Beachtenswertes beim zentralen Artikelstamm

Der Zentrale Mandant gibt Ihnen die Möglichkeit den Artikelstamm pro Standort oder Systemgruppe so anzupassen, dass bestimmte Felder und Funktionen des Artikelstamms nur dort verfügbar sind, wo Sie es möchten. Für die anspruchsvolle Preispflege können Sie auf Preisgruppen umstellen.

Global oder für einen Standort?

Sie arbeiten im Zentralen Artikelstamm des Zentralmandanten (dies sollte der erste Mandant im Hypersoft System sein).

In dem Zentralen Artikelstamm können die meisten Felder pro Standort abweichend erfasst werden. Diese erkennt man an der Standortmarkierungen die mit dem Schalter Filialverwaltung erscheinen.

Wenn Sie unbedachte Änderungen vornehmen, kann es schnell passieren dass diese für alle Mandanten gelten. So werden aus geplant kleinen Änderungen eines einzelnen Standortes schnell neue Daten für alle Standorte. Um das zu vermeiden empfehlen wir Ihnen Sie sich bei einer Sitzung im zentralen Artikelstamm zu vergewissern, was Sie vorhaben und welche EInstellungen Sie gerade verwenden.

Abstimmung mit Standorten...

Wenn an Ihren Standorten auch an Artikel oder Warenbeständen gearbeitet wird, müssen Sie bei zentralen Änderungen darauf Rücksicht nehmen. Stimmen Sie sich zu geplanten Änderungen ab und informieren Sie Ihre Standorte darüber. Vereinbaren Sie Regeln anhand Ihres Nutzungskonzeptes und Ihren individuellen Anforderungen. Beispiel für Bestände:

Wenn Sie zum Beispiel Artikel für einen Standort deaktivieren, stellen Sie sicher. dass am Standort nicht noch Bestände für diesen Artikel vorhanden sind. Fordern Sie den Standort auf die Bestände rechtzeitig ausbuchen (zu verkaufen, auf Verlust zu buchen, an die Zentrale oder andere Standorte zu senden). Dann lassen Sie sich von den Standorten dies bestätigen bevor Sie den Artikel für den Standort sperren (andernfalls kann dort ein Bestand in den Listen verbleiben, auf den niemand zugreifen kann).

Beachten Sie bitte in diesem Zusammenhang, dass die Artikel die inaktiv geschaltet sind auch für andere Funktionen nicht zur Verfügung stehen. Dies gilt dann zum Beispiel auch für Benefit Artikel des Bonussystems, Pfandartikel und die vielen anderen Möglichkeiten bei denen das Hypersoftsystem anhand einer Ihrer Konfigurationen Buchungen für Sie vornimmt.

Standortbearbeitung aktivieren

Bevor Sie mit der Bearbeitung beginnen können Sie mit dem Schalter POS /mPOS Sperre die Aktualisierung des Artikelstamms sperren. Dies ist nützlich, wenn Ihre Sitzung über den Zeitraum der Aktualisierung hinaus geht. Beispiel: Sie arbeiten eine Woche an einer neuen Karte aber das Programm aktualisiert die Standorte nächtlich. Wenn Sie nach eine Woche fertig sind heben Sie die sperre wieder auf, damit in der kommenden Nacht alle Standorte mit neuen Artikeldaten aktualisiert werden.

Terminierte Preisänderungen aus dem Preisgruppenprogramm können zwischenzeitlich für die bisherigen Artikel trotzdem geplant und ausgeführt werden.

Aktivieren Sie den Schalter Filialverwaltung. Der Artikelstamm markiert mit Dreiecken in der Farbe des Schalters augenblicklich sämtliche Bereiche die pro Standort abweichend behandelt werden können. Dies wird auch in den Registern / Bereichen fortgesetzt. Wir nennen diese Markierungen Standortmarkierung.

Artikel kopieren

Beim Kopieren von Artikeln werden die Abweichungen der Standorte auch kopiert und angewandt. Artikel sicher anlegen durch Kopieren

Behandlung von Memotexten

Wird bei einem zentralen Artikelstamm der Memotext im Mandanten 1 gefüllt, so gilt dieser Text für alle Mandanten. Das Webclearing synchronisiert diese Memotexte immer vom Mandanten Nummer 1 auf alle anderen Mandanten. Aus der Zentrale können Sie aber auch individuelle Memotexte für Mandanten hinterlegen:

Wählt man in der Zentrale über die Standortverwaltung einen anderen Mandanten als Mandant 1 aus, so kann dort über die Auswahl Eigenes Memo anlegen der Standard von Mandant 1 durch einen nur für diesen Mandanten geltenden Text ersetzt werden.

Über die Auswahl Eigenes Memo zurücksetzten kann ein Mandant mit individuellem Memotext dann wieder die allgemeingültige Vorlage aus Mandant 1 des Zentralmandanten zugewiesen werden (ein lokaler Memotext wird hierbei gelöscht). Übertragen werden dann die jeweils für den Mandanten zentral gepflegten bzw. pro Standort angepassten Memotexte per Webclearing.

Deaktivierte Bestandteilwarnung

Die Warnung, dass ein Bestandteil einer Rezeptur nicht mehr existiert, wird in Standorten mit Zentralem Artikelstamm nicht ausgegeben. Dies ermöglicht Ihnen Bestandteile für einzelne Standorte zu deaktivieren ohne unnötige Warnungen auszulösen.

Historische Preisänderungen

Ab dem SP 84 im November 2016 werden die historischen Daten zu Preisänderungen nicht immer im Zentralmandanten gespeichert sondern pro Mandant.

Zur Auswertung wählt man im MCP der zentrale den Untermandanten und startet den Stockreporter, so kann man eine Liste der Preisänderungen erstellen, die nur diesen Mandanten betreffen.

Zusätzliche Änderungen in Standorten können dort ausgegeben werden.

Nummerkreise und Berechtigungen

Die Bearbeitung des Artikelstamms kann in den Benutzerberechtigungen eingeschränkt werden. Es besteht auch die Möglichkeit Nummernkreise zu bestimmen, die auch den Aufbau von Filialsystemen mit Teilverantwortungen für die Stammdaten ermöglicht. Weiterführende Dokumentation: Artikelstamm folgende Funktionen sperren

Tabellenbearbeitung mit Standorten

Beachten Sie bitte, dass die Tabellenbearbeitung immer nur für den aktuell gewählten Mandanten gilt. Änderungen in Tabellen im Mastermandanten werden nicht an die Standorte weitergegeben. Wählen Sie stattdessen den jeweiligen Standort und starten dort die Tabellenbearbeitung.


Weiterführende Dokumentation: Standortartikel und Feldsperren

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