Kundenanzahl anwenden
Die Kundenanzahl (auch Gästeanzahl oder Gästezahl genannt) wird hauptsächlich für Auswertungen verwendet. Es gibt unterschiedliche Methoden diese Zahl zu erfassen. Damit Sie diese Information auf dem Finanzbericht erhalten, muss der Schalter für den Durchschnittsanzeige im Finanzbericht in den Front Office Berichtseinstellungen eingeschaltet sein.
Jeder abgeschlossenen Vorgang kann gezählt werden und als Divisor des Umsatzes kann damit der Vorgangsdurchschnitt berechnet werden:
Gesamtumsatz / Vorgangsanzahl = Vorgangsdurchschnitt
Da aber mehrere Kunden an einem Vorgang teilnehmen können, ist es wichtig für den Durschnittsumsatz pro Kunde die Anzahl der Kunden pro Vorgang zu erfassen. Hierfür gibt es die Kassenfunktion Kundenanzahl. Sie können bei einem geöffneten Vorgang jederzeit eine Zahl eingeben und die Kassenfunktion Kundenanzahl betätigen. Auch erneutes überschreiben der Anzahl ist zugelassen.
Leider wird in der Praxis die Eingabe der Kundenanzahl meist nicht durchgeführt, da die Bediener dies nicht gewohnt sind oder als lästig empfinden und tatsächlich einige von ihnen absichtlich falsche Zahlen eingeben. Dies führt dann dazu, dass die Vorgangsanzahl als Divisor verbleibt und der Durchschnitt pro Kunde höher berechnet wird, oder eben völlig falsche Zahlen eingegeben betrachtet werden.
Eine Methode für das sichere Eingeben der Kundenanzahl ist es, beim Anlegen eines neuen Vorgangs den Bediener zur Eingabe der Kundenanzahl pro Vorgang zu zwingen. Sollte sich diese später ändern, hat der Bediener bis zum Abschluss des Vorgangs jederzeit die Möglichkeit eine andere Anzahl einzugeben. Hierfür müssen Sie in den Bedienerberechtigungen die Option Kundenanzahl auf Zwang setzen. Ein zu früher Zwang ist aber besonders dann lästig, wenn der Bediener noch nicht weiß wie viele Gäste es tatsächlich werden.
Sie können auch einfach den Durchschnitt pro Vorgang in Auswertungen verwenden. Hierfür wählen Sie im Report Manager die Einstellung Anzahl wird pro Vorgang ermittelt.
Die Kundenanzahl kann nach Vorgangsabschluss im Programm Master Vorgangsübersicht korrigiert werden.
Die Anzahl der Kunden wird übrigens auch dann berücksichtigt, wenn es sich um einen wiedergeöffneten Vorgang (z.B. vom Vortag) handelt.
Best Practice Kundenanzahl erfassen
(Bei der Arbeit mit einem integrierten Reservierungssystem gibt es noch eine andere Methode: Best Practice Walk-Ins zu Check-Ins machen.)
Möchten Sie ihren Bediener etwas mehr Freiraum bei der Eingabe der Kundenanzahl lassen, so brauchen Sie deren Eingabe nicht gleich beim Anlegen des Vorgangs zu erzwingen. Sie können dem Bediener bis zum Abschluss der Vorgänge Zeit lassen eine Kundenanzahl einzugeben. Hierfür legen Sie auf die Abschlusstasten zusätzlich die Kassenfunktion Kundenanzahl prüfen. Wurde in der Zwischenzeit eine Kundenanzahl eingegeben, kann der Vorgang sofort abgeschlossen werden, wird hingegen versehentlich versucht den Vorgang abzuschließen ohne eine Kundenanzahl eingegeben zu haben, wird deren Eingabe beim Abschluss erzwungen. Somit kann er Bediener selbst bestimmen wann der beste Zeitpunkt für die Eingabe der Kundenanzahl zu dem Vorgang ist (diese Funktion kann auch für mPOS und CLOU MOBILE aktiviert werden). Zusätzlich sollte die Plausibilität der Anzahl geprüft werden:
Plausibilitätsprüfung der Kundenanzahl...
Um den Bediener vor versehentlichen und relevanten Fehleingaben zu schützen kann zusätzlich eine Plausibilitätsprüfung genutzt werden.
Hierfür hinterlegen Sie in den globalen Einstellungen der Stationsverwaltung gültigen Werte für einen minimalen und maximalen Durchschnittsbon. Bei der Eingabe der Kundenanzahl wird der aktuelle Durchschnittsbon berechnet und gegen die vorgegebenen Grenzwerte geprüft.
- Wenn der Durchschnitt außerhalb des vorgegebenen Bereiches ist, wird der Dialog zur Erfassung der Kundenanzahl mit der (womöglich falsch) eingegebenen Kundenanzahl erneut angezeigt. Der Bediener kann jetzt seine Eingabe überprüfen und bestätigen oder korrigieren. Sollte die Eingabe mit der gleichen Anzahl wiederholt werden, wird die Anzahl auch außerhalb der Grenzwerte angenommen. Sollte die Eingabe geändert worden sein, erfolgt erneut die Plausibilitätsprüfung, die dann entscheidet ob die Anzahl angenommen wird.
- Sollte im Vorgang nur eine einzelne Artikelbuchung vorhanden sein, wird der Durchschnitt nicht geprüft, es wird somit sofort gespeichert auch wenn es außerhalb des vorgegebenen Bereiches liegt.
Weiterführende Dokumentation:
Kundenanzahl beim Zusammenlegen...
Besonderheit: Kundenanzahl beim Splitten
Beim Splitten eines Vorgangs muss die vorhandene Anzahl der Kunden vom Bediener berücksichtigt werden.
Alle Systeme unterstützen die Eingabe der Kundenanzahl beim Abschluss und die Plausibilitätsprüfung (siehe Best Practice oben). Gerade beim Mobilgerät empfehlen wir die Eingabe der Kundenanzahl beim Abschluss eines Vorgangs, bzw. beim Abschluss eines Splitt Vorgangs. Generell kann die Kundenanzahl offener Vorgänge auch für diese Verfahren erneut und wiederholt eingegeben werden.
Hier ein Überblick zu dem Handling der unterschiedlichen Systeme:
Am Hypersoft POS System...
Ist Kundenanzahl im Vorgang vorhanden, so wird beim dem Splitten die Kundenanzahl erneut abgefragt, die Antwort gilt sodann für den gesplitteten Anteil. Der übrig bleibende Quellvorgang erhält die Differenz aus der ursprünglichen Kundenanzahl abzüglich der beim Splitten eingegebenen Kundenanzahl des gesplitteten Anteils.
Am Hypersoft CLOU MOBILE für Windows, mPOS Handheld und Tablet...
mPOS fragt beim Split auch die Kundenanzahl ab. Nach dem Split wird die Kundenanzahl für die verbleibenden Buchungen erneut abgefragt, damit in den offenen Vorgängen sofort eine korrekte Kundenanzahl steht.
Am Hypersoft CLOU MOBILE für Orderman...
Eine bereits eingegebene Kundenanzahl wird auf den Zielvorgang übertragen und bleib unverändert in dem Quellvorgang. Würde man einen Vorgang mit Kundenanzahl 2 auf zwei Vorgänge splitten, wäre die Kundenanzahl dann 4.
Besonderheit: Vorgänge ohne Kundenanzahl oder ohne Umsatz
In den erweiterten Optionen können Sie einstellen ob Vorgänge ohne Kundenanzahl (mit 1) oder Vorgänge ohne Umsatz (mit beliebiger Kundenanzahl) in die Berechnung einfließen sollen.
Besonderheit: Kunden anhand von Artikeln ermitteln
Im Report Manager haben Sie die Möglichkeit Artikel auszuwählen anhand derer Buchungen die Kundenanzahl ermittelt werden kann. Dies können Gedecke oder andere spezielle Artikel sein. Diese Auswertungen können nur im Report Manager durchgeführt werden. Weiterführende Dokumentation: Optionen: Erweiterte Optionen
Besonderheit: Kundenkarten im bargeldlosen Bereich
Wenn Sie mit Kundenkarten in einem bargeldlosen Bereich arbeiten, dann erhält jeder Kunde eine Karte. Beim Verlassen des Bereiches kann es vorkommen, dass von einer Gruppe von Menschen einer allein die Buchungen auf seiner Kundenkarte
Eine Kundenkarte ist ein Datenträger (meist im Kartenformat), der für die interne Abrechnung in der Hypersoft Suite verwendet werden kann. Die Kundenkarte kann in einem bargeldlosen Bereich oder als Prepaid Zahlungsmittel (dann Debit Card) verwendet werden. Eine Kundenkarte kann einem Kunden zugewiesen sein, oder anonym verwendet werden. hat, da dieser seine Begleiter einladen möchte. Würden Sie nun die anderen Karten zur Zahlung heranziehen, würden sich darauf keine Buchungen befinden und damit wird auch kein abgeschlossener Vorgang gezählt - die Anzahl dieser Kunden ginge verloren. Dem können Sie entgegenwirken, indem Sie beim Bezahlen alle Karten mit der Karte welche die Buchungen trägt zusammen legen. Mit dieser Methode erhält die zahlende Karte die Anzahl der Karten insgesamt, welche somit die Kundenanzahl repräsentiert.
Auswertungen der Kundenanzahl
Die Kundenanzahl ist ein Standardwert, welcher in vielen Berichten mitgeführt wird. Zusätzlich können Sie sich den Bereich G Kundenanzahl- und Vorgangsauswertungen im Report Manager ansehen.
Wenn Sie die Kundenanzahl zusammen mit den Schichten auswerten möchten verwenden Sie den BerichtVerkaufsstellenbericht nach Kundenanzahl und Schichten.
Während des Buchens an einem offenen Vorgang kann sie Kundenanzahl beliebig oft überschrieben werden. Nach dem Schließen eines Vorhanges und auch nach einem Tagesabschluss kann die Kundenanzahl aus der Master Vorgangsübersicht heraus auch noch korrigiert werden. Sehen Sie hierfür die Beschreibung Kundenanzahl mit der Master Vorgangsübersicht ändern.
Weiterführende Dokumentation:
Best Practice Walk-Ins zu Check-Ins machen
Durchschnittsanzeige im Finanzbericht...
G Kundenanzahl- und Vorgangsauswertungen
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