Wallet-Control Einstellungen
Wallet-Control kann im MCP gestartet werden, wenn Wallet-Control im Büro benutzt werden soll. Am POS sind die Kassenfunktionen Wallet-Control der Standard zum Verwenden des Programms. Hiermit kann Wechselgeld zum Beginn eingegeben werden und die Abrechnung zum Tages- oder Schichtende erfolgen.
Die beiden Funktionen Wallet-Control Kassenlade und Wallet-Control Bediener starten das Programm in der jeweiligen Variante.
Wenn Sie vor dem Bestätigen der Kassenfunktionen einen Betrag eingeben, so wird Wallet-Control geöffnet und dieser Betrag automatisch als Wechselgeld gebucht.
Aufruf per Parameter...
(Mit der Kassenfunktion Ausführen und entsprechende Makros kann Wallet-Control gestartet werden, dieses Verfahren wurde von dem Vorgängerprogramm PettyCash aus Kompatibilitätsgründen übernommen.)
Wenn Sie starten Wallet-Control in der jeweiligen Variante aus dem Kassiermodus mit folgenden Befehlen:
2 7 + Ausführen für die Bedienerabrechnung (Börse)
2 2 + Ausführen für die Kassenabrechnung (Kassenlade)
Globale Stationseinstellungen für Wallet-Control
Sie müssen sich in Bezug auf die Anwendung von Wallet-Control in Ihrem Betrieb auf einen Standard festlegen. Das heißt, Sie definieren über die Stationsverwaltung im Register Wallet-Control die Entscheidung, ob Sie mit Geldbörsen , Kassenlade oder mit beidem arbeiten. Angewendet wird hier im Standard die Geldbörse (das Portemonnaie).
Einige grundsätzliche Einstellungen können Sie für alle Stationen und Bediener bestimmen. Sehen Sie hierfür den Bereich Globale Systemeinstellungen Wallet-Control.
Die dort getätigten Einstellungen werden zentral gesteuert und per Webclearing an die jeweiligen Standorte übertragen.
Im Standard wählen Sie unter dem Punkt Geldbörse pro Bediener oder Station eine aus, wenn davon ausgegangen, dass im operativen Betrieb jeder Bediener genau eine Geldbörse verwendet. Die Optionen Wechselgelder systemübergreifend zusammenfassen dienen einer automatischen Kumulierung für eine spezielle Art der Endabrechnung. Um die eigenen Möglichkeiten zum Nachrechnen dem Bediener einzuschränken können Sie Speichern von Geldbörsen mit Status – Geldbörse offen lassen verhindern. Die Stückgenaue Eingabe ist der Standard, den Sie mit dem Schalter Erfassung ohne Stückelung abschalten können, um eine Betragseingabe zuzulassen. Eine Stückgenaue Erfassung verstärkt die Beweissicherheit und verhindert Rechenfehler, da anhand Anzahl die einzelnen Summen berechnet werden. Wenn beim Abschluss eine Zähldifferenz auftritt können Sie hier einen globalen individuellen Toleranzwert einstellen. Nachfolgend erhalten Sie Beispiel und weiter Informationen hierzu:
Wichtig bei der Verwendung von Webclearing....
Mit aktivem Webclearing müssen die Einstellungen für Wallet-Control somit ausschließlich in der Zentrale im Zentralmandanten vorgenommen werden.
Für Mandanten, welche mit einem Mastermandanten verknüpft sind, werden ausschließlich die getätigten Einstellungen des Mastermandanten übernommen (und nicht etwa die Einstellungen des gleichnamigen Mandaten in der Zentrale). Anders formuliert: bei der Verwendung eines Mastermandanten und Webclearing erhalten somit alle angebunden Standorte, die Wallet-Control Einstellung anhand des Mastermandanten.
Verwendung von mehreren Geldbörsen
Es ist möglich eine oder mehrere Geldbörsen bei einem Bediener zu verwenden. Die Aufteilung der Vorgänge auf die jeweiligen Geldbörsen erfolgt über den Zeitpunkt des Öffnens der neuen Bedienerbörse.
Die erste Börse des Tages startet grundsätzlich zur Systemzeit 00:00:00.
Sortenreine- oder Summenerfassung
Für eine simple Erfassung der Beträge in Wallet-Control kann die Stückelungsfunktion über die Stationseinstellungen ausgeblendet werden. Das Programm ist übersichtlicher und schneller zu bedienen, aber die Auswertungen und das Controlling sind beeinträchtigt.
Mit Stückelung...
Wenn Sie die Stückelung eingegeben haben, folgt unter der Stückelung noch der nachfolgende Screenshot.
Ohne Stückelung...
So sieht der Dialog aus, wenn Sie die Stückelung deaktiviert haben.
Bedienerberechtigungen für Wallet-Control
Über die Bedienerberechtigung können Sie weitere Anpassungen für die Wallet-Control Erfassung vornehmen.
Bargeldsollumsatz
Die Steuerung, ob der Bargeldsollumsatz in Wallet-Control angezeigt werden soll, kann über einen Schalter in den Bedienerberechtigungen im Register Berichte geregelt werden.
Sofern Sie einen Managerstatus besitzen, werden beim Aufruf aus dem Kassiermodus oder über das MCP für jeden Benutzer die Umsätze als Soll angezeigt.
Ohne Managerstatus...
Mit Managerstatus...
Zwangsoptionen und Automation für Bediener
Der Aufruf von Wallet-Control kann auch automatisch (ohne Kassenfunktion ) bei der Bedienerabrechnung initiiert werden. Somit können die Abrechnung, die Sperre des Bedieners gegen nachträgliche Buchungen und die Erfassung der Abrechnungsinformationen gleichzeitig ausgelöst werden. Aktivieren Sie hierfür die Option Wallet-Control Zwangserfassung in den Bedienerberechtigungen. Beim Starten von Wallet-Control über die Bedienerabrechnung kann die Erfassung nicht mehr abgebrochen werden.
Wenn Sie den Managerstatus haben, werden beim Aufruf aus dem Kassiermodus und beim MCP für jeden Benutzer die Umsätze als Soll angezeigt. Umsätze Soll werden nur angezeigt, wenn in den Berechtigungen die Option dafür gewählt wird.
Zwangsabrechnung
Für die Zwangsabrechnung mit Wallet-Control im Bediener Z muss die folgende Einstellung unter Berechtigung für Bedienerabrechnung gesetzt werden.
Bedienerabrechnung zurücksetzen / freischalten mit Wallet-Control
Sollten Sie einen eigentlich bereits abgerechneten Bediener (nach Bediener Z) wieder zum Weiterarbeiten freischalten wollen, wählen Sie eine der beiden folgenden Möglichkeiten:
Bediener freischalten...
Der Bediener wird mit der Kassenfunktion Bediener freischalten freigeschaltet und die Börse im Wallet-Control bleibt unverändert erhalten. Für den Bediener muss wieder eine neue Börse (für diesen Bediener ist dies eine weitere) in Wallet-Control angelegt werden.
Bediener zurücksetzen...
Möchten Sie, dass der Bediener mit der gleichen Börse, nach Bediener Z weiterarbeitet, begeben Sie sich dafür zur Bedienerabrechnung im MCP und wählen dort den Befehl Bediener zurücksetzen.
Wallet-Control mit Wechselgeldvorgaben
Sie haben auch die Möglichkeit bereits von Ihnen vordefinierten Wechselgeldvorgaben zu verwenden. Die Informationen können Sie dann ganz einfach über die Eingabe der jeweiligen Börsen-/ Kassenladennummer aufrufen und in Wallet-Control anwenden. Diese Option ist der Standard, falls Sie das Wechselgeld, wie empfohlen, vom Betrieb zur Verfügung stellen möchten. Andernfalls können Sie das Wechselgeld auch direkt beim Programmaufruf von Wallet-Control buchen.
Auf Wechselgeld vorbereiten
Es muss eine Geldbörse und oder Kassenlade angelegt werden. Hierfür gibt es grundsätzlich zwei Wege. Zum einen kann eine fest definierte Geldbörse oder Kassenlade über das MCP Programm Wechselgeld Verarbeitung angelegt werden. Hier gibt es die Möglichkeit freie Geldbörsen anzulegen oder Geldbörsen die einen Kellner zugewiesen werden und nur von diesem Kellner verwendet werden kann. Die Zuweisung der Geldbörse findet in diesem Fall zur Echtzeit im Front Office statt. Weiterhin können auch feste Wechselgeld Beträge bei Kassenladen und Geldbörsen zugewiesen werden. Diese Werte können im Front Office zu jeder Zeit überschrieben werden.
Kassenladen können einer spezifischen Verkaufsstelle zugewiesen werden oder bleiben blanko. Somit findet die Verbindung über das Front Office statt.
Sollte es Geldbörsen geben, die bei jeder Schicht einem anderen Kellner zugewiesen werden, so sollten freie Geldbörsen verwendet werden, die dann über das Front Office zur jeweiligen Schicht an den Kellner gebunden werden. Somit entfällt das Pflegen von z.B. drei Schichten zu je fünf Kellner. Weiterhin können auch abweichende Wechselgeld Beträge für Wochentage und saisonale Anforderungen gepflegt werden.
Es muss prinzipiell eine Börse und/oder eine Kassenlade angelegt werden. Hierfür gibt es im Folgenden zwei Wege.
Zum einen kann, wie zuvor beschrieben, eine fest definierte Börse oder Kassenlade über das MCP Programm Wechselgeld Verarbeitung angelegt werden. Hier gibt es die Option freie Börsen oder, Börsen, die nur einem bestimmten Kellner zugewiesen sind und nur von diesem Kellner verwendet werden können, anzulegen. Die Zuweisung der Börse findet, in diesem Fall, in Echtzeit im Front Office statt. Weiterhin können auch feste Wechselgeld Beträge bei Kassenlade(n) und Geldbörse(n) zugewiesen werden. Diese Werte können im Front Office zu jeder Zeit geändert und überschrieben werden.
Kassenladen können einer spezifischen Verkaufsstelle zugewiesen werden oder bleiben blanko. Hierbei findet die Verbindung über das Front Office statt.
Sollte es Börsen geben, die bei jeder Schicht einem anderen Kellner zugewiesen werden, sollten freie Geldbörsen verwendet werden, die dann über das Front Office zur jeweiligen Schicht an den Kellner gebunden werden können. Hierbei entfällt das Pflegen von bspw. drei Schichten zu je fünf Kellner. Weiterhin können auch abweichende Wechselgeld Beträge für Wochentage und saisonale Anforderungen eingepflegt werden.
Betragseingabefeld für externe Zahlungsterminals
Im Standard sollen EC- und Kreditkartenterminals mit dem Kassensystem verbunden sein. Hierdurch werden auch deren Umsätze für die Buchungen mit Wallet-Control sicher erfasst. Sind die Geräte, wie früher üblich, nicht angebunden, nennen wir diese "Externe Terminals". Die Eingabe der Umsätze der externen Terminals erfolgt im Feld Betrag bargeldlose Belege.
Das Feld wird automatisch ausgeblendet, wenn Sie den bargeldlosen Zahlungsverkehr am Kassensystem konfiguriert haben.
Die Darstellung ändert sich wie folgt:
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