Wie strukturiere ich meinen Artikelstamm?

Wenn Sie die Hypersoft Suite zusammen mit dem Controller verwenden wollen, ergeben sich erhöhte Anforderungen an den Artikelstamm. Ohne Stock Management werden meist nur Texte und monetäre Informationen verwendet. Mit Stock Management geht es um wesentlich mehr - die Bestandsinformationen.

Wenn Sie das Stock Management mit mehr als einer Verkaufsstelle innerhalb eines Betriebes (Mandanten) verwenden erhöhen sich die Anforderungen elementar.

Woher soll Ihr Stock Management wissen, dass beim Verkauf einer Lasagne im Restaurant im Bestand der Küche die Ware anhand der Rezeptur verringert werden soll? Wie soll der Dispositionsmonitor geschälte Tomaten in Dosen aus dem Hauptlager anfordern und wann soll was beim Lieferanten bestellt werden?

Woher, wie, wann und was - die einfache Lösung!

In unserem Beispielrestaurant arbeiten wir mit mehr als einer Verkaufsstelle. Wir haben ein Hauptlager für F&BGeschlossen F&B steht für (engl.) Food & Beverage, also Speisen und Getränke und allem was mit diesem in Zusammenhang steht., eine Küche, ein Restaurant, eine Bar und einen To-Go Bereich.

Der Artikelstamm kann dies einfach abbilden. Alle Basisartikel werden mit Ihren Einkaufseinheiten und dem Lagerort Hauptlager erfasst. Wenn Ihr Hauptlager aus mehreren Lagerorten wie Kühlhaus, Flaschenlager und Trockenlager besteht, wird dies nicht erfasst - die Zuordnung der Lagerstellen ergibt sich für den Lageristen logisch anhand der Ware selbst.

Mit dem Programm Verkaufsstellen verwalten werden die Artikel den unterschiedlichen Verkaufsstellen zugeordnet. Die Küche erhält somit ebenfalls die Basisartikel, so dass die Artikel der Küche im Hauptlager und in der Küche gelagert werden können. Ebenso erhält die Bar die Getränke, die damit im Hauptlager und in der Bar gelagert werden können.

In der Bar erstellen Sie Rezepturen und ein Produkt mit Direkter Bestandsführung für jeden Cocktail. Das Produkt wird an der Kasse verkauft. Ebenfalls wird das Produkt von der Verkaufsstelle Bar der Verkaufsstelle Restaurant zugewiesen. Wird das Produkt im Restaurant verkauft, verringert sich folgerichtig der Bestand der Basisartikel in der Bar. Verringert sich die Bestand der Basisartikel in der Bar, können neue Basisartikel aus dem Lager angefordert und umgebucht werden.

Ebenso erstellen Sie für alle Rezepte, Produkte mit Direkter Bestandsführung in der Küche. Diese Produkte weisen Sie dem Restaurant zu. Einige Snacks auch der Bar, wenn diese dort direkt bestellt werden können und natürlich der To-Go Verkaufsstelle soweit die Küchenartikel dort auch verkauft werden. Die Kasse im To-Go Bereich kümmert sich sodann um die Umschaltung der Mehrwertsteuer.

Beispiel für Abfragen...

Wenn Sie im Restaurant ein Steak wahlweise mit Pommes Frites oder Gemüse anbieten möchten, erstellen Sie in der Küche die Rezepturen und Produkte mit Direkter Bestandsführung für dies drei Artikel. Alle drei Produkte werden dem Restaurant zugewiesen. Die Artikel sind im Artikelstamm als nicht verkaufsfähig (wenn Sie diese nicht einzeln anbieten möchten) eingestellt. Im Restaurant erstellen Sie eine "Rezeptur " mit Abfrage und nennen diese Steakteller. Das Steak ist immer dabei, die beiden Beilagen erhalten eine Abfrage.

Haben Sie dieses Thema zu 100% verstanden? Wenn nicht fragen Sie Hypersoft nach weiteren Informationen, wenn Sie einen Artikelstamm verwalten möchten.

Weiterführende Dokumentation:

Direkte Bestandsführung - ohne Produktion

Verkaufsstellen konfigurieren

Basiseinheiten, Kontrolle und Einkauf

Wir empfehlen Ihnen (gerade bei sehr umfangreichem Artikelstamm) über die Basiseinheit nur neutrale Gebinde zu definieren:

  • Liter
  • Kilo
  • Stück (Portionsflaschen etc. auch)

Als Kontrollart definieren Sie die aktuell verwendeten Einheiten (z.B. 200 ml Flasche, mit 0,2 Litern) und den stellen den Bezug zur Basiseinheit her. Beim Einkauf definieren Sie die Umverpackung und stellen erneut den Bezug zur Basiseinheit her (12 er Kiste mit 2,4 Litern).

Hierdurch sind Sie völlig unabhängig bei späteren Änderungen der Verpackungsgrößen. Sie können sogar beliebig viele Verpackungsgrößen parallel verwenden (auch wenn dieses wegen der Übersichtlichkeit nicht zu empfehlen ist.

Weiterführende Dokumentation: Basiseinheiten und Kontrollarten

Der erste Lagerort des Artikels - Quelllager 

Wenn Sie einen Artikel im Artikelstamm anlegen oder bearbeiten, wählen Sie dort den ersten Lagerort des Artikels - das Quelllager - aus. Das ist der Ort, zu dem der Bestand des Artikels bei der Anlieferung vom Lieferanten gebucht wird. Von dort aus kann der Artikel an andere Verkaufsstellen geliefert werden.

Normalerweise ist das Quelllager das Hauptlager, dass unabhängig von den Anzahl Verkaufsstellen in jeder Controller Lizenz enthalten ist. Es gibt aber auch Betriebe oder einzelne Artikel, die Ihre Ware direkt an einer Verkaufsstelle liefern lassen. Dafür können Sie den Lagerort im Artikelstamm einstellen.

Durch die Zuweisung eines Lagers bei Lagerort (im Register Stock Management des Artikelstamms) wird der Artikel warenwirtschaftlich geführt und kann in allen Bereichen warenwirtschaftlich verwendet werden.

Weiterführende Dokumentation: Wie strukturiere ich meine Bestandsführung?

Der Warenfluss am Beispiel Mineralwasser

Die Anlieferung des Mineralwassers erfolgt im Hauptlager, SollbestandGeschlossen Der Sollbestand (theoretischer Bestand) ist die Annahme des Wissens über die Situation des Bestands von Basisartikel zu einem gewissen Zeitpunkt. Er wird aufgrund freiwilliger Angaben (Kassenbuchungen oder Verkaufsdaten) und auf der Basis von eventuell eingehaltenen Sollvorgaben (Bestandteillisten in Rezepturen) errechnet. 120, Mindestbestand 60. Das bedeutet, wenn das Hauptlager weniger als 60 Flaschen hat, bestellt es so viele, dass es mindestens 120 vorhanden sind. Hierbei greift das System auf die Bestelleinheiten zurück, um gegebenenfalls nur ganze Kisten oder Paletten zu bestellen. Als Bestandsvorgabe für die Verkaufsstelle 1 wählen Sie SollbestandGeschlossen Der Sollbestand (theoretischer Bestand) ist die Annahme des Wissens über die Situation des Bestands von Basisartikel zu einem gewissen Zeitpunkt. Er wird aufgrund freiwilliger Angaben (Kassenbuchungen oder Verkaufsdaten) und auf der Basis von eventuell eingehaltenen Sollvorgaben (Bestandteillisten in Rezepturen) errechnet. 10 und den Mindestbestand von 3. Unterschreitet der aktuelle Bestand die Anzahl 3, werden so viele Flaschen angefordert, dass es wieder 10 sind - auch hier kann eine Kiste als Transporteinheit vorgegeben werden.

Regeln für das Zuordnen von Artikeln

Das Zuordnen der Artikel mit dem Programm Verkaufsstellen verwalten stellt eine Richtung zwischen Quelle und Ziel bei dem Umbuchen von Artikeln her. Diese Information wird vom Dispositionsmonitor verwendet.

Sobald ein Artikel einem Ziel zugeordnet ist, kann dieses Ziel warenwirtschaftlich gesehen wieder als Quelle für einen neuen Zielort des Artikels verwendet werden.

Da es nun Basisartikel, Rezepturen und unter Umständen auch Produktartikel gibt, ist es wichtig auch deren Zuordnung korrekt durchzuführen. Artikel werden immer dann zugeordnet, wenn:

  • ein Artikel an einer Verkaufsstelle verkauft werden soll,
  • ein Basisartikel an einer Verkaufsstelle gelagert werden soll,
  • dessen (Basisartikel-) Bestand sich durch den Verkauf der Rezepturartikel verändern soll.
  • dort ein Produkt erstellt werden soll - und zwar Produkt und Rezepturartikel,
  • ein Produkt nur gelagert werden soll (dann ohne Rezeptur, weil das Produkt schon fertig ist).

Bei Rezepturartikeln müssen auch die Basisartikel hierfür zugeordnet werden, wenn der Controller deren Bestand errechnen soll.

Der gleiche Basisartikel mehrmals in einer Rezeptur

Man kann einen Basisartikel nur einmal direkt in einer Rezeptur verwenden. Es kann aber notwendig sein, dies mehrmals zu tun.

Beispiel...

Sie wollen ihre Bratkartoffeln und Ihre Pommes aus Kartoffeln selber herstellen. Bei einem Steak soll die Kasse die Beilage abfragen und korrekt ordern. Der Bestand soll vom Basisartikel Kartoffeln abgezogen werden. Sie legen für die Herstellung von Bratkartoffeln und Pommes jeweils ein Rezept an, aus dem Sie ein Produkt erstellen. Das jeweilige Produkt wird wie ein Basisartikel der Rezeptur zugewiesen. Wenn Sie die Produktion der Bratkartoffeln und der Pommes steuern möchten können Sie Bestandsvorgaben und das Programm Produktionsmonitor verwenden. Wenn sich einfach nur der Bestand des Basisartikels "Kartoffeln" verringern soll, aktivieren Sie in den Produkten die Option Bestandteile ohne Produktion buchen.

Weiterführende Dokumentation: Produkte und Produktbestände

Weiterführende Dokumentation: Basiseinheiten und Kontrollarten

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