Beachtenswertes zum Mitarbeiterstamm

Historische Mitarbeiterdaten

Wegen speziellen Anforderungen an die Speicherung von Daten im Zusammenhang mit Zeiterfassung oder Abrechnung der Mitarbeiter werden einige Informationen historisch gespeichert und stehen im Bereich Mitarbeiterstamm Grundlagen zur Verfügung.

Welche Daten stehen so zur Verfügung...

Wegen speziellen Anforderungen an die Speicherung von Daten im Zusammenhang mit Zeiterfassung oder Abrechnung der Mitarbeiter werden einige der Änderungen historisch gespeichert. Dies betrifft die folgenden Informationen:

  • Personalnummer
  • Name, Vorname
  • Nicht verfügbare Arbeitstage
  • Berechnungsgrundlage für Planungen
  • Theoretischer Stundenlohn
  • Stunden je Arbeitstag
  • Pauschale Stunden je Monat
  • Anzahl arbeitsfreier Tage

Bei Änderungen werden alle genannten Felder unter dem Vormonat abgelegt. Somit ist eine Änderung jeweils ab dem aktuell laufenden Monat gültig.

Historische Daten verwenden...

Änderungen an den Mitarbeiterdaten werden historisch gespeichert.

Wählt man Ohne Historie – wird der Mitarbeiterstamm "normal gesichert" und es erfolgt keine zeitabhängige Speicherung der Daten im Register Grundlagen. Dies ist für Anwendungen ohne Lohnprogramme oder Lohnexport in den meisten Fällen ausreichend.

Wählt man aktuelle Daten , werden Änderungen historisch gespeichert. Eine Änderung im aktuellen Monat führt zu einem Eintrag für den Vormonat.

Wählt man einen Monat aus, können die Daten für den ausgewählten Monat eingesehen und verändert werden. Klicken Sie hierfür mit der rechten Maustaste auf einen Monatseintrag in der Liste und wählen Gültigkeit ändern. Angezeigt werden alle bisherigen gespeicherten Änderungen mit dem jeweiligen Monat. Diese spezielle Speicherung betrifft nur die Daten aus dem Register Grundlagen.

Sie können jetzt einen Monat wählen zu dem die gewünschte Änderung gültig war. Eine Änderung ist immer vom aktuellen Datum bis zur letzten Änderung möglich.

Hier im Beispiel von07/2010 bis 10/2010.

Best Practice: Theoretischer Stundenlohn 1 und 2 richtig einsetzen

Personalkosten gehören zu den entscheidenden Steuerungsgrößen im Gastronomiebetrieb. Wareneinsatz kann optimiert werden, aber Umsätze schwanken. Personalkosten wirken unmittelbar auf das Betriebsergebnis, deshalb ist es zwingend erforderlich, dass die Stundenkosten vollständig und realistisch hinterlegt werden.

Warum „theoretischer“ Stundenlohn?

Der Begriff „theoretisch“ bedeutet nicht ungenau – sondern vollständig kalkuliert. In vielen Betrieben wird nur der vereinbarte Bruttolohn betrachtet. Für die betriebswirtschaftliche Steuerung ist jedoch entscheidend:

  • Arbeitgeberanteile

  • Umlagen

  • Lohnnebenkosten

  • ggf. weitere Personalnebenkosten

Beispiel:

Vereinbarter Stundenlohn: 15,00 €

Tatsächliche Stundenkosten für den Betrieb: z. B. 19,65 €

Nur dieser vollständige Wert erlaubt eine realistische Bewertung:

Wer hier nur den Bruttolohn hinterlegt, unterschätzt systematisch seine tatsächlichen Personalkosten.

Warum zwei Stundenlohn-Felder?

Die Trennung ermöglicht zwei unterschiedliche Betrachtungsebenen:

Stundenlohn 1 – operative Planung

Für standardisierte Kalkulationen, z. B. bei der Dienstplanung. Hier kann mit Durchschnittswerten pro Funktion gearbeitet werden (z. B. Service, Küche, Bar).

Stundenlohn 2 – individuelle Kostenrealität

Für die exakte Abbildung der tatsächlichen Personalkosten einzelner Mitarbeiter. Diese Information kann sensibel behandelt werden ( so kann der planende Mitarbeiter zum Beispiel für alle Servicemitarbeiter von den jeweils selben Kosten ausgehen und Sie können den tatsächlichen abweichenden Stundenlohn des Einzelnen separat behandeln). Alternativ können auch zwei unterschiedliche Kalkulationsmodelle hinterlegt werden:

  • Bruttolohn

  • Bruttolohn inkl. Nebenkosten

Damit wird das System flexibel einsetzbar – je nach Auswertungsziel. Bedeutung für Planung und Live-Controlling.

Im Dienstplan werden die theoretischen Lohnkosten bereits während der Planung berechnet. Damit wird Personaleinsatz nicht nur organisatorisch, sondern wirtschaftlich gesteuert.

Im Zeiterfassungsbericht bestimmt die Auswahl von Stundenlohn 1 oder 2, welche Kostenbasis an das Reporting übergeben wird.

Das bedeutet: Die Qualität der Auswertung hängt unmittelbar von der Qualität der hinterlegten Stundenkosten ab.

Unternehmerischer Kern

Personaleinsatz ohne vollständige Kostenbasis ist keine ausreichende Planung. Der Theoretischer Stundenlohn macht aus Einsatzplanung eine wirtschaftliche Entscheidung. Nur mit realistischen Stundenkosten lassen sich beantworten:

  • Ist die Schicht wirtschaftlich tragfähig?

  • Welche Umsatzleistung ist notwendig?

  • Wie wirkt sich Mehrarbeit aus?

  • Welche Quote entsteht tatsächlich?

Empfehlung

Hinterlegen Sie für jeden Mitarbeiter einen vollständig kalkulierten Stundenkostensatz. Entscheiden Sie bewusst, welche Kostenbasis für welche Auswertung verwendet wird. Nur dann wird aus Zeiterfassung betriebswirtschaftliche Steuerung.

Im Mitarbeiter Zeiterfassungsbericht können Sie unterschiedliche Einstellungen vornehmen, mit der Wahl des Stundenlohnes 1 oder 2 beeinflussen Sie die Daten, die dann zum Live Report gesandt werden.

Weiterführende Themen: Verzeichnis: Best Practice

Mitarbeiterdaten die nicht aktive Mitarbeiter sind

Wenn Sie Mitarbeiterdaten anlegen, können Sie einen der folgenden Typen auswählen, was unterschiedliche Auswirkungen hat:

  • Mitarbeiter
  • Bedienervorlage
  • Bedienerfunktion
  • Bewerber
  • Sonstige

Typ Mitarbeiter...

Im Standard legen Sie alle Mitarbeiter mit dem Typ Mitarbeiter an. Im Dienstplan und bei der Zeiterfassung werden alle Mitarbeiter ausgeblendet, die nicht vom Typ Mitarbeiter sind.

Typ Bedienervorlage...

Die Bedienervorlage ist für Bedienerberechtigungen vorgesehen. SIe legen zum Beispiel Mitarbeiterdaten mit dem Namen Servicemitarbeiter an und weisen den Typ Bedienervorlage zu. In den Bedienerberechtigungen stellen Sie für diese Vorlage die Berechtigungen ein und weisen den Servicemitarbeitern dann einfach diese Vorlage zu, so dass Sie nicht pro Mitarbeiter Berechtigungen einstellen müssen. Die Anzahl von Vorlagen ist beliebig. Der Aufbau und die Möglichkeiten der Berechtigungshierarchie werden im Bereich Erstellen einer Vorlage für die Bedienerberechtigungen beschrieben. Eine Bedienervorlage kann nicht als Mitarbeiter in der Stationsverwaltung ausgewählt werden und erscheint auch nicht in Zeiterfassung und Dienstplan.

Typ Bedienerfunktion...

Für spezielle Situationen und Geräte, wie zum Beispiel dem eSolutions Self-Order Kiosk (SOT) müssen auch Bediener zugewiesen werden. Da beim SOT aber kein Bediener von Ihnen arbeitet, können Sie einen oder mehrere Bezeichnungen erstellen und dem Typ Bedienerfunktion zuweisen. Bedienerfunktionen erscheinen nicht in Zeiterfassung und Dienstplan.

Alle SOT Buchungen können dann auch mit den Möglichkeiten ausgewertet werden, die Bedienerberichte zur Verfügung stellen.

Typ Bewerber...

Der Typ Bewerber dient einfach der Abgrenzung und ermöglicht Ihnen Bewerber bereits im Mitarbeiterstamm zu erfassen (es sind sonst keine besonderen Funktionen für Bewerbungen vorhanden). Ein Bewerber kann nicht als Mitarbeiter in der Stationsverwaltung ausgewählt werden und erscheint auch nicht in Zeiterfassung und Dienstplan.

Typ Sonstige...

Der Typ Sonstige steht Ihnen zur freien Verfügung. Dieser Typ kann auch als Mitarbeiter in der Stationseinstellung ausgewählt werden. Er erscheint nicht in Zeiterfassung und Dienstplan.

Mitarbeiterdaten löschen

Beim Löschen ( inaktivieren ) eines Mitarbeiters werden ab sofort das Bild und etwaige Fingerprint Daten (Biometrie) gelöscht.

Mitarbeiterdaten exportieren

Es gibt die Möglichkeit einige der Mitarbeiterdaten zusammen mit dem Journalexport automatisch exportieren zu lassen.

Weiterführende Themen: Mitarbeiterinformation berücksichtigen (beim Export)

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