Hypersoft Verfahren zu Verlustbuchungen
Verlustbuchungen sind Buchungen von Artikeln, die nicht verkauft, sondern ohne Erlös verbraucht werden. Gründe können Reklamationen, Bruch, Einladungen und anders sein.
Absicherung von Warenabgabe ohne Bezahlung
Im Geschäftsleben kommt es immer wieder vor, dass Waren ohne Bezahlung abgegeben werden müssen. Es ist keine Lösung, derartige Warenabgaben nicht zu erfassen. Das Hypersoft System unterstützt Sie bei der Aufzeichnung dieser Geschäftsvorfälle mit der umfangreichen Verlust-Management. Durch die Möglichkeit zum Beispiel Einladungen auf der Rechnung auszuweisen, ist die Situation für Ihre Kunden nachvollziehbar.
Weiterführende Dokumentation: Best Practice Schutz vor "falschen Einladungen"
Verlustgründe differenzieren
Die Differenzierung von Verlustgründen erhöht die Transparenz und die Auswertbarkeit. Es mag auch bei Prüfungen plausibler sein, zum Beispiel Einladungen und Bruch voneinander abgrenzen zu können und es nicht einfach als "Verlust" zu buchen. Wir empfehlen Ihnen die unterschiedlichen Verlustgründe, die Sie zur Anwendung bringen wollen mit Ihrem Steuerberater abzustimmen und in Ihrer internen Verfahrensbeschreibung zu definieren.
Fehler bei der Zuordnung...
Wenn Ihre Mitarbeiter Fehler bei der Zuordnung von Verlustgründen machen und Sie diese so korrigieren wollen, dass dies Umbuchung nachvollziehbar ist, dann stornieren Sie die ursprüngliche Buchung und buchen den Artikel mit dem Verlustgrund neu. Hierbei müssen Sie sicherstellen, dass der Orderbon keine neue Order repräsentiert. Ebenfalls sollten Sie das Verfahren in Ihrer internen Verfahrensbeschreibung dokumentieren.
Verlustbuchungen in TSE und DSFinV-K Export
Das TSE System biete keine expliziten Funktionen um eine Verlustbuchung als solche zu kennzeichnen. Es wird als Buchung mit 0,- in der TSE signiert. Im DSFinV-K Export wird es ebenfalls als Buchung mit 0,- exportiert. In den Hypersoft Berichten können Sie weitere Details hierzu auswerten. Beispiele finden Sie unter anderem im Report Manager im Bereich F Verluste / Storni.
Das Ändern von Buchungen in Verlusten wird in offenen Vorgängen nicht extra protokolliert oder gebucht. Das System geht davon aus, dass Sie Buchungen zu Verlusten ändern können, die Gründe für Verluste ändern können und der Status sicher zum Abschluss des Vorgangs signiert wird. Der Verlust bleibt beim Ändern ein Verlust und die Berichte in Hypersoft können zusätzliche Informationen zu den Verlustgründen ausgeben. Wenn Sie allerdings einen Buchung mit Neuer Saldo abschließen, wieder auf den Vorgang zugreifen und dann erst den Artikel als Verlust buchen, dann wird die ursprüngliche Buchung des Artikels gegengebucht und einen neue als Verlust mit 0,- gebucht. Diese automatische Gegenbuchung und Neubuchung (als Verlust) wird dann auch im Standard signiert und exportiert.
Weiterführende Dokumentation: Verlustmanagement in der Praxis
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