Beachtenswertes zu Accounting
SEPA Lastschriften
Die vom Accounting Programm erstellte Datei zur automatischen Ausführung von Lastschriften ist kompatibel mit allen gängigen Bankprogrammen und Ihre Bankfiliale kann diese Aufträge auch für Sie ausführen.
Übergabe vom POS zum Accounting
Zum Rechnungsstatus...
Vorgänge mit der Zahlungsart auf Kundenkonto werden (wie alle bezahlten Vorgänge) in die Kassenumsätze übernommen, erstellen aber zusätzlich einen Zahlungsauftrag im MOBILE PEOPLE Accounting. Bei der Übergabe an das Accounting wird noch unterschieden, ob das Kassensystem ein Formular verwendet hat, dass als Rechnung agiert oder nicht. Denn wenn der Vorgang mit der Zahlungsart auf Kunde und einem Formular mit Rechnungsnummer
Die Rechungsnummer im Front Office ist wie folgt aufgebaut, um auch dem Notbetrieb gerecht zu werden: Kassennummer (max 3stellig) lfd. Rechnungsnummer (6Stellen) und Formularnummer (-2Stellen).
Beispiele: An Kasse 99 die 12345te Rechnung auf dem zweiten Formular: 99123456-02
An Kasse 10 die 5te A5 Rechnung auf dem vierten Formular: 10000005-04
Es gibt also jeweils einen Rechnungsnummernkreis pro Kasse und Formular. erstellt wurde, dann wird es zwar im Accounting abgerechnet aber bei einem Rechnungslauf im Accounting wird weder erneut eine Rechnung erstellt noch wird diese erneut zur Zustellung ausgedruckt oder gemailt.
Es ist zudem erforderlich ein freies Formular in dem Makro mit Zahlungsart auf Kundenkonto zu hinterlegen.
Offene Posten am POS und im Accounting...
Es besteht eine doppelte Benutzung des Begriffs OP / Offene Posten, beziehungsweise ist deren Status aus Sicht des POS Systems und des Accountings unterschiedlich:
Am POS System sind Vorgänge mit der Zahlungsart Zahlungen auf Kundenkonto nach Abschluss des Vorgangs automatisch OPs (offene Posten), da die Rechnungen aus dem Accounting dem Kunden übermittelt werden können / sollen.
im Accounting werden diese Vorgänge im Bereich der Zahlungsaufträge aufgelistet. Erst wenn im Accounting aus den Zahlungsaufträgen Rechnungen erstellt werden, erscheinen diese offenen Rechnung in dem Bereich Offene Posten (des Accounting). Aus Sicht des Accountings sind diese nun abgerechnet und offene Posten. Das POS System muss sich "nicht mehr darum kümmern" und deshalb gelten die Offenen Posten am POS System als ausgeglichen. Mit Rechnungsstellung der OPS im Accounting werden die OPs am POS also nicht mehr als OPs dargestellt.
Die Offenen Posten des POS Systems können dort auch erneut aufgerufen und auch so bezahlt werden, dass diese nicht mehr an das Accounting zur Abrechnung weitergegeben werden. Sehen sie hierfür Offene Posten am POS laden.
Bearbeitung von Vorgängen am POS und Auswirkungen zum Accounting...
Ein Vorgang der an das Accounting zur Abrechung übergeben wurde kann am POS noch bearbeitet werden und wird dann auch im Accounting aktualisiert.
Wenn ein Vorgang am Accounting abgerechnet wurde, gilt der Vorgang für das Hypersoft POS System als abgerechnet. Wenn ein Vorgang bereits im Accounting abgerechnet wurde, kann dieser nicht mehr am POS bearbeitet werden, bzw. kann im Accounting keine Aktualisierung durch das POS System ausgelöst werden.
Lösung zur Korrektur vom POS zum Accounting durch Retourstorno...
Mit einem Retourstorno können Sie eine Gegenbuchung ausführen, die dann an das Accounting übergeben wird. Damit können Sie einen negativen Betrag übermitteln, den Ihr Kunde gegebenenfalls mit offenen Rechnungen verrechnet.
Die Funktion unserer Retourstorni prüft nicht, ob eine positive Buchung vorhanden ist, sondern bucht frei einen bestimmten Artikel als Retour.
Sammelrechnungen
Da mehrere Rechnungen zu einer Sammelrechnung zusammenfügt werden können, sind mehrere Vorgänge unter der gleichen Accounting Rechnungsnummer Die Rechungsnummer im Front Office ist wie folgt aufgebaut, um auch dem Notbetrieb gerecht zu werden: Kassennummer (max 3stellig) lfd. Rechnungsnummer (6Stellen) und Formularnummer (-2Stellen).
Beispiele: An Kasse 99 die 12345te Rechnung auf dem zweiten Formular: 99123456-02
An Kasse 10 die 5te A5 Rechnung auf dem vierten Formular: 10000005-04
Es gibt also jeweils einen Rechnungsnummernkreis pro Kasse und Formular. aufgeführt. Die vonAccounting vergebenen Rechnungsnummern werden auch in die interne Rechnungstabelle übertragen. Damit können diese auch im DATEV und im Rechnungsreport ausgegeben werden.
Anmerkung: Es werden erst nach dem 10.08.2021 Rechnungen berücksichtigt (vorher nur in Ausnahmefällen).
Firmenmitglieder und Gruppen...
Wenn ein Kunde Mitglied einer Gruppe / Firma ist, so wird die Rechnung an die Firma gestellt und auf dem Einzelbeleg wird nun der Name des bewirteten Kunden angegeben.
Die TSE Signierung wird am POS system erzeugt. Geben Sie diese Belege Ihren Kunden wenn Sie die Signierung aushändigen müssen. Sehen Sie hierzu:
Fiskalgesetz in Österreich RKSV
Zahlungen am POS nach Accounting Zahlungsauftrag
Wurde ein Vorgang im Accounting zur Rechnung weiterverarbeitet, kann dieser Vorgang im Kassiermodus nicht mehr bearbeitet werden. Eine Möglichkeit eine Zahlung des Kunden trotzdem an der Kasse anzunehmen ist, diese am POS als Kostenartikel Einzahlung zu buchen (Kostenartikel) und dem Bearbeiter des Accounting diese Zahlung mitzuteilen. Somit kann die Information der Bezahlung dem Offenen Posten im Accounting übermittelt werden.
Die steuerlich korrekte Abrechnung
Um doppelte Vorsteuer oder falsche Abrechnungen zu vermeiden sollte nur an einem System, also Kasse oder MP Accounting einen vorsteuerabzugsfähige Rechnung erstellt werden. Stimmen Sie den rechtlichen Teil bei Bedarf mit Ihrem steuerlichen Berater ab. Bei Fragen zur Einrichtung wenden Sie sich gern an den Hypersoft Support oder Ihren Hypersoft Fachhändler.
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Der Vorgang ist neu von der Kasse ans MP Accounting übergeben worden. |
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Der Vorgang ist in Rechnung gestellt worden und es gibt einen offenen Posten der auf Zahlungseingang wartet. |
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Es ist eine Teilzahlung erfolgt, der Vorgang ist noch nicht abgeschlossen. |
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Die Rechnung wurde gänzlich bezahlt und der Vorgang ist abgeschlossen. |
An der Kasse werden Zahlungsaufträge erzeugt und an MP Accounting übergeben.
Rechnungsnummer Die Rechungsnummer im Front Office ist wie folgt aufgebaut, um auch dem Notbetrieb gerecht zu werden: Kassennummer (max 3stellig) lfd. Rechnungsnummer (6Stellen) und Formularnummer (-2Stellen).
Beispiele: An Kasse 99 die 12345te Rechnung auf dem zweiten Formular: 99123456-02
An Kasse 10 die 5te A5 Rechnung auf dem vierten Formular: 10000005-04
Es gibt also jeweils einen Rechnungsnummernkreis pro Kasse und Formular. pro Standort exportieren
Sollten Sie im Falle einer Steuer- oder Betriebsprüfung Ihre Rechnungsnummern aus Accounting exportieren wollen, so können Sie dies über das Modul Rechnungen mit der Auswahl des gewünschten Standortes sowie des zu prüfenden Zeitraums vornehmen.
Der Export gibt Ihnen eine Liste aller Rechnungen des gewünschten Filters als .xls-Datei aus:
Sie können die gesamte Liste exportieren, oder die entsprechende Auswahl wenn Sie Rechnungen erzeugen bzw. Markierte Einträge verarbeiten betätigt haben. Oberhalb des Exports werden Statistiken in der Tabelle angezeigt.
Beachten Sie bitte, dass entweder immer alle Zeilen oder nur die ausgewählten exportiert werden. Stellen Sie als sicher, was sie exportieren möchten und ob sie Zeilen markiert haben bevor Sie exportieren.
Der Export ist in einem Format für Microsoft Excel (c). So wird der Export dargestellt:
Bei Zahlungsaufträgen erhalten Sie: | Kundenname | Kundennummer | Buchungsnummer | Rechnungsnummer Die Rechungsnummer im Front Office ist wie folgt aufgebaut, um auch dem Notbetrieb gerecht zu werden: Kassennummer (max 3stellig) lfd. Rechnungsnummer (6Stellen) und Formularnummer (-2Stellen).
Beispiele: An Kasse 99 die 12345te Rechnung auf dem zweiten Formular: 99123456-02
An Kasse 10 die 5te A5 Rechnung auf dem vierten Formular: 10000005-04
Es gibt also jeweils einen Rechnungsnummernkreis pro Kasse und Formular. | Debitorennummer | Buchungsdatum | Uhrzeit | Betrag (Brutto) | Status
Bei Offenen Posten erhalten Sie : | Kundenname | Kundennummer | Rechnungsnummer Die Rechungsnummer im Front Office ist wie folgt aufgebaut, um auch dem Notbetrieb gerecht zu werden: Kassennummer (max 3stellig) lfd. Rechnungsnummer (6Stellen) und Formularnummer (-2Stellen).
Beispiele: An Kasse 99 die 12345te Rechnung auf dem zweiten Formular: 99123456-02
An Kasse 10 die 5te A5 Rechnung auf dem vierten Formular: 10000005-04
Es gibt also jeweils einen Rechnungsnummernkreis pro Kasse und Formular. | Debitorennummer | geändert von | Änderungsdatum | Uhrzeit | Restbetrag(Brutto) | Status
Die Gesamtsumme bezieht sich innerhalb der Zahlungsaufträge auf Betrag (Brutto) und innerhalb Offener Posten auf Restbetrag (Brutto). Gesamtsumme markiert zählt die selben Spalten wie Gesamtsumme jedoch nur von den markierten Einträgen.
Archiv
Im Archiv können die Rechnungsläufe eingesehen werden. Mit der Auswahl der Zeile mit dem Rechnungslauf, werden Sie in den Dialog des Rechnungslaufs geführt.
Im Rechnungslauf Dialog können nochmal die Kerninformationen abgerufen werden, sowie die SEPA Dateien und die PDFs mit allen darin enthaltenen Rechnungen.
Um Konflikte durch gleichzeitigen Zugriff beim Bearbeiten der Vorgänge zu vermeiden, werden diese bei der Bearbeitung für andere Instanzen und Programme gesperrt. Wenn vom Kassiermodus ein Zahlungsauftrag zur Bearbeitung geöffnet wird so kann der Vorgang im Portal nicht mehr bearbeitet werden, auch das Abrufen desselben Vorgangs an einer anderen Kasse wird abgelehnt, bis der Vorgang durch den Bearbeiter wieder freigegeben wurde. Bei einem Rechnungslauf werden alle betroffenen Vorgänge für den CLOU gesperrt, Vorgänge die durch andere Personen gesperrt wurden dürfen in den Rechnungslauf nicht einfließen.
Zum Bearbeiten eines offenen Postens kann es vorkommen das der Vorgang durch einen Benutzer oder Bediener gesperrt wurde. In solchen Fällen wird eine entsprechende Information angezeigt, die Aufschluss gibt von wem und wo der Vorgang gesperrt wurde. Mit dem Auswählen des Sperrtextes wird die Sperre aufgehoben So dass mit dem Vorgang weitergearbeitet werden kann.
Diese Zwangsfreigabe sollte mit Bedacht eingesetzt werden, falls die Sperrung begründet ist wird der andere Bearbeiter seine Änderungen nicht speichern können. Im Portal kann keine Zwangsfreigabe auf einen Vorgang durchgeführt werden, welcher am lokalen Kassensystem bearbeitet wird. Für diese Freigabe, muss an der Kasse der Vorgang abgeschlossen werden.
SEPA Lastschriften (Datenträgeraustausch)
Die SEPA-Basis-Lastschrift ist ein EU-weiter Standard für Lastschriftverfahren. Das Programm erstellt solche Aufträge als Datei in einem Standardformat, dass von allen gängigen Bankprogrammen gelesen werden kann. In Ihrem Bankprogramm (bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihre Hausbank) erfolgt dann der Lastschrifteinzug Ihrer Forderungen automatisch.
Die SEPA Dateien werden beim Rechnungslauf automatisch erstellt und können im Anschluss zur Weiterverarbeitung heruntergeladen werden. Für die Erstellung von SEPA Dateien (zur Lastschrift oder Überweisung) sind bestimmte Faktoren entscheidend.
In den Kundendaten muss die Bankverbindung und die Zahlungsvereinbarung auf (1- monatlicher Datenträgeraustausch oder 4 – täglicher Datenträgeraustausch) gesetzt sein, dort kann auch das Mandatsdatum hinterlegt werden. In den Einstellungen muss die SEPA Gläubiger-ID hinterlegt sein.
MP Accounting kann Rechnungen auch per Mail versenden. Im Kundenstamm muss eine Mailadresse eingetragen sein und Rechnung (Mailversand in A4) aktiviert sein.
In den Einstellungen soll im Bereich Mail Einstellungen die Mailadresse und der Name als Absender eingetragen sein, unter dem die Rechnungen Versand werden. Der Mail Text wird auch in bei dieser Einstellung eingetragen. (Weitere Details siehe Accounting Einstellungen)
Im Rechnungslauf werden die Mails vorbereitet und versandt.
Die als Mail versandten Rechnungen werden nicht noch einmal für den Briefversand ausgegeben.
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