Web-Gutscheine abrechnen
In diesem Kapitel geht es um die Auswertung und Abrechnung einzelner Standorte, eine weitere Möglichkeit befindet sich im Kapitel Web-Gutscheine abrechnen, wo andere Informationen wie Herausgabe und letzte Benutzung ersichtlich sind.
Web-Gutscheine können zwischen Unternehmen abgerechnet werden. Das Web-Gutscheinsystem erstellt diese Abrechnungen vollautomatisch. Sie können die Abrechnungen auch dafür verwenden zwischen Unternehmen abzurechnen.
Damit die Gutscheine einfach abgerechnet werden können, kann bei Unterschieden zwischen dem Ort der Aufladung und dem Ort der Abladung einfach untereinander abgerechnet werden. Jedes beteiligte Unternehmen sieht nachvollziehbar wer wann und bei wem auf- oder abgeladen hat. Wird zum Beispiel an Standort A 100,- aufgeladen und an Standort B für 70,- abgeladen, fordert der Standort B bei A den Betrag von 70,- an. Wenn der Gutschein so eingerichtet wurde, dass er wieder aufladbar ist, könnte der Kunde im Betrieb B weitere 20,- aufladen (und damit 50,- Guthaben besitzen). Zahlt der Kunde nun an Standort C 40,-, so fordert das System zuerst von Standort A 30,- (bis das Guthaben aufgebraucht wurde) und den Rest von 10,- fordert C von Standort B an.
Abrechnung zwischen Standorten
Sie erhalten den Zugang wie hier beschrieben: MOBILE PEOPLE Web-Gutscheine im Portal einstellen
Wählen Sie im Portal Abrechnungen aus. Sie erhalten automatisch eine Übersicht der Abrechnungen pro Monat:
Im oberen Bereich können Sie den gewünschten Monat wählen. Pro Kalendertag wird vom System automatisch eine Abrechnung erstellt. Die Abrechnung wird sowohl als PDF Dokument, als auch als Excel kompatible Tabelle zur Verfügung gestellt. Wenige Tage nach dem Monatswechsel wird automatisch einen Monatsabrechnung mit allen Daten des gewählten Monates an das Ende der Tabelle eingefügt.
Web-Gutschein Abrechnung...
Die letzte Spalte (= aktive Summe) berechnet sich immer aus der drittletzten Spalte (= Summe im Umlauf) – der vorletzten Spalte (gesperrte Summe), also aktive Summe = Summe im Umlauf - gesperrte Summe
Damit sehen Sie, welcher Betrag noch aktiv auf einen zukommen kann, da ja die gesperrte Summe nicht mehr eingelöst werden kann.
Wenn Sie die Summe im Umlauf zum Ende des Monats aus der Summe im Umlauf des vorherigen Monats berechnen möchten, dann ergibt sich diese aus:
Summe im Umlauf = Verkauf – Einlösung – Einlösung durch Dritte + Summe im Umlauf des vorherigen Monats
Die Spalte „Einlösung für Dritte“ wird nicht beachtet.
Elemente und Informationen der Abrechnung
| Element/Information | Details |
|---|---|
| Anzahl | Anzahl der bearbeiteten Gutscheine. |
| Verkauf/Einnahme | Summe der Einnahmen durch Gutscheinverkäufe (Aufladung). |
| Einlösung | Summe der Einlösung von Gutscheinen (Abladung). |
| Einlösung für Dritte | Gutscheine die von Dritten aufgeladen wurden und die Sie eingelöst haben. |
| Einlösung durch Dritte | Gutscheine die von Ihnen aufgeladen wurden und die Dritte eingelöst haben. |
|
Verkauf/Einnahme gruppiert und Einlösung gruppiert |
Bereinigte Darstellung der Buchungen wie sie in den Berichten des im Kassensystems verwendet werden. Sehen Sie hierzu den Block unten. |
| Summe im Umlauf | Der Betrag der von Ihnen verkauften Gutscheine, der noch nicht eingelöst wurde. |
| gesperrte Summe | Beträge von Gutscheinen die gesperrt wurden. |
| aktive Summe | Differenz aus Summe im Umlauf abzüglich gesperrte Summe. |
Kongruente Berechnung zum Kassensystem...
In bestimmten Situationen vereinfacht das Kassensystem die Betrachtung von Vorgängen in Berichten. Es verzichtet zum Beispiel darauf es darzustellen, wenn ein Vorgang mit Gutschein bezahlt wird, der Vorgang wieder geöffnet wird (die Zahlung wird hierbei storniert) und dann der Vorgang wieder mit dem Gutschein abgerechnet wird (die Zahlung wird wieder vorgenommen) alle drei Vorfälle aufzuführen. Es beschränkt sich auf die relevante Zahlung mit Gutschein. Dem Gutscheinsystem werden solche Vorkommnisse jedoch auch mitgeteilt, so dass dort gegebenenfalls mehr Details sichtbar sind. Damit Sie trotzdem einen direkten Vergleich zwischen dem Gutscheinsystem und dem Kassensystem haben, werden die Werte in den beiden Spalten "gruppiert".
Beispiel für PDF Abrechnung...
Beispiel für Excel kompatible Abrechnung...
Gutscheinabrechnung exportieren
In der Gutscheinabrechnungsübersicht ist es möglich die Übersicht als Excel (einzelnes Excel-Symbol hinter der Filialauswahl) zu exportieren um weitere eigene Auswertungen zu erstellen. Ist der Benutzer als Zentrale angemeldet kann er zusätzlich die Gutscheinübersichten aller Filialen als Excel (mehrfaches einzelnes Excel-Symbol hinter der Filialauswahl) exportieren. Jede Filiale erhält innerhalb der Exceldatei ein eigenes Tabellenplatt. Sie können hiermit leicht eine Übersicht des Umlaufguthabens erstellen.
Weiterführende Dokumentation:
Guthaben von Web-Gutscheinen mit Gültigkeit
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