Guthaben von Web-Gutscheinen mit Gültigkeit
Durch die optionale Einstellung einer Gültigkeit des Guthabens von Web-Gutscheinen können Sie ggf. die Zahlung der Umsatzsteuer durch Nichteinlösung einsparen und den Betrag nach dem von Ihnen festgelegten Zeitraum ausbuchen. Für die Nutzung dieser Funktion empfehlen wir Ihnen dringend, sich entsprechend der gesetzlichen Vorgaben von Ihrem Steuerberater beraten zu lassen. Bitte berücksichtigen Sie neben den gesetzlichen Vorgaben auch die Sicht Ihrer Nutzer auf eine mögliche Ausbuchung des vorhandenen Guthabens und die damit möglicherweise verbundene Unzufriedenheit oder Enttäuschung. Da Sie die Gültigkeit auch länger als die gesetzlichen Vorgaben definieren können, lassen sich beide Sichtweisen unter Umständen kombinieren. Web-Gutscheine sind systembedingt steuerfrei (Mehrzweck-Gutscheine), jede Einschränkung eines Gutscheins kann dazu führen, dass dieser steuerlich als Einzweck-Gutschein betrachtet wird.
Weiterführende Dokumentation: Hypersoft Verfahren für Gutscheine
Keine Belehrung oder rechtliche Beratung
Wie bei allen Steuer- und Rechtsfragen stellen die folgenden Texte keine Steuer- oder Rechtsberatung dar (auch weil wir dazu nicht befugt sind). Bitte überprüfen Sie unsere Aussagen und stimmen Sie Ihre Vorgehensweise mit Ihren Steuerberatern und ggf. anderen Fachleuten, die Ihnen zur Verfügung stehen, ab. Ergänzen oder ändern Sie unsere Empfehlungen, soweit dies aus Ihrer Sicht erforderlich ist. Darüber hinaus empfehlen wir Ihnen, diese Ergebnisse in Ihrer Verfahrensbeschreibung festzuhalten.
Funktionsweise von Gültigkeit
In den Einstellungen der Web-Gutscheine lässt sich eine Gültigkeitsdauer in Jahren, sowie ein jährlich wiederkehrendes Datum für die Ausbuchung abgelaufener Guthaben hinterlegen. Guthaben von Gutscheinen, welche über die hinterlegte Dauer der Gültigkeit weder auf- noch abgeladen wurden, und bei denen das entsprechende Datum der Ausbuchung erreicht wurde, werden automatisch ausgebucht und auf ein Guthaben von 0,- zurückgestellt. Diese Ausbuchung erfolgt entsprechend des bzw. der Standorte, an welchen das Guthaben aufgeladen wurde, und bezieht sich immer auf das gesamte Guthaben des Gutscheines. Eine Abfrage des Guthabens ohne gleichzeitige Auf- oder Abladung, verlängert die Gültigkeit hierbei nicht. Die Ausbuchung erfolgt jährlich automatisch, zum im Portal hinterlegten Datum. Auf Wunsch kann das Datum angepasst werden, um mehrmalige Ausbuchungen pro Jahr zu ermöglichen.
Festlegen der Gültigkeit und Ausbuchung im Portal
In den Zentraleinstellung der Web-Gutscheine kann das jährlich wiederkehrende Datum (Tag/Monat) der Ausbuchung, sowie die Anzahl der Jahre der Gültigkeit von Guthaben definiert werden. Hier im Beispiel haben die Gutscheine eine Gültigkeit von 3 Jahren mit einem jährlichen Ausbuchungslauf am 15.11. zum /TTA
Der Theoretische Tagesabschluss (TTA) wendet den kalendarischen Tageswechsel zu einer von Ihnen festgelegten Uhrzeit an (Standardeinstellung 6:00 Uhr). Das Programm kann zu diesem Zeitpunkt automatisch Abschlüsse, Aktualisierungen und Wartungen durchführen. Danach beginnt mit der ersten POS-Buchung des Tages ein neuer Verkaufstag.:
Beachten Sie folgende Besonderheiten des Ausbuchungslaufs...
Der Ausbuchungslauf findet am Tag des eingestellten Datums zum TTA statt (Im Standard um 06:00 Uhr). Beispiel: Hinterlegen Sie eine Ausbuchung zum 01.12., so erfolgt die Ausbuchung am 01.12. um 06:00 und somit für den Öffnungstag des 30.11. Die Ausbuchung erfolgt nur auf das jeweils vorhandene Guthaben, alle weiteren Merkmale wie Rabatte oder gesammelte Bonuspunkte verbleiben dem Gutschein. Der Web-Gutschein wird bei einer Ausbuchung nicht gesperrt, sondern verbleibt weiterhin im Status aktiv. Nach einer Ausbuchung kann der Gutschein (wie zuvor) aufgeladen und verwendet werden.
Definition und Ansicht von Ausbuchungen
Web-Gutscheine mit einem Guthaben, welche den hinterlegten Gültigkeitszeitraum überschritten haben, werden zum jährlich eingestellten Datum geprüft und das Guthaben ggf. ausgebucht. Die Ausbuchung erfolgt immer auf die jeweils verfügbare Gesamtsumme und auf die jeweiligen Standorte der Aufladung. Hierbei gilt, dass zuerst aufgeladenes Guthaben bei einer Einlösung zuerst verbraucht wird. Im folgenden Beispiel wurden zwei Web-Gutscheine mit einem Betrag von 75,- und 50,- aufgeladen:
Web-Gutschein 1 wurde von 2 Filialen mit 50,- und 25,- vor über 3 Jahren aufgeladen:
Web-Gutschein 2 wurde mit 50,- aufgeladen und über 3 Jahre nicht genutzt:
Nach dem Ausbuchungslauf wurden folgende Einträge in der Historie der Web-Gutscheine zur Ausbuchung hinzugefügt:
Gutschein 1:
Gutschein 2:
Abrechnung der Ausbuchungen
Die Abrechnungsübersicht enthält eine "zusätzlicher Filiale" mit der Bezeichnung Abgelaufenen Gutscheine. Über diese neue "Filiale" lassen sich alle Ausbuchungen standortübergreifend auswerten:
Auch alle anderen Filialen haben am 15.11.2023 (zum Ausbuchungslauf) die Ausbuchungen für Ihren jeweiligen Standort in den Abrechnungen enthalten:
Die Ausbuchungen lassen sich somit entweder in jeder Standortabrechnung nachvollziehen oder gesammelt unter der "Filiale" Abgelaufene Gutscheine“. Beispiel der Abrechnung für die "Filiale" Abgelaufene Gutscheine mit den o.g. Gutscheinen:
Insgesamt 125,- wurden ausgebucht. Weiterhin ist dem Bericht zu entnehmen, welcher Betrag welchem Standort zusteht. Die Ausbuchung wird als Einlösung für Dritte gekennzeichnet.
Die Abrechnungen der einzelnen Standorte enthalten nur die jeweils für diesen Standort relevanten Ausbuchungen:
Die CSV-Dateien geben zudem Auskunft über die jeweiligen ausgebuchten Gutscheinnummern:
Web-Gutscheine mit Gültigkeit aus Sicht des Users
Sofern Sie die externe Schnittstelle bzw. Landingpage der Web-Gutscheine auf Ihrer Homepage verwenden, in welcher Ihre User das aktuelle Guthaben sowie die Historie Ihrer Web-Gutscheine abfragen können, so wird die Ausbuchung als Entwertung in Verbindung mit dem jeweiligen Betrag angezeigt.
Weiterführende Dokumentation: Web-Gutscheine abrechnen
Zurück zur übergeordneten Seite: Web-Gutscheine