Best Practice zur Bestandsführung

Das Stock Management bietet viele Möglichkeiten – doch nicht jeder Betrieb benötigt dieselbe Tiefe an Kontrolle. Falls Sie Waren nicht eng überwachen müssen und das System primär zur Orientierung nutzen, können Sie dieses Kapitel überspringen oder werden über andere Themen gezielt zu relevanten Abschnitten geführt.

Für alle anderen gilt:

Je besser Sie die Werkzeuge verstehen, desto effizienter wird Ihr Kontrollkonzept – und desto direkter profitieren Sie davon.

Die Automation

Die automatische Verarbeitung von Warenbewegungen entlastet Ihr Team und sorgt für transparente, nachvollziehbare Bestände. Automatisiert werden können:

  • Lieferantenprozesse

  • Bestellungen an Lieferanten

  • automatische Wareneingangsbuchungen

  • Interne Warenflüsse

  • Bestücken (automatisches Auffüllen) von Lagern und Verkaufsstellen

  • interne Weiterleitungen sowie die Herstellung eigener Produkte

  • Just-in-Time-Belieferung einzelner Verkaufsstellen

Damit entsteht ein reibungsloser, fehlerarmer Warenfluss – unabhängig vom Arbeitsaufkommen im Tagesgeschäft.

Qualitätsmanagement

Der Controller unterstützt Sie nicht nur bei Beständen, sondern auch bei der Qualitätssicherung:

  • Kanban-Steuerung für besonders sensible Bereiche

  • optimale Vorbereitung aller Verkaufsstellen

  • Produktionsvorgaben und Rezepturen für einheitliche Qualität – standortübergreifend

  • klare, eindeutige Produktionsanweisungen für konsistente Ergebnisse

So wird Qualität messbar, nachvollziehbar und leicht reproduzierbar.

Teamwork zwischen Kasse und Controller

Die Automatische Kassenschnittstelle verbindet beide Welten nahtlos:

  • gemeinsamer Artikelstamm für POS und Stock Management

  • Rezepturartikel inklusive Beilagenänderungen

  • steuerlich absetzbare Verlustbuchungen

  • Abbildung einfacher bis komplexer Betriebsstrukturen

  • Bestellungen und interne Umlagerungen ohne starre Sollbestandsvorgaben

Das Ergebnis: ein System, das exakt so flexibel arbeitet, wie Ihr Betrieb es benötigt.

Die Kontrolle

Eine zuverlässige Kontrolle der Warenbestände ist die Grundlage jeder funktionierenden Automation.

Ohne regelmäßige Kontrollen:

  • sind theoretische Bestände unzuverlässig,

  • entstehen Fehlbuchungen,

  • wird die Planung ungenau,

  • verliert das System an Effizienz.

Mit Hypersoft Stock Management profitieren Sie gleich mehrfach:

  • präzise Kontrolle bis zur einzelnen Verkaufsstelle

  • vollständige Nachvollziehbarkeit aller Lagerbewegungen

  • klare Auswertungen des Wareneinsatzes

Ziel jedes Kontrollzyklus:

Der tatsächliche Bestand soll möglichst nah am theoretischen Bestand liegen.

So funktioniert der Kontrollzyklus

  • Istbestand erfassen (Kontrollerfassung)

  • Vergleich zum theoretischen Bestand auswerten

  • Differenzen verbuchen

  • neuen, sauberen Kontrollzyklus starten

Im Stock Reporter können Sie jederzeit Abweichungen analysieren und Optimierungsbedarf erkennen.

Best Practice zu Warenbewegungen - Kontrolle ermöglicht Automation

Die Warenbewegungen bilden das Fundament des gesamten Stock Managements.

In den vorherigen Kapiteln haben Sie bereits erfahren, welche Möglichkeiten Ihnen zur Verfügung stehen und welche Vorteile eine automatisierte Warenwirtschaft bietet. Wichtig ist dabei:

Automation funktioniert nur zuverlässig, wenn die Bestände korrekt und regelmäßig kontrolliert werden.

Um die Logik der Warenbewegungen zu verdeutlichen, betrachten wir ein vereinfachtes Modell eines typischen Betriebs:

Wir haben bewusst darauf verzichtet, Sonderfälle abzubilden – obwohl Hypersoft dafür umfassende Lösungen bietet, z. B.:

  • Rücklieferungen an Lieferanten

  • Rücklieferungen von Verkaufsstellen an Lager

  • Verlustbuchungen

  • Verbrauch aufgrund von Fertigungstoleranzen

Grundsatz:

Jede Warenbewegung sollte im System durch eine entsprechende Warenbuchung dargestellt werden. Dafür stehen Ihnen zahlreiche Funktionen der Hypersoft Suite zur Verfügung, aus denen Sie die für Ihren Betrieb passende Kombination wählen können.

Warum Automation ein Umdenken ermöglicht

Sie können Ihre Warenbewegungen theoretisch zu 100 % automatisieren. Dies führt nicht nur zu einer erheblichen Entlastung, sondern verändert auch das Verantwortungsgefühl im Team – mit durchweg positiven Effekten:

  • klare Verantwortlichkeiten

  • bessere Transparenz

  • weniger Verluste

  • zuverlässige Verfügbarkeit

  • deutlich geringere Fehlerquote

Um diesen Mindshift zu veranschaulichen, vergleichen wir typische Abläufe vor und nach der Einführung von Hypersoft Stock Management:

Altes Verfahren vs. Neues Verfahren mit Stock Management

Altes Verfahren Neues Verfahren
Ein Lagerverantwortlicher bestellt Waren direkt beim Lieferanten und entscheidet spontan über Mengen – insbesondere bei Saisonschwankungen. Der Verantwortliche definiert Sollbestände im System. Die Bestellung erfolgt automatisch, saisonale Anpassungen werden gezielt vorgegeben.
Wareneingang wird anhand des Lieferscheins geprüft, evtl. mit der ursprünglichen Bestellung abgeglichen. Abweichungen bleiben leicht unbemerkt. Der Wareneingang wird gegen die automatisch erzeugte Bestellung geprüft. Abweichungen werden sofort sichtbar.
Der korrigierte Lieferschein wird manuell eingebucht. Nicht gelieferte Artikel fallen oft nicht auf. Die Buchhaltung versucht später, den Wareneinsatz pauschal zu berechnen. Der Controller bucht den gesamten Bestellvorgang inklusive Abweichungen korrekt ein. Fehlende Artikel werden bewertet und rechtzeitig nachbestellt. Die Finanzbuchhaltung erhält automatisch kontierte Daten.
Mitarbeiter fordern morgens Ware aus dem Lager an – meist passend zur vorherigen Bestellung, jedoch ohne tatsächliche Kontrolle oder Dokumentation. Verluste werden global erfasst und bleiben unklar. Der Dispositionsmonitor bestückt Verkaufsstellen automatisch. Lieferanweisungen entstehen live im Betrieb, Buchungen laufen automatisch. Verantwortung wird an die jeweiligen Bereiche übertragen.
Während des Betriebs werden auf Zuruf oder gegen handgeschriebenen Beleg Waren angefordert, die spontan benötigt werden. Der Bediener erfasst eine schnelle, nachvollziehbare Warenanforderung direkt am POS. Der Dispositionsmonitor erzeugt daraus eine Lieferanweisung.
Bestände werden monatlich oder jährlich gezählt. Die Bewertung erfolgt pauschal. Rückschlüsse auf die tatsächliche Situation sind nur bei extremen Abweichungen möglich. Regelmäßige Kontrollen (z. B. mit Digitalwaagen) erhöhen Verbindlichkeit und Ertrag. Der Wareneinsatz sinkt, loyale Mitarbeitende werden sichtbar und das System liefert dauerhaft exakte Bestände.

Fazit

Die zuverlässige Kontrolle der Bestände ist nicht nur die Basis für alle automatisierten Warenbewegungen, sondern auch der Schlüssel zu mehr Profit, Transparenz und betrieblicher Sicherheit.

Wer kontrolliert, kann automatisieren.

Wer automatisiert, steigert Umsatz, Qualität und Effizienz.

Weiterführende Themen:

Wie strukturiere ich meine Bestandsführung?

Wie strukturiere ich meinen Artikelstamm?

Wie funktioniert der Bestandsdienst?

Erste Schritte mit dem Controller

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