Kassenbuch verwenden

Der Knopf Neue Buchung erfassen öffnet den Dialog zum Anlegen einer neuen Buchung. Dieser Dialog öffnet sich ebenfalls beim Klicken auf die Zeile Keine Einträge vorhanden.

Das Auswählen einer Buchung öffnet den Buchung bearbeiten Dialog. In diesem Dialog lässt sich die Buchung bearbeiten, löschen, oder eine Kopie erstellen.

Dialogansicht des Kassenbuchs...

Listenansicht...

Die Eingabefelder liegen in einer Liste in zwei Reihen nebeneinander. Darunter am rechten Rand befinden sich die Knöpfe, welche dynamisch zur Aktion passen.

Neu ermöglicht eine neue Buchung einzugeben, indem vorhergehende Änderungen verworfen werden. Es kommt zu keiner Nachfrage beim Verwerfen von Änderungen die Sie nicht mit Speichern gesichert haben.

Anlegen legt die Buchung als neue Buchung im Kassenbuch an und führt die Aktion Neu aus, so dass Sie eine weitere Buchung eingeben können.

Speichern übernimmt die Änderungen einer bestehenden Buchung.

Eine Buchung kann bearbeitet werden, wenn sie in der Liste ausgewählt wird.

Kopieren erzeugt eine neue Buchung, aus der ausgewählten Buchung. Erst durch Anlegen wird diese neue Buchung gespeichert.

Löschen entfernt die ausgewählte Buchung aus dem Kassenbuch.

Hinweis: Jede Änderung, welche GoB Log relevant ist wird im GoB Log festgehalten.

Weiterführende Dokumentation: GoB Logbuch (GoBLog)

Bilanz

Am Rand werden die aktuellen Daten für den angezeigten Monat dargestellt.

  • Übertrag: Die Summe aller Buchungen vor dem 1. des angezeigten Monats.
  • Einnahmen: Die Summe aller Einnahmen des angezeigten Monats.
  • Ausgaben: Die Summe aller Ausgaben des angezeigten Monats.

  • Saldo: Die Summe aller Buchungen bis zum Ende des angezeigten Monats.

Serverzeit

Im Kassenbuch werden alle Änderungen mit der genauen Uhrzeit gespeichert, aus Sicherheitsgründen wird die Serverzeit verwendet. Damit Sie als AnwenderGeschlossen Als Anwender bezeichnen wir Menschen, die Programme bedienen, in unserem Fall meist die Anwender des MCP und der enthaltenen Programme. immer wissen welche Uhrzeit aktuell als gültig verwendet wird, wird diese für Sie eingeblendet.

Kassenabschluss-Eingang

Der Kassenabschluss-Eingang ermöglicht Ihnen den Import von Kassenabschlüssen aus dem Hypersoft Kassensystem in das Portalkassenbuch. Gruppiert und sortiert werden die Informationen anhand des Abschlusstages je Kassenbuch.

Bevor Sie den Import vornehmen, werden Ihnen die Daten zur Kontrolle angezeigt. Durch das Aufklappen der Details können weitere darunterliegende Informationen eingesehen werden. Gruppiert sind hierbei einzelne Kassen, darunter sind es die Umsatzsteuersätze, welche wiederum weitere Informationen beinhalten können.

 

Sie können die Importdaten eines vollständigen Tages "löschen", zum Beispiel um diesen neu anzulegen (weiter zu differenzieren, korrigieren - was auch immer der Grund ist, der Sie zum Verwerfen des Imports veranlasst hat). Damit diese Daten korrekt nachvollziehbar bleiben, werden die Buchungen hierbei vollständig im GoB Log als gelöscht aufgenommen.

Achten Sie bitte darauf, ob es in Ihrem Land, bzw. unter Ihren Voraussetzungen richtig ist bargeldlose Umsätze im Kassenbuch zu führen. Stimmen Sie die Verwendung in jedem Fall mit Ihrem steuerlichen Berater ab.

Der Knopf Importieren startet den Importvorgang, dabei wird jeder Kassenabschluss nacheinander eingelesen.

Mit Aktualisieren können Sie prüfen, ob seit dem Start Ihrer Programmsitzung neue Kassenabschlussdaten vorliegen.

Die Importübersicht zeigt alle Kassendaten, die dem Kassenbuch zur Verfügung stehen. Die Ansicht kann alle importierten und nicht importierten Daten anzeigen.

Automatische Ausgleichsbuchungen

Durch fehlerhafte manuelle Einträge durch Fehlbuchungen am POS könnte es beim Import zu ungewollten Fehlbeträgen kommen. Um einen solchen Import buchen zu können werden vom System automatische Ausgleichsbuchungen als entsprechende Einzahlungen und nachfolgende Auszahlungen vorgenommen. Somit kann der Import in solchen Fällen trotzdem durchgeführt werden und Ihnen wird für diesen Fall eine Nachricht angezeigt.

Sie sollten diese Buchungen prüfen und möglichst mit den tatsächlichen Buchungen korrigieren, damit Sie letztendlich die automatischen Ausgleichsbuchungen neutralisieren/entfernen können (auch diese Buchungen bleiben im GoBD Logbuch erhalten).

Interne Kassenbuchprüfung

Der Prüfer erhält, wenn dies eingestellt wurde, eine eMail, wenn ein Monat zur Prüfung freigegeben wird. Auf mobile-people.de kann er sich mit seiner E-Mailadresse und mit dem Ihm vergeben Passwort anmelden. Das Kassenbuch ist mit dem Status ‚ ‘ (in Prüfung) gekennzeichnet. Beim Öffnen des Kassenbuchs wird der zu prüfende Monat angezeigt. Hier können die Einträge nun auf ihre Richtigkeit geprüft werden. Sollte eine Korrektur vorgenommen werden, so kann diese der Prüfer nicht vornehmen, der Monat wird zur Korrektur zurückgegeben und es kann ein Hinweistext erfasst werden, welche der AnwenderGeschlossen Als Anwender bezeichnen wir Menschen, die Programme bedienen, in unserem Fall meist die Anwender des MCP und der enthaltenen Programme. bei der Korrektur sieht. Nach der Korrektur wird der Monat erneut zur Prüfung gegeben, hierbei steht der Hinweistext nun auch dem Prüfer zur Verfügung. Ist der Monat Korrekt, so kann dieser Abgeschlossen werden.

Unter dem Punkt „Kassenbuchbearbeitung“ ist der Ablauf anhand von Beispielen und Screenshots beschrieben.

Ihr Steuerberater (oder nachfolgende Instanz) erhält (wenn dies so eingestellt wurde) eine eMail, wenn Sie einen Monat zur Prüfung freigeben. Auf mobile-people.de kann er sich mit seiner E-Mailadresse und mit dem Ihm vergeben Passwort anmelden. Das Kassenbuch wird mit dem Status in Prüfung gekennzeichnet.

Zur Kommunikation kann eine Information hinterlegt werden, welche zur Korrektur herangezogen werden kann.

Nach der Korrektur wird der Monat erneut zur Prüfung gegeben. Ist der Monat korrekt, so kann dieser vom Steuerberater im Sinne des Kassenbuches "abgeschlossen" werden.

Möglichkeit der Übergabe, Korrektur oder Abschließen ist nur für vergangene Monate möglich und es kann immer nur ein Monat (immer der älteste) zur Prüfung übergeben werde. Ein Übergebener Monat ist wie ein abgeschlossener Monat nicht mehr editierbar, außer dieser Monat wird vom "Prüfenden" nicht abgeschlossen und zur Überarbeitung zurückgegeben.

Beispiel: Ein Kassenbuch ist vom 01/2015, momentan ist der 20.03.2015, die Monate 01/2015, 02/2015 und 03/2015 sind offen (nicht abgeschlossen). Nur Januar und Februar können momentan abgeschlossen werden, dabei ist die Reihenfolge folgende:

  1. Übergabe 01/2015 an Prüfer.
  2. Prüfer schließt den Monat 01/2015 ab.
  3. Jetzt kann der 02/2015 übergeben werden.
  4. Der Prüfer gibt den 02/2015 zurück zur Überarbeitung geben (ohne Korrektur weiter mit 7).
  5. 02/2015 wird korrigiert und wieder zur Prüfung gegeben.
  6. Nun schließt der Prüfer auch denn 02/2015 ab.
  7. 03/2015 kann erst am 01.04.2015 zur Prüfung gegeben werden.

Hinweis: Der 21.03.2015 kann nicht erfasst werden, wenn das Datum in der Zukunft liegt und 04/2015 ist nicht vor dem 01.04.2015 erreichbar. Eine Übergabe an den Prüfer kann nur vorgenommen werden, wenn ein "Prüfer" hinterlegt wurde, sonst steht nur Abschließen zur Verfügung.

Korrektur

Sendet der Prüfer einen Monat zur Überarbeitung zurück, so kann der AnwenderGeschlossen Als Anwender bezeichnen wir Menschen, die Programme bedienen, in unserem Fall meist die Anwender des MCP und der enthaltenen Programme. diesen überarbeiten und die Korrektur zurück an den Prüfer übergeben.

Hinterlegt der Prüfer zur Überarbeitung eine Anmerkung so ist diese für den AnwenderGeschlossen Als Anwender bezeichnen wir Menschen, die Programme bedienen, in unserem Fall meist die Anwender des MCP und der enthaltenen Programme. sichtbar.

Abschluss

Der Abschluss eines Monats kann erst im darauf folgenden Monat erfolgen. Ein abgeschlossener Monat kann nicht wieder bearbeitet werden, auch ein Import in diesen Monat ist nicht möglich. Abschließen kann der AnwenderGeschlossen Als Anwender bezeichnen wir Menschen, die Programme bedienen, in unserem Fall meist die Anwender des MCP und der enthaltenen Programme. mit der Berechtigung zum Bearbeiten oder der Prüfer (sofern eingerichtet).

Der Monatsabschluss / die Übergabe an Prüfer wird verhindert, wenn für den Monat oder in der Vergangenheit noch Kassenabschlussdaten im Kassenabschlusseingang befinden. Es erscheint auch eine Information, wenn das Kassenbuch nicht ermitteln kann, dass bereits der komplette Monat vom Kassensystem in das MyHypersoft Portal übertragen wurde.

Kassensturz im Portalkassenbuch

Der Kassensturz ist eine Möglichkeit das Kassenbuch auf den aktuellen Betrag zu bringen und kann nur im aktuellen Monat durchgeführt werden. Beim Kassensturz muss die aktuelle Summe eingetragen werden. Existiert eine Differenz, so wird der AnwenderGeschlossen Als Anwender bezeichnen wir Menschen, die Programme bedienen, in unserem Fall meist die Anwender des MCP und der enthaltenen Programme. darauf hingewiesen und gefragt, ob ein Ausgleich stattfinden soll. Ein Ausgleich wird dann automatisch gebucht.

Kassenbuch Löschen

Ein AnwenderGeschlossen Als Anwender bezeichnen wir Menschen, die Programme bedienen, in unserem Fall meist die Anwender des MCP und der enthaltenen Programme. mit Rechten für Einstellung-Bearbeitung kann das geöffnete Kassenbuch löschen.

Jahreswechsel mit dem Kassenbuch

Beim Jahreswechsel ist es nicht notwendig ein neues Kassenbuch anzulegen.

Das Kassenbuch kann mehrere Jahre verwalten und es muss keines neues Kassenbuch angelegt werden. Die POS Daten können nur in ein Kassenbuch importiert werden, und es ist nicht möglich ab einen bestimmten Tag die Buchungen in ein anderes Kassenbuch zu übertragen.

Neu-Nummerierung

Für eine Neu-Nummerierung der Buchungen kann in den Einstellungen des Kassenbuches die Option Nummerierung neu beginnen verwendet werden, z.B. auf jährlich oder geschäftsjährlich.

Zurück zur übergeordneten Seite: Kassenbuch