Dienstplan verwenden

Der Dienstplan hilft Ihnen dabei alle Arbeitsplätze bedarfsgerecht zu planen und berücksichtigt hierbei die Eignung und die geplanten Abwesenheiten der Mitarbeiter. Der Dienstplan erstellt Ihnen druckfertige Dienstpläne und übermittelt diese an Ihre Mitarbeiter. Im Dienstplan planen Sie somit die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter ein. Bevor der Dienstplan verwendet werden kann muss dieser eingerichtet werden: Dienstplan einstellen

Der Dienstplan besteht aus einer Dienstplan Monatsübersicht und dem eigentlichen Dienstplan. Wählen Sie aus der Programmgruppe Staff Organizer das Programm Dienstplan aus:

Durch Doppelklick auf einen Kalendertag öffnet sich der Dienstplan für diesen Tag.

Element / Schalter	Funktion / Beschreibung
Drucken	Mit Drucken können Sie allen Mitarbeitern deren Dienstpläne drucken oder mailen. Weiterführende Themen: Dienstpläne drucken
Planvorgaben	Hiermit gelangen Sie zum Dialog Planvorgaben. Weiterführende Themen: Planvorgaben
Sortierung	Hier können Sie die Vorgabe zur Sortierung der Mitarbeiternamen bestimmen.
gelöschte Mitarbeiter einblenden	Mit diesem Schalter werden die Daten gelöschter Mitarbeiter der Ansicht hinzugefügt.
Varianten auswählen	Sie können in den Planvorgaben Varianten zum Standard der Planvorgaben hinterlegen und die gewünschte Variante vor dem Beginn der Planung (pro Tag) auswählen. Wenn ein Tag noch gar nicht bearbeitet wurde, kann man die Variante vorher wählen, erst nach der ersten Zuordnung einer Person merkt sich der Dienstplan die Vorgaben und verändert diese dann auch nicht mehr. Weiterführende Themen: Arbeiten mit Varianten
Jahr wählen	Das aktuelle Jahr ist beim Start ausgewählt. Im oberen Bereich können Sie durch die Knöpfe mit den Jahreszahlen jeweils ein Jahr vor- oder zurückschalten.
Monate	Der aktuelle Monat ist ausgewählt. Andere Monate stehen zur Auswahl zur Verfügung.
Tagesbereich	Der Tagesbereich enthält mehrere Informationen: Die Reservierungsinformationen kommt aus dem Reservierungskommunikator. Statussymbole... Ein grüner Haken bedeutet, das Planungen vorgenommen wurden und die Plandaten mit den Planvorgaben übereinstimmen. Ein Ausrufezeichen signalisiert, dass einem geplanten Mitarbeiter in der geplanten Zeit eine Abwesenheit zugewiesen ist. Entfernen Sie diesen Mitarbeiter oder die Abwesenheit. Das rote X steht für einen Tage an dem Planvorgaben hinterlegt sind, aber noch nicht ausreichend Plandaten eingegeben wurden. Sobald Plandaten eingegeben werden wird die fehlende Anzahl der Mitarbeiter angezeigt.

Details zu den Knöpfen und Elementen desDienstplans

Sollte sich der Dienstplan nicht wie hier, sondern "leer" zeigen, fehlen die Planvorgaben.

Das Zeitfenster für den Beginn und das Ende des Dienstplanes kann in den Zeiterfassung Einstellungen bestimmt werden.

Element / Schalter	Funktion / Beschreibung
Filter nach Tätigkeit	Bei größeren Planungen kann es dienlich sein, zuerst eine Tätigkeit zu wählen, um die Ansicht/ Planung darauf zu begrenzen. Somit planen Sie sukzessiv alle Tätigkeiten.
Profitcenterleiste und Neuer Tätigkeitsbereich	Die Profitcenterleiste repräsentiert jedes der eingerichteten Profitcenter. Sollte kein Profitcenter eingerichtet sein, wird der Mandantenname angezeigt. Am oberen Ende befindet sich ein Knopf mit einem Pluszeichen. Wenn Sie diesen betätigen, können Sie einen neuen Tätigkeitsbereich anlegen. Wenn Sie entsprechenden Planvorgaben erstellt haben, erübrigt sich das Anlegen des Tätigkeitbereiches. Um einen Tätigkeitsbereich zu löschen, klicken Sie mit der rechten Maustaste in diesen Bereich und wählen Sie löschen.
Tätigkeitsleiste und Neuer Mitarbeiter	Die Tätigkeitsleiste repräsentiert jede Tätigkeit die Sie entweder durch Planvorgaben oder durch manuelles Auswählen hinzugefügt haben. Durch betätigen des Knopfes mit dem Pluszeichen, oder durch Doppelklicken auf den Text Mitarbeiter auswählen... werden Ihnen die Mitarbeiter zur Planung angeboten, deren Qualifikation mit der Tätigkeit übereinstimmt.
Mitarbeiter auswählen	Zum Auswählen geeigneter Mitarbeiter erhalten Sie einen Dialog mit einer Liste. Im Feld Suchen nach können Sie mit Volltextsuche einen Suchbegriff eingeben. Ein ausgewählter Mitarbeiter wird mit Übernehmen in den Dienstplan übernommen. Wenn Sie es richtig gemacht haben steht sodann dessen Name anstelle des Textes Mitarbeiten auswählen... da. In der Zeile wird dessen Planarbeitszeit eingetragen.
Planarbeitszeit eintragen	Nachdem Sie einen Mitarbeiter ausgewählt haben, können Sie durch klicken in die Zeitachse dessen Planarbeitszeit eintragen. Der Dienstplan verwendet die Anzahl Arbeitsstunden aus dem Mitarbeiterstamm um die Dauer der Tätigkeit einzutragen. In der Zeile Ist wird die Anzahl der geplanten Mitarbeiter angezeigt. In der Zeile Soll wird die Anzahl aus den Planvorgaben angezeigt. Ist die Anzahl Soll höher als Ist, wird die Zahl bei Ist rot. Umgekehrt wird die Zahl Pink und mit einem Minus dargestellt, bei Übereinstimmung und damit fertiger Planung für diesen Bereich wird die Zahl grün. Wenn einem Mitarbeiter keine tägliche Stundenvorgabe hinterlegt wurde, werden beim Einfügen in den Plan 4 Stunden vorgegeben.
Löschen von Plandaten	Zum Löschen der Planung eines Mitarbeiters können Sie mit der rechten Maustaste auf den Mitarbeiternamen klicken und löschen wählen.
Plandatenkonflikt	Wenn eine Abwesenheit an einem Tag ist, an dem der Mitarbeiter eingeplant wurde, wird dies als Plandatenkonflikt angezeigt. Die Planung oder die Abwesenheit sollte entfernt werden.
Soll Plandaten anpassen	Sie können die Planzahlen innerhalb eines Tages überschreiben und damit abspeichern. Diese neuen Vorgaben sind sodann in der Planung zu berücksichtigen.
Kurzinfo einfügen	Mittel rechter Maus auf einen Eintrag kann dieser jetzt auch mit einer Kurzinfo belegt werden. Diese Kurzinfos werden dann in der Druckausgabe als Info gedruckt. Nach betätigen des Menüpunktes Kurzinfo bekommt man einen Dialog zur Erfassung/Änderung einer Kurzinfo. Sollte man eine Kurzinfo erfasst haben, wird das mit einem Sternchen am Ende der Planzeit dargestellt.

Mehrfachplanung bei Mitarbeitern

Sollte ein Mitarbeiter am selben Tag in mehreren Tätigkeiten verplant sein, ist der Eintrag in leichtem Rosa angezeigt. Wenn man mit der Maus über diesem Eintrag ist, wird eine Hinweismeldung angezeigt „Mitarbeiter ist noch anderweitig verplant“. Zusätzlich erscheint eine Information die Info in welcher anderen Tätigkeiten er noch eingeplant wurde.

Ob eine konkrete zeitliche Überschneidung vorliegt wird nicht geprüft.

Theoretische Lohnberechnung

Anhand des Lohnartenkonfigurators wird im Dienstplan eine Ermittlung der Lohnkosten durchgeführt. Es werden die automatischen Pausen berücksichtigt und am rechten Rand bei der Planung das Ergebnis angezeigt. Ebenfalls werden steuerfreie Zuschläge und andere eingerichtete Lohnarten berücksichtigt. Zusätzlich wird für jede Tätigkeit eine Summe dargestellt.

Wenn dem Benutzer die Löhne nicht angezeigt werden sollen, können Sie dies durch den Schalter Reporting: Folgende Funktionen sperren: Theoretische Stundenlöhne in den Benutzerberechtigungen deaktivieren.

Weiterführende Themen:

Theoretischer Stundenlohn

Lohnartenkonfigurator

Reporting

Kopieren von Tagen

Sie können Tage, an denen Mitarbeiter zugewiesen wurden kopieren. Führen Sie auf einem Tag, der als Vorlage dienen soll einen rechten Mausklick aus und wählen dann Kopieren. Wenn Sie auf dem Zieltag angekommen sind führen Sie erneut eine rechten Mausklick aus und wählen das Datum des Quelltages aus um dessen Daten einzufügen. Es werden die Informationen der Mitarbeiter kopiert, nicht leere Tage und auch nicht leere Vorgaben.

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