Wie strukturiere ich meine Bestandsführung?

Beinahe alle Betriebe legen großen Wert auf die Warenkalkulation und den Einkauf. Nur sehr wenigen agieren mit effizienter Kontrolle und den passenden Werkzeugen.

Der Beginn eines Kontrolzyklusses

Wir beginnen irgendwann mit der Feststellung des tatsächlichen Istbestands und setzen diesen mit einem Zeitpunkt in Zusammenhang: 10 Portionsflaschen Wasser am 01.06.2019. Die Flaschen sind Basisartikel, diese können wir erfassen (anfassen). Der hiermit verbundenen Zeitpunkt 01.06.2019 definiert den so genannten Startbestand. Ab jetzt wollen wir die Verkäufe mit dem Kassensystem und den daraus resultierenden Verbrauch zur Berechnung des theoretischen Bestand verwenden und diesen am Ende eines Zyklus durch eine Kontrollerfassung mit dem tatsächlichen verproben.

Wie teile ich meine Lagerkapazitäten ein

Ihr Betrieb hat neben dem Lagerort beim Anliefern, dem Hauptlager, noch mehrere Bereiche mit eigenen Beständen. In unserem Beispiel eine Bar und eine Getränkeausgabe für den Service. An diesen drei Stellen Lagern die Portionsflaschen Wasser.

Standard Variante globaler Gesamtbestand:

Sie zählen diese einzelnen Bestände zusammen zu einem Bestand und geben diesen Gesamtbestand als einen Wert ein. Die Summe im Vergleich mit dem Sollbestand regelt den Bedarf gegenüber dem jeweiligen Lieferanten. Diese Variante hat auf den ersten Blick folgende Vorteile:

  • einfache Betrachtungsweise
  • kein internes Umbuchen notwendig
  • wenig Anforderungen an die Mitarbeiter
  • geeignet für kleine Betriebe

Best Practice mit einzelnen Verkaufsstellen

Sie richten das System genauso ein, wie Sie in der Praxis mit der Ware umgehen. Anhand des Beispiels oben gehen Sie wie folgt vort: neben dem Hauptlager definieren Sie die Verkaufsstelle Bar und die Verkaufsstelle Getränkeausgabe.

Jetzt können sie pro Verkaufsstelle den täglichen Sollbestand hinterlegen. Der Sollbestand im Hauptlager bestimmt im Vergleich zum tatsächlichen Bestand den Bedarf an Bestellmengen gegenüber Ihren Lieferanten, so dass der CONTROLLER automatisch Bestellvorschläge berechnet.

Das tägliche Bestücken der Bar und der Getränkeausgabe aus dem Hauptlager heraus kann der CONTROLLER anhand der separierten Bestände automatisch berechnen und bucht für Sie automatisch auf die Verkaufsstellen um. Stimmen Ihre Verbrauchsschätzungen und gibt es genug Lagerkapazitäten für Pufferbestände, wären alle internen Warenbewegungen somit automatisiert (für das in der Regel immer vorkommende Nachbestellen im laufenden Betrieb stehen Ihnen unterschiedliche Methoden zur Verfügung, die später beschrieben werden.)

 

Diese Vorgehensweise hat in der Praxis so viele Vorteile, zum Beispiel:

  1. Durch die Schaffung einzelnen Verantwortungsbereiche können sich loyale Mitarbeiter von anderen Abgrenzen und Verluste sind klar zuzuweisen. Die Mitarbeiter kontrollieren sich gegenseitig und automatisch (Tipps für Ausnahmen wie Schichten und Gruppenverantwortung beschreiben wir später).
  2. Zeiteinsparung durch Sollbestände pro Verkaufsstelle , denn die Bestückungen können automatisiert werden.
  3. Fehlbestände werden automatisch verbucht und werden sofort wieder automatisch korrekt bestückt, so dass die Bestände für den nächsten Zyklus stimmen.
  4. Qualitätsförderung durch optimal vorbereitete Verkaufsstellen (keine unnötigen Lücken).
  5. Negativbeispiel: Ohne diese Methode werden Sie weder Warenverantwortung mit loyalen Mitarbeitern, noch Betriebsautomation durch Digitalisierung etablieren (da die Digitalisierung der Bestandsbewegungen akkurate Bestände benötigt).

Sehen Sie in diesem Zusammenhang auch: Best Practice: Abweichender Verbrauchsort von Waren

Der interne Transport

Haben Sie sich schon einmal überlegt, die Beschaffung und den Transport innerhalb Ihres Betriebs einem flexiblem Logistiker so zu beschreiben, dass dieser Ihren Betrieb leiten könnte? Denn genauso werden wir vorgehen, wir beschrieben dem CONTROLLER Ihre Vorgaben und Lieferwege, so dass dieser die  Automatisierung der internen Warenbewegungen für Sie übernehmen kann.

Zuerst bestimmen Sie die Sollbestände des Hautplagers, die Verpackungseinheiten, die Einkaufspreise und Lieferanten.Anhand dieser Informationen kann der CONTROLLER die automatischen Lieferantenbestellungen übernehmen.

Für die Best Practice Methode mit einzelnen Verkaufsstellen richten Sie die einzelnen Verkaufsstellen mit den entsprechenden Artikeln und Sollbeständen ein. Mit der Funktion Bestücken werden dann vom Dispositionsmonitor die Waren umgebucht und Listen erstellt, damit Ihre Mitarbeiter die Artikel entsprechend intern liefern.

Für den laufenden Betrieb gibt es mehrere Möglichkeiten Ware zu den Verkaufsstellen zu buchen:

  1. Die Mitarbeiter bestellen per Laufzettel oder Telefon im Lager und von dort wird manuell im CONTROLLER gebucht (und beliefert).
  2. Die Mitarbeiter ordern aus dem Kassiermodus im Lager. Diese Order können (z.B. im Lager) automatisch ausgedruckt und dann geliefert werden. Die Umbuchung der Ware erfolgt hierbei automatisch.
  3. Der Dispositionsmonitor ordert automatisch anhand des aktuellen Bedarfs und erstellt Lieferanweisungen. Die Umbuchung der Ware erfolgt hierbei automatisch.

Best Practice mit automatischem Ordern

Die beste Vorgehensweise besteht ist eine Mischung mehrerer Techniken. Vorausgesetzt wird, dass Sie täglich mit Bestücken die Verkaufsstellen auffüllen (dies können zusätzlich auch Produktionsstellen in der Küche sein).

Wenn sie darüber nachdenken, dann wissen Sie, dass der Sollbestand an einzelnen Verkaufsstellen pro Artikel nicht statisch ist. Am Anfang eines Tages ist dieser in der Regel höher als am Ende. Deshalb kann der Dispositionsmonitor unterschiedliche Sollbestände nach Uhrzeit verarbeiten.

Sie hinterlegen diese Sollbestände nach Uhrzeiten an ihren Verkaufsstellen und der Dispositionsmonitor übernimmt die internen Order. Ihre Mitarbeiter erhalten Lieferanweisungen und führen diese nur noch aus. Das Umbuchen erfolgt automatisch.

Beistimmte Artikel oder Verkaufsstellen bei denen dieses Verfahren nicht passt ordern Artikel manuell dazu (zum Beispiel aus dem Kassiermodus heraus).

Die Verkaufsvarianten

Die Verkaufsvarianten (unterschiedliche Verkaufsartikel welche den eingekauften Basisartikel beinhalten) bilden alles das ab, was mit den Portionsflaschen Mineralwasser in Ihrem Betrieb im Verkauf passiert. Sie verkaufen die Flaschen in der Regel portionsweise, an der Bar können daraus aber auch Mojitos oder Schorlen herstellen.

Eine weitere Möglichkeit besteht darin eigene Produkte zu erstellen und diese zu verteilen, zu lagern und zu kontrollieren - dazu später mehr.

Was macht die Kasse mit dem Stock Management?

Die Kassenbuchungen sind die Information über einen Verkauf zu einem bestimmten Zeitpunkt und zu einem speziellen Preis. Wir nennen dies Verkaufsdaten, oder hier besser Kassenbuchungen. Die Verkaufsdaten können Sie mit anderen Hypersoft Programmen vielfältig auswerten. Hier geht es uns jetzt aber nur um den warenwirtschaftlichen Zusammenhang zu den Basisartikel. Diesen Zusammenhang regelt die Bestandteilliste des Rezepturartikels. Dieses Verhältnis wir zum Beispiel über Stück, Portionen, Gramm oder Liter (die Einheiten) zwischen dem Basisartikel und dem Verkaufsartikel direkt im Artikelstamm definiert.

Die Berechnung der Verbrauchsmengen anhand der Verkaufsbuchungen und der Bestandteillisten erfolgt retrograd - da die Verkaufsbuchungen rückwirkenden Einfluss auf den Warenbestand haben, da ja Verbrauchs- oder Entnahmebuchungen der Basisartikel nicht stattgefunden haben. Die Kassenbuchungen erzeugen also auf der Basis dieser Informationen die theoretischen Warenbewegungen. Auf der Basis des Startbestands und der Kassenbuchungen entsteht daraus Just In Time ein theoretischer Sollbestand. Die Arbeit zur Berechnung übernimmt der Bestandsdienst des Controllers. Er berechnet permanent den theoretischen Sollbestand Ihrer Basisartikel anhand der Kassenbuchungen und zeichnet diese gemäß des zeitlichen Ablaufs für Sie auf.

Lassen Sie uns für Verkaufsartikel die sich aus mehreren Basisartikeln zusammen setzen den Begriff Rezepturartikel festlegen. Ein Rezepturartikel enthält die Informationen der beinhalteten Basisartikel (das sind die Artikel die Sie einkaufen) und deren Anteil in einer Zahl der Einheiten, die Sie dem jeweiligen Basisartikel bekannt gemacht haben.

Da wir selbst hergestellte Artikel Produkte nennen, bezeichnen wir die Anleitung mit der Sie die Bestandteilliste um Verfahrensanweisungen zu Produktionsanweisungen ergänzen, nur für den Fall, dass Sie dieses nützliche Werkzeug nutzen möchten.

Interner Bedarf

Hier wird Ihre 2. Entscheidung stattfinden:

Bestimmen Sie, ob Sie die Bestellung zuerst bei einem oder gleich bei mehreren Lieferanten dem Controller überlassen möchten (Variante 1), oder lieber extern erstellte Bestellungen ebenso komfortabel in den Controller einbuchen möchten (Variante 2).

Mit der Variante 1 benachrichtigt Sie der Dispositionsmonitor über Artikel, die Sie von Ihren Lieferanten bestellen können. Er verwendet hierfür die Ergebnisse des Bestandsdienstes und die Bestandsvorgaben. Die Bestandsvorgaben bilden durch ihre zeitabhängigen Abstufungen spielend jede planbare Situation Ihres Betriebes ab. Ist der Mindestbestand für die Situation unterschritten entsteht ein Bedarf zum Erreichen des Sollbestandes. Diese Bedarfsmenge wird als Anforderung an das Bestellprogramm gemeldet. Dort entscheidet sich anhand der Verpackungen und Bestelleinheiten die tatsächliche Bestellmenge. Für Bestellungen, die nicht abhängig von der Zeit, sondern auf Ihre Anforderung hin automatisch berechnet werden sollen, haben wir als Alternative zur Zeit die Funktion Auffüllen. Mit dieser bestellen Sie solch gekennzeichnete Artikel vollautomatisch, aber nur dann wenn Sie es wollen.

Mit der Variante 2 von oben haben Sie die Funktionen der Variante 1 und zusätzlich automatisches Umbuchen von Waren zwischen Ihren Lager- und Verkaufsstellen. Um diese Aufgabe meisterhaft zu erledigen, informiert Sie der Dispositionsmonitor mit klaren schriftlichen Arbeitsanweisungen, die er darstellt und automatisch an der zu liefernden Stelle ausdrucken kann. Arbeitsanweisungen können Aufforderung zur Herstellung von eigenen Produkten sein, oder einfach das Liefern oder Abholen von Basisartikeln. Stimmt einmal Ihre zeitliche Planung mit der Realität nicht überein, können Sie mit einem einfachen Eingriff die theoretische Zeit oder den Bedarf beliebig an die Situation anpassen.

Verkaufsstellen ohne Lager (Restaurant)

Das Buchen von Rezepturen führt dazu, dass die Basisartikel aus der Bestandteilliste in der Menge angepasst werden. Der Controller sucht hierfür nach den Basisartikeln in der Verkaufsstelle, in der auch die Rezeptur gebraucht wurde. Ist der Basisartikel in dieser Verkaufsstelle nicht vorhanden, wird der Bestand in der Verkaufsstelle angepasst, die dem Artikel unter Lagerort zugewiesen ist.

Eine Verkaufsstelle "Restaurant" verkauft die Rezepturartikel, deren Basisartikel als Lagerort die Verkaufsstelle "Küche" haben. Hat das Restaurant auch einen eigenen Bestand an Getränken, ist bei diesen meist als Lagerort Hauptlager eingestellt und der Basisartikel wurde zusätzlich der Verkaufsstelle "Restaurant" zugewiesen.

Die Kontrolle

"Würde wir alle alles richtig machen, bräuchten wir keine Kontrolle."Tatsächlich gibt es aber viele Gründe, weshalb Sie die theoretischen Warenbestände wieder zu gesicherten Istbeständen machen sollten. Hierfür zählen Sie die Basisartikel und vergleichen den theoretischen Bestand mit dem tatsächlichen.

Wir kommen zur 3. Entscheidung

Bestimmen Sie, wie genau und wie häufig Sie wie viele Ihrer Artikel kontrollieren:

Einmal im Jahr den gesamten Bestand, täglich ein paar Artikel, wöchentlich alle Verkaufsstellen, monatlich das Lager? Wir nennen diese Antwort ein Kontrollkonzept.

Ihre Entscheidung bezüglich eines gemeinsamen oder getrennten Bestands, die wir am Anfang beschreiben haben, hat nun erneut eine Auswirkung auf die Kontrolle. Zwar müssen Sie in beiden Fällen die Artikel überall kontrollieren, jedoch behalten Sie bei der Variante 2 die Information der getrennten Lagerorte und damit die klare Zuweisung der Verantwortung.

Um Zeit zu sparen und wenig verbrauchte Artikel nicht mehr zu kontrollieren als zu verkaufen, ordnen Sie Ihren Basisartikel beliebige Kontrollgruppen zu, so dass Sie je nach Situation nur die wichtigsten Artikel kontrollieren müssen. Für alle anderen Artikel bleibt deren (theoretischer) Sollbestand bis diese an der Reihe sind maßgebend.

Lassen Sie den Controller die unvermeidlichen Bestandsabweichungen nach Ihren Vorgaben bewerten und er wird Ihnen nur kritische Informationen vorlegen. Wählen Sie hierfür einfach die gewünschte Bewertungsgruppe aus und erzwingen Sie während Ihrer Abwesenheit Informationen bei relevanten Abweichungen im Multiple-Choice Verfahren von den verantwortlichen Mitarbeitern.

Bemerkungen zur Kontrolle

Wenn die Stammdaten stimmen und die Istsituation einmal richtig eingegeben wurde, werden mit regelmäßigen Kontrollen alle Automationsprozesse erfolgreich aufrecht erhalten und Vorteile weit über Ihre Erwartungen erzielen. Die Einsparung von Arbeitszeit, durch optimale Organisation, ist schon ohne die Einsparung durch Kontrolle ( durch Verringerung des Verlustes) ein wirkungsvoller Gewinnfaktor. Die Steigerung des Umsatzes durch optimales Waren - Qualitätsmanagement wird Sie zusätzlich dauerhaft stärken.

Eine weitere Entscheidung steht an: Entweder Sie planen einen 100% Start von Anfang an und schaffen für den Start die notwendigen Mitarbeiter - Ressourcen oder Sie starten (zum Beispiel bei der automatischen Bestellung) mit nur einem Lieferanten und Sie kontrollieren nur ein paar einfache Rezepturartikel. In jedem Fall ist es ein beachtliches und gleichermaßen lohnenswertes Vorhaben eine Stock Managementsystem wie den CONTROLLER einzusetzen. Alles zur richtige Zeit am richtigen Ort - und gebucht ist es auch schon. Die Aussicht auf diesen Erfolg sollte Ihnen das notwendige Training Ihres persönlichen Controllers Wert sein!

Bestellungen an Lieferanten

Der CONTROLLER kann anhand aktueller Situationen bedarfsgerechte Bestellungen auslösen. Hierfür stehen mehrere Varianten von Sollbeständen und prozentuale Anpassungsmöglichkeiten zur Verfügung. Natürlich gibt es unterschiedliche Verfahren, aus denen Sie im Bereich Ordercenter bitte das für ihre Abläufe passende auswählen.

Wareneingang kontrollieren und buchen

Der Wareneingang erhöht Ihren Bestand und führt dazu dass Ihnen Ware berechnet wird. Praxiserfahrungen haben gezeigt, dass um die 5% der Verluste bereits beim Wareneingang entstehen können. Da es sich an dieser Stelle nicht um verkaufsfähige Ware handelt, fehlt Ihnen faktisch nicht der Umsatz, sondern nur der Wareneinsatz. Bei Betriebsprüfungen kann diese Fehlmenge allerdings zum Verkaufswert angesetzt werden. Nicht nur deshalb sollte auch der Wareneingang akkurat geregelt werden.

Der CONTROLLER hat mehrere Programme um den Wareneingang zu buchen, von denen Sie sich in der Regel für eines entscheiden:

Sie können den Wareneingang auch über die Kassenfunktion Wareneingangskontrolle am POS aufrufen.

Best Practice für den Wareneingang

Der erste Reflex lässt Sie nach einer Möglichkeit suchen die Ware für den Wareneingang zu scannen. Dies können Sie zum Beispiel mit dem Wareneingang für Touch und einem Scanner ausführen.

Normalerweise hat aber Ihr Wareneingang wenig mit einer Supermarktkasse gemeinsam und das obige Verfahren hat Mängel im Controlling. Die tatsächliche Aufgabe besteht aus folgenden Teilaufgaben:

  1. Stelle sicher, dass genau das geliefert wurde, was ursprünglich bestellt wurde.
  2. Stelle sicher, dass der Lieferschein der gelieferten Waren entspricht.
  3. Kommentiere den Wareneingang so, dass (meist später eintreffende) Rechnungen unstrittig und möglichst sofort korrekt sind.

Wenn Sie diese drei Dinge meistern, sparen sie sich Geld und den Beteiligten unnötige Arbeit und Störungen im Betriebsablauf.

Einfaches scannen reicht für die Aufgaben nicht aus und lenkt sogar von diesen ab. Außerdem ist es auch (mit Verlaub: natürlich kann es sein, dass Sie bestimmte Gründe haben, doch zu scannen und anders zu arbeiten, aber in über 90% der Fälle ist es so) Zeitverschwendung.

Die Lösung ist, dass Sie dem CONTROLLER beibringen 100%ig automatisch zu bestellen (dazu an anderer Stelle mehr). Aus diesen Bestellungen entstehen pro Lieferant (oder Einkaufsweg) ein vom CONTROLLER erwarteter Wareneingang. Dieser kann als Liste und auch gern in der Reihenfolge des Lieferscheines ausgedruckt werden, um parallel zu dem Lieferschein und der eintreffenden Waren kontrolliert zu werden. Für diese Tätigkeit sollte jemand herangezogen werden, der auch sonst für den Warenbestand verantwortlich ist. Am Ende buchen passen Sie den in den erwarteten Wareneingang nur um die wenigen Abweichungen an und lassen den CONTROLLER die gesamte angelieferte Ware automatisch einbuchen.

  • In der Praxis werden sich die Abweichungen verringern, da die Lieferkette mit der Zeit bemerkt, dass Ihnen Abweichungen auffallen. Fertig kommissionierte Ware wird nämlich auf dem Weg zu Ihnen nicht immer ausreichend bewacht, da Sie meist die Rechnung ohne Beanstandung zahlen.
  • Wenn Kommissionierer Ware nicht vorrätig haben müssen Sie natürlich aufpassen, dass diese Dinge nicht auf Rechnung und Lieferschein steht, aber sie fehlt dann trotzdem im Betrieb und stören den Ablauf. Bei Anlieferung bemerkte Fehlmengen können in Ihrem Interesse sofort und auch kurzfristig zur Nachlieferung gefordert werden.
  • Geben Sie klar vermerkte Änderungen zu dem Lieferschein genauso an ihre Rechnungskontrolle weiter, da diese übrigbleibenden Abweichungen zu über 90% ursächlich für verbleibende Rechnungsdifferenzen sind.

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