Beachtenswertes zu Hypersoft Pay (Adyen)
Einleitung
Hypersoft Pay powered by Adyen lässt sich sowohl im eSolutions-Bereich als auch mit stationären Terminals einsetzen. Neben den Vorteilen eines einzigen Ansprechpartners und einer einheitlichen Abrechnung aller Zahlungen überzeugt vor allem die Transparenz und Einheitlichkeit der Gebühren. Hypersoft agiert dabei als primärer technischer und vertraglicher Ansprechpartner. Während die Gebühren für stationäre Terminals europaweit stark umkämpft sind, liegen die eSolutions-Gebühren häufig deutlich höher. Dies stellt viele Unternehmen vor eine Herausforderung: Eine günstige Girocard-Gebühr nützt wenig, wenn Kunden zunehmend mit Apple- oder Google Pay bezahlen, was über Kreditkarten (beziehungsweise Kreditkartenmerkmale von Debitkarten Bei Debitkarten handelt es sich um sogenannte "Kontozugangskarten", die bei Nutzung als Zahlungskarte am POS (Point of Sale) eine sofortige Belastung des Girokontos vorsehen. In Deutschland kennen wir diese als BankCards, SparkassenCards, Bank-ServiceCards oder ec-/Maestro Karten. Sie bieten verschiedene Zahlungsmöglichkeiten (ec-cash, ELV, POZ usw.). Im Ausland ausgegebene Debitkarten tragen gegebenenfalls zusätzlich ein Maestro oder Visa Electron Logo.) abgewickelt wird. Diese Debit-Kreditkarten führen zu höheren Gebühren, die bei Fünfjahresverträgen zum Nachteil werden können.
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Ihre Verträge sollten sowohl die Gebührenstruktur für eSolutions als auch den wachsenden Anteil an Kreditkartenzahlungen berücksichtigen. Digitale Zahlungsbelege, die Übermittlung von Bonuspunkten, Gutscheinen und Loyalty-Programmen per Smartphone werden zunehmend erwartet. Branchenführer setzen hier den Maßstab, und ohne einen zuverlässigen Partner und die richtige Technologie könnte Ihr Unternehmen im digitalen Wandel den Anschluss verlieren. Veraltete Fünfjahresverträge könnten Sie doppelt belasten.
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Der digitale Wandel im Payment-Bereich erfordert flexible und zukunftsorientierte Technologien. Schnell verfügbare Lösungen, wie z.B. die Anmeldung bei einer Lieferserviceplattform oder der Kauf günstiger Terminals online, scheinen verlockend, aber sie bringen oft keine durchdachten Workflows und keine nahtlos integrierten Prozessabläufe mit sich. Bei getrennten Systemen für POS und Payment entstehen Probleme wie falsche Preise, nicht lieferbare Bestellungen und unklare Abläufe. Zuerst leidet die interne Buchhaltung, und später könnte eine Betriebsprüfung zu finanziellen Nachteilen führen (z.B. nicht zuordenbare Zahlungen, Verlust der Steuerfreiheit bei Trinkgeldern).
Ein fundiertes Verständnis aller Bedingungen und deren Einbindung in ganzheitliche Prozesse ist entscheidend für Ihren langfristigen, sicheren Erfolg.
Adyen liefert Best Practice Guide
Adyen bietet Ihnen als Kunde eine detaillierte Anleitung, um die Grundlagen der Zahlungsabwicklung besser kennenzulernen. Die Anleitung behandelt Themen wie den Zugang zum Konto, die Einrichtung von Mehrfaktor-Authentifizierung, die Verwaltung von Zahlungen, Rückerstattungen und Betrugsprävention. Außerdem wird erklärt, wie Kontoeinstellungen konfiguriert, regelmäßige Risikobewertungen durchgeführt und Rechnungen abgestimmt werden. Die Informationen sind speziell für Sie als Kunden aufbereitet und bieten Schritt-für-Schritt-Anweisungen, um die Zahlungsverwaltung zu vereinfachen.
Eine Anmerkung zum Adyen Wording:
Für Adyen sind Sie als Kunde ein "Adyen Franchisenehmer"; sollten Sie selbst im Zusammenhang mit der Gastronomie Franchisegeber oder -nehmer sein, hat der Begriff bei Adyen einen andere Bedeutung für Sie.
Für weitere Details finden Sie den Guide hier (Übersetzung wie immer mit Browser-tools möglich): https://help.adyen.com/guides/franchisees-basics-guide
Kommunikationssicherheit zwischen Adyen und Hypersoft
Mit Hypersoft Pay powered by Adyen genießen Sie höchste Kommunikationssicherheit bei mobilen Zahlungen. Sollte ein Zahlungsterminal während des Bezahlvorgangs nicht mehr auf POS-Anfragen reagieren (was gelegentlich vorkommen kann), fragt die CloudEngine des Standortsystems den Adyen-Server nach dem endgültigen Status der Transaktion. Je nach Antwort des Acquirer-Servers wird der Vorgang entweder abgebrochen oder als erfolgreich verbucht. Anschließend wird das Trinkgeld gesplittet und der Vorgang abgeschlossen. Bis zum Abschluss bleibt er als "Blauer Tisch" sichtbar. Dies erfolgt unmittelbar nach Ablauf der festgelegten Wartezeit (Time Out), in der das System auf eine Rückmeldung des Terminals wartet.
Weiterführende Dokumentation:Internetanbindung des Hypersoftsystems...
Besonderheit bei Mehrfachzahlungen...
Sehen Sie hierzu Besonderheit bei bargeldlosen Mehrfachzahlungen...
Wichtige Informationen zur Firewall Konfiguration für Adyen Zahlungsterminals
Sie müssen ihre Firewall-Konfiguration aktualisieren, damit Terminals über ihr Netzwerk auf *.cdn.adyen.com zugreifen können und somit eine reibungslose Abwicklung von persönlichen Zahlungen mit Terminals gewährleistet wird. Dazu können Sie die Schritte befolgen, die auf dieser speziellen Adyen-Hilfeseite beschrieben sind.
Zusätzliche Informationen zu Netzwerkempfehlungen für Zahlungsterminals finden Sie hier.
Ressourcen:
Dokumentation: Netzwerk-Konfiguration → Allgemeine Netzwerkempfehlungen
Weiterführende Dokumentation: 2. Kartenzahlung und spezielle Freigaben
Fragen zur Abrechnung und buchhalterischen Handhabung
Im Standard erhalten Sie von Adyen die Abrechnungen per Mail an die Adresse, die SIe beim Onboarding mit Adyen hinterlegt haben. Diese Abrechnung ist in englischer Sprache, aber da die Begriffe bei bargeldlosen Zahlungen ohnehin meist englischsprachig sind, ist diese gut nachvollziehbar. Für weitere Anforderungen an die Abrechnungen empfehlen wir die Nutzung des Adyen Online Portals (das auch auf deutsch eingestellt werden kann) und haben auch mehrere Hilfethemen zur Abrechnung erstellt:
Abrechnung per Mail...
Sie erhalten die Abrechung im Standard einmal monatlich von Adyen per Mail, an die beim Onboarding angegebene Adresse.
Die Abrechnung ist in englischer Sprache. Wenn Sie das Portal von Adyen verwenden können Sie vieles auf Deutsch umstellen, aber die Abrechnungstabelle bleibt Englisch. Unser Partner Adyen hat bei diesem Link das optimale Vorgehen für den Abgleich Ihrer Rechnung beschrieben: https://docs.adyen.com/reporting/invoice-reconciliation
Einige direkte Übersetzungen:
Englisch | Deutsch |
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Return Address | Absender |
Invoice Number | Rechnungsnummer |
Invoice Date | Rechnungsdatum |
Merchant Account | Interne Nummer (Hypersoft bei Adyen) |
Description: Payment Processing | Rechnungsart: Zahlungsausführung |
Period | Zeitraum |
Your VAT Reg | intern |
Order Reference | intern |
Processing Fees | Bearbeitungsgebühren |
Payment Method Fees | Gebühr der Zahlungsmethoden |
Refund Fees | Gebühr für die Rückabwicklung / das Zurückbuchen einer Zahlung |
Invoice Total excluding taxes | Nettosumme der Rechnung |
Already deducted from settlement | Bereits von der Abrechnung abgezogen. (Diesen Teilbetrag hatte Adyen bereits einbehalten). |
Amount due | Fälliger Betrag (Der Rechnungsbetrag abzüglich dem einbehaltenen Betrag). |
Payment Instructuions | Zahlungsbedingungen |
The total amount due EUR xy,- will be debited from your settlement batch under reference NL...... You don't have to transfer any money. | Der fällige Gesamtbetrag von xy,- EUR wird von Ihrem Bankkonto Verwendung der Referenz NL...... abgebucht. Sie brauchen kein Geld zu überweisen. |
Hypersoft Pay Powered by Adyen als PayPOS
Sie können Zahlungsterminals von Adyen mit dem mobilen Kassensystem Hypersoft mPOS kombinieren, so dass Sie nur ein Gerät für beide Aufgaben benötigen. Eine Übersicht der Geräte finden Sie unter .
Auszahlungen von Hypersoft Pay
Wenn Sie bargeldlose Zahlungen annehmen, dann sollte Ihr Geld möglichst schnell bei Ihnen eintreffen. Je nach Anbieter kann dies länger dauern oder auch erhebliche Kosten durch Einzelbuchungen auf Ihrem Geschäftskonto verursachen.
Unser Adyen Rechenzentrum sammelt die Zahlungen, erstellt Ihnen eine leicht nachvollziehbare Abrechnung und überweist Ihnen das Geld in der Regel am zweiten Tag.
Beispiel: Alle am Montag eingegangenen Zahlungen werden gesammelt am Mittwoch ausgezahlt.
Dieser Service kostet sonst je nach Anbieter bis zu mehrere Cent pro Transaktionen. Bei Hypersoft Pay powered by Adyen ist dies bereits enthalten.
Das sollten Sie wissen: Wie beinahe alle Rechenzentren behält auch Adyen bei Risikozahlungen gewissen Teilbeträge für einen vorübergehend Risikozeitraum ein. Dies entscheidet der Adyen Algorithmus bei Bedarf und weist dies auf ihrer Abrechnung entsprechend aus. Dies schützt Sie auch vor den meisten kurzfristigen Rückgabeforderungen. Wir möchten dies erwähnen, auch wenn dies in der Regel beim Bezahlen in der Gastronomie nicht zum Tragen kommt. Sehen Sie hierzu auch ergänzend Adjustments / Änderungen im Sales to Payout / Auszahlungen Report im Hypersoft Pay Portal.
Einfache oder günstige Preismodelle und Disagien
Tatsächlich sind die Kosten für bargeldlose Zahlungen nur schwer nachzuvollziehen. Hierbei stößt man immer wieder auf zwei unterschiedliche Modelle. Das so genannte "Blended Modell" ermittelt einen Schnitt der zu erwartenden Kosten, kalkuliert Risiken des Rechenzentrums zu Ihren Lasten ein und gibt Ihnen dann zum Beispiel einen Disagiopreis von 1,8 % bei den meisten Kreditkarten. Das ist einfach nachvollziehbar.
Tatsächlich haben die Kreditkarten ganz unterschiedliche Disagien und innerhalb der Herausgeber wie z.B. Mastercard wird mindestens nach inländischer und ausländischer Karte und jeweils noch anhand der Option Firmenkarte unterschieden. Da Hypersoftkunden im Profibereich arbeiten, haben wir uns im Standard gegen Blendet Modelle entschieden und nach dem ersten Jahr mit Hypersoft Pay powered by Adyen nachgerechnet, dass Sie hierdurch mit Kreditkarten ca. 0,5% Ihres bargeldlosen Umsatzes mehr zu Ihrer Verfügung haben. Dafür bitten wir Sie die differenzierten Abrechnungen als positiv zu betrachten. Kontrollieren können Sie diese einfach mit dem Hypersoft Pay Buchhaltung Report , sehen Sie dort auch speziell das Kapitel Kontrolle der Payment Method Fees....
Betragsfenster durch Minimum und Maximum
Für das Bezahlen gibt es ein Minimum und ein Maximum, dass Sie (teils) im Adyen Portal vorgeben können bzw. dass für Sie eingestellt werden kann. Unabhängig davon können auch mit anderen Zahlungsdienstleistern solche Einstellungen vorgenommen werden. Von daher empfehlen wir Ihnen dieses Thema, welches wir im Bereich Hypersoft Pay Betragsfenster behandeln in jedem Fall anzuschauen und für sich mit Bedacht einzustellen.
3D-Secure 2 - Eine neue Authentifizierungslösung
Wenn Sie in den letzten zehn Jahren online eingekauft haben, hatten Sie wahrscheinlich mit 3DS1 zu tun, wenn Sie auf eine oft eher wenig ansprechend gestaltete Seite Ihrer Bank weitergeleitet wurden, um Ihre Identität zu bestätigen.
3DS2 ist der neue Standard und löst die bisherige erste Stufe ab.
3DS2 ist viel mehr als nur eine Weiterleitung, denn durch die Kombination aus zertifizierten SDKs im Check-out Flow sowie Datenfreigabe-APIs kann 3DS2 als Tool zum Teilen aussagekräftiger Daten zwischen Händlern und Banken eingesetzt werden. Mehr als 100 potenzielle Datenpunkte werden mit den ausstellenden Banken geteilt. So können die Informationen, die Sie und Ihr Kartenaussteller über Ihre gemeinsamen Kunden haben, verwendet werden, um bessere Risikoentscheidungen zu treffen. Je mehr Informationen Sie zur Entscheidung von Authentifizierungsfällen haben, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit einer Autorisierung - und das kommt Ihnen zu Gute. Mit 3DS2 können Daten stillschweigend im Hintergrund zwischen Banken und Händlern ausgetauscht werden. So können Autorisierungsraten ohne für den Kunden wahrnehmbare Änderungen am Check-out Flow erhöht werden.
Die neuen 3D-Secure Transaktionen erzeugen je nach Rechenzentrum Gebühren um die 5 Cent. Bei Hypersoft Pay powered by Adyen fallen für Sie auch für 3D-Secure Transaktionen keine extra Gebühren an.
Klarna bzw. Sofortüberweisung bei Abbruch
Kommt es zu einem Problem bei der Zahlung per Klarna bzw. Sofortüberweisung, wobei die Zahlung erfolgt aber die Weiterleitung in die Shop(APP)/ NoCOO abgebrochen wird, so dass die Bestellung nicht verarbeitet werden kann, so erfolgt nach 5 Minuten eine automatische Stornierung. Bei Adyen wird die Zahlung entsprechend für die Stornierung (Refund) gesperrt.
Durch die internen Prozesse seitens Adyen und Klarna bzw. Sofortüberweisung kann die Rückbuchung des Betrages bis zu 72 Stunden dauern.
Integrierte SIM Karte für unbegrenzten Einsatz
Beachten Sie, dass wir aufgrund der schwachen Antennenleistung der Verifone Zahlungsterminals aktuell nach einer Alternative für den SIM Betrieb dieser Geräte suchen. In dieser Zeit bitten wir vom Verkauf und Installationen abzusehen, wenn Sie diese nicht in einem sehr hochwertigen Empfangsgebiet einsetzen.
Offlinebetrieb (für Kreditkarten)
Unter bestimmten Umständen werden manchmal Kreditkarten angenommen ohne geprüft zu werden ("Offline"). Dies Verfahren unterstützen wir mit Hypersoft Pay powered by Adyen nicht.
Die Terminals und auch die eSolutions Transaktionen prüfen zu Ihrer Sicherheit immer Online die aktuellen Zahlungen.
PayPOS auf Adyen Terminals vorinstalliert
Die PayPOS Variante des mPOS Client Server ist auf Adyen Android Zahlungsterminals vorinstalliert und wird dort bei Bedarf auch aktualisiert. Aktiviert wird das Programm auf Ihren Wunsch über eine Lizenzierung. Andernfalls können Sie das Programm ignorieren.
Nach dem Start der App (auch ohne Lizenz) wird nach der Erlaubnis zur Nutzung der Kamera und dem Verwenden von Dateien gefragt, diese Berechtigungen werden benötigt um die interne Kamera als QR-Code und Barcodescanner zu verwenden und um die Konfigurationsdateien zu schreiben. Diese Erlaubnis muss gewährt werden wenn Sie den mPOS Client lizenziert haben und verwenden wollen.
Weiterführende Dokumentation: Beachtenswertes zu mPOS Client-Server
Sprache der Kunden und Händlerbelege
Manchmal wundert man sich warum z.B. der Händlerbeleg in Deutsch und der Kundenbeleg in Englisch ist. Das liegt daran, das der Händlerbeleg in der Sprache gedruckt wird wie er im Backend bei Adyen eingestellt ist und der Kundenbeleg in der Sprache wie er aus der Kreditkarte ausgelesen wird.
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Händlerbeleg in der Sprache die im Adyen-Portal eingestellt ist
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Deutsche Kreditkarte = Deutscher Kundenbeleg
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Englische Kreditkarte = Englischer Kundenbeleg
Einfache Zahlung am POS...
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Das POS System sendet eine Zahlung an den BZV Adyen Client
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Der Client leitet die Zahlung an das Terminal weiter
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Das Terminal kommuniziert die Zahlung mit dem Adyen Portal
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Das Terminal sendet das Ergebnis der Zahlung an den Client
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Der Client übergibt das Ergebnis an das POS System
Pay@Table Zahlung...
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Das Terminal sendet die Pay@Table Anfrage an den BZVReceiver
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Der BZVReceiver überprüft die Anfrage und sendet diese an den zugehörigen Client
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Der Client sendet die Tischliste an das Terminal und wartet auf die Tischauswahl
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Nach der Tischauswahl sendet der Client die Zahlung an ein Subsystem
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Das Subsystem übergibt den Rechnungsbeleg an den Client
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Der Client übergibt den Rechnungsbeleg an das Terminal zum Drucken und leitet die Zahlung ein
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Das Terminal kommuniziert die Zahlung mit dem Adyen Portal
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Das Terminal sendet das Ergebnis der Zahlung an den Client
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Bei einer Teilzahlung wird die nächste Zahlung an das Terminal übergeben
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Nach Abschluss aller Zahlungen oder Abbruch wird das Ergebnis an das POS System übergeben
Auswertungen
Bargeldlose Zahlungen werden im Standard in der Hypersoft Berichten ausgewertet. Im Bericht Zahlungsart und Typ detailliert erhalten Sie sogar aus der Zahlungsauswertung der Kunden einen Link direkt in das Adyen Portal.
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