Mehrwertsteuer Umstellungen

Deutschland: Geplante MwSt.-Umstellung zum 01.01.2026

Gesetzliche Ausgangssituation

Ab dem 1. Januar 2026 sollen Speisen, die in gastronomischen Betrieben oder in der Gemeinschaftsverpflegung ausgegeben werden – also etwa in Restaurants, Cafés, Foodtrucks, Catering-Betrieben sowie in Schulen, Kitas und Krankenhäusern – dauerhaft dem ermäßigten Steuersatz von 7 % unterliegen.

Unverändert bleibt, dass Getränke überwiegend mit 19 % zu versteuern sind. Ausnahmen gelten weiterhin für Milch- und Milchmischgetränke mit mindestens 75 % Milchanteil sowie für Leitungswasser außer Haus, die mit 7 % angesetzt werden dürfen. Pflanzliche Milchalternativen sind hiervon ausgeschlossen.

Unsere Hinweise zur Umstellung in Hypersoft

An dieser Stelle informieren wir Sie über die technischen Möglichkeiten einer korrekten und termingerechten Umsetzung in Hypersoft.

Aktueller Status

Die Steueranpassung erfolgt pro Artikel manuell. Optional können Sie auch die Verkaufspreise anpassen.

Unabhängig von den individuellen Einstellungen empfehlen wir die folgende Standardvorgehensweise:

Drei Schritte zur erfolgreichen MwSt.-Umstellung ab Januar 2026

1. Artikelstamm vorbereiten

Deaktivieren Sie vorab die automatische Artikelstammaktualisierung.
Filtern Sie die zu ändernden Artikel im Artikelstamm.
Nutzen Sie für umfangreiche Anpassungen die Tabellenbearbeitung, um MwSt.-Sätze komfortabel zu prüfen und zu ändern.

2. Anpassungen termingerecht anwenden

Stellen Sie sicher, dass Bediener nur mit passenden Manager-Berechtigungen aktualisieren können.
Führen Sie die Aktualisierung des Artikelstamms zwischen letztem Tagesabschluss 2025 (auch nach 00:00 Uhr gültig) und der ersten Buchung am 1.1.2026 durch.
Prüfen Sie Ihre Abschlusstasten für In- und Außer-Haus-Funktionen.
Starten Sie alle Systeme neu, sobald die Änderungen angewendet wurden.

3. Kontrolle von Belegen und Berichten

Prüfen Sie die korrekte MwSt.-Zuweisung für alle Artikel (7 % und 19 %).
Kontrollieren Sie die relevanten Berichte und Rechnungen nach dem Neustart.

Wichtiger Hinweis

Die steuerliche Bewertung einzelner Artikel liegt in Ihrer Verantwortung und kann nicht vom Hypersoft-Support übernommen werden.

Wir stehen Ihnen bestmöglich zur Verfügung, müssen jedoch in der Woche vor und nach der Umstellung schwerwiegende Incidents priorisieren. Allgemeine Anfragen zur MwSt.-Umstellung haben in dieser Zeit eine geringere Priorität.

Wenn sich die Umstellung zeitlich nicht exakt realisieren lässt, gilt:

Zu spät umstellen ist unkritischer als zu früh, da eine höhere Besteuerung keine steuerlichen Nachteile verursacht.

Vorbereitung in verschiedenen Systemstrukturen

Einzelsysteme

Sie können den Artikelstamm komplett vorbereiten und die Aktualisierung erst dann aktivieren, wenn Sie umstellen möchten.

Beachten Sie: Bei gesperrtem Artikelstamm aktualisieren die Kassen nicht automatisch. Die Freigabe bzw. manuelle Aktualisierung an jeder Kasse ist zwingend erforderlich.

Systeme mit Zentrale und Webclearing

Stoppen Sie den Stammdatenabgleich, bereiten Sie die Änderungen vor und starten Sie den Abgleich zur gewünschten Zeit wieder.

In großen Systemen mit Preisgruppen steht Ihnen die zeitlich terminierte MwSt.-Umstellung zur Verfügung.

Zentrale mit mehreren Standorten

Prüfen und ändern Sie die Artikel pro Mandant im zentralen Artikelstamm.

Verteilen Sie die Änderungen anschließend per Webclearing automatisch oder manuell an die Standorte.

Nutzen Sie je nach Arbeitsweise zentrale oder standortbezogene Artikelstämme.

Technischer Kernpunkt

Unabhängig von Ihrer Systemarchitektur gilt:

Die MwSt.-Einstellung jedes Artikels muss geprüft und ggf. angepasst werden.
Nach jeder Anpassung ist ein vollständiger Systemneustart erforderlich.
Bei Zentral-/Filialsystemen müssen Änderungen standortbezogen korrekt abgeglichen werden.

Weiterführende Themen:

Artikelstamm sperren

Verzögerte Stammdatenaktualisierung

Stammdatenabgleich in Filialen auf START/STOP

Webclearing in Filiale starten.

Standortabweichungen

Preisgruppen Mehrwertsteuer bearbeiten

Einzelne Artikel bearbeiten

Melden Sie sich im Master Control Panel an, gehen auf APPS – POS – Artikelstamm und passen Sie die Einstellungen an:

Allgemeines zur Änderung der Mehrwertsteuerstufe

Bitte seien Sie sich immer zuerst über die rechtliche Grundlage bewusst, bevor Sie Ihre Mehrwertsteuereinstellungen anpassen. Wir empfehlen Ihnen bei der Inbetriebnahme des Kassensystems, bei Änderungen durch ihre oder unsere Mitarbeiter immer die Stammdaten bezüglich aller wichtigen Parameter zu prüfen, wofür der Bericht Kassenartikel mit den Stammdaten des Artikelstamms geeignet ist.

Im Zweifel fragen Sie Ihren Steuerberater bzw. wählen Sie 19%. Bitte haben Sie also Verständnis, dass wir für Sie diese Entscheidungen nicht treffen können und daher in diesem Fall nur bedingt Hilfestellung per Support leisten möchten. Sie und Ihr steuerlicher Berater sind hier die Verantwortlichen.

Passen Sie bitte auf, wenn Sie schnelle Massenänderungen durchführen, ob der vergünstigte Mehrwertsteuersatz wirklich für alle ausgewählten Artikel gilt und korrigieren Sie Fehler vor den Buchungen der Artikel.

Tabellarische Massenänderung

Um die Mehrwertsteuer für viele Artikel anzupassen, verwenden Sie die Tabellenbearbeitung des Artikelstamms. Die Bearbeitung der Mehrwertsteuer, kann bequem und einfach über die Tabellenbearbeitung erfolgen. Damit Sie gezielt Hauptgruppen bzw. Warengruppen anpassen können, filtern Sie diese zunächst.

Wählen Sie hier einfach die Hauptgruppe bzw. Warengruppe aus und drücken Jetzt filtern.

Sie erkennen an dem ! in der Artikelsuchleiste, dass der Filter aktiv ist.

Drücken Sie nun im Artikelstamm Dialog oben rechts auf Tabelle.

Markieren Sie nun alle Artikel. Klicken Sie dafür links oben auf die erste Zeile (vor der Artikelnummer – auf dem Bild) und markieren dann die letzte Zeile, mit gedrückter Umschalttaste. Sehen Sie die Markierung:

Wählen Sie nun die MwSt. für die entsprechende Preisebene. Beachten Sie, dass es zwei Einträge pro Preisebene gibt (Im Haus & Außer Haus).

Im Anschluss betätigen Sie mit Übernehmen.

Bestätigen Sie nun Ihre Änderungen im Artikelstamm mit dem Knopf Sichern.

Im Anschluss aktualisiert Ihre Kasse die neuen Daten.

Beachten Sie gegebenenfalls die Freigabe des Artikelstammes für den POS: Bearbeitung im laufenden Betrieb

Kontrolle Abschlusstasten / Rechnungstasten

Das Hypersoft POS System bietet viele Möglichkeiten, um Rechnungstasten besonders praktisch für die optimierte Benutzung anzulegen. Da bis zum 31.12.23 der MwSt. Satz für außer Haus und in Haus Buchungen identisch ist, könnte es bei der Benutzung des Hypersoft POS Systems zukünftig zu Fehlern führen, weil die Servicekräfte z.B. die ehemalige außer Haus Rechnungstaste auch für in Haus Buchungen genutzt haben. Prüfen Sie bitte das Verfahren Ihrer Rechnungslegung für in- und außer Haus Buchungen. Nachfolgend zwei Rechnungen, wie es nach der Umstellung von Ihnen aussehen sollte.

Überprüfung des Webshops & SOT

Ist die Synchronisation durchgelaufen, kann im Webshop / Warenkorb beim Bezahlen überprüft werden, ob die Erhöhung der Mehrwertsteuer übernommen wurde.

Buchen Sie einfach entsprechende Artikel in den Warenkorb und überprüfen Sie dann diese Ansicht:

Zentrale mit Standorten

Für Zentralen mit Standorten gelten die oben genannten Informationen. Achten Sie bitte darauf die Einstellungen auch für den Mastermandanten vorzunehmen. Da dort in der Regel kein Kassensystem läuft, kann je nach Konfiguration eventuell keine Automatische Anpassung der Mehrwertsteuerstufen erfolgen. Es wäre fatal, wenn die Standorte korrekt umstellen und dann per Webclearing veraltete oder falsche Daten erhalten.

Achten Sie in diesem Zusammenhang auch auf die Verwendung von Preisgruppen, die gegebenenfalls bereits erstellt wurden und einen Timer nach der Umstellung haben. Prüfen Sie, dass zum Zeitpunkt der Umstellung keine zukünftigen Timer vorhanden sind und erstellen Sie vorhandene gegebenenfalls mit den neuen Mehrwertsteuereinstellungen erneut.

Sie können in der zentralen Webclearing Konfiguration den Stammdatenabgleich der Standorte auf STOP einstellen um ein vorzeitiges Übertragen zu vermeiden. Diese Einstellung müssen Sie dann rechtzeitig wieder auf Start stellen. Sehen Sie Webclearing Zentraleinstellungen.

Wenn Sie mit Preisgruppen arbeiten haben Sie auch dort die Möglichkeit die Mehrwertsteuer zu bearbeiten.

FAQ Bereich zur Mehrwertsteuerumstellung

TTA anpassen...

Der /TTA ist im Standard auf 06:00 eingestellt, kann aber auch bei Ihnen anders eingestellt worden sein. Wenn bei Ihnen gerade in der Nacht zum Neujahr längere Arbeitszeiten zu erwarten sind, passen Sie den TTA im Bereich Ländereinstellungen vorher an.

Mehrwertsteuerumstellung verpasst oder fehlgeschlagen...

Sollten Sie es nicht rechtzeitig schaffen die Mehrwertsteuer korrekt umzustellen, können Sie Ihren Abschlussbericht manuell auf 19% MwSt. umrechnen, entsprechend dokumentieren und mit Ihrem Steuerberater abstimmen.

Im Haus und Außer Haus Buchungen unterscheiden...

Da die MwSt. aktuell identisch ist, können Sie aber trotzdem die Inhouse und Außer Haus Buchungen mit verschiedenen Hypersoft Berichten aus dem Reportmanager, entsprechend auswerten. Hypersoft empfiehlt hier den Warengruppen Bericht, bitte beachten Sie die entsprechenden Optionsschalter.

Kontierungen und Export anpassen (optional)

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