Beachtenswertes zu Reservierungen

Die Kombination von POS System mit Reservierungssystem ist in der Praxis ganz einfach, wenn Sie ein paar Dinge kennen und dann das System individuell an Ihren Betrieb anpassen können. Darüber hinaus erhöht diese Kombination Ihre Wertschöpfung und verbessert beinahe automatisch Ihre Serviceleistung. Der Gästestrom lässt sich besser steuern und dies hebt Ihre Qualität und den Erfolg Ihres Teams auf ein höheres Niveau.

Best Practice mit Reservierungsprogrammen für Ihren Erfolg

Reservierungsportale bieten unterschiedliche Leistungen an und es entstehen wertvolle Kundendaten, die in der Regel dann diesen Portalen zur Verfügung stehen. Das Hypersoft Reservierungssystem und auch die aleno Integration für Reservierungen möchten, dass Sie die Hoheit über Ihre Daten haben und mit Ihrem Reservierungssystem erfolgreich sind. Dies gilt auch für den Fall, wenn Sie sich für ein anderes System entscheiden sollten. Hintergrund dieser Information sind die folgenden Hinweise zu einigen anderen verbreiteten Systemen, die Sie entgegen Ihrer Erwartung keinesfalls einfach kündigen können und die auch nicht unbedingt immer loyal zu Ihnen sind. Beispiele hierfür:

  • Andere Reservierungsportale, mit denen Sie arbeiten können, drängen gegebenenfalls in Ihren Google Business Account so ein, dass Interessenten von dort zu deren kostenpflichtigem Widget geleitet werden oder Sie dort dann sogar als z.B. nicht vermittelbar genannt werden. Sie haben dann nicht die Wahl Ihre Interessenten auf Ihre Homepage zu Ihrer (evtl. kostenlosen) Reservierung zu leiten.

  • Selbst einen kurze Probezeit und auch eine langjährige Zusammenarbeit nutzen einige andere Reservierungsplattformen für unabsehbare Zeit dafür, bei Google Suchen nach ihrem Restaurant eben deren Reservierungsplattform mit Ihrem (meist ursprünglich einvernehmlich angelegtem) Profil anzuzeigen. Wählt ein Interessent dies aus wird lapidar mitgeteilt, dass Sie zur Zeit dort nicht buchbar sind und anstelle Ihres Restaurants werden andere in Ihrer Nähe empfohlen.

  • POS Systeme werden bei Schnittstellen zu einigen internationalen Reservierungsplattformen verpflichtet, sämtliche Buchungsdaten (weit über die für eine Schnittstellen notwendigen Daten hinaus) dorthin zu übermitteln. Dies ist bei aleno und Hypersoft nicht so. Diese Daten gehören Ihnen und die Verwendung Ihrer Daten durch Dritte, die wie in den zuvor bekannten Punkten agieren halten wir für kritisch.

Einige meist Internationale Reservierungsplattformen können unbestritten einige Gäste zu Ihnen bringen, die Sie sonst schwer erreicht hätten. Wenn Sie sich gegen die zuvor genannten Probleme abgesichert haben (durch eigene Reservierungen) können Sie z.B. in aleno 15% für solche Online Reservierungen frei halten und beim Eintreffen der Anfragen diese in aleno manuell erfassen.

Best Practice für Bewertungen mit der aleno Reservierung

Mit aleno können Sie Ihren Gästen Aufforderung mit Bewertungen zukommen lassen. Hierbei können Sie anstelle der internen Bewertungen auch dazu auffordern auf bekannten Plattformen zu bewerten, indem Sie die entsprechenden Links integrieren. So entstehen zum Beispiel bei Tripadvisor oder Google Business viele aussagekräftige Bewertungen und Ihr Ranking steigt zu Top Platzierungen. Anonymisiertes Praxisbeispiel:

Best Practice Walk-Ins zu Check-Ins machen

Gäste (oder Kunden) die nicht über das Reservierungssystem gebucht sind und als so genannte Walk-Ins erscheinen werden normalerweise nicht im Reservierungssystem erfasst. Dies führt aber dazu, dass bei zunehmender Akzeptanz ihres Reservierungssystems dieses nicht genau weiß, welche Tische frei sind. Schnell etablieren sich neben dem System Notlösungen wie zum Beispiel lange Vorlaufzeiten einrichten, einfach doch im Betrieb anrufen oder noch schlimmer ohne Reservierung ankommen. Dies ist kontraproduktiv für ihren Geschäftserfolg, da es das Reservierungssystem aushebelt. Richtig hingegen ist es, das Reservierungssystem von der tatsächlichen Situation in Kenntnis zu setzen.

Aktivieren Sie hierfür die Einstellung Automatischen Walk-In für nicht reservierte Tische buchen. Ob Sie diesen Schalter aktivieren hängt unter anderem davon ab, wie hoch der Anteil der Tische ist, die Sie zur Reservierung anbieten. Bieten Sie zum Beispiel 100% Ihrer Tische für die Reservierung an, dann sollten Sie diesen Schalter unbedingt aktivieren, um das Reservierungsprogramm über jeden belegten Tische zu informieren.

Wenn das Reservierungssystem nicht nach Tischen sondern nach Plätzen kalkuliert, können Sie auch diese Variante einfach berücksichtigen, indem Sie den Schalter Gästeanzahl bei Walk In abfragen einschalten(andernfalls würde ein Walk In zu einem Tisch nur einen Kunden melden). Diese wichtige Information über die Kundenanzahl steht Ihnen dann gleichzeitig zur Ermittlung Ihrer wichtigen Kennzahlen zur Verfügung (sehen Sie gern allgemeine Informationen zum Thema Kundenanzahl anwenden). Für die aleno Integration sind diese Einstellungen der Standard.

Aber Tische und Kunden sind nicht alles, der Faktor Zeit soll auch möglichst akkurat behandelt werden. Aus diesem Grund können Sie einen Standard bestimmen, den ein Tisch (in Minutenangabe) automatisch als reserviert betrachtet wird. Bestimmen Sie deshalb die für Sie am besten passende durchschnittliche Walk-In Belegungsdauer. Je besser das System funktioniert und je individueller Ihr Betrieb agiert, desto wichtiger ist es diese Durchschnittszeit nach Bedarf anpassen zu können. Geben SIe Ihrem Bediener die Möglichkeit mit dem Optionsschalter Belegungsdauer bei Walk-In an der Kasse abfragen.

Vorlage der Belegungsdauer am POS...

Die nachfolgenden Funktionen sind am mPOS nicht vorhanden.

Der Bediener kann die vorgegebene Belegungsdauer vor dem Bestätigen leicht anpassen. Kollidiert diese Belegung mit einer nachfolgenden Reservierung, wird dies als Warnung dargestellt:

Der Bediener wird also rechtzeitig von der Situation in Kenntnis gesetzt und kann sich bei dicht aufeinanderfolgenden Reservierungen mit den Gästen abstimmen oder diese entsprechend passender platzieren.

Zeitgesteuerter Checkout...

Wenn die Rechnung für einen Tisch erstellt wird (bei Teilzahlungen die letzte Rechnung), wird ein Checkout an das Reservierungssystem geschickt. Bleiben die Gäste in der Regel länger sitzen oder gibt es andere Gründe den Tisch nicht sofort freizugeben aktivieren Sie einen durchschnittliche Verzögerung in Minuten mit Check-Out verzögert buchen. Ist Ihr Betrieb individueller können Sie Ihrem Bediener mit der OptionCheck-Out Verzögerung an der Kasse abfragen die Möglichkeit geben diese Zeit vor dem Bestätigen anzupassen:

Der verzögerte Checkout schlägt nun nicht mehr den voreingestellten Minutenwert vor, sondern immer die zuletzt getroffene Auswahl beim nächsten Checkout.

Weiterführende Dokumentation: Walk-Ins manuell schnell buchen...

Best Practice durch richtige Vorlaufzeiten für Reservierungen

(Vorab: Die Vorlaufzeit ist die Zeit in Minuten, die Sie bei einer Anfrage als Mindestabstand zwischen "Jetzt" und dem Eintreffen der Gäste haben möchten. Die Best Practice bezieht sich auf die Einstellung in der Hypersoft Reservierung und in aleno. Wenn Sie mit aleno arbeiten stellen Sie die Vorlaufzeit bitte ausschließlich in aleno ein.)

Natürlich möchten jeder möglichst viel Vorlaufzeit haben, um sich auf jede Reservierung optimal vorbereiten zu können. Zu leicht wird hierbei übersehen, dass zu lange Vorlaufzeiten direkt zur Nichtnutzung eines Reservierungssystems führen können! Jeder der in einem Restaurant arbeitet möchte nicht von dem System unter Druck gesetzt werden, kommt dann aber ein Kunde unangekündigt herein, wird alles in Bewegung gesetzt diesen doch noch zu platzieren. Das ist menschlich aber eben falsch, wenn Sie nicht unter Druck geraten möchten und die Qualität und das Gästeerlebnis schätzen. Das Reservierungssystem sollte eher wie ein Kollege betrachtet werden, der Ihnen die Arbeit erleichtern, und die Leistung aller Beteiligten den Gästen unter optimalen Bedingungen präsentiert möchte. Hierfür benötigt der "Kollege Reservierung" die entsprechende Wertschätzung in der Zusammenarbeit. Betrachten wir es in der Praxis: Durch zu lange Vorlaufzeiten wird auch schon bei Teilauslastung fälschlich impliziert, dass Sie ausgebucht seien. Fährt man einfach hin, bekommt man doch irgendwie einen Tisch. Irgendwann werden Gäste immer mehr digital reservieren und dann fahren viele nicht mehr einfach zu ihnen hin, weil es nicht funktioniert. Schlimmer noch sind viele der "großen Reservierungsplattformen" weil diese entweder jetzt schon oder in naher Zukunft solche Anfragen auf andere Betriebe umlenken (Hauptsache vermittelt).

In jedem Fall sollten Sie deshalb sollten Sie in diesem Zusammenhang die Vorlaufzeit für digitale Reservierungen so kurz wie möglich einstellen. Natürlich müssen Sie die dann eintreffenden Gäste zu Ihrem Konzept passend hochwertig bedienen können. Es geht hierbei darum Ihnen zu verdeutlichen, dass Ihr Verhalten "an der Tür" und bei der eher die Digitalisierung bevorzugen sollte.

Durch die optionale Funktion die wir unter Best Practice Walk-Ins zu Check-Ins machen beschrieben haben, können Sie mit Hypersoft immer die maximale Verfügbarkeit im Reservierungssystem darstellen und sich maximal buchen lassen. Somit könnten Sie auch "alle" Tische in der Reservierung freigeben, denn der Unterschied zum Walk-In ist dank Digitalisierung nicht mehr groß. Die Vorlaufzeit stellen Sie für die Hypersoft Reservierung hier ein: Vorlaufzeit einstellen.

Reservierungen in der graphischen Tischübersicht nutzen

Die Informationen aus Reservierungen (Hypersoft und aleno) können in der Graphischen Tischübersicht angezeigt werden. Die Einstellungen hierfür finden im eBooking Communicator statt.

Im Bereich Minuten vor Beginn regeln Sie ob und wie viele Minuten zuvor Reservierungen in der Grafischen Tischübersicht und der EventlisteGeschlossen Das POS System zeigt im Kassiermodus anstehende Events und Reservierungen ab einer Auflösung von 1024x768 rechts neben der Tastatur in der Eventliste an. des Kassiermodus angezeigt werden sollen.

Mit Reservierungen anzeigen bestimmen Sie, dass die Reservierungen in der EventlisteGeschlossen Das POS System zeigt im Kassiermodus anstehende Events und Reservierungen ab einer Auflösung von 1024x768 rechts neben der Tastatur in der Eventliste an. angezeigt werden.

Die Einstellung der Farbe markiert gleichzeitig einen reservierten Tisch in der Grafischen Tischübersicht mit der von Ihnen ausgewählten Farbe.

Der Farbwechsel ermöglicht Ihnen zu der eingestellten Zeit die Farbe wechseln zu lassen. Das heißt, sowie die Reservierung näher rückt, wird dies durch eine andere Farbe signalisiert. Zum Beispiel lassen Sie Reservierungen 120 Minuten vorher anzeigen und wechseln 60 Minuten vorher die Farbe um nun besonders darauf hinzuweisen. Dieser Wert wird auch zur Prüfung beim Walk-In oder anderen Versuchen den Tisch zu bebuchen verwendet und zeigt einen Hinweis auf eine vorliegende Reservierung an.

Der Farbwechsel im Bereich Minuten nach Beginn ändert die Farben nach der geplanten Reservierung und ist für den Fall, dass die Gäste noch nicht eingecheckt wurden.

Im Bereich Nicht erscheinen nach definieren Sie wann und wie ein nicht erscheinen dargestellt werden soll - hierdurch werden die reservierten Plätze automatisch wieder freigegeben!

In der Grafischen Tischübersicht muss der "Hotspot" den Bereich des Tisches überdecken, in dem die Farbe ausgewechselt werden soll. Das Programm ermittelt die in diesem Bereich am häufigsten auftretende Farbe und wechselt diese anhand Ihrer Vorgaben aus. Wir empfehlen daher die Tische möglichst ohne Fahrtverlauf einfarbig zu gestalten.

Sollten Sie mit hochauflösenden Bildern arbeiten, kann man nicht unbedingt mit bloßem Auge erkennen, ob es sich um unterschiedliche, aber ähnliche Farbtöne handelt.

Stationseinstellungen: Reservierungsbereiche

Mit dieser Einstellmöglichkeit können Sie einem POS Kassenterminal die Bereiche aus der Reservierung zuzuweisen. Dies kann auch mehr als ein Bereich pro Kassenterminal sein. Diese Einstellung ist aktuell nur für die Hypersoft Reservierung aktiv.

Diese Vorgaben werden dann im Check-In Dialog der jeweiligen Kasse als Standard Filter angewandt. Werden Bereiche für eine Kassen vorgegeben, steht in der jeweilig Auswahl in der Reservierungsansicht das Synonym „Standardbereich“ (auch bei mehreren).

Zeitzonen der Systeme

Bitte achten Sie darauf, dass das POS Standortsystem, der Hypersoft Portalserver und (wenn im Einsatz) das aleno System in der selben Zeitzone arbeiten.

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