Wie strukturiere ich meine Bestandsführung?

In nahezu jedem Betrieb sind Einkauf und Warenkalkulation fest etabliert – doch nur wenige arbeiten mit einem wirklich effizienten Kontrollsystem.

Mit dem Controller von Hypersoft etablieren Sie ein professionelles Stock Management, das Ihre Bestände nicht nur verwaltet, sondern automatisch organisiert, vergleicht und optimiert.

Der Beginn eines Kontrollzyklus

Jede Bestandsführung beginnt mit einem klar definierten Startbestand.

Beispiel: 10 Portionsflaschen Wasser am 01.06.2019.

Diese Flaschen gelten als Basisartikel, da sie physisch vorhanden und zählbar sind. Der Zeitpunkt der Erfassung bildet den Startpunkt Ihres Kontrollzyklus.

Von hier an berechnet der Controller anhand der Verkaufsdaten aus dem Kassensystem den theoretischen Verbrauch.

Dieser wird später durch erneute Zählung mit dem tatsächlichen Bestand verglichen – so entsteht ein fortlaufender Kontrollzyklus.

Lagerstruktur im Betrieb

Ein typischer Betrieb verfügt über mehrere Lagerorte – z. B. ein zentrales Lager, eine Bar oder eine Getränkeausgabe.

Die Frage ist: Wie möchten Sie diese Strukturen im Controller abbilden?

Variante 1 – Globaler Gesamtbestand (Standard)

Alle Einzelbestände werden zusammengezählt und als Gesamtwert erfasst.

Vorteile:

  • Einfache Einrichtung

  • Kein internes Umbuchen

  • Geringe Anforderungen an das Personal

  • Besonders geeignet für kleinere Betriebe

Best Practice mit einzelnen Verkaufsstellen

In dieser Variante bildet der Controller die realen Abläufe Ihres Betriebs ab:

Hauptlager + separate Verkaufsstellen (z. B. Bar, Getränkeausgabe)

Pro Verkaufsstelle wird ein Sollbestand definiert

Auf dieser Basis kann der Controller automatisch:

Bestellvorschläge für Lieferanten berechnen,

tägliche Umbuchungen vom Hauptlager an Verkaufsstellen durchführen,

Verbräuche zuordnen und Verluste sichtbar machen.

Vorteile:

  • Klare Verantwortlichkeiten pro Verkaufsstelle

  • Automatisierte Prozesse: Bestücken, Umbuchen, Bestellen

  • Reduzierte Fehlbestände und konstante Warenverfügbarkeit

  • Optimierte Warenpräsentation und Qualitätssicherung

  • Grundlage für eine moderne, digitale Betriebsführung

❗ Ohne diese Methodik sind verlässliche Bestandsführung, automatische Bestellung und Verantwortungszuweisung kaum möglich.

Einrichtung des Controllers

Richten Sie den Controller so ein, wie Sie auch praktisch mit der Ware arbeiten.

Beispiel: Neben dem Hauptlager definieren Sie Verkaufsstellen wie Bar oder Getränkeausgabe und hinterlegen dort tägliche Sollbestände.

Der Sollbestand im Hauptlager bestimmt – im Vergleich zum tatsächlichen Bestand – den Bedarf an Bestellmengen.

Der Controller kann daraus automatisch Bestellvorschläge berechnen.

Das tägliche Bestücken der Verkaufsstellen aus dem Hauptlager kann der Controller ebenfalls automatisch durchführen.

Wenn Verbrauchsschätzungen und Lagerkapazitäten passen, werden interne Warenbewegungen vollständig automatisiert.

(Die Details zur automatischen Nachbestellung werden im späteren Abschnitt „Bestellungen an Lieferanten“ beschrieben.)

Sehen Sie in diesem Zusammenhang auch: Best Practice: Abweichender Verbrauchsort von Waren

Der interne Transport

Der Controller kann interne Warenbewegungen vollständig automatisieren – so, als würde ein interner Logistiker Ihr Unternehmen koordinieren.

Zunächst definieren Sie:

  • Sollbestände des Hauptlagers,

  • Verpackungseinheiten, Einkaufspreise und Lieferanten.

Auf dieser Basis übernimmt der Controller die automatischen Lieferantenbestellungen.

Für die Best Practice Methode mit getrennten Verkaufsstellen richten Sie pro Verkaufsstelle die zugehörigen Artikel und Sollbestände ein.

Mit der Funktion Bestücken erstellt der Dispositionsmonitor Umbuchungen und Arbeitslisten, damit Ihr Personal die Artikel intern liefern kann.

Im laufenden Betrieb gibt es mehrere Möglichkeiten, Ware an Verkaufsstellen zu buchen:

  • Bestellung per Laufzettel oder telefonisch im Lager (manuelle Buchung im Controller)

  • Bestellung direkt aus dem Kassiermodus, mit automatischem Ausdruck und Umbuchung

  • Vollautomatische Steuerung durch den Dispositionsmonitor anhand des aktuellen Bedarfs

Best Practice: Automatisch nachgefüllt – genau im richtigen Moment

In einem gut organisierten Betrieb kann sich Ihr Team auf das Wesentliche konzentrieren: den Gast.

Ein typischer Abend an der Bar:

Der Gin Tonic läuft – ein voller Außenbereich, zufriedene Gäste, hoher Durchsatz. Die Bedienung kommt ins Schwitzen, denn das gekühlte Tonic-Wasser wird knapp. In früheren Zeiten hätte das bedeutet: Flasche suchen, Kühlung unterbrechen, Zeit verlieren. Doch heute ist alles anders:

Noch bevor der Engpass spürbar wird, erscheint ein Kollege mit einem Tablett frischer, perfekt gekühlter Tonics.

Der Controller hat den Sollbestand auf Basis der Tageszeit und Verkaufszahlen analysiert und die Umbuchung automatisch beauftragt. Ein Kollege bring rechtzeitig die vorgekühlten Tonics. Der Bediener kann sich entspannen – und der Gast bekommt seinen Drink in Bestzeit.

Unser Tipp:

Verknüpfen Sie Ihre Verkaufsstellen intelligent mit Sollbeständen, die sich nach Uhrzeit und Bedarf verändern. So entsteht eine Logik, die mitdenkt – auch bei spontanen Peaks.

Übergang zum nächsten Kapitel

Im nächsten Abschnitt erfahren Sie, wie der Controller mit den Kassenbuchungen arbeitet, um Verbrauch, Sollbestände und Bestellungen in Echtzeit zu berechnen.

Was macht die Kasse mit dem Controller?

Jede Kassenbuchung enthält die Information über einen Verkauf zu einem bestimmten Zeitpunkt und zu einem definierten Preis. Diese Daten – die Verkaufsdaten – bilden die Basis für alle warenwirtschaftlichen Berechnungen im Controller.

Der Controller verbindet diese Verkaufsdaten mit den Basisartikeln, aus denen ein Verkaufsartikel besteht. Dieses Verhältnis ist im Artikelstamm über die Bestandteilliste festgelegt und wird in Einheiten wie Stück, Portionen, Gramm oder Liter definiert.

Berechnung des theoretischen Warenverbrauchs

Aus jeder Kassenbuchung errechnet der Controller den theoretischen Verbrauch der betroffenen Basisartikel. Da die Entnahme physisch nicht einzeln gebucht wird, erfolgt diese Berechnung retrograd – also rückwirkend anhand der Verkäufe. Die Kassenbuchungen erzeugen so die theoretischen Warenbewegungen, aus denen der Controller den Sollbestand in Echtzeit ermittelt. Diese Berechnung übernimmt der Bestandsdienst automatisch: Er verarbeitet permanent alle Verkaufsdaten und zeichnet den Verbrauchsverlauf chronologisch auf.

Rezepturartikel und Produkte

Ein Verkaufsartikel, der sich aus mehreren Basisartikeln zusammensetzt, wird als Rezepturartikel bezeichnet. Er enthält die Information, aus welchen Basisartikeln (Einkaufsartikeln) er besteht und in welchem Mengenverhältnis.

Wenn Sie eigene Artikel produzieren, können Sie diese im System als Produkte führen. Die dazugehörige Anleitung – also die Verbindung von Bestandteilliste und Produktionsschritten – kann im Controller als Produktionsanweisung hinterlegt werden.

Interner Bedarf

Nach der Einrichtung Ihrer Bestandsstruktur (Lager, Verkaufsstellen, Sollbestände) geht es darum, wie die Bedarfsplanung abläuft.

Der Controller unterstützt Sie dabei auf zwei Wegen:

Variante 1 – Automatische Bestellung bei Lieferanten

Der Dispositionsmonitor überwacht laufend die Bestände. Sobald ein Artikel den definierten Mindestbestand unterschreitet, ermittelt der Controller den erforderlichen Bedarf. Auf dieser Grundlage werden Bestellvorschläge generiert, die im Bestellprogramm verarbeitet werden.

Über die Funktion Auffüllen können Sie bestimmte Artikel vollautomatisch nachbestellen lassen – aber nur, wenn Sie dies aktiv wünschen. So behalten Sie die Kontrolle und profitieren dennoch von automatisierten Prozessen.

Variante 2 – Interne Umbuchungen und automatische Disposition

Diese Variante umfasst zusätzlich die automatische Warenverteilung zwischen Lager- und Verkaufsstellen. Der Dispositionsmonitor erstellt hierfür Arbeitsanweisungen, die angezeigt oder automatisch an der jeweiligen Verkaufsstelle ausgedruckt werden können. Diese Anweisungen betreffen beispielsweise:

  • interne Lieferungen oder Abholungen von Basisartikeln,

  • die Herstellung eigener Produkte,

  • oder die Auffüllung von Sollbeständen.

Sollte eine geplante Lieferung zeitlich nicht mehr passen, können Sie die Bedarfszeiten oder Mengen mit wenigen Klicks an die aktuelle Situation anpassen.

Verkaufsstellen ohne eigenes Lager

Wenn eine Verkaufsstelle (z. B. Restaurant) Rezepturartikel verkauft, deren Basisartikel in einer anderen Verkaufsstelle (z. B. Küche) gelagert sind, passt der Controller automatisch den Bestand am hinterlegten Lagerort an. Beispiel:

  • Das Restaurant verkauft Getränke, deren Lagerort „Hauptlager“ ist.

  • Die Verkäufe werden trotzdem automatisch richtig zugeordnet – der Controller bucht im Hintergrund vom Hauptlager ab.

So bleibt die Warenwirtschaft stets konsistent und transparent, auch bei mehreren Verkaufsstellen.

Kontrolle und Bestandsgenauigkeit

Selbst das beste System braucht Kontrolle. Ziel ist, den theoretischen Sollbestand regelmäßig mit dem tatsächlichen Istbestand abzugleichen.

Definieren Sie dazu Ihr Kontrollkonzept:

  • Welche Artikel sollen geprüft werden?

  • In welchen Intervallen (täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich)?

  • Welche Verkaufsstellen oder Lager sind betroffen?

Sie können Ihre Basisartikel beliebigen Kontrollgruppen zuordnen. So kontrollieren Sie gezielt nur relevante Warengruppen. Der Controller bewertet Abweichungen nach Ihren Vorgaben und meldet nur die wirklich kritischen Differenzen. Verantwortliche Mitarbeiter können Abweichungen direkt bestätigen oder kommentieren – zum Beispiel per Multiple-Choice-Auswahl.

Bewertung und Nutzen der Kontrolle

Wenn Stammdaten korrekt gepflegt sind und regelmäßige Kontrollen stattfinden, bleiben alle Automationsprozesse stabil. Das führt zu:

  • Zeitersparnis durch klar definierte Prozesse

  • Reduzierung von Verlusten durch präzise Kontrolle

  • Höhere Wirtschaftlichkeit durch besser planbaren Wareneinsatz

  • Mehr Umsatz durch Qualitätsmanagement und verlässliche Bestände

Sie entscheiden, ob Sie den Controller von Beginn an vollumfänglich einsetzen oder schrittweise starten – etwa mit einem Lieferanten oder einer Produktgruppe. In jedem Fall profitieren Sie von einem System, das zuverlässig organisiert, meldet und kontrolliert.

Alles zur richtigen Zeit, am richtigen Ort – und gebucht ist es auch schon.

Bestellungen an Lieferanten

Der Controller kann anhand aktueller Verbrauchsdaten bedarfsgerechte Bestellungen auslösen. Dafür stehen verschiedene Verfahren mit Sollbeständen und prozentualen Anpassungen zur Verfügung, um Ihre Abläufe optimal abzubilden.

Wareneingang

Ein korrekter Wareneingang ist entscheidend für eine verlässliche Bestandsführung. Etwa 5 % aller Verluste entstehen bereits beim Wareneingang – oft unbemerkt. Der Controller bietet mehrere Möglichkeiten zur Erfassung:

Best Practice – Effizienter Wareneingang

Das Ziel ist nicht das Scannen von Artikeln, sondern die Qualität der Kontrolle.

Wichtige Schritte sind:

  • Sicherstellen, dass geliefert wurde, was bestellt wurde.

  • Prüfen, ob der Lieferschein korrekt ist.

  • Den Wareneingang kommentieren, um Rechnungsprüfungen eindeutig zu machen.

Der Controller unterstützt Sie, indem er aus Bestellungen erwartete Wareneingänge generiert. Diese können Sie als Liste drucken, mit der Lieferung abgleichen und bei Abweichungen direkt anpassen. Anschließend bucht der Controller automatisch die bestätigte Ware ein.

Mit der Zeit reduziert sich die Fehlerquote in der Lieferkette spürbar – Abweichungen werden erkannt, dokumentiert und Lieferanten verbessern ihre Prozesse entsprechend.

Fazit:

Der Controller ist das zentrale Instrument für eine moderne, digitale Bestandsführung. Er analysiert, meldet, korrigiert und optimiert – vollautomatisch und in Echtzeit.

  • Automatisierte Kontrolle und Disposition

  • Transparente Lager- und Verkaufsstellenlogik

  • Rückverfolgbare Warenbewegungen

  • Verlässliche Entscheidungsgrundlage für Einkauf und Controlling

Mit dem Controller wird Ihre Warenwirtschaft zu einem selbstregulierenden System – präzise, effizient und zuverlässig.

Zurück zum übergeordneten Thema:Die optimale Bestandsführung wählen