Beachtenswertes zu Bedienerberechtigungen

Erstellen einer Vorlage für die Bedienerberechtigungen

Generell ist es am besten, wenn Sie mit Rollen bzw. Vorlagen arbeiten, die Sie einmalig einrichten und dann den Bedienern zuweisen, bei denen diese eingestellten Rollen/Vorlagen gelten sollen. So können einen einzige Änderung an der Vorlage machen, die dann bei allen zugewiesenen Mietarbeitern gleichermaßen Gültigkeit hat. Eine Vorlage erstellen Sie, indem Sie die Bezeichnung der gewünschten Vorlage wie einen Mitarbeiter im Mitarbeiterstamm anlegen, zum Beispiel:

  • Vorlage Kassenbediener
  • Vorlage Schichtleiter
  • Vorlage Manager

Sehen SIe hierzu auch den Bereich Mitarbeiterdaten die nicht aktive Mitarbeiter sind.

Wählen Sie sodann diese Vorlagen in den Bedienerberechtigungen bei den Bedienern aus, für die diese gelten soll. Dann ergänzen Sie nur noch die EInstellungen die nicht mit der Vorlage übergeben werden:

  • Geheimnummer oder PIN (Pflichtfeld)

  • Nachrichtentext
  • Ebene / Verlust
  • Max Cash
  • Revierschutz
  • Provisionen
  • Bedienerhaltefunktion mit Vorgangsnummer
  • Nummer an Schankanlage
  • Vorwahl der Ebene / Verlust gilt für Buchungen der Schankanlage

Wenn Sie einem Mitarbeiter eine Vorlage zugewiesen haben und dann Einstellungen vornehmen, dann ändern Sie damit nicht die Vorlage. Zum Ändern der Vorlage müssen Sie die Vorlage selbst aus der Liste der Mitarbeiter auswählen.

Datensätze, die als Vorlagen verwendet werden, werden in den Programmen nicht wie Bediener behandelt. So werden Vorlagen zum Beispiel in der Master Vorgangsübersicht ausgeblendet. Es ist also nicht richtig einen tatsächlichen Bediener als Vorlage zu verwenden sondern auch "diesem" einen neutrale Vorlage zuzuweisen.

Beispiele für Bedienerberechtigungen

Ein normaler Bediener kann folgende Einstellungen haben:

  • Sofortstorno und Stornoantrag. Wenn mit Kundenanzeige gearbeitet wird, nur Stornoantrag, da er sonst anhand des Saldos der Kundenanzeige kassieren kann).
  • Berichte, Bedienerbericht (für Selbstabrechnung) . Wenn mit Kassenlade gearbeitet wird, öffne Kassenlade 1 oder 2 und Revidieren verboten.

Ein leitender Mitarbeiter zusätzlich:

  • Managerstatus
  • Verluste
  • Freie Preiseingabe
  • Zugang zu allen Tischen (gegebenenfalls auch Kunden)

Berechtigungshierarchie verwenden

Die Bearbeitung der Bedienerberechtigungen kann Vorlagenbearbeitung umgeschaltet werden. Dies ermöglicht die Implementierung einer Berechtigungshierarchie, wenn Sie in größeren Strukturen arbeiten. Die Vorlagenbezeichnungen für die Berechtigungen werden im Mitarbeuterstamm angelegt, wie es im Bereich Mitarbeiterdaten die nicht aktive Mitarbeiter sind beschrieben ist.

Andernfalls überspringen Sie dieses Kapitel mit dieser alternativen Konfiguration.

Die Einstellung erfolgt bei den Benutzern im MCP (Beachten Sie den Unterschied zwischen Benutzern und Bedienern). Wählen Sie dort den Bereich Bedienerberechtigungen:

 

Aktivieren Sie bei Bedarf Eingeschränkte Bearbeitung über folgende Bedienervorlagen. Wählen Sie die gewünschten Bedienervorlagen aus, die der Benutzergruppe zugänglich sind. Der Benutzer kann sodann nur die ausgewählten Vorlagen anderen Mitarbeitern / Bedienern zuweisen.

Häufig kommt es vor, dass Bedienervorlagen verwendet werden, die nicht als solche typisiert wurden. Das Programm erkennt dies und bittet Sie um Korrektur:

Beispiel einer Auswahl bei welcher der Betriebsleiter alle Berechtigungen anwenden darf außer die Managervorlage:

In den Bedienerberechtigungen wird dies dann wie folgt dargestellt:

Dem Bediener darf die Vorlage nicht zugeordnet werden, da diese nicht über die Einstellung in den Benutzergruppen freigeschaltet wurde. Beim Versuch zu Sichern erfolgt ein Hinweis, dass die benötigten Berechtigungen fehlen um diese Vorlage zuweisen zu können.

Äquivalent verhält es sich im Mitarbeiterstamm:

Dem Mitarbeiter darf nicht die Vorlage zugeordnet werden, da diese nicht über die Einstellung in den Benutzergruppen ausgewählt wurde. Bei Sichern erfolgt ein Hinweis, dass die benötigten Berechtigungen fehlen um diese Vorlage zuweisen zu können.

Die abweichenden Berechtigungen

Die abweichenden Berechtigungen gelten nur für POS-Stationen und nicht für mPOS oder Subsysteme.

Alle Berechtigungen werden Global - also für alle Kassenstationen geltend - eingestellt.

Sie können aber auch abweichende Berechtigungen definieren, die anstelle der globalen Berechtigungen einer oder mehreren Stationen zugewiesen wird. Sobald Sie einer Kassenstation so eine Eigene Berechtigung zuweisen, gelten die globalen Berechtigungen nicht mehr. Die Berechtigungen werden also ersetzt und somit müssen Sie auch alle Einstellungen für diesen Ersatz vollständig vornehmen.

Um eine abweichende Berechtigung verwenden zu können, gehen Sie wie folgt vor...

Starten Sie aus der Programmgruppe System Einstellungen das Programm Stationen. Wählen Sie eine Kassenstation aus und betätigen Sie den Knopf Bearbeiten. Betätigen Sie in den Stationsdetails den Knopf Berechtigung anlegen:

Daraufhin können Sie links vom Knopf in der Liste Berechtigungen eine Berechtigung mit der Bezeichnung der gewählten Station auswählen:

Betätigen Sie Sichern und beenden Sie die Stationsverwaltung. Begeben Sie sich in die Bedienerberechtigungen und wählen dort die Berechtigung mit dem Stationsnamen aus:

Geben Sie für alle Bediener, die an der Kassenstation mit abweichender Berechtigung arbeiten soll, die Berechtigungen (erneut) ein.

Eine abweichende Berechtigung kann auch weiteren Stationen zugewiesen werden, ohne das erneut die Berechtigungen der Bediener eingegeben werden müssen. Sie können also die fertig eingerichtete Berechtigungen auch anderen Kassenstationen zuweisen.

Bedienern mit abweichenden Berechtigungen können Sie Nachrichten senden nicht direkt zusenden.

Best Practice: Mitteilungen an Bediener – kleine Botschaften mit großer Wirkung

Manchmal braucht es keine Schulung, kein Meeting und keine große Ansage – nur ein paar richtige Worte zur richtigen Zeit. Die Funktionen Mitteilungen für Bediener und Nachrichten aus dem Message Programm sind genau dafür gemacht:

Sie transportieren Ihre Botschaften direkt dorthin, wo sie am meisten bewirken – an die Kasse, bei der Anmeldung, mitten im Alltag.

Kleine Nachricht, große Wirkung

Ein kurzer Satz wie „Immer gern!“ der jedem Bediener beim Anmelden angezeigt wird, kann über Wochen und Monate eine spürbare Wirkung entfalten. Solche kleinen Erinnerungen prägen Haltung, fördern Motivation – und schaffen eine gemeinsame Kultur, die sich positiv auf Gäste und Team überträgt. Schon vor Jahrzehnten nutzte eine bekannte Marke genau diesen Ansatz – mit erstaunlichem Erfolg.

Kommunikation, die verbindet

Sie können Ihre Mitteilungen gezielt einsetzen – von allgemeinen Botschaften bis zu individuellen Hinweisen:

  • Tägliche Motivation: kurze, positive Leitsätze oder ein Motto des Hauses.

  • Training & Fokus: persönliche Hinweise für neue oder lernende Bediener.

  • Saisonale Themen: Hinweise zu Aktionen, neuen Artikeln oder Events.

So wird Ihr Kassensystem zu einem echten Kommunikationskanal im Team – effizient, direkt und wertschätzend.

Best Practice in der Anwendung

✅ Klar und kurz:

Eine prägnante Botschaft wirkt stärker als ein langer Text.

✅ Positiv formulieren:

Ein freundlicher Hinweis wird gelesen – eine Mahnung wird übersehen.

✅ Auch mal aktualisieren:

Neue Woche, neue Energie: Kleine Abwechslung hält die Aufmerksamkeit hoch.

✅ Gezielt motivieren:

Gerade Mitarbeitende mit besonderen Stärken oder Entwicklungsfeldern profitieren von individuellen Mitteilungen.

Fazit

Mitteilungen an Bediener sind ein unscheinbares, aber mächtiges Werkzeug: Sie fördern Kommunikation, stärken Teamgeist und sorgen dafür, dass Ihre Leitgedanken täglich präsent sind – ohne Aufwand, aber mit Wirkung. Denn wer an der Kasse freundlich begrüßt wird, startet meist auch freundlich in den Service. Und genau das ist der erste Schritt zu einem perfekten Gästeerlebnis.

Weiterführende Themen:

Eigene Berechtigungen

Bedienerberechtigungen definieren

Hypersoft POS

Hypersoft mPOS

Zurück zum übergeordneten Thema: Globale Hypersoft ThemenHypersoft POS