Kassennachschau in Deutschland
Seit dem 01.01.2018, sowie im Rahmen von Betriebsprüfungen / Steuerprüfungen und Kassennachschauen von bargeldintensiven Betrieben, werden immer häufiger Datenzugriffe auf die vor Ort eingesetzten Aufzeichnungssysteme vorgenommen.
Da Hypersoft als PC-Kassensystem maßgeblich an der Aufzeichnung Ihrer (Bar-)Umsätze beteiligt ist, möchten wir Ihnen in diesem Leitfaden die Möglichkeiten zur Ausgabe / Weitergabe von Informationen an den Prüfer, als auch Ihre Mitwirkungspflichten aufzeigen.
Die bei einer Betriebsprüfung / Steuerprüfung oder Kassennachschau geforderten Daten und Unterlagen unterscheiden sich kaum, bzw. nur nach dem jeweiligen Bundesland sowie Prüfer. Während bei einer Betriebsprüfung / Steuerprüfung ein bestimmter Zeitraum meist Jahresweise und angekündigt geprüft wird, finden Kassennachschauen ohne Ankündigung und innerhalb ihrer normalen Geschäftszeiten in Ihren Geschäftsräumen statt, der Prüfungszeitraum ist meist sehr kurz und zeitnah.
Wir empfehlen Ihnen die unten angegeben Inhalte zu lesen und im Bedarfsfall darauf zurückzugreifen. Unterlagen, welche nicht durch Hypersoft zur Verfügung gestellt werden können, sollten Sie stets aktuell in Ihren Unterlagen vorhalten.
Bitte haben Sie Verständnis, dass wir an dieser Stelle nicht auf alle Fragen eingehen können, sondern uns auf die bisher bekannten Inhalte beschränken.
Verfahrensdokumentation (technisch) und Programmierhandbuch
Die Verfahrensdokumentation (technisch) oder das Programmierhandbuch stellt unsere öffentliche Dokumentation dar, welche alle Informationen zu Hypersoft, den Funktionen sowie der Programmierung enthält. https://dokumentation.hypersoft.de
Sollte der Prüfer eine Ausgabe der Programmierhandbuches „Offline“ auf einem USB-Stick fordern, können Sie dies unter folgendem Link herunterladen: https://dokumentation.hypersoft.de/#Hypersoft/DokuHandbuch.htm
Bitte beachten Sie, dass unsere Dokumentation stetig mit neuen Inhalten erweitert wird, weswegen wir Ihnen empfehlen, dieses erst herunterzuladen, wenn ein Prüfer es benötigt.
Ihre Verfahrensdokumentation erstellen...
Um Ihre Verfahrensdokumentation zu erstellen verweisen wir auf die Ausarbeitung des /DFKA
Der Deutsche Fachverband für Kassen- und Abrechnungssystemtechnik im bargeld- und bargeldlosen Zahlungsverkehr e.V. (DFKA) ist der einzige bundesweit organisierte Berufsverband für Unternehmen rund um die Kassenwirtschaft., die Sie unter Berücksichtigung unserer Dokumentation als Vorlage hinzuziehen können:
Weiterleitung zu externen Inhalten des DFKA: https://dfka.net/muster-vd-kasse/
Zusätzlich empfehlen wir Ihnen die Verfahrensdokumentation mit Ihrem steuerlichen Berater abzustimmen.
DSFinV_K-, GDPdU- und GoBD-Export
Bei der Kassennachschau wird der DSFinV_K-... Export verwendet. Sehen Sie DSFinV_K-, GDPdU-, AmadeusVerify Export.
Z-Bons (Kassenabschlussbeleg mit fortlaufender „Z-Nummer“)
Neben Ihren Ausdrucken, welche der Aufbewahrungspflicht unterliegen, können Sie jederzeit unser „Frontoffice Berichtsarchiv“ für die Lückenlose Dokumentation der Z-Nummern hinzuziehen.
https://dokumentation.hypersoft.de/#Hypersoft-POS/FOBerichtsarchiv.htm
Bedienungsanleitungen und Verfahrensdokumentation (organisatorisch)
Bedienungsanleitungen sowie Verfahrensdokumentationen (organisatorisch) sind Unterlagen / Arbeitsanweisungen, wie Ihre Mitarbeiter mit der Kasse arbeiten, welche Funktionen sie benutzen und welche Berechtigungen Ihre Mitarbeiter in Bezug auf die Kassennutzung haben. Diese Informationen können nur von Ihnen erstellt werden und sollten jederzeit für Prüfungen vor Ort zur Verfügung stehen.
Protokolle über die Einrichtung von Verkäufern (Bedienern)
Das Anlegen und ändern von Bedienern sowie deren Berechtigungen, wird intern protokolliert.
Die Ausgabe dieser Informationen kann aktuell nicht selbstständig, sondern nur über den Support von Hypersoft erfolgen.
Trainingsspeicher
„Trainigsspeicherdaten“ sind fester Bestandteil unseres GoBD-Exports.
https://dokumentation.hypersoft.de/#Interfaces/ExportKassenjournal.htm
Protokollierung von Artikeln-, Preis- und Warengruppenänderungen
Änderungen von Artikeln, Warengruppen usw. werden automatisch protokolliert und können über den „Artikeländerungsbericht“ ausgegeben werden. https://dokumentation.hypersoft.de/#Controller/SR_Artikelaenderungsbericht.htm
Manipulationssicherer Export des Kassenjournals (vollständige, unverdichtete, unveränderbare Grundaufzeichnungen auf einem Speichermedium)
Der GoBD-Export, gibt Ihren Kassenjournal manipulationssicher in einem vom Finanzamt lesbaren Format aus.
Hinweis: Bitte achten Sie darauf, dass Ihr System zum Zeitpunkt des Exports über das aktuellste Hypersoft-ServicePack verfügt.
https://dokumentation.hypersoft.de/#Interfaces/KassenjournalExportieren.htm
In diesem Zusammenhang empfehlen wir Ihnen auch, dass jeweils aktuelle HS-SSP Der Hypersoft - Service zur Sicherheit und Prüfbarkeit und die Bezeichnung eines DOkumentes, dass Sie im Hypersoft-Portal herunterlöaden können. Dokument an den Prüfer auszugeben, welches ergänzende vertrauliche Informationen zum Kassensystem bereithält. Dieses können Sie im „Dokumente & Verträge“ Verzeichnis unter www.myHypersoft.de herunterladen.
Kassenbuch Hypersoft
Bzgl. des Kassenbuches können wir Ihnen aktuell leider keine verlässliche Aussage zukommen lassen.
Siehe „Wichtige Anmerkungen zum Verwenden des Kassenbuches“: https://dokumentation.hypersoft.de/#MyHypersoft/Kassenbuch_Einleitung.htm
Sobald uns neue Informationen vorliegen, werden wir Sie an dieser Stelle darüber informieren.
Bargeld und Umsätze des Öffnungstages
Meist wird bei einer unangekündigten Kassennachschau auch der bisherige (Kassen-)Umsatz des Öffnungstages zusammen mit dem tatsächlich vorhandenen Börsengeld verglichen, hier liegt es in Ihrer Verantwortung, alle Einnahmen, Gutscheine, Trinkgelder sowie das Wechselgeld lückenlos belegen zu können, ggf. auch in Bezug auf den Tresorbestand.
Ein so genannter Kassensturz kann einen Herausforderung für die Full-Service Gastronomie sein. Lesen Sie hierfür auch das entsprechende Kapitel.
Weiterführende Dokumentation: Kassensturz und Kassenbestand
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