Beachtenswertes zu NoCOO

NoCOO Kann mit QR-Code Kurzbelegen oder durch die Darstellung von QR Codes auf Monitoren verwendet werden. Das Handling mit dem Kurzbeleg ist nicht nur übersichtlich und schnell, sondern sichert Sie auch rechtlich in den verschiedenen Ländern der DACH-Region und darüber hinaus ab, denn in einigen Ländern werden auch Kurzbelege durch die vielen gesetzlichen Vorgaben immer länger und damit unpraktischer bzw. unansehnlicher. Natürlich können Sie mit dem Hypersoft ePOS System auch spontan (auf Kundenwunsch) einen üblichen langen Beleg erstellen. Auch dieser kann in NoCOO gespeichert und mit allen Annehmlichkeiten verwendet werden.

Wer ganz auf Papier verzichten möchte, kann sich auf die Weiterentwicklung der Hypersoft App Welt freuen und komplett digital mit seinen Kunden arbeiten. Jeder Kunde ist anders und damit Ihr positives Engagement nicht missverstanden werden kann, lesen Sie auch Best Practice Außendarstellung von Belegen.

Die einfachste und gelernte Art der Rechnungsübergabe bleibt erhalten, wenn ein sehr kurzer Beleg erstellt und dem Kunden ausgehändigt wird.

QR-Codes mit oder ohne PIN verwenden

Im Standard wird zu jedem QR-Code auch ein PIN generiert und ausgehändigt. Beim Aufrufen des QR Codes muss dann der PIN eingegeben werden, um Zugriff auf die Beleginformationen zu erhalten. Entscheiden Sie bitte, ob der Schutz durch die PIN-Eingabe für Sie und Ihre Kunden verzichtbar ist, wenn Sie auf die PIN Eingabe verzichten wollen. Wenn Sie den PIN-Schutz abschalten wird der dann im QR-Code automatisch hinterlegt und ausgefüllt:

PIN-Schutz abschalten...

In der Stationsverwaltung im Bereich Allgemein befindet sich der Schalter PIN im NoCOO QR-Code integrieren, mit dem der Schutz abgeschaltet werden kann.

Workflow ohne PIN-Schutz...

Der NoCOO PIN wird bei entsprechender Einstellung an den QR-Code angehängt, hierdurch wird beim Aufrufen der Webseite der PIN automatisch eingetragen:

Nach dem Öffnen der Seite kann vom User einfach mit Weiter bestätigt werden um zu den Informationen zu gelangen (im Standard gibt der User hier den PIN manuell ein).

Voraussetzungen für NoCOO

Die Verwendung von NoCOO setzt eine vollständig eingerichtete Verbindung mit dem Mastertoken zwischen ihrem POS Standort sowie unserem Portal voraus, sehen Sie hierfür Hypersoft POS-Schnittstelle. Es wichtig, dass die Einstellung (Drucker, Ordergruppen, Kassenformulare, Schnittstellen) in dem automatisch angelegten NoCOO Subsystem vorgenommen werden.

Beachten Sie die Bedingungen von NoCOO, da ein vorhandener Kundenstamm 1.0 gegebenenfalls zur Version 2.0 konvertiert wird und es Unterschiede in der Kompatibilität zu Ihrer jetzigen Nutzungsvariante geben kann. Prüfen Sie deshalb bitte die Kompatibilität des Kundenstamms 2.0. Allerdings ist eine Kundenstammlizenz für die Verwendung von NoCOO notwendig, auch nicht für die Erfassung der Rechnungsadressen.

Eine Lizenz Kundenstamm 2.0 ist für NoCOO (die optionale Adresseingabe der User) nicht notwendig.
Wenn Sie bereits den Kundenstamm 2.0 haben, dann haben Sie bereits eine Hypersoft POS Schnittstelle eingerichtet, brauchen keine Kundendaten konvertieren lassen und können gleich mit NoCOO beginnen.
Wenn Sie den Kundenstamm 1.0 ohne Onlinefunktion haben können Sie die Hypersoft POS-Portal Integration aktivieren und es ist keine Konvertierung des Kundestamms erforderlich.
Wenn Sie den Kundenstamm 1.0 mit Onlinefunktion haben können Sie die Hypersoft POS-Portal Integration aktivieren und es muss eine Konvertierung des Kundestamms zur Version 2.0 erfolgen. Es erfolgt beim aktivieren deshalb eine Prüfung, ob die Kundenstamm 2.0 Lizenz vorhanden ist (bzw. eine Advantage Bundle Lizenz).

Wenn Sie Online Zahlung verwenden wollen benötigen Sie Hypersoft Pay powered by Adyen.

Reihenfolge des Onboardings

Wenn Sie Online Zahlungen mit NoCOO anbieten wollen und noch kein Hypersoft Pay powered by Adyen Kunde (im Webshop oder mit Zahlungsterminals) sind, sollen Sie diese Anmeldung als eine der ersten Schritte vornehmen und sich hierfür an Ihren Vendor wenden. Natürlich können Sie die Online Zahlung auch jederzeit später aktivieren.
Machen Sie sich mit den Möglichkeiten von NoCOO vertraut. NoCOO erleichtert Ihnen die Arbeit und Abrechnung der Kunden im Full-Service und im Quick-Service, am Stationären Gerät, an der mobilen Kasse und in Kürze sogar am (EC-) Zahlungsterminal.
Entscheiden Sie sich, ob Sie den NoCOO Kurzbeleg verwenden (im Standard empfohlen) oder die Langbelege (von Kurzbeleg auf Langbeleg nachdrucken geht ganz schnell und einfach).
Dann geht es an die Einstellungen. Alle Einstellungen sollen ab einem Zeitpunkt den Sie festlegen zusammen aktiviert werden. (Als Negativbeispiel: was nützt Ihnen ein NoCOO Kurzbeleg, wenn Sie die Landingpage noch nicht eingestellt haben!?)
1. Sie können die Layouts vorbereiten und später diese Einstellungen aktivieren (gleiche oder unterschiedliche Standorte).
2. Vervollständigen Sie die Portaleinstellungen (gleiche oder unterschiedliche Standorte).
3. Passen Sie die POS Layouts und PDF Layouts der Belege an. Bei Zentralen gemeinsam für alle Standorte, was
  einen einmaligen Clearing Abgleich erfordert.
4. Passen Sie Optional die Tastaturen für Online Zahlungen an.
5. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter.
Die Aktivierung des vollständig eingerichteten NoCOO Systems geschieht dann nach einem /TTA Der Theoretische Tagesabschluss (TTA) wendet den kalendarischen Tageswechsel zu einer von Ihnen festgelegten Uhrzeit an (Standardeinstellung 6:00 Uhr). Das Programm kann zu diesem Zeitpunkt automatisch Abschlüsse, Aktualisierungen und Wartungen durchführen. Danach beginnt mit der ersten POS-Buchung des Tages ein neuer Verkaufstag. oder einem manuellem Neustart.

NoCOO Informationen auf Rechnungskopien...

Sobald NoCOO im Hypersoftsystem (betrifft auch eCommerce) aktiviert wurde, werden auf Rechnungskopien immer NoCOO Informationen mit ausgegeben. Dies passiert aus technischen Gründen unabhängig davon, ob auf den Formularen die NoCOO Information eingeschaltet oder ausgeschaltet ist.

Weitere Informationen zu NoCOO

NoCOO Sicherheit...

Das NoCOO System muss für alle Kunden eine hohe Verfügbarkeit haben. Deshalb haben wir unsere Server entsprechend gewählt und konfiguriert. Zudem sperren wir Sicherheitsgründen IPs für jeweils 5 Minuten, wenn diese 30 x NoCOO mit einer falschen URL aufrufen sollten. Sollte nach einer Sperrung so eine IP erneut eine falsche URL aufgerufen werden, so erfolgt deren nächste Sperrung dann sofort.

Rechnungskopie bei aktiviertem NoCOO System...

Ist das NoCOO System aktiviert, so entfällt das Wort *** KOPIE ***“ auf Formularen, wenn diese erneut ausgedruckt werden (z.b. bei der Funktion Vorgang bearbeiten, Kopie druck). Rechnungskopien als solche zu markieren ist im Zusammenhang mit Online verfügbaren PDF Rechnungen nicht logisch, da jene beliebig ausgedruckt werden können.

Formularautomatik bei Abschluss ohne Formular...

Wird im NoCOO Betrieb eine Abschluss Taste verwendet, bei der kein Formular hinterlegt ist, wird die Einstellung vom 1. Formular verwendet um das NoCOO PDF für das Portal zu erstellen.

HS-SSP Der Hypersoft - Service zur Sicherheit und Prüfbarkeit und die Bezeichnung eines DOkumentes, dass Sie im Hypersoft-Portal herunterlöaden können. Hinweis...

Der HS-SSP Der Hypersoft - Service zur Sicherheit und Prüfbarkeit und die Bezeichnung eines DOkumentes, dass Sie im Hypersoft-Portal herunterlöaden können. Hinweis, der auf der Rechnung gedruckt wird, wird auch auf dem NoCOO Kurzbeleg gedruckt. Wird Sie im Formulareinstellungen abgeschaltet, so ist sie auch auf dem NoCOO Kurzbeleg abgeschaltet.

Nachträgliches Trinkgeld mit NoCOO...

Wird am POS Trinkgeld nachträglich einem Vorgang hinzugebucht, so wird der Vorgang erneut im NoCOO Portal mit dem neuen Werten hochgeladen. Dies ist auch in der TSE Technik der Kassensicherungsverordnung so vorgesehen.

Nachträgliche Rechnungsadresse...

Wird in NoCOO nachträglich eine Rechnungsadresse eingegeben (dort maximal 1 x möglich wenn keine Adresse vorhanden), so wird der Vorgang erneut im NoCOO Portal mit der Adresse hochgeladen. Das Belegdatum bleibt erhalten.

Nachträgliches Ändern der Zahlungsart...

Wenn ein Kurzbeleg (oder ein anderer Beleg mit NoCOO Verweis) dem Kunden ausgehändigt wird, so sind die Daten bereits gesichert und stehen gegebenenfalls auch schon zum Download bereit. Ändert sich nun die Zahlungsart zum Beispiel von Bargeld auf Bargeldlos (was der Bediener mit dem Kassensystem entsprechend bucht) so wird eine neuer Beleg erstellt und hochgeladen. Der Kunde erhält damit einen neuen NoCOO Code. Der Zugang zu den Dokumenten unter dem alten Code wird automatisch gesperrt und dies mit entsprechendem Hinweis erklärt. Auch diese Verfahren ist in der Kassensicherungsverordnung entsprechend vorgesehen worden.

je nachdem welche Belege Sie zuerst erstellt haben sollte Ihr Bediener diese für Sie einsammeln, da diese ja storniert worden sind. Fragen Sie Ihren Steuerberater nach dem korrekten Verfahren, wir empfehlen die stornierten Belege prüfungssicher abzulegen.

NoCOO Verhalten im Notbetrieb...

Wenn die Kasse sich im Notbetrieb befindet, so werden alle Belege unabhängig von der Einstellung im Modus:

Formular mit NoCOO QR-Code gedruckt.

Behandlung von Zahlungsbelegen der Kartengeräte...

Wenn das Drucken der Belege so eingestellt ist, das die Kasse die Belege drucken soll, dann gibt es bei Hypersoft Pay powered Adyen und epay die NoCOO Belege.

Wenn der Beleg über das Terminal gedruckt wird, gibt es nur bei Hypersoft Pay powered by Adyen einen NoCOO einen Händler- und Kundenbeleg, denn die ZVT-Schnittstelle (alter Standard) die von epay und anderen Anbietern verwendet wird liefert beim Druck am Terminal einfach keine Druckdaten aus.

Die Zahlungsdaten werden bei Integrierten Kartengeräten aller Hersteller aber immer an NoCOO übermittelt.

NoCOO mit Zwischenzahlungen...

Wenn in einem Vorgang bereits Zwischenzahlungen getätigt wurden, so werden diese auch an NoCOO gegeben und nur der Restbetrag ist Online bezahlbar.

NoCOO Währungen...

Drei Währungen werden bei Online Zahlungen erlaubt (geprüft werden die Währungssymbole am POS):

EUR: [EUR, €, Euro]
GBP: [GBP, £, ₤, Pound]
CHF: [CHF, Fr., Fr]

Soll ein Beleg bezahlt werden und das Währungssymbol entspricht nicht einer dieser Vorgaben, dann wird die Zahlung zu Ihrer Sicherheit abgelehnt.

Ausnahme NoCOO in Verbindung mit Verkaufsstellenclearing...

Beim Verkaufsstellenclearing müssen (anders als beim Webclearing) momentan jeder Standort (was hier die Verkaufsstellen der Verkaufsstellenclearings sind) in Bezug auf die NoCOO Kurzbeleg Layouts und auch die NoCOO PDF Layouts jeweils individuell eingerichtet oder angepasst werden.

Das Aufrufen einer NoCOO Seite durch einen User zeigt einen Hinweise über die Nutzung von Cookies an.

NoCOO mit dem Hypersoft Webshop

Wenn Sie NoCOO verwenden können Sie die digitalen Belege auch vom Hypersoft Webshop an Ihre Kunden übermitteln. Sehen Sie Webshop Rechnungsversand mittels NoCOO (Digitales Rechnungverzeichnis).

NoCOO Rechnungen nachladen

Die gelöschten NoCOO Daten werden ab dem 28.06.2022 nachgeladen und sollten innerhalb einiger Tage wieder zur Verfügung stehen. Hierbei werden aber nur die Rechnungs-Daten für die Ansichten im Portal geladen, nicht die Rechnung als PDF. Möchte ein User eine Rechnung über NoCOO herunterladen, welche noch nicht im Portal zur Verfügung steht, so erhält der User diese Meldung:

Die Anfrage wird daraufhin an das POS gestellt, welches die Rechnung anhand der vorhandenen Informationen erneut erzeugt und NoCOO zur Verfügung stellt.

Vorteile für die Buchhaltung Ihrer Kunden

Ihre Kunden und besonders Geschäftskunden werden NoCOO sehr schätzen. Hier einige Beispiel die uns als Danksagungen von Buchaltern und Buchhalterinnen erreichten:

Szenario 1...

"Ich erhalte nur ein Foto einer Inforechnung, die natürlich aufgrund der fehlenden Angaben zur Umsatzsteuer nicht den Vorsteuerabzug erlaubt.

Mit NoCOO erhalte ich die Übersicht über die Speisen mit Beleg-QR-Code. Nun kann ich einfach selbst scannen, den Beleg downloaden und die Vorsteuer für meine Mandantin buchen - und das ohne jemanden kontaktieren zu müssen bzw. ohne, dass meine Kundin auf die Vorsteuer verzichten muss."

Szenario 2...

"Ich erhalte den heruntergeladenen Beleg via NoCOO von einem Team, jedoch ist der Betrag über 250 € und die Person aus dem Team meiner Mandantin hat nicht die Rechnungsadresse hinzugefügt.

Mit dem NoCOO Link kann ich jetzt einfach einmalig den Beleg aufrufen, die Rechnungsadresse hinzufügen und downloaden. So kann ich auch hier für meine Mandantin die Vorsteuererstattung retten, die zum einen korrekt ist und auch zusteht. Im Normalfall ohne NoCOO hätte ich mich an das Restaurant schriftlich wenden müssen und im schlimmsten Fall sogar auf die steuerlich korrekte und vorgesehen Verbuchung verzichten müssen."

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