänzend Adjustments / Änderungen im Sales to Payout / Auszahlungen Report im Hypersoft Pay Portal.

Einfache oder günstige Preismodelle und Disagien

Tatsächlich sind die Kosten für bargeldlose Zahlungen nur schwer nachzuvollziehen. Hierbei stößt man immer wieder auf zwei unterschiedliche Modelle. Das so genannte "Blended Modell" ermittelt einen Schnitt der zu erwartenden Kosten, kalkuliert Risiken des Rechenzentrums zu Ihren Lasten ein und gibt Ihnen dann zum Beispiel einen Disagiopreis von 1,8 % bei den meisten Kreditkarten. Das ist einfach nachvollziehbar.

Tatsächlich haben die Kreditkarten ganz unterschiedliche Disagien und innerhalb der Herausgeber wie z.B. Mastercard wird mindestens nach inländischer und ausländischer Karte und jeweils noch anhand der Option Firmenkarte unterschieden. Da Hypersoftkunden im Profibereich arbeiten, haben wir uns im Standard gegen Blendet Modelle entschieden und nach dem ersten Jahr mit Hypersoft Pay powered by Adyen nachgerechnet, dass Sie hierdurch mit Kreditkarten ca. 0,5% Ihres bargeldlosen Umsatzes mehr zu Ihrer Verfügung haben. Dafür bitten wir Sie die differenzierten Abrechnungen als positiv zu betrachten. Kontrollieren können Sie diese einfach mit dem Hypersoft Pay Buchhaltung Report , sehen Sie dort auch speziell das Kapitel Kontrolle der Payment Method Fees....

Betragsfenster durch Minimum und Maximum

Für das Bezahlen gibt es ein Minimum und ein Maximum, dass Sie (teils) im Adyen Portal vorgeben können bzw. dass für Sie eingestellt werden kann. Unabhängig davon können auch mit anderen Zahlungsdienstleistern solche Einstellungen vorgenommen werden. Von daher empfehlen wir Ihnen dieses Thema, welches wir im Bereich Hypersoft Pay Betragsfenster behandeln in jedem Fall anzuschauen und für sich mit Bedacht einzustellen.

3D-Secure 2 - Eine neue Authentifizierungslösung

Wenn Sie in den letzten zehn Jahren online eingekauft haben, hatten Sie wahrscheinlich mit 3DS1 zu tun, wenn Sie auf eine oft eher wenig ansprechend gestaltete Seite Ihrer Bank weitergeleitet wurden, um Ihre Identität zu bestätigen.

3DS2 ist der neue Standard und löst die bisherige erste Stufe ab.

3DS2 ist viel mehr als nur eine Weiterleitung, denn durch die Kombination aus zertifizierten SDKs im Check-out Flow sowie Datenfreigabe-APIs kann 3DS2 als Tool zum Teilen aussagekräftiger Daten zwischen Händlern und Banken eingesetzt werden. Mehr als 100 potenzielle Datenpunkte werden mit den ausstellenden Banken geteilt. So können die Informationen, die Sie und Ihr Kartenaussteller über Ihre gemeinsamen Kunden haben, verwendet werden, um bessere Risikoentscheidungen zu treffen. Je mehr Informationen Sie zur Entscheidung von Authentifizierungsfällen haben, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit einer Autorisierung - und das kommt Ihnen zu Gute. Mit 3DS2 können Daten stillschweigend im Hintergrund zwischen Banken und Händlern ausgetauscht werden. So können Autorisierungsraten ohne für den Kunden wahrnehmbare Änderungen am Check-out Flow erhöht werden.

Die neuen 3D-Secure Transaktionen erzeugen je nach Rechenzentrum Gebühren um die 5 Cent. Bei Hypersoft Pay powered by Adyen fallen für Sie auch für 3D-Secure Transaktionen keine extra Gebühren an.

Klarna bzw. Sofortüberweisung bei Abbruch

Kommt es zu einem Problem bei der Zahlung per Klarna bzw. Sofortüberweisung, wobei die Zahlung erfolgt aber die Weiterleitung in die Shop(APP)/ NoCOO abgebrochen wird, so dass die Bestellung nicht verarbeitet werden kann, so erfolgt nach 5 Minuten eine automatische Stornierung. Bei Adyen wird die Zahlung entsprechend für die Stornierung (Refund) gesperrt.

Durch die internen Prozesse seitens Adyen und Klarna bzw. Sofortüberweisung kann die Rückbuchung des Betrages bis zu 72 Stunden dauern.

Integrierte SIM Karte für unbegrenzten Einsatz

Beachten Sie, dass wir aufgrund der schwachen Antennenleistung der Verifone Zahlungsterminals aktuell nach einer Alternative für den SIM Betrieb dieser Geräte suchen. In dieser Zeit bitten wir vom Verkauf und Installationen abzusehen, wenn Sie diese nicht in einem sehr hochwertigen Empfangsgebiet einsetzen.

Offlinebetrieb (für Kreditkarten)

Unter bestimmten Umständen werden manchmal Kreditkarten angenommen ohne geprüft zu werden ("Offline"). Dies Verfahren unterstützen wir mit Hypersoft Pay powered by Adyen nicht.

Die Terminals und auch der eCommerce Transaktionen prüfen zu Ihrer Sicherheit immer Online die aktuellen Zahlungen.

PayPOS auf Adyen Terminals vorinstalliert

Die PayPOS Variante des mPOS Client Server ist auf Adyen Android Zahlungsterminals vorinstalliert und wird dort bei Bedarf auch aktualisiert. Aktiviert wird das Programm auf Ihren Wunsch über eine Lizenzierung. Andernfalls können Sie das Programm ignorieren.

Nach dem Start der App (auch ohne Lizenz) wird nach der Erlaubnis zur Nutzung der Kamera und dem Verwenden von Dateien gefragt, diese Berechtigungen werden benötigt um die interne Kamera als QR-Code und Barcodescanner zu verwenden und um die Konfigurationsdateien zu schreiben. Diese Erlaubnis muss gewährt werden wenn Sie den mPOS Client lizenziert haben und verwenden wollen.

Weiterführende Dokumentation: Beachtenswertes zu mPOS Client-Server

Sprache der Kunden und Händlerbelege

Manchmal wundert man sich warum z.B. der Händlerbeleg in Deutsch und der Kundenbeleg in Englisch ist. Das liegt daran, das der Händlerbeleg in der Sprache gedruckt wird wie er im Backend bei Adyen eingestellt ist und der Kundenbeleg in der Sprache wie er aus der Kreditkarte ausgelesen wird.

Händlerbeleg in der Sprache die im Adyen-Portal eingestellt ist
Deutsche Kreditkarte = Deutscher Kundenbeleg
Englische Kreditkarte = Englischer Kundenbeleg

Einfache Zahlung am POS...

Das POS System sendet eine Zahlung an den BZV Adyen Client
Der Client leitet die Zahlung an das Terminal weiter
Das Terminal kommuniziert die Zahlung mit dem Adyen Portal
Das Terminal sendet das Ergebnis der Zahlung an den Client
Der Client übergibt das Ergebnis an das POS System

Pay@Table Zahlung...

Das Terminal sendet die Pay@Table Anfrage an den BZVReceiver
Der BZVReceiver überprüft die Anfrage und sendet diese an den zugehörigen Client
Der Client sendet die Tischliste an das Terminal und wartet auf die Tischauswahl
Nach der Tischauswahl sendet der Client die Zahlung an ein Subsystem
Das Subsystem übergibt den Rechnungsbeleg an den Client
Der Client übergibt den Rechnungsbeleg an das Terminal zum Drucken und leitet die Zahlung ein
Das Terminal kommuniziert die Zahlung mit dem Adyen Portal
Das Terminal sendet das Ergebnis der Zahlung an den Client
Bei einer Teilzahlung wird die nächste Zahlung an das Terminal übergeben
Nach Abschluss aller Zahlungen oder Abbruch wird das Ergebnis an das POS System übergeben

Auswertungen

Bargeldlose Zahlungen werden im Standard in der Hypersoft Berichten ausgewertet. Im Bericht Zahlungsart und Typ detailliert erhalten Sie sogar aus der Zahlungsauswertung der Kunden einen Link direkt in das Adyen Portal.

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